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企業(yè)會計(jì)信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究

來源: 黃翠玲 編輯: 2012/12/17 15:20:16  字體:

  摘要:隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,現(xiàn)代企業(yè)已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化,會計(jì)電算化作為一種借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)作為工具的記賬手段,具有廣泛的應(yīng)用前景,完整的會計(jì)信息管理系統(tǒng)貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的全過程中,提高了管理效率和會計(jì)信息傳遞的速度,是現(xiàn)代企業(yè)實(shí)施科學(xué)管理的有效工具,影響著企業(yè)的未來發(fā)展方向。然而,真正的會計(jì)信息管理系統(tǒng)是貫穿于企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)全過程的,不是簡單的記賬工具或者財(cái)務(wù)管理軟件,在企業(yè)會計(jì)信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和應(yīng)用方面也還存在許多問題,對這些問題的研究有助于設(shè)計(jì)更適合企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的會計(jì)信息管理系統(tǒng),為企業(yè)發(fā)展帶來新的機(jī)遇。

  關(guān)鍵詞:公司治理;會計(jì)信息管理系統(tǒng);系統(tǒng)設(shè)計(jì)

  隨著科技的發(fā)展,現(xiàn)代企業(yè)集團(tuán)創(chuàng)新的信息化管理理念沖擊著企業(yè)的組織結(jié)構(gòu),使其由傳統(tǒng)的金字塔型轉(zhuǎn)向扁平形、網(wǎng)狀型,這種分權(quán)式的企業(yè)管理模式?jīng)Q定著會計(jì)信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方向,企業(yè)集團(tuán)要想使其組織結(jié)構(gòu)和會計(jì)信息管理系統(tǒng)相適應(yīng),需要基于公司治理視角對權(quán)力進(jìn)行合理分配,對企業(yè)會計(jì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行合理設(shè)計(jì)。公司治理系統(tǒng)一般由內(nèi)部監(jiān)控和外部監(jiān)控構(gòu)成,在一定情形下,內(nèi)部監(jiān)控是公司治理的主體。內(nèi)部監(jiān)控是指企業(yè)管理當(dāng)局根據(jù)會計(jì)信息系統(tǒng)生成的各項(xiàng)財(cái)務(wù)報(bào)表對企業(yè)管理者進(jìn)行約束和激勵(lì),并且當(dāng)局有義務(wù)保證企業(yè)的會計(jì)信息系統(tǒng)向股東會、董事會、監(jiān)事會以及外界披露準(zhǔn)確、及時(shí)、系統(tǒng)的會計(jì)信息。

  一、企業(yè)應(yīng)用會計(jì)信息管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀

  目前多數(shù)的企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到信息化的重要性,在企業(yè)的財(cái)務(wù)管理中普遍使用會計(jì)核算軟件,然而,會計(jì)核算軟件不等同于會計(jì)信息管理系統(tǒng),企業(yè)在對會計(jì)信息管理系統(tǒng)認(rèn)識和使用上還存在一些問題。

