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摘 要:會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)工作的發(fā)展趨勢(shì),主要分析會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的影響,并提出了在會(huì)計(jì)電算化下如何加強(qiáng)和完善會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度問(wèn)題,以確保單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后,系統(tǒng)能夠正常、安全、有效地運(yùn)行。
關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化;內(nèi)部控制
控制與會(huì)計(jì)是不可分割的。內(nèi)部控制是單位為提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整,確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序,包括內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制則是內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的特殊形式。財(cái)政部頒布的《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范──基本規(guī)范(試行)》中指出:“電子信息技術(shù)控制要求運(yùn)用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng),減少和消除人為操縱因素,確保內(nèi)部會(huì)計(jì)控制
的有效實(shí)施”。
1會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的影響
在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)中,由于會(huì)計(jì)處理高度集中在計(jì)算機(jī)內(nèi)部,其處理高度自動(dòng)化,而且會(huì)計(jì)信息主要載體變?yōu)榇沤橘|(zhì),因此,與手工核算相比內(nèi)部控制發(fā)生了很大變化。
?。?)內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化。
手工會(huì)計(jì)與電算化會(huì)計(jì)對(duì)會(huì)計(jì)信息的控制有很大的不同,我們通過(guò)以下分析了解會(huì)計(jì)電算化核算下會(huì)計(jì)內(nèi)部控制形式的變化。
會(huì)計(jì)電算化工作流程:
原始憑證→授權(quán)批準(zhǔn)→財(cái)務(wù)審核→對(duì)合格憑證進(jìn)行憑證輸入(制單)→電算審核→機(jī)系統(tǒng)處理→賬表輸出。
從以上工作流程可以看出,會(huì)計(jì)電算化后,會(huì)計(jì)帳務(wù)的集中化處理,除原始數(shù)據(jù)的收集、審核、編碼、輸入由會(huì)計(jì)人員操作外,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄和加工、會(huì)計(jì)報(bào)表的生成和查詢等工作都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)完成,這種數(shù)據(jù)處理的集中性使手工條件下的一些控制措施,在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)中沒(méi)有存在的必要。比如,編制科目匯總表、憑證匯總表等試算平衡的檢查,總賬明細(xì)賬進(jìn)行平行登記、賬賬核對(duì)、賬證核對(duì)等,在會(huì)計(jì)電算化中由于核算程序的變化,這些控制已失去了其真正的意義。其次,手工會(huì)計(jì)中的一些平衡檢查在電算化會(huì)計(jì)中將移入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部,通過(guò)計(jì)算機(jī)程序體現(xiàn)出來(lái)。如,記賬憑證的借、貸平衡效驗(yàn);賬戶中期末余額、期初余額、本期發(fā)生額的檢查;各核算業(yè)務(wù)模塊間數(shù)據(jù)的核對(duì);報(bào)表數(shù)據(jù)的鉤稽關(guān)系檢查、會(huì)計(jì)平衡的等式的檢查等等。
因此手工條件下行之有效的內(nèi)部牽制制度,在電算化條件下已難以發(fā)揮其作用。
?。?)內(nèi)部控制的內(nèi)容發(fā)生了改變。
電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)是一個(gè)人機(jī)交互系統(tǒng),再加之計(jì)算機(jī)系統(tǒng)更具隱蔽性,因此,其控制的內(nèi)容更加復(fù)雜。大致可以概括為以下幾方面:計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)人員的重新分工和新的內(nèi)部牽制;系統(tǒng)安全控制以及系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)資料文書(shū)化控制;系統(tǒng)的組織和操作管理控制;系統(tǒng)的輸入控制、處理控制和輸出控制。
?。?)內(nèi)部稽核機(jī)制發(fā)生變化。
手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都需要經(jīng)過(guò)多重手續(xù),嚴(yán)格遵循有關(guān)的制約監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行操作,如業(yè)務(wù)經(jīng)辦與授權(quán)批準(zhǔn)、收付款項(xiàng)與會(huì)計(jì)記錄的分離等,必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審核復(fù)查機(jī)制,會(huì)計(jì)人員之間的聯(lián)系是直接,因而很自然地形成嚴(yán)密的內(nèi)部牽制制度,在相互牽制、相互核對(duì)、檢查監(jiān)督等重要措施的實(shí)施過(guò)程中,包含大量的信息提取、傳輸和校驗(yàn)等工作。實(shí)行電算化后,由于會(huì)計(jì)電算化的工作自動(dòng)化、控制的程序化,各種手續(xù)都由計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理統(tǒng)一執(zhí)行,會(huì)計(jì)工作的分工、崗位職責(zé)、權(quán)限也發(fā)生了變化,許多業(yè)務(wù)處理程序被大大簡(jiǎn)化,會(huì)計(jì)人員無(wú)法直接參與和控制,一些內(nèi)部牽制措施無(wú)法執(zhí)行,其審查、稽核機(jī)制被削弱。
