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案例:
軟件公司A
此軟件公司在過(guò)去曾經(jīng)有一段時(shí)間非常紅火,市場(chǎng)發(fā)展迅速,銷售情況良好,但是該公司現(xiàn)在卻令人擔(dān)憂,業(yè)績(jī)大幅下滑。該公司本身不在北京,但其光盤代理生產(chǎn)廠家卻在北京,該公司卻將母盤留在北京,更為讓人不解的是,該公司與光盤生產(chǎn)廠家沒(méi)有一個(gè)嚴(yán)密協(xié)定,沒(méi)有任何書面上的合同,沒(méi)有一套嚴(yán)密的規(guī)章制度,公司內(nèi)任何一個(gè)業(yè)務(wù)員只要一個(gè)電話就可以讓廠家生產(chǎn)光盤。
由于沒(méi)有套規(guī)范的票務(wù)管理制度,不久該公司便相繼出現(xiàn)許多嚴(yán)重的問(wèn)題。癥結(jié)何在?窺一斑而知全豹,從下面兩件事中可以看出當(dāng)時(shí)該公司的問(wèn)題之嚴(yán)重。
事件一:該公司會(huì)計(jì)接到光盤代理生產(chǎn)廠家電話:貴公司有人到我們公司壓盤,請(qǐng)你們將生產(chǎn)費(fèi)用寄過(guò)來(lái)?會(huì)計(jì)說(shuō):沒(méi)有啊,我們沒(méi)壓過(guò)盤??!光盤廠家說(shuō):怎么會(huì)沒(méi)有啊,誰(shuí)誰(shuí)誰(shuí)什么時(shí)候就到這里來(lái)壓過(guò)盤,欠多少錢。會(huì)計(jì)自然覺(jué)得很奇怪,但一查還真是這么一回事:公司某個(gè)業(yè)務(wù)員壓了沒(méi)給錢。
事件二:就是貨款轉(zhuǎn)賬的問(wèn)題,照正常的操作程序,公司都應(yīng)要業(yè)務(wù)員將貨款轉(zhuǎn)到指定的賬戶上。據(jù)說(shuō)當(dāng)時(shí)一位老總說(shuō):還是將賬回到公司的賬上吧,這樣能好管理一些!但另外一個(gè)老總說(shuō):算了,轉(zhuǎn)來(lái)轉(zhuǎn)去也是個(gè)麻煩,反正也不會(huì)出什么大事兒。
后來(lái)該公司有一個(gè)業(yè)務(wù)員在公司完全不知情的情況下跳槽到另一家公司,走的時(shí)候帶走了公司存在他賬上的一筆貨款。當(dāng)時(shí)一個(gè)老總對(duì)商家說(shuō):你們進(jìn)我們的貨怎么現(xiàn)在還不給我們回款呢?商家說(shuō):我們已經(jīng)給了啊,某月某日匯到某某業(yè)務(wù)員的賬上了。
但是業(yè)務(wù)員兒已經(jīng)離開(kāi)了該公司,根本就無(wú)法追究。此事既對(duì)公司的利益造成了損失,又?jǐn)牧似髽I(yè)員工的風(fēng)氣。一筆貨款再怎么也是幾十萬(wàn)上百萬(wàn),這對(duì)公司來(lái)說(shuō)可能不算啥,但對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō),那就不是一個(gè)小數(shù)了,誘惑極大。
最后使得搞開(kāi)發(fā)的科研人員再也無(wú)心搞開(kāi)發(fā),覺(jué)得還不如看書去找一個(gè)掙錢的捷徑。業(yè)務(wù)員也會(huì)覺(jué)得這樣辛苦地站柜臺(tái)沒(méi)什么意思,何必這么老老實(shí)實(shí)的呢,還不如也學(xué)某某,發(fā)得多快,別人現(xiàn)在也沒(méi)以什么損失,在另外一個(gè)公司做業(yè)務(wù)員做得好好的,說(shuō)不定在另外一個(gè)公司照樣發(fā)。
藥品批發(fā)零售商B
