能夠當(dāng)上總經(jīng)理的人通常具有較高的智商和情商，并擁有廣泛的權(quán)力。單純希望通過建立管理系統(tǒng)進(jìn)行控制并不完全有效。總經(jīng)理本人是否具有正確的做人哲學(xué)和價值觀是非常重要的。因此，把好選人關(guān)，任用賢才，配合建立科學(xué)的內(nèi)控管理體系才能真正達(dá)到預(yù)防的目的。
前面兩期文章主要談到了預(yù)防“一把手”舞弊風(fēng)險中最重要的建立控制環(huán)境所涉及的方方面面的內(nèi)容以及對總經(jīng)理舞弊風(fēng)險實施的風(fēng)險評估及控制活動的主要措施。以下將就貫穿內(nèi)控各個要素中的一個非常重要的項目——信息交流以及監(jiān)督檢查與讀者交流。
信息交流
所有內(nèi)控五要素中，信息交流是一項貫穿各個控制要素的非常重要的項目。具體到預(yù)防總經(jīng)理舞弊風(fēng)險來說，企業(yè)的信息交流應(yīng)當(dāng)包括以下一些內(nèi)容：
對總經(jīng)理的培訓(xùn)
企業(yè)建立了一系列的控制預(yù)防體系后，全面、及時和有效地傳達(dá)給總經(jīng)理是一項非常重要的活動。鑒于總經(jīng)理在企業(yè)中的特殊地位，以及總經(jīng)理本身相對較高的從業(yè)素質(zhì)，對總經(jīng)理的培訓(xùn)也是一項具有挑戰(zhàn)性的工作。我們可以將一些培訓(xùn)活動改名為研討、談話、誡勉等。在一線從事實戰(zhàn)工作的管理人員要特別注意針對不同情況采取不同的培訓(xùn)方法。培訓(xùn)一個高資格的強勢總經(jīng)理和一個年輕的相對弱勢的總經(jīng)理，其方法一定要區(qū)別使用。
由一個具有豐富從業(yè)經(jīng)驗和較高地位的專業(yè)人員對總經(jīng)理進(jìn)行培訓(xùn)是成功的重要條件。我們設(shè)想一下，如果是一個非常年輕，缺乏從業(yè)經(jīng)驗的內(nèi)控業(yè)務(wù)人員，在面對強勢總經(jīng)理時，其表達(dá)一些要求總經(jīng)理注意約束或遵守公司管理程序時將是多么的尷尬和困難。當(dāng)然也有特例，比如培訓(xùn)者本人雖然年輕，但是公司“老資格”的高級主管或董事會成員，具有非常豐富的管理經(jīng)驗，進(jìn)行起來會相對比較容易，不過這畢竟只是少數(shù)。
實際上，有效的培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)從總經(jīng)理任職前就進(jìn)行。企業(yè)內(nèi)控部門或董事會成員，應(yīng)當(dāng)經(jīng)常注意對那些具有擔(dān)任總經(jīng)理職務(wù)的潛在候選人進(jìn)行提前培訓(xùn)。一些公司早就開始了LDP領(lǐng)導(dǎo)力培訓(xùn)。在這種培訓(xùn)中，企業(yè)的董事長、總裁等會親臨現(xiàn)場進(jìn)行現(xiàn)身說法，具有極高的權(quán)威性。這種培訓(xùn)結(jié)束后將發(fā)給專門的培訓(xùn)證書。這種培訓(xùn)一般都包含了總經(jīng)理的任職要求和企業(yè)內(nèi)控系統(tǒng)的詳細(xì)介紹。當(dāng)董事會決定任命某個員工擔(dān)任總經(jīng)理后，內(nèi)控部門就應(yīng)當(dāng)事先對總經(jīng)理進(jìn)行權(quán)力限制等各個方面的培訓(xùn)，確�？偨�(jīng)理事先對公司的約束規(guī)定有全面的了解。千萬不要等到總經(jīng)理任職后，特別是當(dāng)總經(jīng)理取得工作成績后才開始進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)。實際表明，有一些總經(jīng)理在取得一定的工作業(yè)績后就不太愿意接受此類培訓(xùn)了。特別是一些臨危受命，將一個瀕臨破產(chǎn)的公司帶出困境的總經(jīng)理們。
此外，建立持續(xù)培訓(xùn)的理念對內(nèi)控工作人員非常重要，對總經(jīng)理的培訓(xùn)絕不是一朝一夕或者開個會辦個培訓(xùn)班就能解決的事。此等培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)是持續(xù)不斷的。內(nèi)部控制人員的年度現(xiàn)場審計和日常咨詢服務(wù)，董事會、監(jiān)事會或?qū)徲嬑瘑T會對總經(jīng)理的質(zhì)詢和溝通等都是持續(xù)培訓(xùn)的重要形式。請外部專家也是解決對總經(jīng)理等高層管理者進(jìn)行培訓(xùn)的有效辦法�！巴鈦砗蜕泻媚罱�(jīng)，”中外企業(yè)概莫能外。
