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摘要:開展審計(jì)現(xiàn)場數(shù)字化建設(shè),是解決審計(jì)現(xiàn)場存在的一些突出問題,規(guī)范審計(jì)行為,提高審計(jì)質(zhì)量的要求;更是適應(yīng)信息化環(huán)境,提高審計(jì)效率和成果的必然選擇。在審計(jì)實(shí)踐中,我們不斷探索,逐步建立了審計(jì)現(xiàn)場數(shù)字化系統(tǒng)。審計(jì)現(xiàn)場數(shù)字化系統(tǒng)將審計(jì)過程系統(tǒng)化、規(guī)范化和透明化,使審計(jì)由手工作坊向科學(xué)化轉(zhuǎn)變,是審計(jì)現(xiàn)場管理和作業(yè)的一次根本性改變。
關(guān)鍵詞:審計(jì)現(xiàn)場;數(shù)字化;系統(tǒng)
2008年3月,劉家義審計(jì)長指出:“中國審計(jì)的根本出路在于信息化,而信息化的基礎(chǔ)是數(shù)字化”。審計(jì)現(xiàn)場數(shù)字化則是審計(jì)數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容,它直接關(guān)系到信息化環(huán)境下審計(jì)工作的質(zhì)量和水平。筆者結(jié)果審計(jì)實(shí)踐,對審計(jì)現(xiàn)場數(shù)字化建設(shè)進(jìn)一步了一些思考與探索,供大家借鑒和參考。
一、對審計(jì)現(xiàn)場數(shù)字化建設(shè)的思考
回顧近年來實(shí)施的審計(jì)項(xiàng)目,筆者認(rèn)為,大部分審計(jì)項(xiàng)目的現(xiàn)場作業(yè)和管理還處于一個(gè)手工作坊階段,現(xiàn)場管理較為簡單、粗放,審計(jì)人員基本上都是各分一攤單打獨(dú)斗,存在一些亟待解決的問題。
一是審計(jì)現(xiàn)場管理方式簡單,管理較為粗放。目前,審計(jì)現(xiàn)場缺乏一個(gè)規(guī)范、有效的管理平臺(tái)和工具,基本上是管理者憑借個(gè)人經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理,管理方式較為簡單,主要是事前布置任務(wù),事后聽取匯報(bào)、檢查工作底稿等。這種簡單的經(jīng)驗(yàn)式管理不僅隨意性大,行為不規(guī)范,而且在越來越多的效益審計(jì)、專項(xiàng)調(diào)查和大型經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)項(xiàng)目中,無法滿足項(xiàng)目管理的需要。效益審計(jì)和審計(jì)調(diào)查內(nèi)容較為靈活,審計(jì)情況變化較快,而在大型經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)項(xiàng)目中,審計(jì)小組分散,審計(jì)事項(xiàng)較多,采用傳統(tǒng)的管理方式,管理者不能及時(shí)地掌握各個(gè)審計(jì)小組乃至每個(gè)審計(jì)事項(xiàng)的進(jìn)展情況,難以對整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行有效的掌控。一方面,已經(jīng)部署的工作由于開展情況得不到及時(shí)反饋,其結(jié)果可能脫離管理者的預(yù)定目標(biāo);另一方面,管理者不能隨時(shí)掌握審計(jì)人員發(fā)現(xiàn)的問題、線索等新情況,無法做出及時(shí)的工作調(diào)整。因此,目前的審計(jì)現(xiàn)場由于缺乏有效的管理手段,溝通和協(xié)調(diào)不足,審計(jì)人員各自為戰(zhàn),各個(gè)審計(jì)事項(xiàng)的工作水平和進(jìn)度參差不齊,常常會(huì)出現(xiàn)管理混亂,指揮失靈,工作效率低下等問題。
