信息系統(tǒng)的全面應(yīng)用可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理水平和生產(chǎn)力水平的跨越式發(fā)展，在資金集中管理方面對(duì)企業(yè)的效果尤其明顯。
今年7月的一天，江蘇國(guó)信集團(tuán)財(cái)務(wù)部總經(jīng)理王家寶被叫到了董事長(zhǎng)辦公室，原因是集團(tuán)上半年的總資產(chǎn)比年初少了30多億元。除了公允價(jià)值變動(dòng)減少10多億元外，是什么原因?qū)е铝丝傎Y產(chǎn)減少20億元？“回答這個(gè)問(wèn)題還得從江蘇國(guó)信集團(tuán)實(shí)施信息化說(shuō)起�！�
江蘇國(guó)信資產(chǎn)管理集團(tuán)有限公司是2001年8月經(jīng)省政府批準(zhǔn)組建的大型國(guó)有獨(dú)資企業(yè)集團(tuán)，也是江蘇省政府授權(quán)的國(guó)有資產(chǎn)投資主體，從事授權(quán)范圍內(nèi)的國(guó)有資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理、轉(zhuǎn)讓、投資、企業(yè)托管、資產(chǎn)重組以及經(jīng)批準(zhǔn)的其他業(yè)務(wù)，注冊(cè)資本金為人民幣100億元。
截止2007年底，集團(tuán)總資產(chǎn)為630億元，凈資產(chǎn)為333億元，實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)30億元，擁有全資、控股企業(yè)40余家 .
由于企業(yè)不斷的整合，并且涉及的行業(yè)眾多，過(guò)去的財(cái)務(wù)管理信息化手段與集團(tuán)的資產(chǎn)規(guī)模已經(jīng)不相適應(yīng)，滿足不了現(xiàn)實(shí)的需求。沒(méi)有一套完整的財(cái)務(wù)信息解決方案，所屬公司財(cái)務(wù)信息化水平參差不齊，所用財(cái)務(wù)軟件雜亂不一，有的還處于手工做賬狀態(tài)。財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)無(wú)法做到統(tǒng)一管理，效率不高，起不到實(shí)時(shí)的財(cái)務(wù)監(jiān)督作用。為此國(guó)信集團(tuán)從2005年開(kāi)始考慮實(shí)行集團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息化。
“一把手”工程
實(shí)施之初的江蘇國(guó)信經(jīng)歷了漫長(zhǎng)的選型期，經(jīng)過(guò)了多次的調(diào)研、考查、論證。期間也出現(xiàn)過(guò)不同的意見(jiàn)，首先一個(gè)選擇就是選國(guó)內(nèi)軟件還是國(guó)外軟件，經(jīng)過(guò)反復(fù)比較和論證，達(dá)成了統(tǒng)一的共識(shí)：國(guó)內(nèi)軟件的成本比較低，同時(shí)會(huì)根據(jù)國(guó)家會(huì)計(jì)政策的改變進(jìn)行不斷的調(diào)整和變更，比較靈活，國(guó)外軟件還可能存在“水土不服”的問(wèn)題�！靶�?xún)r(jià)比”是造型的標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)信集團(tuán)最終選用了國(guó)產(chǎn)軟件。
軟件選定之后，在實(shí)施過(guò)程中認(rèn)識(shí)的不統(tǒng)一是所有實(shí)施信息化的企業(yè)都會(huì)遇到的難題。從以前的會(huì)計(jì)電算化到現(xiàn)在信息化軟件要有一個(gè)適應(yīng)的過(guò)程，起初大多數(shù)人都不接受，但經(jīng)過(guò)很短時(shí)間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換錄入并使用一段時(shí)間以后，人們就逐漸改變了以前的看法。此外，由于使用不同軟件而導(dǎo)致下面成員單位出現(xiàn)“扯皮”現(xiàn)象，跟銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)對(duì)口銜接問(wèn)題等都會(huì)給實(shí)施帶來(lái)挑戰(zhàn)。
