審計業(yè)務電子檔案（以下簡稱電子檔案）是審計檔案的數(shù)字化形態(tài)。其制作過程大抵可以分為四個階段：即資料收集整理階段、資料數(shù)字化階段、資料整理編輯階段、刻錄光盤階段。

　　一、審計項目資料的收集整理

　　一是傳統(tǒng)原始資料的收集。與傳統(tǒng)業(yè)務檔案一樣，原始資料是電子檔案制作的基礎(chǔ)性工作。從資料的形態(tài)屬性來說，它包括紙質(zhì)資料和制作圖片、音頻、視頻所需的原始資料（模擬方式的照片、錄音帶、錄像帶等等），其中紙質(zhì)資料是電子檔案原始資料的主體。紙質(zhì)資料是指審計過程中形成的以紙為載體的所有文書。在審計項目實施過程中，立卷責任人要隨著審計程序各個環(huán)節(jié)的完成，及時收集三大類審計文書：審計實施類文書，包括原始工作底稿、分項目工作底稿、匯總工作底稿、審計證據(jù)、取證清單、審計報告等；審計項目管理類文件，包括審計方案、復核意見、審計決定、審計意見采納情況等；審計項目往來文件，包括審計過程中與上級機關(guān)、本級政府、各有關(guān)部門之間的請示、報告、批示、復函等。重要的工作和物證現(xiàn)場、上級領(lǐng)導檢查指導項目場景所拍攝的照片，證人證言以及聽證會實錄等音視頻資料，也可以作為制作電子檔案的原始性資料來收集。在收集齊全的基礎(chǔ)上，還應對全部材料進行篩選和鑒別，以保證電子檔案既完整又精煉。

　　二是項目電子資料的收集。電子資料是指審計過程中以電子計算機形成的文檔、圖表，以數(shù)碼照相機、數(shù)碼攝像機、數(shù)碼錄音機形成的數(shù)碼照片、音視頻資料，計算機輔助審計時采集的審計數(shù)據(jù)、分析利用原始數(shù)據(jù)時產(chǎn)生的計算機文件等。由于電子資料本身就是數(shù)字化生成和存儲的，制作電子檔案可以直接調(diào)用?；陔娮淤Y料存在形態(tài)的特殊性，立卷責任人應注意做到隨時收集，隨時整理，專門儲存，搞好保密，同時做好備份。

　　二、審計業(yè)務資料的數(shù)字化

　　資料數(shù)字化是對傳統(tǒng)原始資料而言。由于傳統(tǒng)原始資料以常規(guī)的物質(zhì)形態(tài)存在，要讓它成為能被計算機識別的數(shù)字信號進而制作電子檔案，必須有一個數(shù)字化的過程。對不同形態(tài)屬性的傳統(tǒng)原始資料，其數(shù)字化過程大概有以下幾種：報告表格的OCR識別，照片的掃描輸入，錄音帶、錄像帶的數(shù)字采集等。

　　一是OCR文字圖表識別。文字圖表的OCR識別是制作電子檔案的一項量大、繁瑣但又十分重要的工作。目前，對于審計過程中形成的規(guī)范印刷和打印的文書圖表，可以通過“尚書”、“清華”等比較成熟的OCR軟件轉(zhuǎn)化為計算機文檔。

　　二是照片、原件的掃描。重要的工作和物證現(xiàn)場照片、上級領(lǐng)導檢查指導項目時拍攝的場景照片，需要利用掃描儀掃描成圖片文件歸檔。審計檔案中有一些資料，如有關(guān)黨政領(lǐng)導對審計報告的批示、審計意見采納情況的文件、原始工作底稿、分項目工作底稿、取證材料清單等不宜以文字形式歸入電子檔案的，也可以掃描成圖片歸檔，以反映文件的原始面貌，做到真實可信。

　　三是音頻、視頻的采集。對審計過程中形成的錄音帶、錄像帶，證人證言及聽證會紀錄等音頻、視頻資料，可以通過數(shù)字采集卡把它轉(zhuǎn)化為計算機音視頻文件。這將更增加審計檔案的真實性和完整性，是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所無法比擬的。

