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ERP系統(tǒng)實施到將要切換時,成功已經(jīng)近在咫尺,不過還有咫尺天涯的說法,在最后階段栽跟頭也不鮮見。切換時需要做些什么,不要做些什么,我總結了“三要三不要”。
一、要充分準備數(shù)據(jù),不要偷工減料
“ERP的成功三分靠軟件,七分靠實施,十二分靠數(shù)據(jù)”,這句話很多人都聽到過,也能理解,但不一定知道如何做才算數(shù)據(jù)準備充分。誠然,選擇不同的軟件系統(tǒng),不同的顧問對數(shù)據(jù)準備的要求不盡相同,但是差別不會很大。關鍵在于數(shù)據(jù)準備詳細到什么程度,如物料的計劃參數(shù),按照嚴格的要求每個物料都需要定義,而且定義的計劃參數(shù)應該同現(xiàn)實一致,否則ERP系統(tǒng)的計劃功能不可能順利運轉。
二、要堅持應用系統(tǒng),不要隨意另搞一套
世上沒有十全十美的事物,ERP也不例外。理論上說ERP可以覆蓋企業(yè)管理的方方面面,實際上并非如此。即便能夠實現(xiàn),也是一個過程,通常在實施的幾個月內(nèi)是不可能達到的。
三、要有應急處理方案,不要搞并行操作
不少人喜歡在ERP系統(tǒng)切換上線后搞一段時間的并行操作,覺得這是最保險的,非如此不可。此說流傳甚廣,流毒也甚廣,并行操作有百害而無一利,是必須拋棄的大謬論。
并行操作可能源自會計電算化的要求,會計電算化要求“在實施用計算機替代手工記賬前,用計算機進行會計核算與手工須同步運行一定時間,并取得相一致的結果”,既然政府部門要求財務部分必須并行操作一段時間,通常是三個月,雖然我認為這種并行沒有必要,但是也沒有討價還價的余地。不過即便如此,也僅是財務部分需要并行操作,這不意味著整個ERP系統(tǒng)尤其是生產(chǎn)管理需要并行操作。
支持并行操作的理由之一是新的系統(tǒng)剛開始使用,為了保證日常業(yè)務正常運行,不受數(shù)據(jù)準備、系統(tǒng)穩(wěn)定性、人員熟練度等影響,有必要舊系統(tǒng)并行操作一段時間??瓷先ビ械览?,實際推敲并非如此。
以計劃為例,如果原先采用手工計劃,現(xiàn)在使用MRP計劃,二者必然有差異,實際下達的計劃到底以哪個為準,如何做到并行操作呢?
ERP系統(tǒng)上線后,原始單據(jù)如訂單、出入庫單、發(fā)運單、領料單等都從系統(tǒng)中產(chǎn)生,在公司業(yè)務活動中不可能出現(xiàn)新舊兩種原始單據(jù)同時流轉,沒有原始單據(jù),舊系統(tǒng)沒有存在的基礎了。
生產(chǎn)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的時效性要求很高,新舊系統(tǒng)中庫存數(shù)量不同,可能都是對的,只是庫存數(shù)據(jù)的時間點不同而已。財務系統(tǒng)有月底結賬,只要月底余額一致即可,生產(chǎn)系統(tǒng)則要求隨時一致,企業(yè)能有足夠的資源保證生產(chǎn)的新舊系統(tǒng)的并行操作,從而達到數(shù)據(jù)隨時一致嗎?
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