對(duì)于這些問(wèn)題的解決，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，江蘇國(guó)信從談判、推廣到動(dòng)員都是由一把手親自過(guò)問(wèn)解決。對(duì)于資金的集中管理，開(kāi)了幾次動(dòng)員大會(huì)。每次大會(huì)董事長(zhǎng)，總裁都會(huì)講話進(jìn)行動(dòng)員，統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，從而使員工認(rèn)識(shí)到信息化的重要性。各個(gè)部門(mén)的共同參與，通力合作才能令信息化這個(gè)系統(tǒng)工程順利推進(jìn)。
江蘇國(guó)信集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化的實(shí)施包括財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)和資金集中管理系統(tǒng)兩個(gè)系統(tǒng)。兩個(gè)系統(tǒng)從2007年開(kāi)始并行實(shí)施，到2008年基本完成了二級(jí)單位的上線工作。到目前，經(jīng)過(guò)一年多的運(yùn)行結(jié)果表明，達(dá)到了項(xiàng)目的實(shí)施目標(biāo)。
財(cái)務(wù)統(tǒng)一
據(jù)江蘇國(guó)信集團(tuán)財(cái)務(wù)項(xiàng)目主管阮沛介紹，信息系統(tǒng)實(shí)施以后，逐漸實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)內(nèi)部財(cái)務(wù)內(nèi)容方面的一致，從而為集中管理打下基礎(chǔ)，體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
通過(guò)信息化軟件產(chǎn)品，由集團(tuán)統(tǒng)一建立賬套，改變過(guò)去一家單位一套賬的局面，達(dá)到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集中管理。為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的集中監(jiān)控打下基礎(chǔ)。
對(duì)于會(huì)計(jì)科目方面，可方便建立多套會(huì)計(jì)科目體系，適合集團(tuán)內(nèi)不同行業(yè)科目的需要；集團(tuán)公司所有單位統(tǒng)一采用新準(zhǔn)則會(huì)計(jì)制度，統(tǒng)一制訂會(huì)計(jì)科目，使集團(tuán)公司各單位會(huì)計(jì)核算規(guī)范統(tǒng)一。
同時(shí)，集團(tuán)內(nèi)部客商檔案由集團(tuán)統(tǒng)一建立，并分配至各公司使用，保證客商檔案在集團(tuán)內(nèi)的惟一性，方便查詢(xún)集團(tuán)內(nèi)關(guān)聯(lián)交易的情況。
實(shí)現(xiàn)了穿透查詢(xún)，可以方便的實(shí)現(xiàn)從科目余額查詢(xún)到總賬，再到明細(xì)賬，最后到憑證的查詢(xún)，可以在任一公司，不需重新登錄另一公司，就可以查詢(xún)到有權(quán)限公司的賬簿及憑證。
此外，多賬簿的使用能有效解決企業(yè)新舊準(zhǔn)則的賬務(wù)同步處理，出具基于新舊準(zhǔn)則的會(huì)計(jì)報(bào)告，不僅減輕了財(cái)務(wù)人員的工作量，且由集團(tuán)統(tǒng)一制定折算方法及規(guī)則，減少了基層財(cái)務(wù)人員因?qū)φ呃斫庹`差等原因而導(dǎo)致的報(bào)表差錯(cuò)和誤差，憑證折算后，在一個(gè)公司里同時(shí)存在新舊兩套會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的憑證。
對(duì)于固定資產(chǎn)方面，實(shí)現(xiàn)了各公司所有固定資產(chǎn)卡片在系統(tǒng)中統(tǒng)一管理，集團(tuán)可直接查詢(xún)到全集團(tuán)固定資產(chǎn)的使用情況。并可方便的進(jìn)行固定資產(chǎn)的增加、減少、變動(dòng)、評(píng)估、減值、拆分、合并、調(diào)撥、折舊與攤銷(xiāo)等各種賬簿的查詢(xún)等操作。實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)系統(tǒng)直接傳遞憑證到總賬系統(tǒng)，減少財(cái)務(wù)人員再次錄入憑證的工作量。
