IRO在委托書征集中所采取的應(yīng)是與投資者關(guān)系路演和買方推介演講等活動相似的手段，區(qū)別只在于公司試圖影響的是股東投票的結(jié)果而不是公司出售的結(jié)果。
美國的股東委托書征集季節(jié)（proxy season）或許沒有政治選舉的精彩紛呈，但也不乏戲劇效果。需要股東投票決定的議題或許相對簡單，但有時也需要他們就有爭議的并購案或事關(guān)公司命運的改革等重大議題進行投票。
當(dāng)需要對公司管理上有爭議的議題進行投票時，IRO們所扮演的角色就像是民調(diào)專家。憑借其長年在華爾街耳濡目染的敏銳，他們各個都是這方面的行家里手。這類投資者關(guān)系調(diào)查的目的往往要確定三件事情：哪些人支持管理者；哪些人反對管理者；更重要的是，哪些人沒有表明態(tài)度。 在IRO鑒別出股東中懸而未決的選票（swing votes）后，公司管理者就可以集中時間對某些特定的股東群體施加影響。因此，在將分歧變?yōu)橛欣Y(jié)果的過程中，IRO們的確是功不可沒。
而在競選董事時，投資者關(guān)系人員通過調(diào)查以往的投票記錄就能輕易地得知管理層的支持者和反對者。但即便掌握了這些信息，投資者關(guān)系人員仍需影響相當(dāng)數(shù)量的股東的態(tài)度。
盡管越來越多的公司已逐漸意識到心態(tài)公正地去聽取股東意見的好處。但仍有一些公司在投資者抱怨時閃爍其辭，還有一些公司提前討論爭議，希望以此最大限度地降低進行無記名表決的可能性。
例如，輝瑞制藥已向公司的頂級投資者發(fā)出邀請，希望就管理人員的薪酬方案進行解釋。為回應(yīng)幾個與其績效相關(guān)的重要問題，戴爾也發(fā)布公司的投資者關(guān)系博客。而美國證券交易委員會（SEC）一直致力于推廣“非正式交談”的概念，希望讓股東的網(wǎng)上論壇成為一個公司與投資者分享想法和意見的媒介。
采用這些溝通工具來與投資者建立信任的公司也許會發(fā)現(xiàn)，這些手段幫助他們在委托書征集季節(jié)里消除了很多與股東之間的誤解。委托書代理公司——喬治森（Georgeson）公司主席大衛(wèi)。朱克（David Drake）評論說：“公司目前更希望將與管理有關(guān)的問題在幕后解決，而不是直面股東的怒氣�！�
獲得成功的要領(lǐng)
但有時委托書征集的結(jié)果會帶來直接的交鋒。委托書征集代理商都堅信IRO在委托書征集中所采取的應(yīng)是與投資者關(guān)系路演和買方推介演講等活動相似的手段，區(qū)別只在于公司試圖影響的是股東投票的結(jié)果而不是公司出售的結(jié)果。業(yè)內(nèi)人士認(rèn)為IRO面對委托書征集季節(jié)需注意兩個問題：
尋找投票股東要未雨綢繆
由于股東可能擁有上百家公司的表決權(quán)，IRO要在委托書征集季節(jié)聯(lián)系到他們是很不容易的�！叭绻覈L試去找到表決人，我會在非委托書征集季節(jié)完成這些工作，”斯科特說�！耙坏┩瓿蛇@項工作，你就可以確定表決者所能發(fā)揮的作用，達到事半功倍的效果。”
股票監(jiān)督公司通常會提供從事股東權(quán)益運動的對沖基金的歷史卷宗。上述基金曾對公司發(fā)出的懷有敵意的信件也能在相關(guān)監(jiān)管部門的文件中找到，這些文件往往表明了這些基金的經(jīng)營哲學(xué)。盡管有時會揭發(fā)公司管理的黑幕，對沖基金并不一定是公司的威脅。 “很多對沖基金根本不參與表決，” 舒爾曼解釋說�！拔覍λ麄兪欠裾嬲P(guān)心公司治理表示懷疑�！�
在對潛在投票者大概了解之后，IRO真正的工作才剛剛開始。舒爾曼介紹說，“你可以在委托書存檔對某個機構(gòu)進行公開的拜訪。也可以通過匿名的方式了解其會如何投票；或你能如何勸說其同意公司的決定。”
上述工作的目的是用溫和的方式讓股東放棄異見，從而得到對管理層有利的投票結(jié)果。但朱克警告從事投資者關(guān)系工作的人員：“小心不要過多地騷擾表決人，讓其對議題失去同情心�！�
顧問公司的背書效應(yīng)不容小覷