二是審計(jì)行為不規(guī)范,審計(jì)質(zhì)量控制不到位。審計(jì)質(zhì)量控制是涵蓋審計(jì)全過程的一個(gè)完整體系,審計(jì)現(xiàn)場管理是審計(jì)質(zhì)量控制的一個(gè)關(guān)鍵部分。但目前現(xiàn)場管理者對審計(jì)人員的作業(yè)行為控制力較弱,一方面是由于傳統(tǒng)的審計(jì)現(xiàn)場管理偏重于前期分工和后期的匯報(bào)、檢查,忽視了過程監(jiān)督;另一方面是由于缺乏有效的手段,現(xiàn)場管理者難以詳盡的掌握每個(gè)審計(jì)人員的工作情況和每個(gè)審計(jì)事項(xiàng)的進(jìn)展情況,無法做到全過程的監(jiān)督和實(shí)時(shí)的調(diào)度。因此,目前現(xiàn)場的審計(jì)人員行為還有較大的隨意性,不同的審計(jì)組和不同的審計(jì)人員之間執(zhí)行審計(jì)質(zhì)量控制程序和控制標(biāo)準(zhǔn)的情況還有較大的差異,審計(jì)證據(jù)不充分,定性不準(zhǔn)確,決定不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葘徲?jì)質(zhì)量問題還會(huì)時(shí)常出現(xiàn)。
三是現(xiàn)場資料管理散亂,審計(jì)信息溝通不暢。在審計(jì)實(shí)施過程中,審計(jì)組一般是按審計(jì)事項(xiàng)分工,將具體事項(xiàng)分工落實(shí)到每一個(gè)審計(jì)人員。審計(jì)人員按照分工和實(shí)施方案的要求,通過座談、查閱資料等方式開展各自的審計(jì)。各個(gè)審計(jì)事項(xiàng)的資料都分散在各個(gè)審計(jì)人員的手中,審計(jì)過程中獲取的審計(jì)信息主要也是審計(jì)人員自己掌握。但從整個(gè)項(xiàng)目來看,審計(jì)是一個(gè)團(tuán)隊(duì)協(xié)作行為,各個(gè)審計(jì)人員的工作是相互關(guān)聯(lián)的,共同構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的整體。審計(jì)資料散落在各個(gè)審計(jì)人員手中,一是不利于審計(jì)資料充分共享,導(dǎo)致審計(jì)人員重復(fù)勞動(dòng);二是存在審計(jì)資料不能集中有效保管和不同的審計(jì)人員重復(fù)要求被審計(jì)單位提供相同資料等問題,形成現(xiàn)場管理混亂的印象;三是審計(jì)信息不能及時(shí)傳遞,審計(jì)人員之間、審計(jì)人員與管理者之間、審計(jì)現(xiàn)場與審計(jì)機(jī)關(guān)之間信息溝通不暢通,管理者的管理行為受到時(shí)間和空間的阻礙,管理行為嚴(yán)重滯后,影響審計(jì)項(xiàng)目質(zhì)量和審計(jì)成果。
反思審計(jì)現(xiàn)場作業(yè)和管理中存在的問題,筆者認(rèn)為開展審計(jì)現(xiàn)場數(shù)字化建設(shè),是解決審計(jì)現(xiàn)場存在的一些突出問題,規(guī)范審計(jì)行為,提高審計(jì)質(zhì)量的要求;更是適應(yīng)信息化環(huán)境,提高審計(jì)效率和成果的必然選擇。
二、對審計(jì)現(xiàn)場數(shù)字化建設(shè)的探索
