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淺析人事檔案管理與利用

來(lái)源: 余梅 編輯: 2010/11/05 13:35:33  字體:

  論文關(guān)鍵詞:人事檔案管理 問(wèn)題 措施

  論文摘要:本文通過(guò)對(duì)單位人事檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析,指出人事管理與利用中存在的問(wèn)題,并提出幾點(diǎn)解決措施,以更好地發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)。

  徽省長(zhǎng)江河道管理局成立于1961年,隸屬安徽省水利廳,負(fù)責(zé)省境內(nèi)416公里長(zhǎng)江干流河道的統(tǒng)一管理工作。2005年安徽省長(zhǎng)江河道管理體制調(diào)整后,現(xiàn)有在職職工人事檔案784份,離退休職工人事檔案357份,死亡人事檔案77份。

  一、人事檔案管理的重要性

  人事檔案是黨政軍群機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時(shí)形成的以各個(gè)個(gè)人為單位集中保存的一種特殊的專(zhuān)門(mén)檔案,是全面地歷史地考察和了解一個(gè)人的依據(jù),是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此,加強(qiáng)人事檔案管理,充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì),更好地為我局選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料,就顯得更為重要。

  二、人事檔案管理與利用存在的問(wèn)題

 ?。ㄒ唬v史遺留問(wèn)題多,升級(jí)達(dá)標(biāo)工作任務(wù)繁重。

  體制調(diào)整前,局直單位的人事檔案歸地方人事部門(mén)管理,由于隸屬關(guān)系、管理方式不同等歷史原因,導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一,質(zhì)量參差不齊等問(wèn)題。如人事檔案盒(袋)破損不堪;人事檔案材料殘缺不全;檔案材料沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范整理,歸檔材料規(guī)格不一,有的甚至沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)和裝訂。體制調(diào)整后,我局面臨1218份人事檔案的重新整理,升級(jí)達(dá)標(biāo)工作,除“三齡一歷”需要審核準(zhǔn)確外,僅技術(shù)加工,規(guī)范整理就有相當(dāng)大的工作量。

 ?。ǘ┤耸聶n案管理硬件不足。

  我局由于辦公條件限制,雖然管理1218份人事檔案,但沒(méi)有實(shí)現(xiàn)“三室”分開(kāi),即檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室分開(kāi),人事檔案庫(kù)房沒(méi)有配置防盜門(mén)窗、去濕機(jī)、加濕器、溫濕度表等硬件設(shè)備。

 ?。ㄈ?zhuān)職檔案管理人員缺乏。

  我局主要是由人事部門(mén)配備兼職人員兼管人事檔案管理工作,這樣勢(shì)必影響了組織人事部門(mén)其他工作的順利開(kāi)展,而且這種管理模式,缺乏對(duì)人事檔案管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓(xùn)與提高,使我局人事檔案管理工作的理論探討與深化,自身改革與發(fā)展受到限制。

 ?。ㄋ模┚种眴挝蝗耸虏块T(mén)檔案意識(shí)不強(qiáng)。

  為規(guī)范我局人事檔案管理工作,我局印發(fā)了《省長(zhǎng)江河道管理局檔案材料收集歸檔制度》和《省長(zhǎng)江河道管理局檔案材料借(調(diào))閱制度和傳遞制度》,可是有些單位仍不能認(rèn)真對(duì)照制度,及時(shí)將需要?dú)w檔的人事檔案材料報(bào)送省局,借(調(diào))閱人事檔案時(shí)也不能認(rèn)真履行相關(guān)手續(xù)。這樣,不利于檔案資料的不斷更新,從而影響人事檔案材料的利用效果。

 ?。ㄎ澹┬畔㈤_(kāi)發(fā)利用率差,發(fā)揮服務(wù)作用程度低。

  人事檔案管理絕不僅僅是單純保管,而是有一系列服務(wù)內(nèi)容,包括檔案信息的開(kāi)發(fā)利用等。目前,我局人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動(dòng)服務(wù)局面,人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用程度不高,往往大多只限于干部考察、發(fā)展黨員等方面,未能真正起到應(yīng)有的作用。

