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一、ERP及其財務管理模塊簡介ERP(Enterprise Resource P1anning)——企業(yè)資源計劃系統(tǒng),是由美國著名的計算機技術(shù)咨詢和評估集團Garter Group Ihc.提出的一整套企業(yè)管理系統(tǒng)體系標準,是整合了企業(yè)管理理念、業(yè)務流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、人力物力、計算機硬件和軟件的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。在企業(yè)中,一般的管理主要包括三方面的內(nèi)容:生產(chǎn)控制(計劃、制造)、物流管理(分銷、采購、庫存管理)和財務管理(會計核算、財務管理)。這三大系統(tǒng)本身就是集成體,它們互相之間有相應的接口,能夠很好地整合在一起對企業(yè)進行管理。企業(yè)中,清晰分明的財務管理是極其重要的。所以,在ERP整個方案中它是不可或缺的一部分。ERP中的財務模塊與一般的財務軟件不同,作為ERP系統(tǒng)中的一部分,它和系統(tǒng)的其他模塊有相應的接口,能夠相互集成,比如:它可將由生產(chǎn)活動、采購活動輸入的信息自動計入財務模塊生成總賬及會計報表,取消了輸入憑證這個繁瑣的過程,幾乎完全替代了以往傳統(tǒng)的手工操作。ERP軟件的財務部分一般分為會計核算與財務管理兩大塊。會計核算主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業(yè)經(jīng)濟活動中的變動過程及其結(jié)果。它由總賬、應收賬款、應付賬款、現(xiàn)金、固定資產(chǎn)等部分構(gòu)成。財務管理的功能主要是基于會計核算的數(shù)據(jù),再加以分析,從而進行相應的預測、決策和控制活動。
二、企業(yè)財務管理運用ERP動因分析在人類物質(zhì)文明和精神文明迅速發(fā)展的今天,企業(yè)財務管理面臨許多新的挑戰(zhàn):1.財務管理的重心發(fā)生轉(zhuǎn)移。傳統(tǒng)的企業(yè)財務管理是以融資、投資、盈余分配為主要內(nèi)容,但隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展,電子商務的普及,很多企業(yè)已經(jīng)或即將成為全球網(wǎng)絡供應鏈中的一個節(jié)點,企業(yè)的眾多業(yè)務處理活動都將在互聯(lián)網(wǎng)上進行,財務管理的重心將全面介入到產(chǎn)品和市場上來。2.企業(yè)的資源管理及業(yè)務流程管理需要實現(xiàn)一體化和全面管理。企業(yè)不僅需要合理規(guī)劃和運用自身各項資源,還需將經(jīng)營環(huán)境中的各個方面,如客戶、供應商、分銷商和代理網(wǎng)絡、各地制造工廠和庫存物資等經(jīng)營資源緊密結(jié)合起來,形成供應鏈,并準確及時地反映各方的動態(tài)信息,監(jiān)控經(jīng)營成本和資金流向,提高企業(yè)對市場反應的靈活性和財務效率。3.財務管理逐步走向國際化。隨著我國加入WTO,越來越受到全球經(jīng)濟一體化以及電子商務浪潮的影響,財務管理的國際化已是必然選擇。首先是財務信息的國際化。企業(yè)要提供具有國際可比性的會計信息,傳統(tǒng)會計的單一貨幣計量將被打破,取而代之的將是多國貨幣、電子貨幣。其次是財務走向集中式管理,財務信息實時動態(tài)化?;ヂ?lián)網(wǎng)時代,企業(yè)的經(jīng)營縮短了時空的距離,普通企業(yè)同樣可以擁有原來只有跨國公司和大型企業(yè)才具有的一些優(yōu)勢和資源。這樣,企業(yè)經(jīng)營越來越多地依賴于客戶、供應商、合作伙伴及各種虛擬企業(yè),其業(yè)務分散在全球各地。由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應用使得企業(yè)可以隨時隨地將企業(yè)在全球的信息置于掌握之中,從而為財務的集中化管理創(chuàng)造條件。