 ?。ㄒ唬?jì)信息管理系統(tǒng)的執(zhí)行環(huán)境受限

  會計(jì)信息管理系統(tǒng)的執(zhí)行環(huán)境受限主要體現(xiàn)在以下方面:一是目前我國的企業(yè)普遍存在信息化程度較低的現(xiàn)象,這制約了會計(jì)信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用和發(fā)展。大型的國有企業(yè)具有較為規(guī)范的管理制度和管理程序,會計(jì)信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用尚算成熟,然而在中小企業(yè)中,應(yīng)用會計(jì)信息系統(tǒng)的成本較高,企業(yè)的信息化程度也較低,多數(shù)企業(yè)對會計(jì)信息系統(tǒng)敬而遠(yuǎn)之;二是缺乏專業(yè)的管理人才。即使部分企業(yè)認(rèn)識到會計(jì)電算化的重要性,不惜花重金配備比較齊全的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備,適宜于會計(jì)信息管理系統(tǒng)安裝和使用,但是卻缺乏相應(yīng)的管理人才,一般聘用外部人員進(jìn)行維護(hù),這樣導(dǎo)致的結(jié)果就是所應(yīng)用的會計(jì)信息系統(tǒng)不能與自身企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、公司治理系統(tǒng)相協(xié)調(diào),更不能對會計(jì)信息管理系統(tǒng)根據(jù)自身行業(yè)和企業(yè)的特點(diǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì)。三是傳統(tǒng)的會計(jì)信息管理系統(tǒng)內(nèi)部之間缺乏責(zé)任機(jī)制,基于公司治理的會計(jì)管理信息系統(tǒng)應(yīng)以責(zé)任制為中心,責(zé)任中心網(wǎng)絡(luò)的建立必須由縱向上的各級子公司、分公司及分支機(jī)構(gòu)和橫向上的各職能部門組成,在會計(jì)管理信息系統(tǒng)責(zé)任中心內(nèi)部實(shí)行責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的原則。但是,在現(xiàn)行企業(yè)會計(jì)信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)踐中,各級職能部門難以全面實(shí)現(xiàn)經(jīng)營管理責(zé)任化,從而導(dǎo)致系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性較差,橫向、縱向間的協(xié)調(diào)性差,會計(jì)信息不能及時(shí)共享,系統(tǒng)的反饋職能基本空置;此外,還有部分企業(yè)管理混亂、管理效率較低,他們期望通過應(yīng)用會計(jì)信息管理系統(tǒng)提高管理水平,人員及制度等執(zhí)行環(huán)境上的缺陷導(dǎo)致了會計(jì)信息系統(tǒng)的功能局限性。

 ?。ǘ?jì)信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)不合理

  會計(jì)信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)往往不能切合企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)流程,只是簡單的將各環(huán)節(jié)的工作手工的流程應(yīng)用電腦程序進(jìn)行模仿和照搬,并未改變會計(jì)處理流程的實(shí)質(zhì);或者只是進(jìn)行了財(cái)務(wù)部門的電算化改造,信息分散在不同的部門,部門之間也沒有建立起聯(lián)系通道,由于各部門的統(tǒng)計(jì)口徑不一致,容易導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)的不規(guī)范;或者完善了會計(jì)管理系統(tǒng),但在系統(tǒng)中各個(gè)模塊間是相對獨(dú)立,工作人員通過操作各個(gè)獨(dú)立模塊進(jìn)行管理和完成相應(yīng)的工作,各項(xiàng)工作之間缺乏協(xié)調(diào)和溝通,即在會計(jì)信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上沒有建立會計(jì)數(shù)據(jù)傳輸和共享通道,這種傳統(tǒng)的會計(jì)信息系統(tǒng)存在以下弊端:經(jīng)營活動(dòng)相關(guān)數(shù)據(jù)和管理信息被分別保存在財(cái)會人員和非財(cái)會人員手中,這導(dǎo)致信息隔閡及同一數(shù)據(jù)被多次重復(fù)存儲和調(diào)用,除非查閱原始憑證,否則無法了解經(jīng)營活動(dòng)的本來面目;在多數(shù)企業(yè)應(yīng)用會計(jì)信息系統(tǒng)中,數(shù)據(jù)通常是在業(yè)務(wù)發(fā)生后采集,而不是實(shí)時(shí)采集,財(cái)務(wù)報(bào)告經(jīng)過后臺若干加工程序后才能生成并提交到使用者手中,這使得管理者不能及時(shí)從會計(jì)信息系統(tǒng)中得到所需信息。

  此外,會計(jì)信息處理分散。會計(jì)信息管理系統(tǒng),本質(zhì)上是信息系統(tǒng),為企業(yè)計(jì)劃、控制、決策和業(yè)績評價(jià)傳遞信息數(shù)據(jù)。目前企業(yè)信息收集處理分散,信息數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式十分繁雜,特別是大型的、涉獵多個(gè)行業(yè)的企業(yè)集團(tuán),許多需要錄入的基礎(chǔ)信息分布在不同的信息生產(chǎn)部門和不同的人員手中,信息收集和查找都比較困難,并且他們數(shù)據(jù)庫操作系統(tǒng)多變,存儲數(shù)據(jù)的格式不同,在傳遞到不同服務(wù)器間交換時(shí)產(chǎn)生困難,使得信息處理失靈,甚至產(chǎn)生低質(zhì)量的數(shù)據(jù)信息,這將導(dǎo)致會計(jì)信息系統(tǒng)出具不真實(shí)的報(bào)表,誤導(dǎo)人們對企業(yè)經(jīng)營狀況的評價(jià),并可能引起錯(cuò)誤的決策。

