【摘要】本文根據(jù)會(huì)計(jì)電算化檔案的特點(diǎn)，分析了高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問(wèn)題，提出了加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理的對(duì)策。

　　【關(guān)鍵詞】高校；會(huì)計(jì)電算化；檔案管理

　　會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案和歷史資料，具有不可再生的特點(diǎn)，它是檢查以前年度發(fā)生的經(jīng)濟(jì)工作責(zé)任和進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。高校領(lǐng)導(dǎo)在了解學(xué)校狀況、預(yù)測(cè)經(jīng)費(fèi)開支、制定事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和科學(xué)決策時(shí)都必須借助會(huì)計(jì)檔案記載的各種信息，會(huì)計(jì)檔案是高校必不可少的經(jīng)濟(jì)信息資源，具有極為重要的經(jīng)濟(jì)意義的法律意義。會(huì)計(jì)電算化在為我們提供快捷、高效服務(wù)的同時(shí)，不同程度地存在著某些問(wèn)題。怎樣做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理，是擺在我們面前的一個(gè)新課題，需要不斷深入地研究和總結(jié)。

　　一、高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問(wèn)題

　　(一)會(huì)計(jì)電算化檔案管理內(nèi)容不夠完整

　　目前大部分高校雖已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，但由于對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，因此大多數(shù)高校定期向檔案部門移交的只是打印出來(lái)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，而沒有移交存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和開發(fā)使用的全套電算化會(huì)計(jì)的應(yīng)用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進(jìn)行了會(huì)計(jì)軟件的升級(jí)，而原有的會(huì)計(jì)軟件及資料卻未能及時(shí)進(jìn)行整理歸檔，隨著時(shí)間的推移，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用，會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性就得不到保證。會(huì)計(jì)電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用，但這種服務(wù)方式已經(jīng)制約了會(huì)計(jì)電算化檔案的利用，更無(wú)法適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化檔案的改革發(fā)展。

　　(二)會(huì)計(jì)電算化檔案自身存在的問(wèn)題

　　1.機(jī)制記賬憑證內(nèi)容不完整。盡管機(jī)制記賬憑證上面已經(jīng)打印了制單、出納、記賬、審核和會(huì)計(jì)主管等，但是卻缺少上述相關(guān)人員的印章或者簽字。作為會(huì)計(jì)憑證，內(nèi)容不完整，責(zé)任不明確。

　　2.備份打印輸出不及時(shí)。有些高校不及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)電算化形成的賬、表定期打印輸出，過(guò)于依賴計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)，沒有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯(cuò)誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就不能在最短時(shí)間、最小損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)資料，從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

　　3.硬件設(shè)施未跟上。由于某些高校受條件限制，沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限；沒有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的會(huì)計(jì)電算化檔案保護(hù)措施；沒有選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，沒有實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

　　(三)會(huì)計(jì)電算化檔案管理缺乏專門人員

　　會(huì)計(jì)電算化檔案管理要求管理人員既要懂會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，又要懂檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)。目前許多高校比較重視教學(xué)和科研的人才引進(jìn)，對(duì)檔案的管理不夠重視， 有的高校甚至讓非專業(yè)人員管理檔案，遇有上級(jí)主管部門檢查時(shí)忙于應(yīng)付， 檔案意識(shí)滯后。個(gè)別高校的檔案室多采用打開柜門，讓財(cái)務(wù)部門的同志自己查閱會(huì)計(jì)檔案，有的甚至沒辦任何手續(xù)就隨意借出檔案查閱，既不符合會(huì)計(jì)檔案管理的要求，也無(wú)法滿足高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案的信息需求。

　　(四)會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度有待完善

　　目前，國(guó)家關(guān)于會(huì)計(jì)電算化檔案管理的討論，大多是圍繞《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等幾個(gè)文件，僅對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的基本要求而談，未提及會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問(wèn)題及其防范。隨著會(huì)計(jì)電算化的普及，會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容增多了，對(duì)環(huán)境的要求提高了，而很多高校沒有認(rèn)識(shí)到這些變化，認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化，沒有及時(shí)修訂學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒有及時(shí)制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化檔案保管人員的崗位職責(zé)，也沒有及時(shí)采取相應(yīng)的保障措施來(lái)改善會(huì)計(jì)電算化檔案的保管環(huán)境等，會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。會(huì)計(jì)電算化檔案管理中存在的問(wèn)題越來(lái)越突出，原有的管理方式陳舊，不能適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的要求。

　　二、加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理的對(duì)策

　　(一)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案的管理意識(shí)

　　各類檔案設(shè)備的購(gòu)建，專職檔案管理員崗位的設(shè)置以及檔案管理制度的出臺(tái)，都離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的積極支持。因此，會(huì)計(jì)人員一方面要大力宣傳國(guó)家的財(cái)經(jīng)法規(guī)和管理規(guī)章，增強(qiáng)大家的會(huì)計(jì)電算化檔案管理意識(shí)；另一方面，積極主動(dòng)地爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心和支持，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，將會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作納入學(xué)校整體工作的范圍加以考慮和安排，加大經(jīng)費(fèi)投入，完善硬件環(huán)境，不斷升級(jí)軟件，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作順利進(jìn)行。

　　(二)提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及又對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作者提出新的更高的要求，會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是管好用好會(huì)計(jì)檔案的關(guān)鍵，針對(duì)目前高等學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)中，缺乏既懂檔案管理知識(shí)又精通財(cái)會(huì)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才，不能適應(yīng)新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案管理工作需要的情況，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理人才培養(yǎng)，進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們盡快掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術(shù)，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。