?。?)內(nèi)部控制的重點(diǎn)發(fā)生了變化。
在電算化環(huán)境下,除了人這個(gè)執(zhí)行控制的主體外,許多內(nèi)部控制方法主要通過(guò)會(huì)計(jì)軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。因此,在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)中,控制的重點(diǎn)已不再僅僅是人,而變成了第一,人工處理控制;第二,原始數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)控制;第三,會(huì)計(jì)信息輸出控制;第四,人機(jī)交互處理控制;第五,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之間連接控制等多方面。
(5)會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)方式的改變。
在手工會(huì)計(jì)核算下,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)介質(zhì)是紙介質(zhì),企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上,并按會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的不同過(guò)程分為原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)所用可見(jiàn)的文字、符號(hào)直接記錄在紙上,紙張上的書(shū)面數(shù)據(jù)形成會(huì)計(jì)人員所熟悉的會(huì)計(jì)證據(jù)原件,這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改,則容易辨別出修改的線索和痕跡,這也是傳統(tǒng)紙質(zhì)原件的一個(gè)基本特征。這種方式有較好的直觀性,各不相同的筆跡也可作為控制的手段。
但是,電算化系統(tǒng)下原來(lái)紙質(zhì)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以肉眼無(wú)法識(shí)別的形式被直接存儲(chǔ)在磁盤(pán)或光盤(pán)上,很容易被刪除或篡改并可做到不留痕跡,從而失去了直觀性。手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中易于辨認(rèn)的審計(jì)線索如筆跡、印章等在電算化環(huán)境下已無(wú)處可尋。此外,手工核算下,記錄在憑證、賬簿、報(bào)表等紙介質(zhì)上的會(huì)計(jì)記錄其勾稽關(guān)系較為明確,而在電算化環(huán)境下,由于會(huì)計(jì)記錄被存儲(chǔ)在磁盤(pán)、軟盤(pán)等磁介質(zhì)上,不宜實(shí)施簽字、蓋章等手段,而且磁介質(zhì)很容易被改動(dòng),由于在技術(shù)上對(duì)電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡,這樣就很難辨別哪一個(gè)是業(yè)務(wù)記錄的“原件”。電磁介質(zhì)易受損壞,所以會(huì)計(jì)信息也存在丟失或毀壞的危險(xiǎn)。因此,在電算化系統(tǒng)下如何使磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)安全可靠,防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個(gè)非常重要的問(wèn)題。
從以上分析可以看出,會(huì)計(jì)電算化使會(huì)計(jì)內(nèi)部控制體系出現(xiàn)了一系列變化,許多傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)控制方式消失了。就目前我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用現(xiàn)狀來(lái)看,大部分還停留在一般應(yīng)用水平上,人們對(duì)于人員職責(zé)分工、數(shù)據(jù)備份和保管、軟硬件使用和維護(hù)等方面的重要性往往認(rèn)識(shí)不足,這就迫使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)必須建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。
2會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的對(duì)策與措施
國(guó)內(nèi)外會(huì)計(jì)電算化的實(shí)踐表明,計(jì)算機(jī)本身處理出錯(cuò)幾乎為零,但人為造成出錯(cuò)和舞弊的現(xiàn)象有增無(wú)減,而且一旦出現(xiàn)舞弊,損失巨大。因此,制定嚴(yán)格的內(nèi)控制度是非常有必要的,嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度是會(huì)計(jì)電算化信息真實(shí)可靠的保證,此外,有助于防止違法行為的發(fā)生。
?。?)明確職責(zé)分工,加強(qiáng)組織控制。
由于會(huì)計(jì)電算化知識(shí)與功能的相對(duì)集中,必須制定相應(yīng)的組織和管理控制制度,明確職責(zé)分工,加強(qiáng)組織控制。
職責(zé)分工首先是將電算化部門(mén)與用戶部門(mén)的職責(zé)相分離。用戶部門(mén)指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門(mén)或人員。在這兩者之間進(jìn)行職責(zé)分工的目的,是盡可能保持不相容職能(如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄)的分離,以及在電算化部門(mén)內(nèi)部的職責(zé)分離。
所謂組織控制,就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離,即在系統(tǒng)中的各類(lèi)人員之間進(jìn)行分工,并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過(guò)設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來(lái)保障會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、可靠,減少發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊的可能性。
