任何一家企業(yè)，小到街邊的一個報攤，大到像沃爾瑪這樣的五百強巨頭，離開信息就無法生存。當企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模的時候，常常會碰到這樣的情況。每個部門有自己的數(shù)據(jù)來源，部門間的信息無法互相驗證，甚至互相矛盾�？偨�(jīng)理往往要求公司信息系統(tǒng)能夠整合，數(shù)據(jù)能夠互相驗證。于是，信息系統(tǒng)的整合就成了企業(yè)經(jīng)常遇到的一個問題。本文從孤立系統(tǒng)產生的原因，信息系統(tǒng)整合的必要性、可行性和具體策略，討論企業(yè)信息系統(tǒng)整合這一問題。
系統(tǒng)孤立產生的原因
1.企業(yè)發(fā)展的過程決定了系統(tǒng)的發(fā)展是循序漸進的
企業(yè)初創(chuàng)始時對信息系統(tǒng)的要求一般比較低，而且常常沒有足夠的資金投入到信息系統(tǒng)，其對于信息的需求隨著企業(yè)的發(fā)展而發(fā)生變化。所以，希望企業(yè)在初創(chuàng)時就有一個很清晰的戰(zhàn)略，知道需要什么樣的信息系統(tǒng)，把信息系統(tǒng)全部建立起來的想法完全是烏托邦，幾乎沒有實現(xiàn)的可能。即使是跨國公司在中國的新投資，信息系統(tǒng)的投資也是循序漸進的，也是有了業(yè)務上的需求后才會找到解決方案，然后再考慮投資。所以，孤立系統(tǒng)是企業(yè)信息系統(tǒng)的常態(tài)，是我們必須面對的現(xiàn)實。
2.企業(yè)信息系統(tǒng)本身決定了孤立系統(tǒng)是不可避免的
離開了業(yè)務需求，信息系統(tǒng)本身就毫無價值可言。根據(jù)系統(tǒng)的目的、用戶對象和數(shù)據(jù)來源，可以對系統(tǒng)做一些分類：
�。�1）以操作為目的的系統(tǒng)：財務記賬系統(tǒng)、進銷存系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)、計劃系統(tǒng)等。這類系統(tǒng)的主要用戶是企業(yè)的操作人員，目的是記錄企業(yè)的基本數(shù)據(jù)、排出計劃等。
�。�2）以分析為目的的系統(tǒng)：提供報表，供決策使用。主要是集團內部的報表系統(tǒng)、儀表板、BI 之類的分析系統(tǒng)。
根據(jù)數(shù)據(jù)的主要來源，則可以將系統(tǒng)分為主要來自內部的系統(tǒng)和主要來自外部的系統(tǒng)。最典型的主要來自外部的系統(tǒng)有關鍵客戶系統(tǒng) （CRM）。最典型的主要來自內部的系統(tǒng)有財務系統(tǒng)。用表格形式可以表述如表1.
表1 企業(yè)信息系統(tǒng)的分類
| 操作 | 分析 | |
| 外部 | 銀行電子支付 稅務申報系統(tǒng)， EDI |
關鍵客戶系統(tǒng)（CRM） 市場調查報告 |
| 內部 | 財務系統(tǒng)，進銷存， 生產計劃，考勤，工資計算 |
集團報告， BI 儀表板，數(shù)據(jù)倉庫 |
這些系統(tǒng)所服務的對象、存在的目的、需求產生的時間都是不同的，在市場上也很少能夠找到供應商提供一個整體解決方案。即便公司的資金實力雄厚，也不可能把所有的系統(tǒng)一步到位地建立起來，得到一個一勞永逸的解決方案。而希望在企業(yè)初創(chuàng)階段就把所有信息需求都搞清楚，發(fā)展出一個長期有效的企業(yè)信息系統(tǒng)實施戰(zhàn)略以及整體規(guī)劃也是不現(xiàn)實的。
信息系統(tǒng)整合的必要性
首先，我們應該考慮的不是怎樣整合企業(yè)信息系統(tǒng)，而是考慮這是不是一個問題，系統(tǒng)整合真的有必要嗎？
信息系統(tǒng)整合的基本目的一般有如下兩個：
�。�1）基本數(shù)據(jù)共享：減少數(shù)據(jù)錄入時間和差錯。實現(xiàn)數(shù)據(jù)口徑一致。