對普通員工的培訓(xùn)
在對總經(jīng)理本人進(jìn)行培訓(xùn)的同時，要特別注意對公司其他人員，包括總經(jīng)理助手的培訓(xùn)。這種培訓(xùn)要將有關(guān)遵守企業(yè)管理政策和嚴(yán)格執(zhí)行管理程序的重要性向廣大員工進(jìn)行宣傳。比如，要告訴員工密切注意上級的不正常舉措。一個出納人員必須清楚地知道，按程序規(guī)定任何人要求領(lǐng)用現(xiàn)金，事先必須獲得出納的直接上級，如財務(wù)經(jīng)理和會計主管的批注后方可�？偨�(jīng)理或其他高級管理人員在沒有得到財務(wù)經(jīng)理或會計主管審核的情況下，直接要求出納支付現(xiàn)金時，出納人員就必須考慮此等違反規(guī)則的做法有什么風(fēng)險并設(shè)法向財務(wù)經(jīng)理請示報告。
總經(jīng)理等高層管理人員都必須按程序規(guī)定辦理相關(guān)事宜，否則就有舞弊的風(fēng)險。當(dāng)處于各個把關(guān)部門或崗位的職工都對此有所了解后，一個群眾性的監(jiān)督系統(tǒng)就此形成。培訓(xùn)群眾識別來自上級和同事在處理業(yè)務(wù)中的異常行動可能存在的風(fēng)險是培訓(xùn)的重要組成部分。
舞弊案件報告
建立舞弊案件報告體系是信息溝通的重要形式。公司董事會和總部主管部門應(yīng)當(dāng)將這種報告體系公開傳達(dá)到企業(yè)的全體職工，甚至包括客戶和供應(yīng)商等業(yè)務(wù)合作伙伴�？紤]到總經(jīng)理職務(wù)的重要性，企業(yè)對舞弊案件報告的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)進(jìn)行非常認(rèn)真的研究分析。由于總經(jīng)理經(jīng)常處于處理企業(yè)各種重大事件的核心地位，其做出的一些決策可能會直接或間接地觸動某些人員的既得利益，從而招致不公平的投訴。對此董事會和相關(guān)處理部門應(yīng)當(dāng)有充分的考慮。但是無論如何，從歷史經(jīng)驗來看，舞弊案件報告或者舉報，是發(fā)現(xiàn)總經(jīng)理舞弊活動最主要的途徑。保持舞弊案件報告或舉報渠道的暢通，是預(yù)防舞弊案件或控制舞弊行為損失繼續(xù)擴大的關(guān)鍵。為此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立舞弊案件報告體系，公布舉報渠道并定期對舞弊活動情況進(jìn)行總結(jié)分析。最后根據(jù)不斷出現(xiàn)的新情況提出新的預(yù)防措施。
監(jiān)督檢查
就內(nèi)控五要素來說，監(jiān)督檢查是預(yù)防總經(jīng)理舞弊風(fēng)險的最后手段。筆者在以往談到的有關(guān)內(nèi)控管理方面的文章中曾經(jīng)多次提到過監(jiān)督檢查的重要作用�？梢赃@么說，沒有監(jiān)督檢查，就沒有控制。社會上有關(guān)監(jiān)督檢查的討論已經(jīng)不少，本文只想就落實監(jiān)督檢查中的一些特殊問題和各位朋友進(jìn)行探討。
保持董事會和公司總部人員穩(wěn)定
對總經(jīng)理的監(jiān)督，最有權(quán)威的還是董事會、監(jiān)事會、審計委員會和執(zhí)行董事、董事長、總部內(nèi)控部、人力資源部等能決定總經(jīng)理人選和績效考核的上級機構(gòu)和人員。這些機構(gòu)和人員的穩(wěn)定工作是保證監(jiān)督連續(xù)的重要條件。
動員廣大員工實施全員監(jiān)督
