企業(yè)采購與付款循環(huán)從實踐的角度看，在供應(yīng)商開發(fā)、簽訂采購合同、下達采購訂單、驗收貨物、確定應(yīng)付賬款、支付貨款這六個環(huán)節(jié)中每個都有其關(guān)鍵控制點。找到關(guān)鍵控制點并實施有效監(jiān)控是確保預(yù)防舞弊風(fēng)險的重要因素。
招標(biāo)采購中的“預(yù)后”措施
企業(yè)為了降低采購成本，防止獨家采購中的舞弊風(fēng)險，通常會對大宗采購實行公開招標(biāo)。招標(biāo)采購主要用于供貨商開發(fā)環(huán)節(jié)，為此企業(yè)應(yīng)當(dāng)對招標(biāo)采購進行程序化管理。但是一個有趣的現(xiàn)象是，管理層為了預(yù)防某種舞弊風(fēng)險而制定某個管理規(guī)定時，這個管理規(guī)定同時又會成為舞弊風(fēng)險的高發(fā)對象。招標(biāo)采購政策就是典型的例子。招標(biāo)采購可以在一定程度上預(yù)防獨家采購的風(fēng)險。但是招標(biāo)過程又成為舞弊的高發(fā)區(qū)。類似的ERP系統(tǒng)和OA辦公自動化管理系統(tǒng)等也都具有這樣的特點。這一點要特別引起注意并設(shè)計相應(yīng)的“預(yù)后”措施。
如同時針對內(nèi)部人員和外部供應(yīng)商的約束性措施——供應(yīng)商陽光協(xié)議。所謂“陽光協(xié)議”就是指由企業(yè)和外部供應(yīng)商之間簽署的，為了預(yù)防企業(yè)內(nèi)部人員和供應(yīng)商業(yè)務(wù)人員之間出現(xiàn)灰色交易的書面約定。這個協(xié)議要求供應(yīng)商必須嚴(yán)格遵循商業(yè)道德，在公開、公正和公平的條件下和企業(yè)業(yè)務(wù)人員進行溝通。陽光協(xié)議將事先對供應(yīng)商和本企業(yè)交往的行為進行規(guī)范。如果供應(yīng)商采取不合法或不符合商業(yè)道德的手段處理與企業(yè)的業(yè)務(wù)，則企業(yè)將對該供應(yīng)商實施相應(yīng)的制裁。這里包括但不限于降低采購數(shù)量、予以批評處罰，直至取消其投標(biāo)資格或供應(yīng)商資格。
作為負責(zé)任的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)從政策上規(guī)定，所有列入供應(yīng)商清單的企業(yè)都必須簽署陽光協(xié)議。陽光協(xié)議應(yīng)當(dāng)定期調(diào)整并列入供應(yīng)商檔案之中。凡是拒絕和企業(yè)簽署陽光協(xié)議的供應(yīng)商，將考慮取消其供應(yīng)商資格。陽光協(xié)議中通常也會公布企業(yè)舞弊案件舉報中心聯(lián)系人和通訊方法。當(dāng)供應(yīng)商發(fā)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)人員對其提出非法利益要求時，可以向該舉報中心進行舉報。陽光協(xié)議的有效范圍將包括簽署采購合同、下達采購訂單、貨物驗收以及支付貨款等各個采購環(huán)節(jié)。
集中采購政策
企業(yè)一方面要求通過建立組織牽制對采購業(yè)務(wù)實行多頭介入，但同時又必須規(guī)定集中采購政策。確保所有采購盡可能集中由采購部負責(zé)辦理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定，所有采購合同必須統(tǒng)一由采購部負責(zé)簽署。
在實踐中，許多企業(yè)并沒有完全做到這一點。一些企業(yè)將采購業(yè)務(wù)進行分割，導(dǎo)致經(jīng)辦采購業(yè)務(wù)多元化。例如設(shè)備采購、辦公用品采購、工程改造項目采購、電腦軟件采購等，進行分割，全部交由設(shè)備部、IT部門或行政部門各自辦理。這種多頭采購的結(jié)果非常容易產(chǎn)生舞弊風(fēng)險。對于涉及到一些具有高科技、技術(shù)性要求很高的設(shè)備和備品配件采購，尤其容易產(chǎn)生失控現(xiàn)象。