 ?。n案管理手段落后。

  現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)在人事檔案管理中,只發(fā)揮了簡(jiǎn)單的檔案材料目錄的錄入作用,人事檔案管理信息化功能尚未開(kāi)發(fā)。

  三、解決人事檔案的管理與利用問(wèn)題的措施

 ?。ㄒ唬╊I(lǐng)導(dǎo)重視,組織得力。

  單位領(lǐng)導(dǎo),尤其是分管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo),應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識(shí),充分認(rèn)識(shí)到人事檔案工作在我局人事管理工作中的重要地位和作用,重視人事檔案管理工作,要將人事檔案工作列入議事日程,定期聽(tīng)取工作匯報(bào),切實(shí)解決人事檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題;要對(duì)人事檔案工作定期研究、部署,制定人事檔案工作近期或遠(yuǎn)期規(guī)劃和實(shí)施方案,做到有計(jì)劃,有部署,有檢查,有落實(shí);要主動(dòng)關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活,當(dāng)他們?cè)诠ぷ髦腥〉昧顺煽?jī)或圓滿完成了工作任務(wù)時(shí),主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)給以表?yè)P(yáng)和認(rèn)可,同時(shí)還要讓他們享受同等的升遷機(jī)會(huì),這些措施最終可以促進(jìn)人事檔案工作績(jī)效的提高。

  (二)為人事檔案管理工作提供必要的物質(zhì)條件。

  要將人事檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入單位財(cái)務(wù)計(jì)劃,保證經(jīng)費(fèi)落實(shí);要利用單位辦公樓即將拆遷的機(jī)會(huì),改善人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施,實(shí)現(xiàn)“三室”分開(kāi),即檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室分開(kāi);要為人事檔案庫(kù)房配置防盜門(mén)窗、去濕機(jī)、加濕器、溫濕度表、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)備。

 ?。ㄈ┮鋫鋵?zhuān)職檔案管理人員,提高檔案管理人員素質(zhì)。

  為切實(shí)做好“三齡一歷”審核工作,順利實(shí)現(xiàn)人事檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)任務(wù),應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定選好配足檔案管理人員,這樣可以保證人事檔案工作的長(zhǎng)效性,促進(jìn)人事檔案管理上水平;要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì),對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專(zhuān)業(yè)理論知識(shí),用檔案方面的新理論知識(shí)武裝頭腦,開(kāi)闊眼界,指導(dǎo)工作,以適應(yīng)新時(shí)期長(zhǎng)江河道管理事業(yè)發(fā)展對(duì)人事檔案管理的新要求;同時(shí),也要加強(qiáng)人事檔案管理人員的思想素質(zhì)教育,教育他們要堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、要能吃苦、耐勞,甘于奉獻(xiàn)。

 ?。ㄋ模┩晟?、落實(shí)人事檔案管理制度。

  在我局現(xiàn)有收集歸檔制度、借(查)閱制度的基礎(chǔ)上,根據(jù)單位人事檔案工作實(shí)際情況,繼續(xù)制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、保管保密制度、檢查核對(duì)制度等制度,努力形成一個(gè)完整的規(guī)章制度體系。

  在制定制度的基礎(chǔ)上,更要關(guān)注制度的貫徹落實(shí)情況。要按照規(guī)章制度要求,定期檢查監(jiān)督局直單位對(duì)檔案制度的落實(shí)執(zhí)行情況,督促局直單位按照制度要求,及時(shí)將歸檔文件報(bào)送我局,對(duì)收集檔案材料,從手續(xù)是否完備,表述是否準(zhǔn)確、精練,觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別,使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí),保證人事檔案工作逐步制度化、規(guī)范化,真正發(fā)揮人事檔案“見(jiàn)證歷史”的作用。

  (五)提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。

  要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求,把現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段如:存貯技術(shù):微機(jī)、縮微照相;防護(hù)技術(shù):原子能處理、空調(diào)器、吸塵器;復(fù)制技術(shù):復(fù)印機(jī)、掃描機(jī);裝訂技術(shù);自動(dòng)打眼機(jī)等應(yīng)用到人事檔案管理工作中,以提高檔案管理的工作效率,延長(zhǎng)人事檔案壽命。

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