SAP財務系統(tǒng)總賬的功能強大而豐富，涵蓋了組織結構、會計科目表、會計憑證、簡化操作、定期處理、操作和維護、信息和查詢、配置等各個方面，筆者選擇了部分具有代表性的內(nèi)容說明如何使用這些功能提高企業(yè)的財務水平。

　　三套會計科目表并存，為跨國公司屬地化核算和集團化管理并行提供了可能。

　　在SAP財務系統(tǒng)中存在三大類會計科目表：運營會計科目表、集團會計科目表和國家會計科目表。其中運營會計科目表是記賬必須的會計科目表，集團會計科目表是集團出具合并會計報表使用的會計科目表，國家會計科目表是為了滿足某國要求，出具的符合該國會計準則要求的科目表。

　　三套科目表的設置為一個經(jīng)營實體按照不同的會計科目系統(tǒng)出具報告提供了可能，換句話說也就是每個公司都可以分別按照三套科目表出具財務報告，這種功能的設置為集團公司，特別是跨國集團公司提供了集團化管理和屬地化管理并重的可能性。

　　SAP財務系統(tǒng)對集團公司的會計科目表設計通常給出兩種建議方案：

　　方案1：全集團統(tǒng)一使用一套會計科目表：不論是控股公司還是下級單位都共享一套完整的會計科目表，各家公司在完整的會計科目表里選擇自己需要的會計科目，從而生成每個公司代碼的個性化的會計科目表。

　　方案2：用分行業(yè)的會計科目表：如一個大型企業(yè)，同時經(jīng)營多種行業(yè)，如果共用一套會計科目表，其中的科目數(shù)量將是龐大的，且覆蓋了各種各樣的行業(yè)特殊的科目。所以可以采用相同的行業(yè)共用一個會計科目表，這些分行業(yè)的會計科目表又能分配給同一個合并會計科目表，這個合并科目表中的科目與分行業(yè)科目表中的科目具有對應的關系。通過這樣的管理，既實現(xiàn)了分行業(yè)的會計核算，整個集團又有一個統(tǒng)一的核算口徑。

　　多重會計核算原則并行

　　在SAP財務管理系統(tǒng)中可以容納多重的會計核算原則，即按照不同的核算規(guī)則進行核算，并分別記錄。例如對于資產(chǎn)的折舊，會計準則規(guī)定的會計折舊方法和稅法規(guī)定的折舊方法是不同的，對于跨國公司中國的折舊方法與集團所在國的折舊方法也有可能是不同的，這就要求企業(yè)能夠按照不同的折舊方法記錄折舊，提供給不同的干系人。

　　SAP財務系統(tǒng)提供了強大的平行記賬功能，在業(yè)務發(fā)生時能夠按照各種會計處理原則平行記賬，并不增加操作人員的工作量，仍然使用資產(chǎn)折舊的例子，在每個月末運行資產(chǎn)折舊的時候，資產(chǎn)會計只需要點擊折舊執(zhí)行的按鈕，系統(tǒng)就可以根據(jù)已經(jīng)設置好的多種折舊計提方法平行記賬。這種平行記賬的功能為會計核算環(huán)境復雜的企業(yè)提供了巨大的幫助。

　　靈活的會計期間管理

　　在中國，習慣以自然年度和自然月度作為會計年度和會計期間，即1月1日到12月31日為一個會計年度，而會計期間就是12個自然月。但有些企業(yè)的經(jīng)營是不適合使用自然年度的，這些企業(yè)就需要根據(jù)自己的需求來定義會計期間。在SAP財務系統(tǒng)中會計年度和期間是可以進行定義的，也就是說可以不使用自然年月作為會計年度和月度，而自行設置自己的會計期間變式。各公司可以共用一個會計年度變式，也可以各自用自己特殊的會計年度變式。

　　多貨幣處理

　　為了滿足不同國家對貨幣的法規(guī)要求，SAP支持同時使用3種貨幣作為記賬和結算的本位幣，所有的業(yè)務均能以本位幣、集團公司貨幣以及客戶自定義的硬通貨記入賬本。

　　此外，SAP財務系統(tǒng)還提供自動處理外幣評估、信息分類的功能，為月末結算帶來很大的方便。

　　高度集成的系統(tǒng)大量減少財務人員的工作量，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的一次性記賬