藥品批發(fā)零售無(wú)疑是一個(gè)暴利行業(yè),做這個(gè)行業(yè)實(shí)在沒(méi)有賠錢的理由。但就是在這樣的一個(gè)行業(yè)。該公司在很短的一段時(shí)間內(nèi)就將報(bào)社投入的50萬(wàn)虧得干干凈凈。1999年,財(cái)務(wù)報(bào)表其毛利只有1%,這對(duì)于一個(gè)做藥品零售的公司來(lái)說(shuō)是不可思議的。當(dāng)時(shí)他們花了100元請(qǐng)了一位會(huì)計(jì)。會(huì)計(jì)的實(shí)際工作由總經(jīng)理夫人負(fù)責(zé),總經(jīng)理夫人還做公司的出納。
該公司是名符其實(shí)的夫妻店,沒(méi)有一個(gè)外人,故而外人根本不知道究竟賣多少、如何賣。由于沒(méi)一個(gè)權(quán)力制衡機(jī)制,此公司不但沒(méi)有給投錢的母公司帶來(lái)利潤(rùn),而且將公母公司投入的50萬(wàn)在很短的一段時(shí)間內(nèi)虧得干干凈凈。
具體分析
票務(wù)管理貫穿公司發(fā)展的始終,無(wú)論是最初艱難的創(chuàng)業(yè)階段,還是后來(lái)蒸蒸日日的發(fā)展階段,甚至是折戟沉沙的衰落期,票務(wù)管理都是企業(yè)的命脈。當(dāng)我們思考一個(gè)又一個(gè)悲情的商場(chǎng)故事時(shí),我們往往將目光聚焦于老總們?cè)陉P(guān)鍵時(shí)刻的錯(cuò)誤決策,卻忘了諸如票務(wù)管理這樣的細(xì)枝未節(jié),千里之堤潰于蟻穴,作為一個(gè)企業(yè)我們不能避開(kāi)票據(jù)管理這樣的細(xì)枝未節(jié)。然而當(dāng)我們將目光停在上面兩公司時(shí),我們就會(huì)發(fā)現(xiàn),他們最終的失敗都是票務(wù)管理制度的失敗,可以這樣說(shuō),千里之堤潰于票務(wù)。
就A公司而言存在下面幾方面的問(wèn)題:
一、該公司不在北京,光盤代理生產(chǎn)廠家卻在北京,在此情況下,不應(yīng)將母盤留在北京。如果要留在北京,也應(yīng)與廠家有一個(gè)嚴(yán)密協(xié)定,不能沒(méi)有相應(yīng)合同和一套票務(wù)管理制度。
二、內(nèi)部票務(wù)管理制度不健全,任何人一個(gè)電話就可以在該代理廠家生產(chǎn)光盤。光盤出廠價(jià)與市場(chǎng)價(jià)格相差極大,這中間有很大的利潤(rùn)空間,我們不難想象,一定有壓了盤只給了壓盤費(fèi),憑發(fā)票入庫(kù)而沒(méi)到會(huì)計(jì)那兒去報(bào)賬的業(yè)務(wù)員。如此一來(lái),公司前期的開(kāi)發(fā)成本很高,但公司的收入被業(yè)務(wù)員截流,這于公司是很大的損失。
三、就是貨款轉(zhuǎn)賬的問(wèn)題,沒(méi)有正常的操作程序和票務(wù)管理,公司不要求業(yè)務(wù)員將貨款轉(zhuǎn)到指定的賬戶上,對(duì)業(yè)務(wù)員的貨款沒(méi)有監(jiān)控。人腦的記憶是有限的,東西一多,時(shí)間一長(zhǎng),任何人都有可能記不清甚至忘記,這樣就給投機(jī)的人提供了機(jī)會(huì)。
四、老總不懂票據(jù)管理的重要性。這主要體現(xiàn)在下面五個(gè)方面:
1、該公司沒(méi)有嚴(yán)格的票據(jù)管理。付款沒(méi)有單據(jù),業(yè)務(wù)員付款給印盤廠沒(méi)有票據(jù),提貨付款,也沒(méi)有票據(jù),這樣使得公司的營(yíng)銷情況連會(huì)計(jì)都不知道,甚至連查都沒(méi)地方查。