針對目前審計(jì)現(xiàn)場管理中存在的各種問題,我們積極數(shù)字化手段,努力探索加強(qiáng)審計(jì)現(xiàn)場管理的方式和方法。2007年,我們在鐵路審計(jì)和電信行業(yè)審計(jì)調(diào)查時(shí),就嘗試用電子表格目錄和文件夾分類存放的方式,搭建以管理為導(dǎo)向的審計(jì)作業(yè)平臺(tái)。依托審計(jì)作業(yè)平臺(tái)建立了任務(wù)分配、信息傳導(dǎo)機(jī)制,試行編制小組審計(jì)方案、個(gè)人實(shí)施方案、審計(jì)階段性工作安排,重點(diǎn)事項(xiàng)任務(wù)單等方法,對審計(jì)實(shí)施方案確立的目標(biāo)進(jìn)行層層拆解,細(xì)化審計(jì)目標(biāo),強(qiáng)化審計(jì)方案的可操作性,提高了現(xiàn)場管理的及時(shí)性。在明確分工責(zé)任的基礎(chǔ)上,統(tǒng)一了資料清單文檔格式,規(guī)范了審計(jì)作業(yè)行為??偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)后,在近年來的審計(jì)項(xiàng)目中進(jìn)一步應(yīng)用和完善,并開發(fā)了《審計(jì)現(xiàn)場數(shù)字化系統(tǒng)》,在審計(jì)現(xiàn)場管理中取得了很好的效果。
?。ㄒ唬徲?jì)現(xiàn)場數(shù)字化系統(tǒng)的主要功能。
審計(jì)現(xiàn)場數(shù)字化系統(tǒng)主要有審計(jì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)審計(jì)作業(yè)系統(tǒng)、審計(jì)項(xiàng)目支持系統(tǒng)和系統(tǒng)管理四個(gè)模塊。
1.審計(jì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)中包含工作任務(wù)分配、工作任務(wù)跟蹤、審計(jì)工作文檔、審計(jì)模型分析、審計(jì)線索審核等菜單,分別實(shí)現(xiàn)審計(jì)任務(wù)分配和調(diào)整,審計(jì)任務(wù)情況跟蹤,審計(jì)工作底稿等工作文檔查閱和審核等功能。
2.計(jì)算機(jī)審計(jì)作業(yè)系統(tǒng)包含被審計(jì)單位資料、審計(jì)項(xiàng)目文檔、數(shù)據(jù)需求說明、源數(shù)據(jù)、審計(jì)中間表、審計(jì)模型、審計(jì)線索,分別實(shí)現(xiàn)審計(jì)作業(yè)過程中的各項(xiàng)文檔和資料的保存和查閱功能。
3.審計(jì)項(xiàng)目支持系統(tǒng)包括法律法規(guī)、宏觀信息、熱點(diǎn)問題等菜單,提供與審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的法律法規(guī)、宏觀信息、熱點(diǎn)問題等資料的存儲(chǔ)和查閱功能。
4.系統(tǒng)管理中包含項(xiàng)目名稱、文檔類型管理和人員管理菜單,具有設(shè)置項(xiàng)目名稱、審計(jì)文檔類型和項(xiàng)目人員等系統(tǒng)管理的功能。
?。ǘ徲?jì)現(xiàn)場數(shù)字化系統(tǒng)發(fā)揮的主要作用。
審計(jì)現(xiàn)場數(shù)字化系統(tǒng)將審計(jì)目標(biāo)、審計(jì)制度規(guī)范、審計(jì)過程監(jiān)督融入到審計(jì)現(xiàn)場作業(yè)和現(xiàn)場管理全過程之中,形成一個(gè)完整的審計(jì)系統(tǒng),使審計(jì)的目標(biāo)要求、實(shí)施過程和實(shí)施結(jié)果在同一個(gè)平臺(tái)上得到全過程的展示。它為審計(jì)項(xiàng)目管理者提供了一個(gè)全過程實(shí)時(shí)監(jiān)控和調(diào)度的管理平臺(tái),為審計(jì)人員提供了一個(gè)分工和要求明確、資料和信息共享的作業(yè)平臺(tái),徹底改變了過去簡單粗放的管理方式和單打獨(dú)斗的作業(yè)方式。它將審計(jì)過程系統(tǒng)化、規(guī)范化和透明化,使審計(jì)由手工作坊向科學(xué)化轉(zhuǎn)變,是審計(jì)現(xiàn)場的一次根本性改變。