最后，集團(tuán)統(tǒng)一編制會(huì)計(jì)報(bào)表格式，統(tǒng)一會(huì)計(jì)報(bào)表取數(shù)公式，各單位報(bào)表可以從賬中自動(dòng)取數(shù)，使集團(tuán)可以快速有效的出具相關(guān)報(bào)表。在報(bào)表編制環(huán)節(jié)、上報(bào)管理環(huán)節(jié)、報(bào)表匯總環(huán)節(jié)、報(bào)表分析環(huán)節(jié)都進(jìn)行流程化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，大大減少了過(guò)去財(cái)務(wù)人員在編制各類(lèi)報(bào)表上的工作量，避免人工操作的差錯(cuò)。
國(guó)信集團(tuán)通過(guò)財(cái)務(wù)核算軟件實(shí)現(xiàn)了賬套、會(huì)計(jì)科目、客商檔案等等的統(tǒng)一，從而也實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。
資金集中
江蘇國(guó)信集團(tuán)在其機(jī)構(gòu)中設(shè)有資金結(jié)算中心，集團(tuán)資金科科長(zhǎng)柳硯風(fēng)介紹說(shuō)，該中心組建于2007年8月，與集團(tuán)財(cái)務(wù)部合署辦工，主要負(fù)責(zé)集團(tuán)成員企業(yè)的資金集中管理，依照預(yù)算統(tǒng)籌調(diào)度資金辦理集團(tuán)及成員企業(yè)存貸款，內(nèi)部資金調(diào)劑和結(jié)算業(yè)務(wù)，承擔(dān)集團(tuán)的對(duì)外融資工作，履行風(fēng)險(xiǎn)管理，控制和監(jiān)督等職責(zé)。
集團(tuán)財(cái)務(wù)部是資金預(yù)算的審批部門(mén)，是資金結(jié)算中心的資金預(yù)算的執(zhí)行部門(mén)，資金結(jié)算中心按照經(jīng)集團(tuán)財(cái)務(wù)部審批的委托付款書(shū)作為資金下?lián)艹蓡T企業(yè)的依據(jù)。
集團(tuán)本部作為真正意義上的“資金池”，資金結(jié)算中心對(duì)集團(tuán)的貢獻(xiàn)體現(xiàn)在集團(tuán)本部。一方面，省國(guó)信集團(tuán)處于業(yè)務(wù)發(fā)展的成長(zhǎng)期，需要從成員企業(yè)的閑置資金中對(duì)集團(tuán)本部進(jìn)行調(diào)劑；另一方面，集團(tuán)本部又是一個(gè)投資中心，成員企業(yè)需要集團(tuán)的資金扶持。因此，利用集團(tuán)本部作為融資、投資和平衡資金的平臺(tái)是國(guó)信集團(tuán)資金管理的特色。
資金結(jié)算中心辦理資金結(jié)算業(yè)務(wù)的三大原則是：誰(shuí)的錢(qián)進(jìn)誰(shuí)的賬，由誰(shuí)使用、集團(tuán)資金結(jié)算中心不墊款、恪守信用，履約付款。資金結(jié)算中心與成員企業(yè)的資金往來(lái)，存款與貸款涇渭分明。
國(guó)信集團(tuán)資金集中管理的另外一個(gè)特色是，集團(tuán)資金結(jié)算中心不以盈利為目的，所有收益歸成員單位享有，這一點(diǎn)大大激勵(lì)了成員企業(yè)的積極性，保證了資金集中的效果。這一原則就是當(dāng)初資金管理設(shè)計(jì)的理念。
2007年及2008年間，通過(guò)信息化系統(tǒng)的建設(shè)，形成資金集中統(tǒng)一管理，在節(jié)約財(cái)務(wù)費(fèi)用的同時(shí)，使集團(tuán)形成可觀的收益。實(shí)踐證明當(dāng)初的信息化決策是正確的，尤其是在資金的管理方面。資金管理軟件根據(jù)個(gè)性化的要求進(jìn)行了適時(shí)調(diào)整，完全按照資金的管理辦法，基本滿足了集團(tuán)的要求。緩解了資金的壓力。
集團(tuán)對(duì)各公司的賬戶(hù)實(shí)行統(tǒng)一管理。各公司除專(zhuān)用賬戶(hù)和貸款賬戶(hù)外，只能在集團(tuán)總賬戶(hù)的同一家銀行開(kāi)立一個(gè)成員賬戶(hù)、一個(gè)基本收入賬戶(hù)和一個(gè)基本支出賬戶(hù)，實(shí)行收支兩條線管理 .