  二、基于公司治理視角設(shè)計(jì)和完善會計(jì)信息管理系統(tǒng)

  基于公司治理視角構(gòu)建一個(gè)完整的會計(jì)信息管理系統(tǒng),對企業(yè)制度規(guī)范水平、信息化程度、管理人員的專業(yè)技能等都有較高的要求。因此,企業(yè)建立比較完善的會計(jì)信息管理系統(tǒng)應(yīng)該是一個(gè)經(jīng)過設(shè)計(jì)、執(zhí)行檢驗(yàn)、反饋、再設(shè)計(jì)的長期的過程?;诠局卫硪暯窃O(shè)計(jì)和完善會計(jì)管理系統(tǒng)應(yīng)本著可行、安全、相關(guān)、信息共享、整體性原則及權(quán)衡優(yōu)化的原則。

 ?。ㄒ唬﹦?chuàng)造良好的會計(jì)信息管理系統(tǒng)執(zhí)行環(huán)境

  創(chuàng)造良好的會計(jì)信息管理系統(tǒng)執(zhí)行環(huán)境,要從以下方面入手:第一要從公司治理的角度出發(fā),改變部分企業(yè)管理基礎(chǔ)薄弱的局面,具體包括規(guī)章制度不健全、信息化程度低、執(zhí)行力的低下、業(yè)務(wù)流程的不規(guī)范等。這些外部條件影響了會計(jì)信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果;第二要提高相應(yīng)管理人員的專業(yè)職能,企業(yè)上線會計(jì)信息系統(tǒng)需要有相關(guān)管理人才,不僅要熟練掌握計(jì)算機(jī)知識,懂得數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等;還要具有企業(yè)管理知識,能夠?qū)ο到y(tǒng)進(jìn)行合理選型、維護(hù)和二次開發(fā);第三要建立會計(jì)信息管理系統(tǒng)內(nèi)部的責(zé)任機(jī)制,按照權(quán)、責(zé)、利相結(jié)合的原則建立責(zé)任中心網(wǎng)絡(luò),加強(qiáng)各職能部門的協(xié)調(diào)溝通,保障系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)良好的實(shí)時(shí)性,使得會計(jì)信息能夠及時(shí)共享。

  (二)構(gòu)建完善的會計(jì)信息管理系統(tǒng)基本框架

  會計(jì)信息管理體統(tǒng)設(shè)計(jì)的關(guān)鍵是要構(gòu)建系統(tǒng)的基本框架,應(yīng)該包括各項(xiàng)數(shù)據(jù)庫,如企業(yè)會計(jì)事項(xiàng)數(shù)據(jù)庫。把企業(yè)日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中所有的信息(包括財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)信息)以原始數(shù)據(jù)的形式存儲在該數(shù)據(jù)庫中,該數(shù)據(jù)庫是多維數(shù)據(jù)倉庫建立的基礎(chǔ);記賬憑證庫。該數(shù)據(jù)庫對會計(jì)事項(xiàng)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)經(jīng)過處理生成的記賬憑證信息;數(shù)據(jù)抽取、轉(zhuǎn)換、裝載處理數(shù)據(jù)庫。即根據(jù)企業(yè)的決策目標(biāo),對會計(jì)事項(xiàng)數(shù)據(jù)庫和其他業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中的原始數(shù)據(jù)及外部數(shù)據(jù)信息加以整理、過濾,然后加載到數(shù)據(jù)倉庫中;數(shù)據(jù)倉庫。該庫是集成的、穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫集合,基于公司治理視角支持決策和權(quán)力監(jiān)管;元數(shù)據(jù)庫。用于管理所有與數(shù)據(jù)倉庫相關(guān)的模型、視圖和操作策略;此外還要應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘處理和聯(lián)機(jī)分析處理的新技術(shù),對數(shù)據(jù)倉庫進(jìn)行多維分析。