三、ERP系統(tǒng)的特點財務管理的新趨勢對會計軟件提出了新的要求。與傳統(tǒng)軟件相比,ERP系統(tǒng)具有以下幾個適于財務管理的特點:1.ERP系統(tǒng)覆蓋整個企業(yè)管理的信息系統(tǒng),實現(xiàn)了企業(yè)資源管理及業(yè)務流程管理的一體化。ERP系統(tǒng)分為財務管理、供應鏈管理、制造資源管理、項目管理、人力資源管理、銷售自動化等幾大模塊。系統(tǒng)中信息資源可充分共享,數(shù)據(jù)在系統(tǒng)間能夠流暢傳遞,不僅內(nèi)部的各模塊充分集成,與供應鏈和生產(chǎn)制造等系統(tǒng)也達到了無縫集成,使得企業(yè)各項經(jīng)營業(yè)務的財務信息能及時準確地得到反饋,從而加強了對企業(yè)資金流的全局管理和控制。系統(tǒng)強調(diào)的是面向業(yè)務流程的財務信息的收集、分析和控制,使財務系統(tǒng)能支持重組后的業(yè)務流程,并做到對作業(yè)活動的成本控制,實現(xiàn)了企業(yè)資源管理及業(yè)務流程管理的一體化。2.ERP系統(tǒng)是一個實時的動態(tài)的管理系統(tǒng)。傳統(tǒng)的企業(yè)管理軟件模仿手工核算模式,管理廣度僅限于財務部門,偏重于資金流,深度僅限于事后分析。ERP軟件以企業(yè)作業(yè)為起點,對企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生、發(fā)展和結(jié)果進行全方位跟蹤、記錄和控制。管理的廣度從單一的財務部門擴展到各項作業(yè)涉及的各個部門,完全實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部業(yè)務處理一體化,做到了資金流、物流和信息流的統(tǒng)一,形成一個實時的動態(tài)管理系統(tǒng)??梢詫崿F(xiàn)總部與分支機構(gòu)以及分支機構(gòu)之間的實時、動態(tài)的信息交換,使集團內(nèi)財務、銷售、庫存信息得到及時準確的傳遞。在全集團內(nèi)實現(xiàn)財務、采購、銷售流程的統(tǒng)一化和標準化,更好地統(tǒng)一協(xié)調(diào)與供應商和客戶的業(yè)務關(guān)系,快速處理集團范圍內(nèi)的采購、調(diào)配和送貨,實現(xiàn)總部對下屬單位的資金、物流的實時監(jiān)控和管理。3.ERP可以幫助企業(yè)實現(xiàn)財務管理國際化。ERP系統(tǒng)具有多種功能,可以對跨國公司內(nèi)不同類型企業(yè)的財務報表進行合并,為分布在世界各地的分支機構(gòu)提供一個統(tǒng)一的會計核算和財務管理平臺;具有多種幣種的會計處理能力,能對多級次賬務,多幣種和多會計日歷的報表進行合并,并可以對科目的余額追溯至原始憑證。這樣,ERP軟件能夠支持多個國家的會計準則和國際會計準則,在多語言、多幣種的情況下提供具有國際可比性的會計信息,滿足企業(yè)參與國際競爭的需要。