通過(guò)施行網(wǎng)上銀行、資金計(jì)劃、資金上收、資金下?lián)�、付款業(yè)務(wù)、內(nèi)部計(jì)息流程的信息化管理，實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)的最佳管控模式。具體如下：
合理規(guī)劃資金計(jì)劃流程。結(jié)算中心每月月底下發(fā)次月資金計(jì)劃。成員單位按照收支項(xiàng)目分旬填報(bào)資金計(jì)劃并上報(bào)。資金計(jì)劃審批通過(guò)后結(jié)算中心就可根據(jù)計(jì)劃下?lián)苋粘ＹM(fèi)用和對(duì)外專(zhuān)項(xiàng)付款了。
合理規(guī)劃資金上收流程。系統(tǒng)自動(dòng)上收程序每日11點(diǎn)和15點(diǎn)30分掃描每個(gè)成員單位的收入賬戶(hù)，如果有資金，就自動(dòng)上收到結(jié)算中心總賬戶(hù)中。并根據(jù)到賬通知生成結(jié)算憑證。結(jié)算中心審核結(jié)算憑證后，成員單位可以下載到到賬通知，根據(jù)到賬通知生成記賬憑證。
合理規(guī)劃資金下?lián)芰鞒獭＝Y(jié)算中心在月初根據(jù)資金計(jì)劃把零星及日常支出下?lián)艿矫總�(gè)成員單位的支出賬戶(hù)，并根據(jù)到賬通知生成結(jié)算憑證。同樣，結(jié)算中心審核結(jié)算憑證后，成員單位可以下載到到賬通知，根據(jù)到賬通知生成記賬憑證。
合理規(guī)劃專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用支出流程。專(zhuān)項(xiàng)支出審批流程必須通過(guò)跨集團(tuán)與多資金額度審批模式。通過(guò)一個(gè)委托付款書(shū)實(shí)現(xiàn)了資金下?lián)芘c對(duì)外支付兩個(gè)步驟。
此外，集團(tuán)和銀行的合作協(xié)議上是“有錢(qián)就還，用錢(qián)就貸”。通過(guò)信息化實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)的資金集中管理，減少沉淀資金，成員企業(yè)上呈資金付給五點(diǎn)多的利息，有效的使用了資金，與銀行也達(dá)到了完美銜接。
王家寶介紹說(shuō)：“沒(méi)施行信息化集中管理之前，集團(tuán)資金沉淀達(dá)40多億元，30多個(gè)企業(yè)上線以后，通過(guò)資金調(diào)劑，成員企業(yè)集中上來(lái)的資金歸還銀行貸款，使銀行貸款下降了20多億元，同時(shí)企業(yè)的資產(chǎn)也減少了20億元，而20億元的存貸款利差使企業(yè)節(jié)約了巨額的財(cái)務(wù)費(fèi)用�！�
制造信息的效率提高，生成報(bào)表的速度提高，能夠適時(shí)的為領(lǐng)導(dǎo)提供財(cái)務(wù)信息和分析數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供幫助；資金集中管理從整個(gè)所屬成員單位來(lái)看為企業(yè)節(jié)約了財(cái)務(wù)費(fèi)用。
談及到下一步的計(jì)劃時(shí)王家寶說(shuō)，到2008年底信息化要初步成型，余下的部分二級(jí)單位和三級(jí)單位全部上線；要實(shí)現(xiàn)過(guò)程的可視化，進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控；完成預(yù)算、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、資金管理的無(wú)縫連接及資金的集團(tuán)化全額、集中管理到位；達(dá)到會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理流程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，做到崗位職責(zé)權(quán)限的明確。