�。�2）信息共享：同一信息可以提供給不同的部門，減少重復勞動和重復投資。
如果部門間沒有以上兩個基本需求，則信息系統(tǒng)整合帶來的好處就非常有限了。所以，并非所有的整合都是必需的。比如，如果財務系統(tǒng)和進銷存系統(tǒng)是兩個分開的系統(tǒng)，那么財務人員就需要手工計算很多存貨信息、開票信息，并重新記錄。如果因為種種原因，這兩個系統(tǒng)是分離的，則整合不僅是必要的而且是非常緊急的。但是，如果集團需要報告一些關鍵信息，而這些信息很容易從一個或幾個信息系統(tǒng)里取得，那么試圖把集團報告系統(tǒng)和其他系統(tǒng)整合在一起就沒有很大必要。
從另一方面說，整合的需求也不是非黑即白。極端的兩頭可能是完全沒有整合需求和必須整合，當中是個灰色地帶。根據(jù)企業(yè)性質的不同以及企業(yè)不同的發(fā)展階段，整合的需求也是不同的。比如，CRM的主要內容是客戶信息，主要使用對象可能是市場營銷人員，CRM 和財務系統(tǒng)的整合需求一般不是特別強烈。然而，如果這個CRM 系統(tǒng)不僅記錄客戶基本信息以及一般的銷售信息，而且需要知道公司在某個客戶上的投入，則CRM 和財務信息的整合需求就增強了。
關于信息系統(tǒng)整合，比較少論及的一點是信息和權力的問題。我們常常說知識就是力量（Knowledge is Power）。Knowledge其實也可以解釋為知道，Power 解釋為權力。Knowing is Power也可以寫成Information is Power.在信息系統(tǒng)整合過程中無可避免地會碰到信息共享和權力的問題。如果不能深刻理解企業(yè)信息與部門權力和利益之間的關系，信息整合不但可能是無效的，而且也可能是有害的，或者是高成本的。
企業(yè)信息系統(tǒng)整合的可能性
首先，必須看到信息系統(tǒng)的發(fā)展確實是循著從分散走向整合的路徑。其中最明顯的就是ERP的發(fā)展。國內的用友、金蝶等系統(tǒng)，最初是以財務系統(tǒng)起家，為眾多企業(yè)所用。逐漸地，我們看到這些廠商開始注重存貨系統(tǒng)、財務系統(tǒng)與生產管理系統(tǒng)的集成。ERP 的發(fā)展道路實際上就是系統(tǒng)整合的一個最好的例子。所以整合是可能的，只是取決于整合的程度要求而已。
信息系統(tǒng)整合的具體策略
企業(yè)信息系統(tǒng)整合的策略大致可以分成兩種，一是大規(guī)模研究企業(yè)信息系統(tǒng)現(xiàn)狀，制定中長期信息系統(tǒng)策略，系統(tǒng)整合將是該策略中的重要組成部分。二是當有信息共享需求的時候就開始做相應的整合工作，解決新發(fā)現(xiàn)的問題。
上述這兩種策略都是有其自身的好處和問題的。
策略一是顧問們最喜歡談論的。所有的分析都很有邏輯，結論也很清晰。問題在于其本身的成本和結論的時效性。大規(guī)模研究的成本較高，關鍵在于今天得出的結論充其量能夠滿足今天的需求。在市場瞬息萬變的今天，信息系統(tǒng)的需求也會發(fā)生很大的變化。這樣的情況完全有可能發(fā)生：項目做著做著就發(fā)覺沒有用處，結果是資源被浪費，信息管理部門的信譽也受到很大影響，話語權逐漸喪失。
策略二的成本比較低，一般可以滿足目前的需求。問題在于信息管理部門往往忙于應付，今天有了需求，滿足了，明天又會出現(xiàn)新的需求。其總成本可能相當高。
筆者認為比較好的做法可能是將兩者結合起來，對于信息系統(tǒng)整合建立一個中期的規(guī)劃，從整個企業(yè)的角度看信息需求和數(shù)據(jù)共享，并同時解決一個個單獨冒出來的問題。具體的做法如下：
1.分析企業(yè)各個部門的信息需求以及現(xiàn)存信息系統(tǒng)（分短期和中期，雪中送炭的信息和錦上添花的信息）
