會計核算中通常有一項重要的工作沒有得到應(yīng)有的重視，這項工作就是費用報銷。為什么這么說呢？一方面，由于費用報銷簡單、重復(fù)，不易引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。另一方面，費用報銷的工作量占會計核算工作量的百分之七十以上，對于會計核算而言，這是一項重要的工作。這兩個特征矛盾般地存在著，決定了費用報銷是日常會計核算中沒有得到重視的重要工作。

一、中小企業(yè)費用報銷的操作

一般中小型企業(yè)費用報銷工作怎么做呢？

通常，費用報銷人員根據(jù)所需報銷的項目和金額填寫一份費用報銷單，并附上費用報銷的發(fā)票。發(fā)票常貼在一張白紙上，附在費用報銷單后面。費用報銷單準(zhǔn)備好后，報銷人員找相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)簽字、審批，然后提交報銷單到財務(wù)部。

費用報銷單到了財務(wù)部后，首先在費用會計處審核，主要審核費用報銷項目是否合理、發(fā)票是否正規(guī)、報銷金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)、審批流程是否完整。審核通過后，費用會計會將費用報銷單轉(zhuǎn)交出納。出納打完款后，再將標(biāo)注已打款的報銷單交給費用會計，由費用會計做賬。

這樣的流程容易在兩方面出問題。一方面，如果審核流程長，挨個找領(lǐng)導(dǎo)簽字很麻煩，效率低下。譬如，找領(lǐng)導(dǎo)簽字時領(lǐng)導(dǎo)正好在打電話，報銷人員不便冒然闖進(jìn)去，只好在室外等待。要是領(lǐng)導(dǎo)遲遲沒有掛電話的意思，大概只好先回來，這樣一來這次簽字就耽誤了，下次還得跑過去。另一方面，每筆報銷單都要提交到財務(wù)部審核，容易把財務(wù)部正常的工作安排打亂。

為了避免這種情況發(fā)生，我以前在企業(yè)就要求財務(wù)部集中受理費用報銷，每周二和周五作為費用報銷固定時間，其它時候原則上不予受理。這樣，就可以保證財務(wù)工作的連續(xù)性，同時也可以提高工作效率。

二、華為費用報銷的流程

在華為，員工如果要報銷費用，可能既見不著會計人員，也見不著出納。為什么呢？因為華為實現(xiàn)了費用報銷IT流程化處理。十年前，智能手機尚未普及，華為就已在互聯(lián)網(wǎng)上開發(fā)了SSE費用報銷系統(tǒng)。能上網(wǎng)的地方華為員工就能登錄SSE系統(tǒng)填寫費用報銷單，填寫完畢后費用報銷單系統(tǒng)會自動提交領(lǐng)導(dǎo)審批。

以員工報銷差旅費為例，首先上網(wǎng)填報費用報銷信息，信息流轉(zhuǎn)到主管處；主管需確認(rèn)差旅事項的真實性及費用的合理性；主管確認(rèn)后，再由上級權(quán)簽人審批。同時，報銷人員需將費用報銷單打印出來，附上相應(yīng)發(fā)票，提交給部門秘書。華為每個部門都配備有秘書，秘書會集中將部門的費用報銷單快遞至財務(wù)共享中心。財務(wù)共享中心簽收后，出納會集中打款，這時，整個報銷流程結(jié)束，剩下的就是會計做賬了。

在員工費用的過程中，華為財務(wù)對幾個環(huán)節(jié)進(jìn)行了優(yōu)化。

1

審批環(huán)節(jié)，由電子審批代替人工審批。以前報銷員必須找到領(lǐng)導(dǎo)面對面簽字，現(xiàn)在，電子流審批即可。

2

單據(jù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，實現(xiàn)集中快遞處理。以前是報銷人員挨個拿著單據(jù)送到財務(wù)部，現(xiàn)在只需快遞寄送到財務(wù)共享中心。

3

付款環(huán)節(jié)，系統(tǒng)批量處理代替了逐筆打款。以前要由出納一筆一筆給報銷人員打款，現(xiàn)在系統(tǒng)能歸集員工姓名、身份證號、銀行賬號等信息，與網(wǎng)銀對接后可批量轉(zhuǎn)賬，大幅減少出納的工作量。

4

賬務(wù)處理環(huán)節(jié)，由系統(tǒng)自動化處理代替手工錄入。以前每報銷一筆費用，會計就要做一筆分錄，這樣不僅效率低下，而且容易出錯?，F(xiàn)在，通過SSE費用報銷系統(tǒng)與財務(wù)軟件對接可直接生成會計憑證。

三、華為費用報銷審批要求

首先，由主管領(lǐng)導(dǎo)對下屬費用報銷的真實性和合理性把關(guān)。

華為的會計人員一般不對費用報銷的發(fā)票一一審核，不審核有幾個原因：第一，費用的真實性應(yīng)由報銷人員的主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，因為他們才真正知情；第二，費用審核工作量很大，成本效益上不劃算。

譬如，公司有20萬員工，假設(shè)平均每人每年報銷10筆費用的話，那么20萬員工就是200萬筆費用報銷，每一單審核需要3分鐘的話，總計耗時需600萬分鐘。這600萬分鐘的費用審核需要多少人工去完成呢？

有人擔(dān)心，有人虛假報銷怎么辦呢？除了前端主管領(lǐng)導(dǎo)的把關(guān)，華為在后端通過審計抽查對此予以監(jiān)督。審計抽查是一種監(jiān)控模式，如果抽查發(fā)現(xiàn)有問題，弄虛作假者會受到較重的處罰。

