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會計(jì)電算化對審計(jì)的影響

來源: 中國總會計(jì)師·雷凱鋒 編輯: 2002/04/30 10:08:58  字體:
     會計(jì)電算化的實(shí)施,大大提高了會計(jì)信息處理的速度和準(zhǔn)確性,能為用戶提供及時(shí)、準(zhǔn)確的會計(jì)信息,是會計(jì)事業(yè)發(fā)展史上一次史無前例的飛躍。但在這個(gè)飛躍也給審計(jì)工作帶來很大的影響,歸納起來主要有下列幾方面:
  
  一、審計(jì)線索的改變
  
  由于會計(jì)實(shí)行電算化,使審計(jì)線索發(fā)生很大變化,傳統(tǒng)的手工會計(jì)系統(tǒng)中的審計(jì)線索在電算化系統(tǒng)中將會中斷甚至消失。在手工系統(tǒng)中,由原始憑證到記賬憑證,由過賬到財(cái)務(wù)報(bào)表的編制,每一步都有文字記錄,都有經(jīng)手人簽字,審計(jì)線索十分清楚。審計(jì)人員進(jìn)行審行,完全可以根據(jù)需要進(jìn)行順查、逆查或抽查。但在電算化會計(jì)系統(tǒng)中,傳統(tǒng)的賬薄沒有了,絕大部分的文字記錄消失了,代之的是存有會計(jì)資料的磁盤和磁帶,這些磁性介質(zhì)上的信息是以機(jī)器可讀的形式存在的,肉眼不能識別。此外,從原始數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī),到財(cái)務(wù)報(bào)表的輸出,這中間的全部會計(jì)處理集中由計(jì)算機(jī)按程序指令自動守成,傳統(tǒng)的審計(jì)線索在這里中斷了、消失了。傳統(tǒng)的查賬方法,對電算化的會計(jì)個(gè)體已不完全適用。為了能有效地審計(jì)電算化的會計(jì)個(gè)體,在電算化會計(jì)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開發(fā)時(shí)必須注意審計(jì)需求,要留下新的審計(jì)線索。例如,要留下每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的詳細(xì)記錄,而不能只留下更新后的當(dāng)前余額。有些系統(tǒng)中的暫存文件,經(jīng)過一定的時(shí)間就要被刪掉。如果審計(jì)需要查這些文件,則應(yīng)拷貝,以便查尋。
  
  二、會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的改變
  
  國際上近代的審計(jì)都是以系統(tǒng)為基礎(chǔ)的,即審計(jì)師要對會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制進(jìn)行審查和評價(jià),以作為制定審計(jì)方案和決定抽查范圍的依據(jù)。由于會計(jì)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了電算化,手工會計(jì)系統(tǒng)原有的內(nèi)容控制已不能適應(yīng)電子數(shù)據(jù)處理的新特點(diǎn),不能有效地降低電算化會計(jì)系統(tǒng)特有的風(fēng)險(xiǎn)。例如,在電算化會計(jì)系統(tǒng)中,會計(jì)信息的處理和存貯高度集中于計(jì)算機(jī),會使手工會計(jì)系統(tǒng)中的某些職責(zé)分離,互相寄制的控制失效。為了系統(tǒng)的安全可靠和系統(tǒng)處理與存貯的會計(jì)信息準(zhǔn)確完整,必須考慮電算化系統(tǒng)的特點(diǎn),針對其固有的風(fēng)險(xiǎn),建立新的內(nèi)部控制。這些內(nèi)部控制除了有關(guān)電子數(shù)據(jù)處理的制度、規(guī)定和人工執(zhí)行的程序控制外,內(nèi)部控制的程序化是電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的一個(gè)重要特點(diǎn)。如何識別、研究、審查和評價(jià)這些新的內(nèi)容控制,尤其是程序化的內(nèi)部控制,是會計(jì)電算化給審計(jì)提出的又一個(gè)新問題。美國注冊會計(jì)師協(xié)會發(fā)表的第3號審計(jì)準(zhǔn)則概論指出:"如果客戶在其會計(jì)系統(tǒng)中使用了電子數(shù)據(jù)處理,無論應(yīng)用是簡單的帶是復(fù)雜的,審計(jì)員都要充分地了解整個(gè)系統(tǒng), 使得能識別和評價(jià)系統(tǒng)的基本會計(jì)控制的特點(diǎn)。在包括較復(fù)雜的電子數(shù)據(jù)處理應(yīng)用的情況下,審計(jì)員在執(zhí)行必要的審計(jì)方案中將要就應(yīng)用專業(yè)化的電子數(shù)據(jù)處理的專門知識"。在會計(jì)電算化條件下,由于內(nèi)部控制變化了,審計(jì)人員必然研究電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制,掌握其審查方法。對程序控制,審計(jì)員要利用計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)進(jìn)行審計(jì)。對于電算化會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的弱點(diǎn),審計(jì)人員要能評估其影響,并向被審單位提出改進(jìn)的建議。
  
  三、審計(jì)內(nèi)容的改變
  
  在會計(jì)電算化條件下,審讓的監(jiān)督職能雖然沒有改變,但審計(jì)內(nèi)容卻發(fā)生了變化。在電算化會計(jì)信息系統(tǒng)中,會計(jì)事項(xiàng)由計(jì)算機(jī)按程序自動進(jìn)行處理,如果系統(tǒng)的應(yīng)用程序出錯(cuò)或被非法篡改,則計(jì)算機(jī)只會按給定的程序以同樣錯(cuò)誤的方法處理所有的有關(guān)會計(jì)事項(xiàng),系統(tǒng)就可能被不知,鬼不覺地嵌入非法的舞弊程序,不法分子可以利用這些舞弊程序大量侵吞企業(yè)的財(cái)物。系統(tǒng)的處理是否合規(guī)、合法、安全可靠,都與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的處理和控制功能有直接關(guān)系。電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的特點(diǎn),及其固有的風(fēng)險(xiǎn),決定了審計(jì)的內(nèi)容要增加對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和控制功能的審查。在會計(jì)電算化條件下,審計(jì)人員要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力來了解和審查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的功能,以證實(shí)其處理的合法性、正確性和完整性,保證系統(tǒng)的安全可靠。 