需要各個部門考慮目前有哪些信息需求？在不遠的將來會有哪些信息需求？我們目前有哪些信息系統(tǒng)？哪些信息需求已經(jīng)通過現(xiàn)有的系統(tǒng)得到實現(xiàn)？哪些信息需求尚未得到滿足？哪些部門可能會有我們需要的信息？應該怎樣實現(xiàn)本部門的信息需求？
2.信息來源和共享信息的分析
將所有部門的信息需求以及所能夠提供的信息匯總，制定一個信息需求和提供的交叉表（見表2）。通過交叉表可以判斷信息整合的需求和共享的可能。
3.系統(tǒng)整合的需求
從上述交叉表我們基本可以判斷數(shù)據(jù)的來源、加工以及分發(fā)的過程。從中我們可以發(fā)現(xiàn)很多重復工作以及缺失工作。理論上講，企業(yè)數(shù)據(jù)不得發(fā)生冗余。一個數(shù)據(jù)只有一個來源，不能夠有多個來源。
4.系統(tǒng)整合的策略：
系統(tǒng)整合的原則非常簡單：去除冗余數(shù)據(jù)，去除一個數(shù)據(jù)的多個來源。
一般而言，系統(tǒng)整合有兩種方法。一是用新的系統(tǒng)替代以前的一個或幾個系統(tǒng)。比如，現(xiàn)在就很少看到企業(yè)用單獨的財務系統(tǒng)和進銷存系統(tǒng)。如果有這樣的情況，一般企業(yè)會實施ERP來替代財務和進銷存系統(tǒng)。顯而易見的好處就是財務不需要手工計算銷售、采購、存貨。在手工環(huán)境下，制造型企業(yè)一般需要多個成本會計，如果實施了ERP后，一般只需要一個成本會計就足以應付日常的成本核算工作了。
第二種方法則是在系統(tǒng)間建立有機聯(lián)系，就是所謂的系統(tǒng)接口（interface）。這主要是由于不存在包羅萬象的系統(tǒng)。即使有的系統(tǒng)包含了很多功能，但是市面上有其他軟件可以提供更好的功能。為了系統(tǒng)整合，犧牲部分功能不見得是一件劃算的事情。比如，在實施 ERP的過程中，有的企業(yè)會放棄ERP 的人力資源模塊，因為市面上有更好的系統(tǒng)可以提供更好的人力資源服務。在這種情況下就需要分析利弊。根據(jù)需要共享的數(shù)據(jù)，由信息資源部門開發(fā)出數(shù)據(jù)接口。比如，ERP中有銷售數(shù)據(jù)，但是企業(yè)又需要為客戶開具增值稅發(fā)票。如果企業(yè)業(yè)務量比較大的話，一般會考慮開發(fā)數(shù)據(jù)接口，從ERP 里下載數(shù)據(jù)，上傳到金稅系統(tǒng)和開票系統(tǒng)。又比如大型企業(yè)往往會實施電子銀行或網(wǎng)上銀行，這往往需要下載ERP里應付賬款模塊中的到期應付款數(shù)據(jù)，然后上傳到支付系統(tǒng)進行支付。
系統(tǒng)接口功能對于分析系統(tǒng)尤其重要。以操作為主要目的的系統(tǒng)往往也帶有分析功能，但是其分析功能往往不夠強大。而分析系統(tǒng)涵蓋的企業(yè)數(shù)據(jù)往往也不是單一系統(tǒng)能夠提供的。這就需要分析系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)接口到各個操作系統(tǒng)中抽取數(shù)據(jù)，進行分析。
5.成本效益分析
成本往往看得很清楚，就是系統(tǒng)本身的費用、實施的費用，以及內部人員的投入。效益則有兩塊，看得見的是減少的人力資源和個人減少的工作量�？床灰姷目赡苁菙�(shù)據(jù)的準確性。計算效益可以用每個人減少的工作時間和減少的人數(shù)，并根據(jù)工資算出每年減少的費用。至于因為數(shù)據(jù)更加準確帶來的其他效益一般不容易計算，但是一定要把這一塊也考慮在其中。
信息系統(tǒng)整合的實施中必須時刻注意的幾個問題
每個企業(yè)有其獨特的DNA，處于不同的發(fā)展階段和不同的行業(yè)，對信息系統(tǒng)的要求以及整合的要求都是不同的。系統(tǒng)整合之初和實施過程中必須時刻考慮以下幾個方面：
1.現(xiàn)實主義的態(tài)度
