24周年

財稅實務(wù) 高薪就業(yè) 學(xué)歷教育
APP下載
APP下載新用戶掃碼下載
立享專屬優(yōu)惠

安卓版本:8.7.50 蘋果版本:8.7.50

開發(fā)者:北京正保會計科技有限公司

應(yīng)用涉及權(quán)限:查看權(quán)限>

APP隱私政策:查看政策>

HD版本上線:點擊下載>

電算化會計檔案管理

來源: 不詳 編輯: 2009/05/13 10:45:08  字體:

  [摘 要] 隨著計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展,財務(wù)會計核算方式也發(fā)生了巨大變化,許多單位都已經(jīng)實現(xiàn)了會計電算化,在大大減輕財務(wù)人員勞動強(qiáng)度,提高工作效率的同時也不同程度地存在著某些問題。針對電算化會計檔案管理中所存在的問題,應(yīng)完善會計軟硬件設(shè)施建設(shè)和會計檔案管理各項制度,提高會計部門人員素質(zhì)和思想重視程度。

  [關(guān)鍵詞] 會計電算化 會計檔案管理 問題 成因 對策

  一、電算化會計檔案管理概述

  電算化會計檔案,是指存儲在計算機(jī)中的會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù),以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。

  二、電算化會計檔案管理的內(nèi)容

  電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎(chǔ)工作,單位必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度,并由專人負(fù)責(zé)管理。財政部1996年6月30日頒布的《會計電算化工作規(guī)范》中規(guī)定:

  1.電算化會計檔案管理是重要的會計基礎(chǔ)工作,要嚴(yán)格按照財政部有關(guān)規(guī)定的要求對會計檔案進(jìn)行管理,由專人負(fù)責(zé)。

  2.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放在兩個不同的地點。

  3.采用磁性介質(zhì)保存會計檔案,要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞,而使會計檔案丟失。

  4.通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結(jié)合會計軟件的全套文檔資料,以及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

  三、電算化下會計檔案管理存在的問題

  1.電算化會計檔案本身性質(zhì)帶來的問題

  電算化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視,因此目前許多企業(yè)因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存,導(dǎo)致在電算化軟件升級后,不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用;《會計檔案管理辦法》第十二條規(guī)定:采用計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會計檔案,并對保存期限作了規(guī)定,但目前由于一些單位受條件限制,沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),還在使用老的針式打印機(jī),致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn),建立專門的電算化會計檔案保護(hù)制度;未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計檔案數(shù)據(jù)備份,未實行備用盤與存儲盤分離存放,導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

  會計電算化工作是一種無紙化工作,所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)均存在計算機(jī)的硬盤上,實際工作中常有以下幾種不當(dāng)情況發(fā)生:一是部分操作人員未養(yǎng)成每天備份的習(xí)慣,機(jī)器一但出現(xiàn)故障,則部分帳務(wù)數(shù)據(jù)將會丟失。二是不少操作者對備份的數(shù)據(jù)盤不能做到定期檢查,一旦發(fā)生問題就無法進(jìn)行補(bǔ)救。三是習(xí)慣性用軟盤備份。由于軟盤存在著容量小、易出故障等缺陷,在數(shù)據(jù)恢復(fù)上易出現(xiàn)麻煩。

  2.會計檔案管理制度不完善

  準(zhǔn)確、真實和安全是會計檔案的生命所在,是對會計工作提出的最基本的要求。由于會計檔案主要對財務(wù)收支進(jìn)行價值量的記錄和描述,反映經(jīng)濟(jì)活動的質(zhì)的變化,要求極準(zhǔn)確的資料。然而在會計電算化條件下,由于會計數(shù)據(jù)被記錄在磁盤或光盤等磁性介質(zhì)上,在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡。若被修改,就很難辨別出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的“原貌”,會計信息的真實性就難以保證;再者,電算化條件下,會計數(shù)據(jù)的高度集中在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上,未經(jīng)授權(quán)的人員出于私利和不正當(dāng)?shù)哪康挠锌赡芡ㄟ^計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件,復(fù)制、偽造、銷毀一些重要的會計數(shù)據(jù),會計信息的完整性、安全性也因此受到挑戰(zhàn)。 可見,由于磁性材料易被遺失、污染、竄改、復(fù)制、銷毀等,因此,防潮、防盜、防塵、防火、防竄改、防過期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了電算化會計檔案管理的重要內(nèi)容。