集中采購的核心要點是：由采購部代表公司統(tǒng)一簽署采購合同。涉及高科技、專業(yè)性極強的設(shè)備或工程項目的采購，采購部應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)部門專業(yè)人員共同參加合同談判，但采購合同的主管部門必須是采購部。針對一些非常小的零星采購，確實無法做到集中由采購部辦理的情況，也應(yīng)當(dāng)由采購部授權(quán)其他部門辦理采購。例如零星辦公用品、普通軟件產(chǎn)品等。對于大型集團公司來說，更應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際條件盡量采用集團統(tǒng)一采購的辦法對大宗物資實行統(tǒng)一采購。這樣做一方面可以有效降低采購成本，同時也可以預(yù)防各自為戰(zhàn)在采購中形成的舞弊風(fēng)險。當(dāng)然集團統(tǒng)一采購也應(yīng)當(dāng)制訂嚴(yán)格的采購控制程序。
制訂嚴(yán)格的采購合同審核程序
企業(yè)在制定統(tǒng)一采購政策后，同時應(yīng)當(dāng)制訂一套規(guī)定采購合同的內(nèi)部審核程序。采購合同內(nèi)部審核程序應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同的采購事項和金額等情況分別確定不同的審核環(huán)節(jié)。
設(shè)備采購、單項大宗原材料采購、年度采購、外協(xié)加工采購、工程項目采購等，需要確定不同的審批環(huán)節(jié)。設(shè)備采購等涉及技術(shù)性要求高的項目，應(yīng)當(dāng)有專業(yè)工程師對技術(shù)條款進行審核；復(fù)雜的大型安裝項目甚至需要聘請外部專家參與審核；外包合同需要有相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員進行審核；重大采購合同需要有內(nèi)部法律顧問審核；所有合同均應(yīng)當(dāng)接受財務(wù)部的審核等等�？傊少徍贤械募夹g(shù)條款、商務(wù)條款、糾紛處置條款和付款條款應(yīng)當(dāng)分別由不同的部門負責(zé)審核并提出糾正意見。采購合同內(nèi)部審核程序除了預(yù)防與供應(yīng)商之間產(chǎn)生的外部風(fēng)險外，同時也具有預(yù)防內(nèi)部采購業(yè)務(wù)人員的舞弊風(fēng)險。
外包業(yè)務(wù)
當(dāng)市場化、專業(yè)化、信息化和全球化達到一定高度后，為了更好地配置資源，提高效率，許多跨國公司都在開展各種外包業(yè)務(wù)。外包業(yè)務(wù)的原意是為了提高公司運營效率，降低成本，將一些非核心業(yè)務(wù)交由專業(yè)公司去做。例如有些公司將原來自己的車隊和倉庫儲運貨物統(tǒng)一交給第三方物流公司負責(zé)；一些公司將工薪發(fā)放也交由第三方會計師辦理；企業(yè)保險業(yè)務(wù)大量外包給保險經(jīng)紀(jì)人等。
可以說，外包業(yè)務(wù)將是未來企業(yè)運營方式大調(diào)整的重要標(biāo)志。利用現(xiàn)代信息技術(shù)，可以將專業(yè)化分工推進到更高的層次，企業(yè)運營管理將不斷簡化。這種外包業(yè)務(wù)本身就具有預(yù)防采購舞弊風(fēng)險的作用。
購買雇員忠誠保險
以前筆者在討論保險與內(nèi)控的關(guān)系中曾對此提到保險在預(yù)防舞弊風(fēng)險方面的作用。而雇員忠誠保險正好具有預(yù)防舞弊風(fēng)險的作用。根據(jù)雇員忠誠保險的保障范圍，該保險主要就是保障企業(yè)（投保人）由于其雇員不忠實行為 （包括舞弊行為）給企業(yè)造成的損失。就采購業(yè)務(wù)而言，如果雇員利用權(quán)利做出損害企業(yè)利益的活動，企業(yè)可以向保險公司提出損失索賠。為了達到索賠的目的，企業(yè)從一開始就應(yīng)當(dāng)對各種可能造成損失的舞弊行為進行分析并提出預(yù)防措施，包括記錄和鑒定辦法。
例如如果采購業(yè)務(wù)人員利用權(quán)利和供應(yīng)商勾結(jié)，合伙欺詐公司以不合理的價格購買產(chǎn)品后，給公司造成損失者，公司就可以依據(jù)損失情況（通常會有法院或公安機關(guān)的判決鑒定）向保險公司提出索賠。這個措施對整個采購-付款循環(huán)有效。
新型采購合作方式