沒有完美的整合。在很多情況下為了實現(xiàn)20%的功能花去了80%的精力和金錢是不值得的。完美主義是行不通的。
2.信息系統(tǒng)和企業(yè)文化
企業(yè)文化會影響系統(tǒng)整合需求。系統(tǒng)整合反過來也會影響企業(yè)文化。在一個擁有愿意共享企業(yè)文化的企業(yè)中，信息系統(tǒng)的整合會比較容易，也比較受歡迎。在一個各自為政的企業(yè)文化中，信息系統(tǒng)的整合往往會遇到很大阻力，整合本身可能就是一次破冰之旅。如果整合實施成功，由于制度的關系，企業(yè)文化也會逐漸改變。
3.信息系統(tǒng)和企業(yè)的戰(zhàn)略
整合之前必須問自己，企業(yè)戰(zhàn)略是什么？你是靠創(chuàng)新來競爭還是靠削減成本來競爭？你是用所謂的紅海戰(zhàn)略還是藍海戰(zhàn)略？所有這一切都會決定什么是你的核心系統(tǒng)。整合必須注重你的核心系統(tǒng)和核心數(shù)據(jù)。這里必須指出的是，不管你的戰(zhàn)略是什么，ERP一定是你的核心系統(tǒng)之一，因為ERP是像樣的企業(yè)管理的基礎。
4.信息系統(tǒng)和企業(yè)的結構
必須考慮企業(yè)的結構和規(guī)模以及部門和部門之間的溝通方式。你是一個集權的企業(yè)還是一個權力分散的企業(yè)？是以產品線為導向的管理還是以地域為導向的管理？信息系統(tǒng)整合不考慮這些問題是完全不行的。
5.信息系統(tǒng)與企業(yè)的制度和系統(tǒng)
必須考慮企業(yè)目前實施的各種制度和系統(tǒng)，比如ISO和工作流程。這些工作流程往往決定了信息系統(tǒng)的需求。然而信息系統(tǒng)本身也反過來影響這些流程。有時候簡單地修改流程比更改系統(tǒng)、整合系統(tǒng)更加事半功倍。
6.信息系統(tǒng)和企業(yè)員工
員工多少、員工的整體素質也決定了信息系統(tǒng)的整合要求。一個很小的公司可能不需要很大的系統(tǒng)，分散的系統(tǒng)也可以維持，只要隨口問一下就可以了。可是如果企業(yè)規(guī)模比較大，員工數(shù)目增多到50個以上，系統(tǒng)的整合可能就是必要的。
7.信息系統(tǒng)與企業(yè)管理風格
企業(yè)管理風格對信息系統(tǒng)的整合有很大的影響。有的總經(jīng)理喜歡用數(shù)字管理，喜歡事必躬親，其對整合的要求就會比較高，整合也容易得到支持。如果企業(yè)的管理風格是用數(shù)字說話，整合的要求也會比較強烈。反過來，如果系統(tǒng)是高度整合的，拿到數(shù)字是一件比較容易的事情，經(jīng)理們也會傾向于用數(shù)字說話，對管理風格的改善也會有所幫助。
企業(yè)最高領導的管理風格對信息整合的成敗也有很大的影響。有的管理者喜歡參與管理，由于系統(tǒng)整合往往會造成部門權力的轉移，常常會遭到相關部門或明或暗的抵制。如果希望整合成功的話，最高管理者在這里必須顯示出獨裁的一面。沒有完美無缺的項目和實施，不能因為這樣或者那樣的原因動搖整合的決心。
8.信息系統(tǒng)和組織和個人能力
組織和員工的基本素質與信息系統(tǒng)的整合要求密切相關。有的總經(jīng)理認為，企業(yè)員工素質不行，沒有ERP經(jīng)驗，所以不能上系統(tǒng)，系統(tǒng)也沒法整合。沒有比這個更錯的了。系統(tǒng)以及整合的系統(tǒng)能夠幫助員工更好的工作。員工素質越低，越缺乏經(jīng)驗就越需要整合的系統(tǒng)幫助其工作。而整合的系統(tǒng)也可以提高員工規(guī)范工作的水平。
總而言之，企業(yè)信息系統(tǒng)整合是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。但是具體整合到什么程度則需要根據(jù)企業(yè)自身的狀況決定。沒有放之四海而皆準的標準，也沒有一個百試百靈的萬靈藥，需要仔細的研究、慎密的計劃、堅定的決心和克服障礙的勇氣。
