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加強內(nèi)部控制制度應規(guī)范的主要內(nèi)容

來源: 編輯: 2002/11/04 08:38:55  字體:
  在建立社會主義市場經(jīng)濟體制和深化會計改革過程中,企業(yè)在遵守會計準則的基礎(chǔ)上,應以本單位會計工作實際出發(fā),建立健全和強化自身合理的會計政策和會計控制制度。對這些會計政策和會計控制制度,應作出書面文字規(guī)定,這樣,不僅有利于企業(yè)有關(guān)人員了解處理日常會計事項的政策和方法,也有利于企業(yè)會計政策的前后連貫。

    1.明確規(guī)定處理各種經(jīng)濟業(yè)務的職責分工和程序方法。企業(yè)要健全和強化內(nèi)部組織機構(gòu),它是企業(yè)經(jīng)濟活動進行計劃、指揮和控制的組織基礎(chǔ),其核心問題是合理的職責分工。在一般情況下,處理每項經(jīng)濟業(yè)務的全過程,或者在全過程的某幾個重要環(huán)節(jié)都規(guī)定要由兩個部門或兩個以上部門、兩名或兩名以上工作人員分工負責,起到相互控制的作用。如匯出一筆采購貨款,規(guī)定要由采購經(jīng)辦人填寫請款單,供應計劃員(或供應部門負責人)審查請款數(shù)額、內(nèi)容及收款單位是否符合合同和計劃,會計員審核請款單的內(nèi)容并核對采購預算后編制付款憑證,最后由出納員憑手續(xù)完整的付款憑證辦理匯款結(jié)算(出納員開出匯款結(jié)算憑證,還要通過會計員審核),前后須經(jīng)四人分工負責處理。而采購匯款的報帳業(yè)務,則規(guī)定要經(jīng)過采購經(jīng)辦人填寫報帳單,貨物提運人員提貨,倉庫保管員驗收數(shù)量,檢查員驗收質(zhì)量,以及會計員審核發(fā)票、帳單及驗收憑證,編制轉(zhuǎn)帳憑證報銷。

    2.明確資產(chǎn)記錄與保管的分工。規(guī)定管錢、管物、管帳人員的相互制約關(guān)系,旨在保護資產(chǎn)的安全完整。如出納員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權(quán)債務帳目的登記工作;銀行票據(jù)的簽發(fā)印鑒,必須有兩人分別掌管;向銀行提取較大數(shù)額現(xiàn)金時,必須由兩人以上,對領(lǐng)款、點驗安全入庫的全過程共同負責;倉庫材料明細帳要設專人稽核或另設記帳員記帳;管錢、管物、管帳人員因故離開工作崗位或調(diào)動工作時,規(guī)定要由主管領(lǐng)導指定專人代理或接替,并監(jiān)督辦理必要的交接手續(xù)或正式移交清單。另外,現(xiàn)金收付的復核制,物資收發(fā)的復秤制、復點制等,也都是防錯防弊的內(nèi)部控制制度。

    3.明確規(guī)定保證會計憑證和會計記錄的完整性和正確性要求。如對各種自制原始憑證,在格式、份數(shù)、編號、傳遞程序、各聯(lián)的用途、有關(guān)領(lǐng)導和經(jīng)辦人簽章、明細數(shù)同合計數(shù)及大小寫數(shù)字一致等方面作出規(guī)定;對各種帳簿記錄,要求帳證的一致或保持一定統(tǒng)馭關(guān)系的規(guī)定;還有會計核算中規(guī)定的雙線核對、余額明細核對、各種報表相關(guān)數(shù)字核對,以及由此而規(guī)定的內(nèi)部稽核制度等。

    4.明確規(guī)定建立財產(chǎn)清查盤點制度。如為了保證財產(chǎn)物資的安全和完整,除規(guī)定物資保管員對每項物資進行收付后,都要實行永續(xù)盤存辦法核對庫存帳實外,還要規(guī)定財產(chǎn)物資的局部清查和全面清查制度,以保證帳卡物相符或及時處理發(fā)生的差錯。又如現(xiàn)金出納員除規(guī)定每日下班前要結(jié)帳清點庫存現(xiàn)金,遇有差錯要及時報告外,會計主管人員還有經(jīng)常檢查出納員工作,定期或不定期檢查庫存現(xiàn)金及金庫管理情況的責任。

    5.明確規(guī)定計算機財務管理系統(tǒng)操作權(quán)限和控制方法。

    (1)計算機代替手工填制記帳憑證是相當容易的,并且比手工制作的憑證更規(guī)范、效率更高。但是難以給查帳和審計工作提供可靠的依據(jù)。為了解決這一矛盾,可以先由計算機填制輸出記帳憑證,然后由有關(guān)經(jīng)辦人確認后簽名或蓋章,無簽名或蓋章的視作無效憑證,不得進行帳務處理。設置主輔操作員進行兩次輸入,僅僅是為了防止數(shù)據(jù)輸入時錯誤,對于原始憑證與記帳憑證中的差錯卻無法校正,連事后控制的作用也發(fā)揮不了。因此,可直接由主辦會計根據(jù)審核無誤的原始憑證操作計算機制作記帳憑證,并將數(shù)據(jù)存入一個臨時數(shù)據(jù)庫中,以便調(diào)出修改。同時應對輸出的記帳憑證確認后簽名或蓋章,然后交稽核員稽核。對于審核無誤的記帳憑證,稽核員交出納進行收、付款,并操作計算機將主辦會計存入臨時庫存中的憑證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入正式數(shù)據(jù)存中,以便進行帳務處理。

    (2)電算化可以大大提高會計工作效率和會計工作的水平。但是,不能以此代替原手工會汁處理中已建立起來的內(nèi)部控制制度和管理制度,同時,還應加強對電算化系統(tǒng)的管理,這是會計系統(tǒng)安全、正常運行的前提。要明確系統(tǒng)管理人員、維護人員不得兼任出納、會計工作,任何人不得利用工具軟件直接對數(shù)據(jù)庫進行操作。程序設計人員還應對數(shù)據(jù)庫采用加密技術(shù)進行處理,嚴格按會計電算化系統(tǒng)的設計要求配置人員,健全數(shù)據(jù)輸入、修改、審核的內(nèi)部控制制度,保障系統(tǒng)設計的處理流程不走樣變型。

    (3)對會計電算化進行內(nèi)部控制,主要是對存取權(quán)限進行控制。設多級安全保密措施,系統(tǒng)密匙的源代碼和目的代碼,應置于嚴格保密之下,從計算機系統(tǒng)處理方面對信息提供保護,通過用戶密碼口令的檢查,來識別操作者的權(quán)限;利用數(shù)值項防用戶利合法查詢推出該用戶不應了解的數(shù)據(jù)。操作權(quán)限(密級)的分配,應由財務負責人統(tǒng)一專管,以達到相互控制的目的,明確各自的責任。

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