  3.缺乏必要的計算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才

  眾所周知,電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題,但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進(jìn)行一定的培訓(xùn),然后就去操作系統(tǒng),在一定層面上而言,會計人員僅學(xué)會了操作,而管理與維護(hù)對他們而言就非常陌生,由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。一般會計人員業(yè)務(wù)經(jīng)驗豐富,但計算機(jī)專業(yè)知識卻很匱乏,難以勝任用計算機(jī)處理會計業(yè)務(wù)工作。他們在使用微機(jī)處理業(yè)務(wù)的過程中往往很多是除了開機(jī)使用財務(wù)軟件之外,對微機(jī)的軟硬件知識了解甚少,一旦微機(jī)出現(xiàn)故障或與平常見到的界面不同時,就束手無策,即使廠家在安裝會計軟件時都做了系統(tǒng)的培訓(xùn),但一些從未接觸過計算機(jī)的會計人員入門還是很慢,而且在上機(jī)時經(jīng)常出現(xiàn)誤操作,一旦出錯,可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流,使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失,嚴(yán)重的導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰。

  四、電算化會計檔案管理問題形成的原因

  1.對會計電算化本身理解的偏差

  我國電算化事業(yè)起步較晚,人們的思維觀念還未充分認(rèn)識到電算化的意義及重要性。多數(shù)單位電算化都是應(yīng)用于代替手工核算,僅僅是從減輕會計人員負(fù)擔(dān)、提高核算效率方面入手,根本未認(rèn)識到建立完整的會計信息系統(tǒng)對企業(yè)的重要性,使現(xiàn)有會計提供的信息不能及時、有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)。同時,在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠,更不用說建立企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng),以及注冊自己的網(wǎng)站,根本沒能利用信息技術(shù)優(yōu)勢來提高企業(yè)運作效率。

  2.尚未引起有關(guān)部門的重視

  不論是檔案管理部門還是檔案形成部門,對歸檔工作重視不夠,檔案部門缺乏必要的措施及相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo),造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況,嚴(yán)重妨礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。

  3.缺乏明確的規(guī)章制度

  由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范,電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法,只歸檔紙質(zhì)文件,而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表,改成了用計算機(jī)打印出來的賬簿、報表。從而只突出強(qiáng)調(diào)了會計業(yè)務(wù)工作,忽視了會計檔案管理,沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員崗位責(zé)任制中,也沒有配備專人管理會計檔案。

  4.電算化會計軟件升級快

  由于會計電算化軟件近年來頻繁更換和升級,原相關(guān)的會計軟件和文檔資料也容易出現(xiàn)不相兼容的情況,如果處理不當(dāng)這部分會計資料不僅得不到有效的保管和發(fā)揮應(yīng)有作用,同時也不符合內(nèi)部控制制度的要求。

  五、如何改善電算化下的會計檔案管理

  1.完善電算化下會計檔案管理各項制度

  會計電算化檔案的管理是重要的會計基礎(chǔ)工作。計算機(jī)替代手工記賬后,會計檔案增加了新的內(nèi)容。因此,在電算檔案管理制度中,對電算化會計檔案的歸檔、保管、借閱、備份會計等都有相應(yīng)的管理制度。實施電算化后應(yīng)加強(qiáng)對會計電算化檔案的管理。基本方法是:

  (1)建立電算化會計檔案的歸檔制度

  首先應(yīng)確定歸檔范圍。電算會計檔案內(nèi)容主要包括本單位各種會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務(wù)計劃、單位預(yù)算和重要的經(jīng)濟(jì)合同、開發(fā)設(shè)計說明書,以及源程序文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式、報表取數(shù)公式、自動轉(zhuǎn)賬公式及其他計算公式、檢驗公式等,存貯于磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計資料。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會計檔案保管;會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出,并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

  (2)建立電算化會計檔案的保管制度

  與手工方式一致,電算化方式生成的證、賬、表等會計檔案,應(yīng)按規(guī)定立卷歸檔保管。會計相關(guān)職能部門應(yīng)緊密配合,確認(rèn)合法的會計檔案內(nèi)容, 根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤等,建立電算化會計檔案保管制度。一般情況下,企業(yè)每一至兩年應(yīng)對會計檔案進(jìn)行一次大的清理,發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案有損壞要進(jìn)行修補(bǔ),而對磁性介質(zhì)檔案每年應(yīng)進(jìn)行一次復(fù)制,以防磁盤等介質(zhì)損壞造成會計數(shù)據(jù)丟失。每年年終決算后,將會計信息記錄在一次性刻寫光盤上。這樣不僅光盤有效保存期限長(超過十五年),完全能夠滿足一般會計賬薄保管的需要而且一次刻錄后,光盤不再能重復(fù)擦寫,可以有效防止數(shù)據(jù)被非法修改或病毒破壞。

