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審計檔案裝訂中應(yīng)注意的問題

來源: 編輯: 2009/08/27 11:23:47  字體:

  審計檔案,是指審計機(jī)關(guān)在審計或者專項審計調(diào)查工作中直接形成的,具有保存價值的,以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其他介質(zhì)形式存在的歷史記錄,是審計經(jīng)驗、業(yè)績、責(zé)任等的積累。審計檔案對審計事業(yè)的傳承與發(fā)展具有借鑒意義,由于磁質(zhì)、光盤等有其特殊的保存方式,因此以下所說的檔案均指紙質(zhì)資料。

  裝檔工作看似簡單,其實也有許多學(xué)問在里面,如何順利完成繁雜的歸檔工作且達(dá)到審計署6號令中關(guān)于審計檔案的質(zhì)量控制的要求呢?作為業(yè)務(wù)處的兼職檔案員,筆者通過幾次大型審計項目的裝檔實踐,總結(jié)出一些需要注意的問題以及應(yīng)對這些問題的技巧。

  草色遙看近卻無 查看各類資料完整性

  審計結(jié)束,總有大量的各種各樣的審計資料,對此,兼職檔案員可能會感到無從下手,這時就需要咨詢專職檔案管理員,明確哪些資料需要裝檔以及裝檔的程序和步驟等等。

  通常,專職檔案管理員會先幫助排列除審計底稿類資料之外的文件,比如審計報告、送達(dá)回證、被審計單位反饋意見及會議紀(jì)要等。單就審計報告來說,可能就有正式稿、征求意見稿、修改稿、復(fù)核稿不同的幾份,需要按照“正件在前、附件在后,定稿在前、修改稿在后”的原則排序,與之相對應(yīng)的意見、說明等附后……第一、三單元的資料頁數(shù)一般不會太多,但是這些結(jié)論類、立項類的資料都是非常重要的依據(jù),缺一不可。有些時間跨度比較大的資料,如被審計單位的整改情況等,就需要審計組及時溝通取得。

  山重水復(fù)疑無路 檢查審計證據(jù)資料

  第一、三單元確定之后,第二單元的整理工作馬上開始了,這是最艱巨也是最煩瑣的任務(wù)。

  一是檢查每一頁證據(jù)資料,看是否留有充分的裝訂線,可以粘貼小紙條,并保證每頁最終都為A4紙大小。檢查簽章情況,以個人名義提供的資料,一般在取得時就已經(jīng)請?zhí)峁┤撕炞至?,不存在后續(xù)的問題。以單位名義提供的,需要看是否都加蓋了提供單位的公章,如果有沒蓋章的,需要簡單分析一下原因:提供單位拒絕蓋章、個別遺漏或者其他原因,視具體情況,補(bǔ)章當(dāng)然是最好的解決方式,否則,審計人員應(yīng)當(dāng)注明沒有加蓋公章的原因。

  二是請相關(guān)審計人員幫助確定每個底稿后附取證記錄及取證材料的順序,避免一時疏忽把資料放錯位置,并將冗余資料撤出。最關(guān)鍵的一步,要檢查底稿、記錄與日記的對應(yīng)關(guān)系,看內(nèi)容、日期是否一致,有無串位的情況;復(fù)核所附審計證據(jù)是否完整、是否能夠佐證審計取證記錄和工作底稿,必要時向法規(guī)處同事尋求幫助。

  千呼萬喚始出來 裝訂成卷

  經(jīng)過上述步驟,所有資料都已經(jīng)齊全并且符合歸檔要求,這時就可以請專職檔案員幫助分卷了。每卷不能太薄但也不能太厚,以恰好能裝進(jìn)檔案皮為宜,不塌不凸。編寫頁碼要用鉛筆,以便于修改;要標(biāo)記在材料的正面右上角、背面左上角,字體不能過大或者過小,過大影響美觀,過小則可能在掃描后的電子檔案中顯示不清晰。萬事俱備之后,就可以按照“牢固、整齊、美觀,不丟頁、不錯頁、不訂反、不損壞文件、不妨礙使用”的要求裝訂成冊了。細(xì)心在這時就變得非常重要了,它可以避免更改頁碼及拆卷等返工情況的發(fā)生。

  審計歸檔不僅僅是檔案員的職責(zé),質(zhì)量的高低與每個參加項目的審計人員息息相關(guān),如果大家能進(jìn)一步有意識的將審計檔案質(zhì)量管理關(guān)口前移,在整個審計過程中嚴(yán)格按照審計署6號令的規(guī)定收集審計資料,那將有效提高審計檔案質(zhì)量,并簡化裝訂過程。

責(zé)任編輯:vivien

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