2、對(duì)庫(kù)管的認(rèn)識(shí)不夠。貨款歸庫(kù)房的時(shí)候得簽入庫(kù)單,得找?guī)旃芎炞郑瑤?kù)管得找?guī)旆恐鞴芎炞?,然后得到?huì)計(jì)那兒去掛賬,入庫(kù)單和會(huì)計(jì)的單據(jù)聯(lián)號(hào)。而該公司憑發(fā)票就可以入庫(kù),這樣既打亂了票據(jù)管理的規(guī)范,也使得既有的票據(jù)成為一種沒(méi)有實(shí)際用處的擺設(shè)。
3、跟光盤廠沒(méi)有書面合同,與光盤代理生產(chǎn)廠家得有一套健全的票據(jù)管理制度,而不能僅憑一個(gè)電話就生產(chǎn)光盤,對(duì)于一個(gè)懂管理的老板這簡(jiǎn)直不可理喻。
4、不懂發(fā)票的作用和意義,憑發(fā)票入庫(kù)或提貨。我國(guó)現(xiàn)在的稅收制度還沒(méi)有建立起來(lái),很多公司和個(gè)人憑關(guān)系就能開(kāi)出發(fā)票,顯然不能做為憑證。
5、不懂會(huì)計(jì)的重要性,用100元請(qǐng)了一個(gè)只加減乘除的人來(lái)做會(huì)計(jì)。如果是一個(gè)懂票據(jù)管理的老板,他一定不會(huì)出如此下策。
對(duì)于公司B來(lái)說(shuō),主要是下面幾個(gè)方面的問(wèn)題:
一、夫妻二人一人作總經(jīng)理,一人作財(cái)務(wù)主管,我國(guó)現(xiàn)在有明文規(guī)定,公司主要負(fù)責(zé)人不能兼作財(cái)務(wù)。夫妻在民法上被視為一體的,兩人同時(shí)負(fù)責(zé)這兩個(gè)工作顯然不符合現(xiàn)代企業(yè)管理的規(guī)范,夫妻合謀,極易將票管理搞亂,極易出現(xiàn)貓膩。
二、一個(gè)人不能即做會(huì)計(jì)又做出納、會(huì)計(jì)和出納不可能由一個(gè)人來(lái)?yè)?dān)任,在票據(jù)管理中這樣做極其容易作假犯規(guī),這即使在傳統(tǒng)企業(yè)中也是違規(guī)的。
三、庫(kù)管和銷售由一個(gè)人承擔(dān),這是一件十足的奇跡,正常情況來(lái)說(shuō),公司的庫(kù)管和銷售是應(yīng)該嚴(yán)格分開(kāi)的,這樣做才能使得票據(jù)管理規(guī)范化。作為一個(gè)小公司兼職的情況是可以發(fā)生的,但不能在這種沖突性極強(qiáng)的職位上進(jìn)行兼職。當(dāng)公司的規(guī)模還比較小的時(shí)候,一些職位可以兼職。比如,會(huì)計(jì)可以兼任辦公室管理人員等,但會(huì)計(jì)和出納,庫(kù)管和銷售這些易矛盾的職位是很忌諱兼職的。權(quán)力需要制衡,這是一個(gè)極明白極簡(jiǎn)單的道理。
解決辦法
其實(shí)任何一個(gè)公司或企業(yè),在發(fā)展過(guò)程中都會(huì)遇到這樣那樣的困難,這并不可怕,這是正常的,沒(méi)有挫折,沒(méi)有困難才是不正常的。重要的是直面困難,解決困難,這樣失敗才能是成功之母,否則,失敗只能是失敗之母。
對(duì)于A公司來(lái)說(shuō),應(yīng)從下面幾個(gè)方面入手:
一、不能將母盤留在北京。即使是為了生產(chǎn)方便必須將母盤留在北京,也得與該公司與生產(chǎn)廠家有一個(gè)嚴(yán)密的協(xié)定,制定一套約束彼此的規(guī)章制度,有一套相應(yīng)的票據(jù)管理章程。