　　三、資料整理編輯

　　一是定制模版。模板是體現(xiàn)電子檔案內(nèi)在體系、組織承載資料的平臺。模版應當以上級業(yè)務機關(guān)規(guī)定的格式和內(nèi)容為基準，并且根據(jù)電子檔案的特色和電子（包括經(jīng)過數(shù)字化的）資料的需要來定制。模板格式以*.Htm為宜，制作工具是Microsoft公司的Frontpage編輯軟件。電子檔案的模板，首先，要按照審計署頒布的《審計機關(guān)審計檔案工作準則》對檔案內(nèi)容和卷內(nèi)順序的規(guī)定制定；其次，科學合理地組織相關(guān)資料；第三，界面和操作使用的設(shè)計均要體現(xiàn)友好性。

　　根據(jù)上述要求，模板制作時首先要按三大類審計文書劃分三個單元。并根據(jù)電子資料的文件屬性構(gòu)建以審計報告為中心的審計項目文檔體系，把審計工作報告、審計小組報告、審計決定書、審計意見書、審計方案、審計通知書等文檔串接起來；在適當部位插入圖片縮略圖模塊，把匯總工作底稿、分項目工作底稿、原始工作底稿、取證清單、送達回證、雙向承諾書、證詞、上級領(lǐng)導指導項目的場景、重要的工作和物證現(xiàn)場、聽證會記錄等圖片資料串接起來；在適當部位插入鏈接，把證言、聽證會錄音錄像等音視頻資料、計算機輔助審計的原始數(shù)據(jù)、分析利用原始數(shù)據(jù)時產(chǎn)生的計算機文檔表格等歸集起來。在模板中，適當運用“書簽”工具設(shè)計好跳轉(zhuǎn)回接，運用“背景色”、“字體色”等工具，可以格式化、美化檔案頁面，增加電子檔案操作應用的友好性。但要注意“字體”不能隨意設(shè)置，原因首先是字體花里胡哨會影響電子檔案的嚴肅性和規(guī)范性，其次是由于在最終顯示時字體是由用于瀏覽的計算機所決定的。

　　二是整理鏈接資料。

　　考慮到電子文件在電子檔案中顯現(xiàn)的規(guī)范和快捷，Microsoft Word所形成的文檔*.Doc和Microsoft Excel所形成的表格*.Xls需要轉(zhuǎn)換成網(wǎng)頁*.Htm格式。轉(zhuǎn)換直接應用Word或 Excel中的“文件--另存為HTML”命令，而后在Microsoft Frontpage中進一步編輯。電子檔案編輯的最后一步，是將網(wǎng)頁、圖像等資料與模板掛接起來。對于一般性網(wǎng)頁，只需要做好鏈接即可；至于圖片資料，則需要制成縮略圖，瀏覽器軟件將自動把縮略圖與源圖片鏈接起來。

　　四、刻錄光盤

　　經(jīng)過以上步驟，電子檔案基本完成。但是，制作電子檔案的目的是為了便于向上級審計機關(guān)報送和檔案永久保存，必須要有合適的載體來存儲。CD-R光盤標準存儲空間為650M，可以讀取萬次以上，保存期長達百年，價廉物美、經(jīng)久耐用、便于攜帶，最適合作為存儲電子檔案的載體。當然，為了保證刻錄的性能和速度，降低刻錄失敗的風險，計算機軟硬件配置應當盡可能高。

　　光盤刻錄過程需要注意三點：一是網(wǎng)頁、音頻、視頻和其他格式的文件混合刻錄，由于音、視頻文件的發(fā)聲要求刻錄音軌，所以在確定光盤格式時不要選擇“資料光盤”格式而應當選擇“音樂光盤”格式。二是如果檔案中沒有音、視頻資料，不需要音軌的，可以直接在Windows資源管理器中用“復制”、“粘貼”的方式刻錄，刻錄音軌在Easy CD Creator的“音樂光盤配置”中進行，操作方法與“資源管理器”類似。三是為了確保成功率，刻錄光盤時不要進行其他的計算機操作，并從內(nèi)存中卸載防火墻、自動運行伺服器等不需要的軟件，盡量減少對系統(tǒng)資源的占用。有條件的可以安裝雙操作系統(tǒng)，利用一個干凈利落的系統(tǒng)專門進行光盤刻錄。