電算化部門(mén)內(nèi)部必須把職責(zé)分工同組織控制相結(jié)合,以實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離,有效地限制和及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或違法行為。會(huì)計(jì)電算崗位可分為計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)主管、軟件操作、出納人員、審核記帳、系統(tǒng)維護(hù)、電算審查和數(shù)據(jù)分析、檔案管理等崗位,同時(shí)要明確各崗位的責(zé)任制。崗位責(zé)任制的制定主要明確每個(gè)電算化崗位的職責(zé),督促工作人員及時(shí)保證工作的完成并做好相應(yīng)的紀(jì)錄,保證工作質(zhì)量、杜絕舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。工作人員的崗位安排除考慮每個(gè)人的工作能力外,還應(yīng)該保證按照不相容業(yè)務(wù)相分離的原則,對(duì)每一項(xiàng)可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),都不能由一人或一個(gè)部門(mén)經(jīng)手到底,必須分別由幾人或幾個(gè)部門(mén)承擔(dān)。如審核記賬員崗位不得由出納人員兼任,也不得審核自己輸入的憑證。同時(shí)規(guī)定系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員和維護(hù)人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。進(jìn)行這種職責(zé)分工的目的,是盡可能在電算化部門(mén)內(nèi)部保持不相容職能(如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄)的分離。內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)就在于不相容職務(wù)的分離,通過(guò)進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工,以補(bǔ)救會(huì)計(jì)電算化不相容職能集中化的不足,以減少利用計(jì)算機(jī)舞弊的可能性。
?。?)加強(qiáng)會(huì)計(jì)核算控制。
會(huì)計(jì)核算結(jié)果是會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)、決策、分析的基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)核算控制是防范和化解會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)的重要環(huán)節(jié),必須引起高度重視。從核算環(huán)節(jié)把關(guān),必須保證業(yè)務(wù)處理合法、有效,賬務(wù)處理的正確性、規(guī)范性,做到數(shù)據(jù)真實(shí)、完整和安全。會(huì)計(jì)核算控制內(nèi)容應(yīng)包括:原始憑證經(jīng)過(guò)審查,在錄入處理前一切經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理必須經(jīng)過(guò)相應(yīng)的權(quán)級(jí)審批,簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、完整地填制與錄入。不正確的業(yè)務(wù)更正與刪除,待解報(bào)單的處理等都必須嚴(yán)格按規(guī)定進(jìn)行,嚴(yán)格執(zhí)行復(fù)核制度,充分保證計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理不錯(cuò)不亂。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出必須進(jìn)行嚴(yán)格審核并簽章,無(wú)論是靜態(tài)審核,還是動(dòng)態(tài)審核,都要仔細(xì)核對(duì)輸出的賬務(wù)憑證與實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否一致。
?。?)加強(qiáng)操作程序的控制。
會(huì)計(jì)電算化除了軟件對(duì)操作方面作了一定的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)以外,單位制訂并嚴(yán)格操作管理制度,將會(huì)有效地保證會(huì)計(jì)軟件的安全運(yùn)行,同時(shí),也有利于內(nèi)部控制制度的執(zhí)行。
會(huì)計(jì)電算化操作應(yīng)嚴(yán)格遵照會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和處理流程進(jìn)行,會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作管理制度的內(nèi)容主要是系統(tǒng)使用管理、上機(jī)操作規(guī)程、帳務(wù)處理程序,這些規(guī)定是為了保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)安全可靠的運(yùn)行,保證所有進(jìn)入會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)真實(shí)、有效。
操作管理制度從內(nèi)容上來(lái)看,一般包括以下幾項(xiàng):(1)操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限。(2)預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計(jì)算機(jī)的措施。如規(guī)定原始憑證必須經(jīng)有關(guān)審核人員審核并簽章后才能輸入計(jì)算機(jī)等。(3)預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對(duì)而登記機(jī)內(nèi)賬簿的措施。如規(guī)定已輸入計(jì)算機(jī)的憑證需由審核人員核對(duì)并簽章后方可登記機(jī)內(nèi)賬簿等。(4)建立必要的上機(jī)操作記錄制度。如規(guī)定用操作日志的形式記錄每天的上機(jī)操作內(nèi)容等。此外,在會(huì)計(jì)軟件中還應(yīng)設(shè)置防止重復(fù)操作、遺漏操作和誤操作的控制程序。
?。?)加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制。