二、貨款轉(zhuǎn)賬按正常的操作程序,公司應(yīng)要求業(yè)務(wù)員將貨款轉(zhuǎn)到指定的賬戶上,貨款的進(jìn)出都得票據(jù)為證。業(yè)務(wù)員付款給印盤廠得有票據(jù),與商家發(fā)貨付款,同時(shí)得票據(jù)。貨款歸庫(kù)房的時(shí)候得簽入庫(kù)單,得找?guī)旃芎炞?,?kù)管得找?guī)旆恐鞴芎炞?,然后得到?huì)計(jì)那兒去掛賬,單據(jù)聯(lián)號(hào),這樣的話,你付了沒(méi)付都有依據(jù),以便會(huì)計(jì)盤存和查賬等方面的操作。不能憑發(fā)票就提貨,而應(yīng)有更規(guī)范的程序、更規(guī)范的票據(jù)管理。
三、跟光盤廠得有書面合同,生產(chǎn)光盤得有票據(jù)為證,不能僅憑一個(gè)電話就生產(chǎn)光盤。
四、就老板個(gè)人來(lái)說(shuō),管理素質(zhì)有待提高,要更加嚴(yán)格的要求自身,抽出時(shí)間學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)管理,票務(wù)管理方面的知識(shí),建立董事制,對(duì)總經(jīng)理進(jìn)行考察,業(yè)務(wù)水平提高,業(yè)績(jī)進(jìn)步則可繼續(xù)擔(dān)任此職,如果做不到則另請(qǐng)高明。我們現(xiàn)在反過(guò)來(lái)想,這樣做的好處。也即是說(shuō)為什么要這樣做:這樣做有兩個(gè)好處:
1、比如你業(yè)務(wù)員印了100張盤,你報(bào)200張盤,那么你不可能入庫(kù),因?yàn)閹?kù)管在那兒管著。
2、即使銷售跟庫(kù)管通合謀,那么還有會(huì)計(jì),因?yàn)閱螕?jù)聯(lián)號(hào)的,每個(gè)月都有一個(gè)盤存,如果你報(bào)150張那么你就虧了50張,那么這種損失就是庫(kù)管的,所以庫(kù)管你就得三思而后行,行成一套權(quán)力制衡體系,一環(huán)扣一環(huán)。
五、建立規(guī)范化的市場(chǎng)操作體系和信息流通體制,一套業(yè)務(wù)員評(píng)價(jià)體系。
任何一個(gè)業(yè)務(wù)其行為都作為存檔資料,即使你走出本公司,那么另外一個(gè)公司也可能獲知你的所做所為,在這種情況下,業(yè)務(wù)員個(gè)人首先想到的是對(duì)自己的行為負(fù)責(zé)?,F(xiàn)在我國(guó)還沒(méi)有這種信息流通體制,不過(guò)隨著時(shí)間的推移,那么這種業(yè)務(wù)員的評(píng)價(jià)體系的建立,人才選用的手段和觀念都更為標(biāo)準(zhǔn)化,更為有利于公司的發(fā)展。
對(duì)于公司B來(lái)說(shuō),我們應(yīng)從下面幾個(gè)方面予以改進(jìn):
一、專門請(qǐng)一個(gè)人來(lái)負(fù)責(zé)營(yíng)業(yè),規(guī)定在一定時(shí)間內(nèi)盤存,請(qǐng)專家建一套相應(yīng)的營(yíng)業(yè)規(guī)范。
二、建立一套嚴(yán)格的管理制度,特別是在藥品的出入庫(kù)制度,不能說(shuō)拿就拿,要見(jiàn)出入庫(kù)單。有一套好的制訂在那兒放著,管理者不管人,而是要用制度管人。從庫(kù)管來(lái)說(shuō),別人拿藥時(shí)不注意,那么盤存的時(shí)候你就負(fù)責(zé),那么不管是誰(shuí)來(lái)拿,你首先考慮的都是后果由誰(shuí)負(fù)責(zé)的問(wèn)題。
三、要有一個(gè)權(quán)力制衡機(jī)制,在關(guān)鍵的的位置上做到不矛盾,不重合。
安卓版本:8.7.50 蘋果版本:8.7.50
開(kāi)發(fā)者:北京正保會(huì)計(jì)科技有限公司
應(yīng)用涉及權(quán)限:查看權(quán)限>
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