　　強大的系統(tǒng)集成功能是SAP產(chǎn)品的重要特點，SAP系統(tǒng)強大的系統(tǒng)集成性決定了SAP系統(tǒng)中的財務憑證絕大多數(shù)不是通過手工錄入的，而是通過系統(tǒng)集成的方式由其他業(yè)務模塊集成生成的。

　　高度集成的系統(tǒng)實現(xiàn)了一次性記賬：采購原材料的收貨入庫、生產(chǎn)領料、完工產(chǎn)品入庫、銷售出庫、收到的供應商發(fā)票校驗、給客戶開票記賬，這些業(yè)務在發(fā)生時會遵循有關記賬原則，按照預先設置好的會計科目，自動記入總賬。固定資產(chǎn)的購置、折舊和處理都會在更新每個明細資產(chǎn)的同時更新總賬，而不需要財務人員錄入憑證。通過權限的管理可以使所有子公司或工廠的原始數(shù)據(jù)的來源處于總部的監(jiān)控之下。高度的系統(tǒng)集成實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的單口錄入，財務數(shù)據(jù)完全來源于業(yè)務原始數(shù)據(jù)，既提高了財務數(shù)據(jù)的準確性，同時大量減少了財務人員的工作量。

　　清晰的賬戶管理模式和簡易的憑證錄入方法

　　SAP財務系統(tǒng)的日常記賬是非常簡單的，SAP提供了各種工具來幫助用戶簡化他們的工作：

　　1．簡易憑證錄入原則：在總分類賬中憑證輸入和憑證的維護是重要的內(nèi)容，錄入的內(nèi)容主要包含了憑證抬頭、憑證行項目和簡化操作輔助功能等部分。

　　SAP提供了各種簡化憑證操作的輔助功能，憑證可以暫存，屏幕的格式可以調(diào)整并保存為預定義的屏幕變式供操作人員調(diào)用；還可以設置憑證輸入的模板，例如，每月發(fā)放工資的憑證，由于科目與成本中心都是類似的，可以做成模板，每次做憑證時直接調(diào)用，并根據(jù)當月情況填入金額即可；還可以使用周期性憑證，把每個月都完全相同的業(yè)務，比如，計提和待攤費用制作成周期性運行憑證，每月運行就可以生成準確的財務憑證了。

　　2．未清項賬管理：對于SAP憑證輸入和憑證管理來說，有一個基本概念需要解釋，那就是“未清項賬”管理。在財務管理中，有些科目只需要有“借貸余”的管理就可以了，但是有些科目不止需要“借貸余”，還需要管理到每筆交易的狀態(tài)，比如銀行未達科目，客戶和供應商的明細科目等。

　　定期處理

　　財務核算中總是有些事務是定期處理的，最典型的是與日結，月結和年結相關的處理，比如包括自動清賬、匯率評估和匯兌損益的計算、周期性憑證過賬、預提費用、利息計算、重分類調(diào)整、計劃、打印、歸檔、關賬、余額結轉等。在做月結和年結的時候有很多項這樣的事務需要處理，而且要求在很短的時間內(nèi)完成，這就給財務人員帶來了很大的工作壓力。

　　SAP財務系統(tǒng)提供了“定期處理計劃管理者”工具，來安排這些工作，在這個工具中我們把要完成的事項按順序安排好，月結或年結時財務的工作就可以有條不紊的快速完成了。當然SAP的快速結賬，除了這些工具外，最主要還是源自于它的集成特性。

　　信息和查詢

　　SAP財務管理信息系統(tǒng)包括了靈活和多樣的報表和功能，如賬戶余額顯示，賬戶行項目顯示，審計線索，資產(chǎn)負債表，損益表，現(xiàn)金流量表，試算平衡表，納稅申報表，總賬信息系統(tǒng)等。SAP的信息系統(tǒng)具有一些特點，比如“鉆取”的方式或稱為“穿透”的方式，即可以進行多維的分析和不斷深入地挖掘，直至進入原始憑證。

　　除此以外，SAP還提供了簡便易學的編制報表工具，用戶可以自己通過報表編制工具編寫各種個性化報表。