IRO需要持續(xù)地關(guān)注委托書顧問公司。曾對雅虎、摩托羅拉等公司發(fā)難的投資人艾瑞克。杰克遜（Eric Jackson）就經(jīng)常游說RiskMetrics（前機構(gòu)股東服務(wù)商）、Glass Lewis和委托書治理等顧問公司。這些顧問的意見對投資人來說通常極為重要，對IRO們來說自然也不容忽視。
“我們對所有來自與董事會或公司秘書的聯(lián)系都持開放態(tài)度。我們歡迎一切真正的參與，” 康涅狄格州退休計劃與信用基金的助理財務(wù)總監(jiān)米雷迪。米勒（Meredith Miller）評價說。
但米勒同時指出很多公司沒有善用機會。她評論說：“我們很少接到詢問我們?nèi)绾螌芾矸矫娴臎Q議進行投票。通常公司會雇傭委托書服務(wù)商來處理這些事務(wù)。但在近幾年，我發(fā)現(xiàn)這類服務(wù)商處打來的電話越來越少了�！�
應(yīng)對委托書征集的四個步驟
針對IRO面對委托書投票時具體的行動計劃，著名投資者關(guān)系顧問公司——Ashton合作伙伴公司提出了四個步驟：
第一步：確定股東的投票政策
制作一個包涵公司頂級機構(gòu)投資者信息的電子表格。表格中應(yīng)該列清投資的方式（例如是價值、成長還是指數(shù)投資）。接下來，對其他投資者的投票準(zhǔn)則進行研究，以便發(fā)現(xiàn)他們會如何對目前的問題進行投票。為此，IRO找出以下幾個問題的答案：
* 該投資者對須表決議題是否有具體的投票政策？
* 他們的機構(gòu)中是否有已成文的規(guī)則？
* 投資者會對需投票的議題進行具體分析嗎？
* 他們會遵照機構(gòu)股東服務(wù)公司（ISS）的意見進行投票嗎？
越來越多的公司開始在公司網(wǎng)頁上發(fā)布投票政策，因此IRO可以從中找到上述問題的答案。而且SEC也會對某些投資者的投票政策進行存檔。
第二步：識別無法識別的投票者
在確定頂級投資者的投票策略之后，投票股東可以按照其態(tài)度分為以下四個類別：
* 對某個議題投贊成票；
* 對某個議題投反對票；
* 遵照ISS的建議進行投票；
* 根據(jù)個案進行投票。
IRO可以馬上辨別出前三類股東和他們?nèi)绾芜M行投票。但如果該公司是以個案為基礎(chǔ)進行投票的，IRO則需要對其投票的決定從三個方向進行調(diào)查。
* 不管該股東是一家公司還是一家持有本公司股票的個人共同基金，都可以查看其過往的投票記錄。
* 查看機構(gòu)發(fā)言人在媒體上發(fā)表的關(guān)于其投票行為的言論。
* 直接給管理公司股票的資產(chǎn)管理人或分析師打電話。
第三步：結(jié)合ISS的建議進行分析
許多公司，特別是那些單純依賴數(shù)據(jù)分析和指數(shù)投資者往往會依據(jù)ISS意見進行投票。另外，一些自稱會以個案為基礎(chǔ)進行投票的公司也經(jīng)常會聽從ISS的意見。
IRO可以從過往的投票記錄了解到ISS的建議。但在投票記錄、媒體報道和直接的電話詢問都無法了解一家公司的投票傾向時，IRO可以將該投資者認(rèn)定為“懸而未決”的投票者，這樣的投票者可能會成為管理人的支持者。
第四步：影響“懸而未決”的投票者
就像軍醫(yī)將在戰(zhàn)爭中用治療類選法（triage process）將傷員分成三組一樣，我們可以將“懸而未決”的投票者也劃分為三類：
* 投管理者反對票的人；
* 投票支持管理者的人；
* 還未作出決定的人。
之前的兩類就不用耗費IRO的精力和管理資源。對第三類投票者，投資者關(guān)系和公司管理者干預(yù)是可以影響其投票結(jié)果的。
在與該類投資者聯(lián)絡(luò)之前，需要確定一下這種接觸的必要性。如果超過半數(shù)的股東已經(jīng)就某一種態(tài)度達成了一致，這樣的接觸顯然沒有必要。但如果40％的股東投票反對管理者，35％表示支持，而另25％的投票者態(tài)度不明朗，管理者就需要為那25%懸而未決的選票花費時間和精力。這個過程和一般的投資者拓展并無不同。公司管理者需要直接與股東對話，告訴他們?yōu)槭裁此麄兊南埠脤緛碚f是最好的決定。