　　(三)建立和健全會(huì)計(jì)電算化檔案管理的制度體系

　　國(guó)家制定系統(tǒng)的、細(xì)化的會(huì)計(jì)電算化檔案管理辦法，以法規(guī)制度的形式加以強(qiáng)制，在方法上指導(dǎo)各單位的會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作，是做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理的保障。財(cái)政部、國(guó)家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密”；第七條規(guī)定“各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度”。筆者認(rèn)為，目前高校可根據(jù)財(cái)政部的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等管理規(guī)章，建立和健全一系列具體的、可操作性的會(huì)計(jì)電算化檔案的管理制度體系，保證會(huì)計(jì)電算化檔案的安全和完整，更好地為決策服務(wù)。具體可以制訂以下制度：

　　1.建立會(huì)計(jì)電算化檔案管理的定期備份制度。會(huì)計(jì)電算化檔案應(yīng)定期備份到磁性介質(zhì)。一般準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用，并設(shè)立備份登記簿，登記備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。需要備份的內(nèi)容包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報(bào)表，應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料按月做兩套軟盤備份，交會(huì)計(jì)檔案保管員保管。注意應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案。

　　2.建立會(huì)計(jì)電算化檔案管理的歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。要保存各版本的檔案?jìng)浞?，并在存?chǔ)介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的種類和版本號(hào)，同時(shí)標(biāo)注與哪個(gè)版本的會(huì)計(jì)軟件相對(duì)應(yīng)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報(bào)表應(yīng)定期打印輸出，并由記賬人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員等相關(guān)人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會(huì)計(jì)檔案管理員妥為保管，要制定輸出檔案的內(nèi)容、件數(shù)、保管人和使用人的登記制度。

　　3.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放在兩個(gè)建筑物內(nèi)，即對(duì)所有的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份，每份要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，并貼上寫保護(hù)，貼上封簽，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、刻錄的光盤等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊(cè)、報(bào)表等紙介質(zhì)檔案，按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理，但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等的簽章才能存檔保管，以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，保證檔案的法律效力。在電子檔案和紙質(zhì)檔案并存管理的體制下，可以在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄“備注”欄中注明相應(yīng)的電子檔案的檔號(hào)及保存地址，以相互對(duì)照利用。

　　4.建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。每次調(diào)閱，必須有檔案管理人員在場(chǎng)監(jiān)督，根據(jù)調(diào)閱權(quán)限，在調(diào)閱登記簿中詳細(xì)登記調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名和部門單位、調(diào)閱理由、調(diào)閱內(nèi)容、歸還日期、審批人員等，不得將保存的會(huì)計(jì)檔案借出。本院教職工來(lái)調(diào)閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意，由本單位財(cái)會(huì)人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。外單位人員來(lái)調(diào)閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，必須持有單位正式介紹信，經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)后，由本單位財(cái)會(huì)人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保高校會(huì)計(jì)檔案的安全性和完整性前提下，使會(huì)計(jì)電算化檔案得以充分利用。

　　5.建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。針對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點(diǎn)，在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意：對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施加以保護(hù)；要有用戶設(shè)別控制管理；要有加密的機(jī)內(nèi)操作日志管理，監(jiān)督操作系統(tǒng)；要有數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制，防止越權(quán)使用。對(duì)于普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過(guò)這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

　　6.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的銷毀制度。對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)電算化檔案，由檔案保管人員會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)向單位負(fù)責(zé)人提出銷毀意見，編制銷毀清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案名稱、卷號(hào)、數(shù)量、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，單位負(fù)責(zé)人在銷毀清冊(cè)上簽署意見。銷毀時(shí)，由單位檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和上級(jí)主管部門派員監(jiān)銷，并將實(shí)際銷毀內(nèi)容與銷毀清冊(cè)進(jìn)行準(zhǔn)確核對(duì)。銷毀后，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊(cè)上簽字。對(duì)于保管期滿但涉及債權(quán)債務(wù)未了的、在建工程的、涉外業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)檔案，均不得銷毀。

　　7.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的立卷制度。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定，各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。高校一般可以根據(jù)檔案保管年限和管理類別進(jìn)行立卷。每年保持檔案順序排列的穩(wěn)定性，沒有國(guó)家政策的調(diào)整，一般不予變更。

　　8.建立會(huì)計(jì)電算化各管理崗位責(zé)任制度。主要內(nèi)容包括：根據(jù)內(nèi)部控制制度的要求設(shè)置各工作崗位的職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)；各工作崗位的人員和具體分工；各工作崗位的輪崗辦法；對(duì)各會(huì)計(jì)電算化崗位的考核辦法。保證管理的各項(xiàng)工作責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

　　9.建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的管理工作規(guī)范。系統(tǒng)的管理工作要采取專人負(fù)責(zé)制；提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù)；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。

　　10.建立會(huì)計(jì)電算化檔案移交制度。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。移交時(shí)，要按移交清冊(cè)逐項(xiàng)移交，接替人員要逐項(xiàng)核對(duì)點(diǎn)收，交接雙方和監(jiān)交人員要在移交清冊(cè)上簽名。移交清冊(cè)應(yīng)當(dāng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。

　　隨著高校會(huì)計(jì)電算化的不斷深入，高校應(yīng)充分重視會(huì)計(jì)電算化檔案的管理，不斷解決存在的問(wèn)題?？梢岳脮?huì)計(jì)電算化檔案的數(shù)據(jù)信息，設(shè)計(jì)和建立一套高校管理與決策的支持系統(tǒng)，以充分實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化檔案的再利用。良好的會(huì)計(jì)檔案管理是保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是會(huì)計(jì)信息得以充分利用，更好地為決策服務(wù)的保證。

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