加強(qiáng)系統(tǒng)控制是為了保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行安全,避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行錯(cuò)誤的不安全隱患。主要的控制措施包括:明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)會(huì)計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限,杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會(huì)計(jì)軟件,防止會(huì)計(jì)人員越權(quán)使用軟件;操作人員身份的密碼控制;操作人員離開(kāi)機(jī)器時(shí),應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)的命令退出會(huì)計(jì)軟件;設(shè)置接觸與操作的日志控制,各單位應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況,設(shè)專(zhuān)人保存上機(jī)操作記錄進(jìn)行“日志管理”;數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理相隔離,嚴(yán)格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改,對(duì)系統(tǒng)軟件進(jìn)行定期的預(yù)防性檢查;工作環(huán)境保護(hù)則是為了盡量減少外界因素所致的計(jì)算機(jī)故障,以保障機(jī)器正常運(yùn)行,主要包括:機(jī)房環(huán)境保護(hù),保護(hù)性設(shè)備配備,以及安全供電系統(tǒng)的安裝等。例如計(jì)算機(jī)機(jī)房應(yīng)采用單獨(dú)專(zhuān)門(mén)供電系統(tǒng),并且不定期檢查電源、接地線的安全等措施,以保證機(jī)房環(huán)境安全。
?。?)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案控制。
實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后,會(huì)計(jì)檔案包括貯存在軟盤(pán)、硬盤(pán)及光盤(pán)等介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和書(shū)面形式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料。
會(huì)計(jì)檔案管理制度應(yīng)包括以下內(nèi)容:①實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的會(huì)計(jì)檔案以計(jì)算機(jī)打印的書(shū)面形式保存,保存的有關(guān)規(guī)定按《會(huì)議檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。②全套會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)文檔視同會(huì)計(jì)文檔保管,保管期限截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的三年。③妥善保管存有會(huì)計(jì)信息的磁性(光)介質(zhì)或其他介質(zhì)的措施。如規(guī)定存有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁盤(pán)應(yīng)存放在防潮防磁的容器內(nèi)等。④科學(xué)規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的有關(guān)權(quán)限。如規(guī)定查詢以前年度的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)經(jīng)有關(guān)人員批準(zhǔn)等。⑤保證會(huì)計(jì)檔案安全與完整的措施。
對(duì)會(huì)計(jì)電子信息檔案還應(yīng)按照財(cái)政部頒布的《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行管理,并通過(guò)以上制度的執(zhí)行以保證會(huì)計(jì)資料的安全完整。
?。?)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)。
內(nèi)部審計(jì)既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是強(qiáng)化內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的制度安排。在會(huì)計(jì)電算化中,由于是“人機(jī)”對(duì)話的特殊形態(tài),因而對(duì)內(nèi)部審計(jì)提出了更高、更嚴(yán)格的要求。內(nèi)部審計(jì)必須包括以下幾個(gè)方面:(1)對(duì)會(huì)計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì),檢查電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理是否正確,是否遵照《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定,審核費(fèi)用簽字是否符合公司內(nèi)控制度、憑證附件是否規(guī)范完整;(2)審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書(shū)面資料的一致性,如查看賬冊(cè)內(nèi)容,做到賬表相符,對(duì)不妥或錯(cuò)誤的賬表處理應(yīng)及時(shí)調(diào)整;(3)監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;(4)對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查,防止存在漏洞。
總之,發(fā)展會(huì)計(jì)電算化,是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作現(xiàn)代化及促進(jìn)改革的重要保證。加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制,有利于各單位更好地組織會(huì)計(jì)工作,為單位決策提供準(zhǔn)確、及時(shí)的會(huì)計(jì)信息,提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
參考文獻(xiàn)
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