一是為審計(jì)現(xiàn)場管理者提供了一個(gè)全過程實(shí)時(shí)監(jiān)控和調(diào)度的管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)場管理的精細(xì)化和規(guī)范化。針對過程控制薄弱的管理現(xiàn)狀,審計(jì)現(xiàn)場數(shù)字化系統(tǒng)從審計(jì)任務(wù)分配、審計(jì)任務(wù)實(shí)施,到審計(jì)結(jié)果匯報(bào)進(jìn)行了全過程的管理和控制?,F(xiàn)場管理者通過這一數(shù)字化平臺(tái),可以細(xì)化審計(jì)任務(wù)、明確審計(jì)分工,并可以通過任務(wù)調(diào)整,優(yōu)化分工,實(shí)現(xiàn)目標(biāo)和任務(wù)的動(dòng)態(tài)管理;可以跟蹤各項(xiàng)審計(jì)任務(wù),動(dòng)態(tài)監(jiān)控各個(gè)審計(jì)事項(xiàng)的進(jìn)展情況,可以查閱審計(jì)工作底稿和審計(jì)線索等文檔,及時(shí)獲取審計(jì)現(xiàn)場的各項(xiàng)具體信息,對審計(jì)現(xiàn)場進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控和實(shí)時(shí)調(diào)度。
審計(jì)現(xiàn)場數(shù)字化系統(tǒng)通過管理行為的細(xì)化和規(guī)范,避免了經(jīng)驗(yàn)式管理的隨意性,促進(jìn)審計(jì)現(xiàn)場管理水平的整體提升;通過現(xiàn)場的實(shí)時(shí)調(diào)度,優(yōu)化了審計(jì)分工和資源分配,及時(shí)地解決審計(jì)過程中遇到的各種問題和困難,有效地提高了審計(jì)組的工作效率和效果。
二是為審計(jì)人員提供了一個(gè)目標(biāo)明確、資源共享的審計(jì)作業(yè)平臺(tái),有效地提高了審計(jì)工作效率。審計(jì)現(xiàn)場數(shù)字化系統(tǒng)涵蓋了審計(jì)作業(yè)和現(xiàn)場管理的各個(gè)過程,集中了審計(jì)項(xiàng)目的各項(xiàng)資料和信息,為審計(jì)人員提供了一個(gè)良好的審計(jì)作業(yè)平臺(tái)。按照審計(jì)實(shí)施過程,首先審計(jì)人員可以利用數(shù)字化系統(tǒng)查閱審計(jì)分工和調(diào)整情況,及時(shí)掌握自己的工作任務(wù)和要求;其次可以查閱審計(jì)組已經(jīng)取得的各項(xiàng)數(shù)據(jù)資料,以及審計(jì)組的分析模型、審計(jì)線索、審計(jì)底稿等審計(jì)信息,實(shí)現(xiàn)審計(jì)資料和信息的共享,在避免重復(fù)勞動(dòng)的同時(shí),可以開闊審計(jì)視野,拓寬思路,從而提升審計(jì)效率和審計(jì)成果。此外,審計(jì)人員可以通過系統(tǒng)中的審計(jì)分工、分析模型、審計(jì)線索等菜單將審計(jì)人員的工作進(jìn)度和困難、數(shù)據(jù)分析結(jié)果、問題線索、工作結(jié)果等情況快速反映給現(xiàn)場管理者,并與管理者進(jìn)行及時(shí)的溝通。
審計(jì)組成員都依托同一個(gè)數(shù)字化平臺(tái)開展工作,便捷的資料共享和信息溝通把審計(jì)組的每一名成員緊緊的聯(lián)系在一起,使審計(jì)組成為一個(gè)團(tuán)結(jié)協(xié)作的團(tuán)隊(duì),徹底改變了過去的單打獨(dú)斗式的審計(jì)方式,極大地提升了審計(jì)組的工作效率和成果。