 ?。ㄈ└鶕?jù)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行會計(jì)信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

  生產(chǎn)型、商貿(mào)型企業(yè)都應(yīng)根據(jù)自己的核心業(yè)務(wù)流程對會計(jì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì),一個(gè)業(yè)務(wù)產(chǎn)品、一項(xiàng)業(yè)務(wù)流程分散在各部門中,在各部門間應(yīng)該系統(tǒng)地形成一套完整的業(yè)務(wù)流程管理制度,對會計(jì)信息的錄入使用統(tǒng)一口徑。在具體的業(yè)務(wù)模塊中,如在財(cái)務(wù)管理模塊,應(yīng)按照會計(jì)核算原則,以記賬為起點(diǎn),涵蓋算賬、結(jié)賬、編造報(bào)表等主要財(cái)務(wù)流程,使得會計(jì)信息能夠被充分挖掘,便于管理層的投資決策;在銷售模塊,應(yīng)按照不同產(chǎn)品和客戶設(shè)計(jì)多樣化業(yè)務(wù)流程,單獨(dú)進(jìn)行核算和售后,并進(jìn)行橫向?qū)Ρ确治?;在績效考核模塊,應(yīng)把企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)劃分為利潤中心或成本中心等責(zé)任中心,對其編制責(zé)任預(yù)算,進(jìn)行分析、考核和實(shí)施獎(jiǎng)懲,實(shí)現(xiàn)質(zhì)量跟蹤和安全控制,同時(shí)也可以生成分析預(yù)測報(bào)告,為全行經(jīng)營管理提供決策參考。在數(shù)據(jù)處理方面,要運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)據(jù)加工和處理技術(shù),能按照管理需要建立多種對應(yīng)關(guān)系,使數(shù)據(jù)同出一源,但可以實(shí)現(xiàn)在系統(tǒng)內(nèi)部的及時(shí)共享,提高數(shù)據(jù)相關(guān)性。

  (四)會計(jì)信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)控制風(fēng)險(xiǎn)

  基于公司治理視角進(jìn)行會計(jì)信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)考慮風(fēng)險(xiǎn)因素,在系統(tǒng)內(nèi)部建立風(fēng)險(xiǎn)管理模塊,內(nèi)部設(shè)置預(yù)測中心,充分發(fā)揮其風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測的功能,通過管理會計(jì)等相關(guān)學(xué)科的技術(shù)方法完成風(fēng)險(xiǎn)識別和風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)確定,并進(jìn)而使得會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部錄入的和生成的數(shù)據(jù),自動(dòng)與風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)比較,并生成相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告,便于進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)決策或采取控制措施。然后通過后期的反饋機(jī)制,對風(fēng)險(xiǎn)處理方案中實(shí)際執(zhí)行的風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)與預(yù)測的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較,企業(yè)可以更好地了解風(fēng)險(xiǎn)處理方案的實(shí)際情況,檢驗(yàn)風(fēng)險(xiǎn)處理方案設(shè)計(jì)的正確程度,并尋找存在的差距的原因,為新風(fēng)險(xiǎn)處理方案的評審提供依據(jù)。

  三、結(jié)論

  企業(yè)會計(jì)信息管理系統(tǒng)是企業(yè)管理活動(dòng)的一部分,也是公司治理結(jié)構(gòu)中不可或缺的組成部分,會計(jì)信息管理系統(tǒng)提高了企業(yè)會計(jì)信息真實(shí)性和精確度,企業(yè)內(nèi)部及外部的利益相關(guān)者能夠根據(jù)披露的會計(jì)信息掌握和監(jiān)督企業(yè)活動(dòng)并做出相關(guān)決策,對企業(yè)會計(jì)信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的研究具有重要意義,本文分析了企業(yè)應(yīng)用會計(jì)信息管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀,主要存在會計(jì)信息管理系統(tǒng)的執(zhí)行環(huán)境受限和系統(tǒng)設(shè)計(jì)不合理兩個(gè)方面的問題,進(jìn)而提出了基于公司治理視角對會計(jì)信息管理體統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)的幾點(diǎn)建議。

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