  (3)建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度

  要建立嚴(yán)格的電算化會計檔案借閱手續(xù)制度和使用權(quán)限制度, 電子會計檔案信息未經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意嚴(yán)禁拷貝給其他單位或個人,會計數(shù)據(jù)磁盤不得帶出財務(wù)(檔案)室,財務(wù)人員因工作需要查閱會計檔案時,必須按規(guī)定順序及時歸還原處,若要查閱入庫檔案,必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。公司內(nèi)各單位若因公需要查閱會計檔案時,必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)證明,經(jīng)財務(wù)經(jīng)理同意,方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人員因公需要查閱會計檔案時,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)財務(wù)經(jīng)理同意后,方能由檔案管理人員接待查閱,并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。存放在磁介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時,還應(yīng)該認(rèn)真檢查,防止感染病毒。

  2.提高會計部門人員素質(zhì),完善人員配置結(jié)構(gòu)

  由于電算化會計,不僅僅是要實現(xiàn)傳統(tǒng)會計的功能,更有其他利用計算機(jī)高速度計算、分析能力的功能,所以必須相應(yīng)增加專業(yè)人才,加強(qiáng)對電子檔案的管理,為提供更有效的會計信息打好基礎(chǔ);同時電算化軟件維護(hù)及系統(tǒng)安全的要求較高,這也需要會計部門相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級人才,維護(hù)日常運作,開發(fā)更合理、高效的軟件。

  會計系統(tǒng)是由人來操作的,一個系統(tǒng)是否安全,不但取決于系統(tǒng)本身,更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì),未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身,對系統(tǒng)的安全是一種威脅。要提高會計人員計算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì),必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。企業(yè)應(yīng)立足于國際水準(zhǔn),培養(yǎng)或聘用一批高級技術(shù)人才,推動企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。各基層單位應(yīng)積極支持及組織會計人員學(xué)習(xí)和提高會計電算化知識,培養(yǎng)復(fù)合型人才,為本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。

  同時,要加強(qiáng)并制定實事求是的會計電算化人員培訓(xùn)計劃,要注重實效,不搞一刀切。對會計人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員,應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。對系統(tǒng)維護(hù)人員,應(yīng)盡量聘用社會上的計算機(jī)專業(yè)人員,畢竟,計算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作,對這些計算機(jī)專業(yè)人員只要簡單的會計培訓(xùn),就可以收到良好的效果。

  3.重視理論研究,提高思想重視程度

  電算化會計檔案管理的理論基本問題研究透徹了,會計軟件的研制就有了明確的方向和目標(biāo),才能更符合實際工作的要求,更好地服務(wù)于會計工作,以實現(xiàn)會計電算化的效益原則。

  實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位,有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識對電算化會計檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性,并督促有關(guān)制度的建立。

  與此同時加大會計法規(guī)實施力度,強(qiáng)化企業(yè)負(fù)責(zé)人的第一負(fù)責(zé)人意識,增強(qiáng)法紀(jì)觀念,做到有法必依,執(zhí)法必嚴(yán),違法必究,從而使會計違規(guī)違法行為無立足之地。

  六、結(jié)論

  電算化會計檔案作為會計檔案的一部分,它與傳統(tǒng)形式的會計檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說傳統(tǒng)形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎(chǔ),那么電算化會計檔案就是電算化獨特的個性,它代表著未來會計規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向,因此要充分發(fā)揮電算化會計的強(qiáng)大功能,必須做好電算化會計檔案管理這一基礎(chǔ)會計工作。

  參考文獻(xiàn):

  [1]張 前:電算化環(huán)境對會計檔案的影響及管理要求[M].2001

  [2]李新惠:電算化會計檔案應(yīng)注意的問題[M].2002

  [3]郭利萍:電算化會計檔案制度的建立[M].2002

  [4]部莉君 趙 偉:會計電算化對會計的相關(guān)影響[M].2001

  [5]支 華:會計電算化下的會計檔案管理工作[M].2002

  [6]馬玉昆:淺談會計檔案的管理[M].2002

  [7]張 晶:實行會計電算化后的會計檔案管理之我見[M].2002

  [8]周衛(wèi)珍:談會計電算化后會計檔案的變革[M].2002

責(zé)任編輯:冠

實務(wù)學(xué)習(xí)指南

回到頂部
折疊
網(wǎng)站地圖

Copyright © 2000 - yinshua168.com.cn All Rights Reserved. 北京正保會計科技有限公司 版權(quán)所有

京B2-20200959 京ICP備20012371號-7 出版物經(jīng)營許可證 京公網(wǎng)安備 11010802044457號