三是將審計(jì)制度、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)融入審計(jì)作業(yè)的全過程,實(shí)現(xiàn)了審計(jì)質(zhì)量的全過程控制,規(guī)范了審計(jì)行為。審計(jì)現(xiàn)場數(shù)字化系統(tǒng)按照審計(jì)實(shí)施過程,將審計(jì)制度、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)到審計(jì)過程中的每一個(gè)控制環(huán)節(jié),使各項(xiàng)審計(jì)制度、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際操作不再是“兩張皮”,在規(guī)范審計(jì)人員作業(yè)行為的同時(shí),實(shí)現(xiàn)了審計(jì)全過程的質(zhì)量控制。例如,對于底稿審核來說,以前常常都是流于形式,而通過數(shù)字化系統(tǒng)審計(jì)人員做完工作底稿后,系統(tǒng)要求審計(jì)小組組長、主審、審計(jì)組長逐級(jí)審核,并留下痕跡,整個(gè)復(fù)核過程形成一個(gè)完整的記錄,確保復(fù)核工作執(zhí)行到位,有效地保證了審計(jì)質(zhì)量。
?。ㄈ?yīng)用案例。
1.管理者利用數(shù)字化平臺(tái),掌握信息及時(shí)調(diào)度。
?。?)按照分析結(jié)果,初步分工。在2008年節(jié)能減排審計(jì)調(diào)查中,審計(jì)組的數(shù)據(jù)分析結(jié)果表明:2005至2008年QL石化公司向110家企業(yè)直接銷售危險(xiǎn)廢物17萬多噸,其中90多家沒有許可證。為了進(jìn)一步調(diào)查這些企業(yè)接收危險(xiǎn)廢物后的處置情況,審計(jì)組要進(jìn)行延伸調(diào)查。因此,審計(jì)人員首先是按照接收危險(xiǎn)廢物數(shù)量在1000噸以上,金額超過10萬元的標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)行初步篩選,篩選出21家企業(yè);然后是進(jìn)行數(shù)量和金額的對比分析,篩選出ZBFG化工公司等6家企業(yè)作為延伸調(diào)查對象。根據(jù)上述篩選結(jié)果,審計(jì)組安排4名審計(jì)人員分兩組,依次對上述6家企業(yè)開展延伸調(diào)查。
(2)通過數(shù)字化平臺(tái),掌握全面信息。在審計(jì)實(shí)施過程中,管理者利用審計(jì)數(shù)字化平臺(tái)及時(shí)跟蹤各個(gè)審計(jì)事項(xiàng)的進(jìn)展情況,收集信息。對于延伸調(diào)查事項(xiàng),管理者通過數(shù)字化平臺(tái)逐步收集到以下信息:
一是前期調(diào)查資料中的信息:“ZBXH科技公司接收QL石化產(chǎn)生的工業(yè)污泥等危險(xiǎn)廢物后,在未進(jìn)行實(shí)質(zhì)性處理的情況下,將危險(xiǎn)廢物對外銷售……”。
二是DW水源污染調(diào)查資料顯示:“為了解決小化工企業(yè)污水處理問題,ZB市環(huán)境保護(hù)局指定所有小化工企業(yè)污水統(tǒng)一由ZBXH科技公司收集,并運(yùn)輸QL石化污水處理廠集中處置……”。
三是銷售數(shù)據(jù)的分析結(jié)果表明:“ZBXH科技公司接受的危險(xiǎn)廢物較多,并且已超出危險(xiǎn)經(jīng)營許可證核定的加工能力”。
?。?)確定延伸重點(diǎn),及時(shí)調(diào)整分工。通過數(shù)字化平臺(tái)得到的多個(gè)信息都涉及到ZBXH科技公司,管理者判斷這決不會(huì)是偶然,該公司應(yīng)該是審計(jì)組延伸調(diào)查的重點(diǎn)。因此,現(xiàn)場管理者立即改變原有分工,集中4名審計(jì)人員首先對該公司進(jìn)行重點(diǎn)突破。
?。?)實(shí)施重點(diǎn)突破,取得良好成果。經(jīng)過十多天的努力工作,4名審計(jì)人員通過現(xiàn)場調(diào)查和銀行查詢,逐步查明ZBXH科技公司存在的主要問題,具體有:
一是收取QL石化公司支付的污泥處置費(fèi)1000多萬元賬外存放,在大部分污泥沒有進(jìn)行處置的情況下,上述處置費(fèi)全部白條列支完畢,剩余6萬多噸污泥長期露天堆放,極易產(chǎn)生二次污染。
二是倒賣危險(xiǎn)廢物7800多噸,存在危險(xiǎn)廢物擴(kuò)散的污染隱患。
三是虛開990多萬元運(yùn)輸發(fā)票,造成QL石化公司抵扣增值稅66萬元。
上述調(diào)查結(jié)果驗(yàn)證了管理的判斷,及時(shí)果斷的現(xiàn)場調(diào)度,不僅使延伸調(diào)查有了重點(diǎn),也使調(diào)查工作很快有了結(jié)果,并為整個(gè)危險(xiǎn)廢物情況調(diào)查提供了一個(gè)典型案例。審計(jì)組根據(jù)上述延伸調(diào)查結(jié)果,對該ZBXH科技公司法定代表人兼經(jīng)理?xiàng)钅尺M(jìn)行了移送處理。經(jīng)山東省公安廳立案偵查,目前已經(jīng)將公司原經(jīng)理?xiàng)钅澈拓?cái)務(wù)負(fù)責(zé)人李某刑事拘留。
2.審計(jì)人員利用數(shù)字化平臺(tái),獲得信息取得成果。
?。?)背景。在2008年石化行業(yè)節(jié)能減排審計(jì)中,審計(jì)小組通過對QL石化公司的審計(jì)調(diào)查和危險(xiǎn)廢物接收單位延伸調(diào)查,取得了以下的調(diào)查結(jié)果:
一是2005年初至2008年QL石化公司向110家企業(yè)直接銷售危險(xiǎn)廢物17萬多噸,其中90多家沒有許可證;
二是延伸調(diào)查危險(xiǎn)廢物接收單位不按規(guī)定處置危險(xiǎn)廢物,轉(zhuǎn)手倒賣的現(xiàn)象較為普遍;
三是2003至2008年QL石化公司向XH公司轉(zhuǎn)移化工污泥8萬多噸。到目前仍有6萬多噸污泥在該公司長期露天堆放,極易產(chǎn)生二次污染。
?。?)問題。根據(jù)上述調(diào)查結(jié)果,審計(jì)組要求審計(jì)人員撰寫一份反映危險(xiǎn)廢物轉(zhuǎn)移處置問題的簡報(bào)。雖然上述調(diào)查結(jié)果表明:QL石化為追求經(jīng)濟(jì)效益向外銷售和轉(zhuǎn)移危險(xiǎn)廢物25萬多噸,造成危險(xiǎn)廢物無序擴(kuò)散,但是無序擴(kuò)散的后果怎樣?有擴(kuò)散造成污染的典型事例嗎?審計(jì)人員也曾嘗試與地方環(huán)保局聯(lián)系,希望能夠獲得有關(guān)危險(xiǎn)廢物方面的環(huán)保事故和案件,作為例證,但結(jié)果都是沒有。這樣,由于缺少危害結(jié)果,審計(jì)簡報(bào)遲遲沒有完成。
?。?)獲得信息,解決問題。此后,審計(jì)人員通過數(shù)字化平臺(tái)瀏覽審計(jì)資料時(shí),看到了DW水源污染調(diào)查小組的現(xiàn)場取樣檢測結(jié)果,該檢測結(jié)果表明現(xiàn)場取樣的土壤中含有大量有毒有害物質(zhì),而且這些有害主要來自危險(xiǎn)廢物殘?jiān)+@得這些信息后,審計(jì)人員思路豁然開朗:土壤檢測發(fā)現(xiàn)的那些特殊的高致癌和致突變性的物質(zhì)在一般的工業(yè)污水中是沒有的,只可能是來源于流失的危險(xiǎn)廢物殘?jiān)?。從危險(xiǎn)廢物擴(kuò)散到危險(xiǎn)廢物殘?jiān)魇В俚綄ν寥篮退w造成嚴(yán)重的污染,直接威脅周圍居民的身體健康,是一個(gè)完整的鏈條。找到關(guān)鍵證據(jù)后,審計(jì)簡報(bào)得以順利完成。
上述現(xiàn)場取樣檢測的目的是取得DW水源受到污染的證據(jù),與危險(xiǎn)廢物調(diào)查原本沒有關(guān)系,但有了審計(jì)現(xiàn)場數(shù)字化系統(tǒng)后,實(shí)現(xiàn)了資源和信息共享,從而使審計(jì)組的各項(xiàng)資料和信息能夠發(fā)揮出更大的作用。
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