在預(yù)防采購舞弊風(fēng)險的諸多手段中，前面曾提到過當(dāng)前主流企業(yè)多以多家詢價規(guī)定以避免獨家采購中容易產(chǎn)生的舞弊風(fēng)險。但是，如果企業(yè)和這些獨家供應(yīng)商采用結(jié)成戰(zhàn)略聯(lián)盟這種新型合作方式后，則情況又將發(fā)生重大變化。一些跨國企業(yè)在制定運營政策包括采購政策時，已經(jīng)考慮和供應(yīng)商之間建立新型的合作關(guān)系——利益共享機制。
在汽車制造行業(yè)，這種合作方式尤其普遍。汽車主機廠會和各個零部件供應(yīng)商就新開發(fā)的產(chǎn)品供應(yīng)達成利益共享和風(fēng)險共擔(dān)協(xié)議。各個零部件供應(yīng)商直接參與主機廠的研發(fā)過程。當(dāng)新車型開發(fā)成功后，參與合作的零部件供應(yīng)商也同時分享主機廠的成果。這方面的合作典范是日本的豐田汽車。為此豐田汽車和各個零部件供應(yīng)商之間形成了以豐田為中心的一個獨特的生態(tài)圈。一種制造業(yè)中的生物鏈。這種生態(tài)圈除了可以提高合作效率，強化相互關(guān)系形成合力外，還具有預(yù)防采購舞弊風(fēng)險的作用。這種戰(zhàn)略聯(lián)盟式的采購合作關(guān)系可以看成是集中采購的更高層次。
財務(wù)付款政策
在采購-付款業(yè)務(wù)循環(huán)中，有關(guān)財務(wù)方面的舞弊風(fēng)險主要集中在應(yīng)付賬款確認(rèn)和貨款支付兩個環(huán)節(jié)中。供應(yīng)商銷售了貨物，最關(guān)心的就是日后是否能及時收回貨款。由于競爭的關(guān)系，特別是當(dāng)企業(yè)因為各種原因處于資金相對緊張時期，供應(yīng)商會對收款問題尤為關(guān)注。為了及時拿到銷售貨款，供應(yīng)商通常會采取各種措施對相關(guān)業(yè)務(wù)人員展開公關(guān)活動。腐敗舞弊問題也就此產(chǎn)生。
在買方市場條件下，一些管理不善的企業(yè)人員就會利用負責(zé)供應(yīng)商銷售上賬的條件和支付到期貨款的權(quán)利從事舞弊活動。一些資金短缺的企業(yè)，反而成為個別財務(wù)人員謀取個人利益的有利條件。為此企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)對使用供應(yīng)商貨物上賬過程（主要是ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入）做出程序規(guī)定。事先確定上賬的前提條件和登記入賬的時間規(guī)定。在確定應(yīng)付供應(yīng)商貨款時，應(yīng)當(dāng)制定付款計劃。付款計劃將根據(jù)企業(yè)的實際現(xiàn)金狀況，采購合同規(guī)定以及供應(yīng)商重要性等若干因素制定。付款計劃通常由財務(wù)部編制，然后經(jīng)過采購管理委員會審核后由總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。企業(yè)應(yīng)該從政策上對采購人員介入采購付款做出明確的規(guī)定，嚴(yán)格禁止采購業(yè)務(wù)人員為供應(yīng)商聯(lián)系催促貨款。支付貨款業(yè)務(wù)由財務(wù)部按照付款計劃安排支付。
以上介紹的各種預(yù)防采購舞弊風(fēng)險的方法，也還只是眾多辦法中的一部分。還有比如對采購-付款業(yè)務(wù)展開專項內(nèi)部審計、內(nèi)控檢查等。筆者要特別說明，上述各種方法和措施沒有那個方法是絕對有效的，必須根據(jù)本企業(yè)自身的實際情況配伍使用。發(fā)生在企業(yè)層面的一些舞弊問題，需要站在國家層面、社會道德層面和公司治理的高度來考慮解決。
采購-付款業(yè)務(wù)中的舞弊風(fēng)險只是企業(yè)舞弊風(fēng)險的一部分。根據(jù)風(fēng)險轉(zhuǎn)移理論，一些企業(yè)的采購舞弊風(fēng)險正在向銷售-收款業(yè)務(wù)領(lǐng)域轉(zhuǎn)移。舞弊風(fēng)險的不斷轉(zhuǎn)移，正像人體癌細胞擴散一樣損害企業(yè)的正常運營，因此從理論上說，舞弊風(fēng)險在短期內(nèi)難以根除。