  當(dāng)一個(gè)系統(tǒng)已經(jīng)完成并投用后,再對它進(jìn)行改進(jìn),比在系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開發(fā)階段進(jìn)行困難得多,費(fèi)用昂貴得多。因此,除要對投用后的電算化會計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行事后審計(jì)處,還應(yīng)提倡在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)階段,應(yīng)有審計(jì)人員參與進(jìn)行事前和事中的審計(jì)。他們在系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)的各個(gè)階段要注意審查和考核下列問題:一是系統(tǒng)的功能是否恰當(dāng)、完備、能否滿足用戶核算和管理的要求;二是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程、處理方法是符合會計(jì)制度、法規(guī)、法令和財(cái)經(jīng)紀(jì)律的要求;三是系統(tǒng)是否建立了恰當(dāng)?shù)某绦蚩刂疲苑乐够蚣皶r(shí)發(fā)現(xiàn)無意的差錯(cuò)或有意的舞弊;四是系統(tǒng)是否保留了充分的審計(jì)線索,能否為日后順利開發(fā)審計(jì)提供必需的條件;五是系統(tǒng)的安全保密措施和管理制度是否健全,能否為系統(tǒng)日后安全可靠地運(yùn)行系統(tǒng)的開發(fā)控制。審計(jì)人員還參與系統(tǒng)的調(diào)試、檢測和驗(yàn)收,盡可能及時(shí)地發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的問題,及時(shí)提出改進(jìn)意見。

  四、審計(jì)技術(shù)的改變

  在手工會計(jì)處理的條件下,審計(jì)可根據(jù)具體情況進(jìn)行順查、逆查或抽查。審查一般采用審閱、核對、分析、比較、調(diào)查和證實(shí)等方法。所有審查工作都是由人工完成的。在會計(jì)電算化條件下,會計(jì)的特點(diǎn)決定了審計(jì)的內(nèi)容和技術(shù)的改變。雖然人工的各種審查技術(shù)仍是很重要的,但計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)是必不可少的審計(jì)技術(shù)。

  信息處理的電算化和信息存貯的電磁化,如果沒有全部打印輸出紙質(zhì)的賬表文件,磁性介質(zhì)上的會計(jì)資料是肉眼所不能識別的,審計(jì)人員只能利用計(jì)算機(jī)對它進(jìn)行審查。即使系統(tǒng)的全部賬表都要硬拷貝,利用計(jì)算機(jī)比手工可以更迅速、更有效地完成審閱、核對、分析、比較等各項(xiàng)審查工作。例如,計(jì)算機(jī)可以幫助審計(jì)人員審閱賬務(wù)文件,找出滿足指定條件的會計(jì)記錄;可以對眾多的會計(jì)事項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)抽樣,以便審計(jì)員對缺抽出樣本進(jìn)一步審查;還可以根據(jù)系統(tǒng)所記錄的會計(jì)資料計(jì)算出各種財(cái)務(wù)比率、變化率和進(jìn)行各種分析比較等等。
 
  在會計(jì)電算化條件下,既要對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的處理和控制功能進(jìn)行審查,又要采用計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)。對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)功能的審查,必須運(yùn)行計(jì)算機(jī),讓計(jì)算機(jī)執(zhí)行各種操作和處理,也就是利用計(jì)算機(jī)開展審計(jì)。此項(xiàng)審查是不能離開計(jì)算機(jī)僅由人工來完成的。 

  另一個(gè)計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)的應(yīng)用是,在電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開發(fā)過程中,可事先在被審計(jì)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的嵌入審計(jì)程序。這些程序可以執(zhí)行審計(jì)監(jiān)督,建立審計(jì)跟蹤文件,記錄符合指定條件的會計(jì)事項(xiàng)及其操作處理的有關(guān)信息,以便日后審計(jì)人員踴躍追查。這些程序還可以執(zhí)行一些特殊的審計(jì)功能。

  五、對審計(jì)人員的要求更高

  在會計(jì)電算化條件下,由于審計(jì)線索內(nèi)容控制、內(nèi)容和審計(jì)技術(shù)的改變,決定了對審計(jì)人員的要求高了。不懂得計(jì)算機(jī)的審計(jì)人員,因?qū)徲?jì)線索的改變而無法踴躍審計(jì);不懂得電算化會計(jì)系統(tǒng)的特點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)而不能識別和審其內(nèi)部控制;不懂得使有計(jì)算機(jī)而無法對計(jì)算機(jī)進(jìn)行審查或利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行審計(jì)。因此,要求審計(jì)人員不僅要有會計(jì)、審計(jì)理論和實(shí)務(wù)知識,而且要掌握計(jì)算機(jī)和電算化會計(jì)方面的知識和技能。
 
  由上述可見,會計(jì)電算化給審計(jì)提出了許多新問題、新要求。傳統(tǒng)的手工審計(jì)已不能適應(yīng)電算化的要求。學(xué)習(xí)、研究和開展計(jì)算機(jī)審計(jì)是審計(jì)部門和審計(jì)人員的新課題和新任務(wù)。

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