其實對總經(jīng)理和高管的最有效監(jiān)督還得是基層群眾。雖然以往國內(nèi)企業(yè)也鼓勵群眾對管理者進(jìn)行監(jiān)督，但一個根本的問題就是沒有告訴群眾如何監(jiān)督。群眾大概也只能對偶然發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行舉報。對于日常問題很少有機會提出質(zhì)疑�，F(xiàn)在的內(nèi)控管理要求明確告訴一般員工，應(yīng)該如何從處理日常工作過程中對違紀(jì)違章情況提出質(zhì)疑。這里包括應(yīng)該質(zhì)疑什么問題，應(yīng)該向誰提出，以及如何提出等等。企業(yè)發(fā)布的內(nèi)控管理程序以及員工行為守則中都會對此進(jìn)行描述并對全體職工進(jìn)行培訓(xùn)。如果廣大員工能夠從日常工作中發(fā)現(xiàn)并糾正一些問題的話，就可以預(yù)防許多重大舞弊風(fēng)險。
對總經(jīng)理的監(jiān)督人員
監(jiān)督總經(jīng)理的人員除了廣大職工外，主要包括其上級董事、董事長、監(jiān)事；總部內(nèi)控部、審計部專業(yè)審計人員；企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)主管和內(nèi)部審計師。董事會和總部內(nèi)控部應(yīng)當(dāng)在培訓(xùn)中明確告訴總經(jīng)理，除了其他各業(yè)務(wù)部門的工作人員外，由總部或董事會任命的企業(yè)財務(wù)負(fù)責(zé)人和內(nèi)部審計師在企業(yè)日常運作和管理中也有權(quán)直接監(jiān)督其工作。作為總經(jīng)理應(yīng)當(dāng)主動接受來自各個方面的監(jiān)督。
內(nèi)控審計
在所有對總經(jīng)理的監(jiān)督活動中，由總部內(nèi)控部或內(nèi)部審計部組織的年度現(xiàn)場審計是其中的重要部分�？偛績�(nèi)控審計將從專業(yè)角度對過去的運營管理情況進(jìn)行全面的審計。這種審計也包括專門的舞弊審計。內(nèi)控審計是發(fā)現(xiàn)舞弊案件的重要手段。雖然從目前的統(tǒng)計數(shù)字來看，舞弊案件被內(nèi)部審計發(fā)現(xiàn)的比例并不太高，但內(nèi)部審計的威懾作用還是非常巨大的。
離任審計
凡是大型企業(yè)通常會對總經(jīng)理進(jìn)行離任審計。依據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行離任審計也是制約和威懾總經(jīng)理任期內(nèi)誠實工作的基本手段。許多舞弊案件正是在執(zhí)行離任審計期間發(fā)現(xiàn)的。
以上按照五要素分類方法對預(yù)防總經(jīng)理舞弊風(fēng)險的具體措施做了一般的介紹。這些方法都是筆者這些年工作中所使用的。由于工作關(guān)系，筆者多年來一直和下屬各個企業(yè)的總經(jīng)理打交道，在這些總經(jīng)理中，既有德高望重的老前輩，也有充滿朝氣的青年晚輩，更多的是年富力強不懼挑戰(zhàn)的中年領(lǐng)軍人物。有些來自于公司合資前的中方，為創(chuàng)建企業(yè)嘔心瀝血視企業(yè)為自己的親人，有些受聘于社會，具有長期職業(yè)經(jīng)理人背景，也有一些因為工作出色直接從企業(yè)的基層提拔起來的實戰(zhàn)派。春去秋來，這些總經(jīng)理們不斷因為各種原因離開崗位，但是我感到非常欣慰，他們中沒有一位因為舞弊行為被開除。筆者也沒有動用過一次彈劾的權(quán)力。最大善意地幫助總經(jīng)理開展工作，避免發(fā)生舞弊行為，這本身就是對總經(jīng)理的直接幫助。
正如前面所說的，能夠當(dāng)上總經(jīng)理的人通常具有較高的智商和情商，單純希望通過建立管理系統(tǒng)進(jìn)行控制并不完全有效。由于總經(jīng)理擁有廣泛的權(quán)力，如果真要想實施某種舞弊行為，他會有種種方法突破內(nèi)控設(shè)置的預(yù)防裝置。因此，如果要達(dá)到對總經(jīng)理的有效控制，還要看總經(jīng)理本人是否具有正確的做人哲學(xué)和價值觀。因此把好選人關(guān)，任用賢才，配合建立科學(xué)的內(nèi)控管理體系才能真正達(dá)到預(yù)防的目的。個人認(rèn)為，當(dāng)前社會上的絕大部分企業(yè)總經(jīng)理都是兢兢業(yè)業(yè)工作在第一線的高素質(zhì)職業(yè)經(jīng)理人或創(chuàng)業(yè)者�？刂破髽I(yè)中的各種舞弊風(fēng)險同時也是他們自身的一項重要工作。一個企業(yè)如果能夠做到上梁端正，就可以最大限度地避免各種舞弊風(fēng)險。