其次，限定領(lǐng)導(dǎo)電子審批的時間。

為了保證費用報銷審批的及時性，華為規(guī)定了電子審批的時限。一般自電子流流轉(zhuǎn)到審批人之日起，超過一定時間沒有審批的，系統(tǒng)將自動跳轉(zhuǎn)到下個環(huán)節(jié)，默認(rèn)本環(huán)節(jié)審批人已經(jīng)同意。當(dāng)然，審批責(zé)任由該沒有及時審批的審批人承擔(dān)。公司會定期提取審批時效記錄予以通報，通報本質(zhì)就是批評。

第三，限定員工費用報銷的時限。

華為員工的報銷費用原則上要在費用發(fā)生之后三個月內(nèi)進(jìn)行。如超過三個月，但未超過六個月，需說明未及時報銷的原因申請?zhí)嘏３^六個月的，不能報銷。

第四，丟失發(fā)票報銷只報銷費用的50%。

如果員工不小心將發(fā)票弄丟了，只要費用是真實發(fā)生的，也可報銷。報銷時需要寫詳細(xì)情況說明。審批通過后可報銷費用的一半。

為什么只報銷一半呢？一方面，發(fā)票丟失了，所報銷的費用不能在所得稅前扣除，這意味著公司要承擔(dān)25%的所得稅損失，這部分損失是員工造成的，理應(yīng)由員工負(fù)擔(dān)。另外的25%帶有處罰性質(zhì)，可視作對個人粗心大意弄丟發(fā)票的警示。

四、華為對員工費用報銷的監(jiān)督

華為給每個員工都建立了費用報銷誠信檔案，每個員工都有誠信分值。這個分值會決定個人費用報銷被審計抽查的概率。

員工剛?cè)肼殨r初始分為80分，B等。以后每報銷一筆費用，沒有出現(xiàn)差錯的話，就可以加1分，最高可累加到120分。誠信分?jǐn)?shù)為80-90分，內(nèi)審的抽查比例是20%；90分以上，抽查比例是10%；100分以上，抽查比例是5%。分?jǐn)?shù)在80分以下，所有的費用報銷都需要檢查。另外，分?jǐn)?shù)低于70的，每筆費用報銷財務(wù)都要事先審核，這將導(dǎo)致費用報銷時限拉長，報銷那么及時。

華為審計對費用報銷的抽查非常較真，即便對任正非本人也不例外。

很多人可能在朋友圈看到過這樣一張照片，任總自己拖著拉桿箱排隊等出租車。華為的創(chuàng)始人難道出行沒有下屬陪同嗎？華為的差旅費報銷制度規(guī)定，只有病員出差才允許有人陪同，領(lǐng)導(dǎo)出差時陪同人員的機票不能在公司報銷，需由領(lǐng)導(dǎo)個人負(fù)擔(dān)。

年末，內(nèi)部審計要對董事會成員進(jìn)行廉潔審計。審計時發(fā)現(xiàn)任總某次出差報銷了洗衣費，華為的差旅費報銷制度不允許報銷洗衣費，這屬于不當(dāng)報銷。審計將此寫到了審計報告中，任總為此做了自我批評，并將不當(dāng)報銷金額退還給了公司。

前面提到，華為員工的費用報銷一般情況下會計不會一一審核，主要由主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。如果主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)怎么辦？華為某位領(lǐng)導(dǎo)對下屬的費用報銷未能認(rèn)真履責(zé)，導(dǎo)致很多不當(dāng)費用報銷，審計抽查時發(fā)現(xiàn)了這一情況。華為是怎么處理呢？

1、要求這位領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶賠償責(zé)任，如不當(dāng)報銷費用的員工已離職，由審批人賠付不當(dāng)報銷金額。

2、停止這位領(lǐng)導(dǎo)費用報銷權(quán)簽權(quán)力三年。

如果這位領(lǐng)導(dǎo)本人希望恢復(fù)該項權(quán)力，需做兩件事。這兩件事做完后，才能恢復(fù)他的費用報銷權(quán)簽權(quán)力。

1、自掏腰包請兩個注冊會計師對他過去三年所審批的費用報銷單做一番審計；

2、審計如發(fā)現(xiàn)還有不當(dāng)報銷，也像前面那樣承擔(dān)連帶賠償責(zé)任。

任總說，審計是司法部隊，關(guān)注‘點’的問題；財務(wù)監(jiān)控關(guān)注‘線’的問題，與業(yè)務(wù)一同端到端地管理；道德遵從委員會，關(guān)注‘面’的問題，持續(xù)建立良好的道德遵從環(huán)境，是建立一個‘場’的監(jiān)管。

審計關(guān)注的是點，這個點指的是個案，也指抽查。基于成本效益原則，審計只能是抽查。財務(wù)監(jiān)控關(guān)注的是線，財務(wù)工作更多地是依據(jù)制度、流程規(guī)范管理，每個制度和流程就是一道紅線。那么，在點、線之間存在大量的空白和盲區(qū)，靠什么予以監(jiān)督呢？要靠道德。道德關(guān)注的是面的問題。道德自律不可過度依賴，還要靠持續(xù)建立良好的道德遵從環(huán)境，即建立良好的企業(yè)文化去監(jiān)督，從而實現(xiàn)全面監(jiān)督、立體監(jiān)督。

審計監(jiān)督是點的監(jiān)督，讓人不敢。財務(wù)監(jiān)督是線的監(jiān)督，讓人不能。道德是面的監(jiān)督，讓人不想。這一段話，同樣也適用于規(guī)范員工的費用報銷。（作者：袁國輝 經(jīng)授權(quán)，尊重原創(chuàng)，來源：指尖上的會計）

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