四、ERP對財務管理的影響1.ERP擴大了財務管理的內(nèi)容。傳統(tǒng)工業(yè)經(jīng)濟時代,經(jīng)濟增長主要依賴廠房、機器、資金等有形資產(chǎn)。而知識經(jīng)濟時代,企業(yè)資產(chǎn)中以知識為基礎(chǔ)的專利權(quán)、商標權(quán)、計算機軟件、人力資源、產(chǎn)品創(chuàng)新等無形資產(chǎn)所占比重將大大提高。無形資產(chǎn)將成為企業(yè)最重要的投資對象之一。然而,由于無形資產(chǎn)確認、計量的困難,傳統(tǒng)核算型軟件受到很大限制,進行財務決策時也很少考慮這些無形資產(chǎn)。ERP系統(tǒng)除了財務系統(tǒng)外,還包括供應鏈管理、人力資源等系統(tǒng),可以從各方面對這些無形資產(chǎn)進行分析、預測,豐富了財務管理的內(nèi)容。2.ERP系統(tǒng)為財務管理提供了更全面、更及時的信息。ERP系統(tǒng)除了提供必須的財務報表外,還能提供多種管理性報表和查詢功能,并提供易于使用的財務模型和分析模塊,更全面地提供財務管理信息,為戰(zhàn)略決策和業(yè)務操作等各層次的管理提供服務。ERP系統(tǒng)對大量的規(guī)范的業(yè)務的計量都可以在初始化中加以設(shè)置,自動生成相應的憑證,記錄工作可由系統(tǒng)自動完成,計算和報告中的大部分工作也能通過系統(tǒng)設(shè)置而自動完成。另外,ERP系統(tǒng)的集成保證了會計信息的相關(guān)性、可靠性,保障了財務管理所需信息的質(zhì)量。系統(tǒng)的實時性又保證了會計信息的及時性。3.ERP系統(tǒng)改變了企業(yè)資金管理模式。作為公司的管理者,必須時時關(guān)心整個公司的資產(chǎn)流動性,防止發(fā)生公司整體的支付危機。在現(xiàn)實情況下,大型企業(yè)發(fā)生財務危機甚至倒閉,很多是由于資金的周轉(zhuǎn)不靈。ERP資金管理的兩個重要功能,即自動實時生成現(xiàn)金流量表和利用內(nèi)部銀行結(jié)構(gòu)對企業(yè)的資金使用情況進行量化考核,可以使集團總部作為投資中心,進行資金的合理分配與運用。ERP資金管理模塊中的資金預測功能加強了企業(yè)對中短期現(xiàn)金流量的預測,能及時預警,保證公司的順利運作。4.ERP系統(tǒng)使新的業(yè)績評價方法成為可能。企業(yè)業(yè)績評價作為一種管理手段,就是要通過全面準確及時的衡量,為采取有效的管理措施指明方向。在競爭空前激烈和強調(diào)速度、效率的時代,對于經(jīng)營過程中出現(xiàn)的種種問題,如果不在經(jīng)營過程中及時予以解決,其所造成的損失將是巨大的和難以彌補的。傳統(tǒng)的企業(yè)業(yè)績評價方法是對企業(yè)經(jīng)營活動最終結(jié)果的財務衡量,是一種滯后的評價手段,其最大的弊端是孤立地評價某一個環(huán)節(jié),而忽視了對質(zhì)量、時效、資本成本的考核。這種評測體系是一套靜態(tài)的標準,客觀上刺激業(yè)務人員盡可能去追求某個環(huán)節(jié)的利益,從而造成很大的浪費。同時,傳統(tǒng)的企業(yè)業(yè)績評價方法大都是間接評價,由于最終形成的財務成果是經(jīng)營活動中多個環(huán)節(jié)綜合作用的結(jié)果,傳統(tǒng)的企業(yè)業(yè)績評價方法難以直接分清責任,發(fā)揮業(yè)績評價的診斷職能,不利于事中控制,對于指導和評價公司的內(nèi)部經(jīng)營過程來說顯得力有未逮。而ERP系統(tǒng)強調(diào)管理會計的功能,以項目管理為核心,將項目作為成本中心、利潤中心進行考核,對項目進行預測、控制和分析,可以進行公司級和部門級的預算和預測,并且支持自上而下、自下而上以及分布式的預算生成;可以對財務計劃的實施過程進行實時評價,以便進行實時控制,及時糾正偏差,提高財務管理的效率。
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