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摘要: 最近幾年,我國會計以至整個管理領(lǐng)域?qū)?nèi)控制度的需求日益強(qiáng)烈,施工企業(yè)在國家加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度的大環(huán)境下,也對內(nèi)控制度的重視度越來越高,做好一個項目財務(wù)的內(nèi)控制度落實工作是項目財務(wù)工作的重點(diǎn)。
正文:
第一部分 項目財務(wù)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)環(huán)境對會計人的要求
最近幾年,我國會計以至整個管理領(lǐng)域?qū)?nèi)控制度的需求日益強(qiáng)烈,施工企業(yè)在國家加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度的大環(huán)境下,也對內(nèi)控制度的重視度越來越高,做好一個項目財務(wù)的內(nèi)控制度落實工作是項目財務(wù)工作的重點(diǎn)。
?。ㄒ唬﹥?nèi)控制度的重要意義及選擇
內(nèi)控制度是確保財務(wù)制度落實的保障性制度,使施工項目財務(wù)及其他工作人員認(rèn)真落實項目財務(wù)管理各項制度,不受主觀客觀等各因素影響杜絕瀆職、徇私舞弊現(xiàn)象。以規(guī)范的行為操守一絲不茍的落實財務(wù)管理各項制度,科學(xué)引導(dǎo)項目管理工作的進(jìn)展是內(nèi)控實施的目標(biāo)。
財務(wù)管理制度是項目制度的核心,人們常常把財務(wù)管理制度等同于內(nèi)控制度,其實稍加分析就能對二者進(jìn)行區(qū)別和聯(lián)系,從中更能體會內(nèi)控制度在項目管理中起到的作用:財務(wù)制度是財務(wù)人員和項目經(jīng)辦業(yè)務(wù)的人員都要遵守的制度,它是企業(yè)多少代管理者經(jīng)歷了漫長的管理實踐,從中總結(jié)的經(jīng)驗教訓(xùn)所提煉的管理精華所在,是企業(yè)相對最成熟的管理制度,嚴(yán)格執(zhí)行這些財務(wù)管理制度能夠讓企業(yè)順利步入科學(xué)發(fā)展的坦途,少走彎路。
而內(nèi)控制度則是為了確保這些財務(wù)管理制度有效實施的保障,它控制著財務(wù)管理人員從方方面面都要嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)管理制度,制定適合項目管理之需的內(nèi)控制度是一種追尋項目將成熟的管理程序進(jìn)行落實的管理過程,內(nèi)控制度保障的是財務(wù)管理制度的落實,因此內(nèi)控制度更強(qiáng)調(diào)的是操作和落實。
那么怎樣的內(nèi)控制度框架最適合施工項目的管理所需呢?筆者認(rèn)為能夠保證施工項目財務(wù)制度得到有效實施的,使企業(yè)消除管理盲點(diǎn)的內(nèi)控制度是最適合的,這樣的內(nèi)控制度要確保受控人員嚴(yán)格執(zhí)行管理制度,所以在內(nèi)控制度的框架建設(shè)上主要是對各類管理人員崗位職能履行進(jìn)行約束。
對于施工項目,它最突出的特點(diǎn)是工作環(huán)境線長點(diǎn)多,管理分散不集中,工作人員和部門也隨著施工進(jìn)度調(diào)整幅度變化很大,所以內(nèi)控制度選擇適宜從尋找能貫穿管理工作始終的資金運(yùn)動流程出發(fā),按工作的流程來構(gòu)建內(nèi)控的框架,進(jìn)行內(nèi)控的管理實施。
完整的內(nèi)控制度要有目標(biāo),即通過內(nèi)控要達(dá)到什么目的;要有要求,即工作人員在受控時要做什么,要在什么時間做完;要有實施方案,即執(zhí)行時具體細(xì)節(jié)程序怎樣作,這個方案可以用財務(wù)管理制度來代替,內(nèi)控規(guī)范的是工作人員實施職責(zé)的時間和程序以及操作細(xì)節(jié),內(nèi)控執(zhí)行周期完了要有職責(zé)評價,即對工作人員一段時間崗位職能執(zhí)行情況進(jìn)行檢查、評價,指出過程中的優(yōu)劣,然后作為指導(dǎo)下期工作的依據(jù)開始新的周期工作。
第二部分 我單位某項目內(nèi)控實施實例
?。ㄒ唬┏黾{崗位職責(zé)內(nèi)控實施
出納崗位實際上是施工項目財務(wù)的重要崗位,是財務(wù)內(nèi)控制度管理的重點(diǎn),因為施工項目工期緊湊,巨額的工程款流入流出往往在很短的時間發(fā)生,而且業(yè)務(wù)頻繁,工作強(qiáng)度比較大,出納人員需要一種隨時約束的管理模式時時提醒,一方面是使出納人員保持清醒的頭腦,在資金收付過程中不犯錯誤,一方面是從工作環(huán)境上加大對出納人員工作的審核力度和審核頻率,分解因工作失誤帶來的資金風(fēng)險。更深的一層含義是規(guī)范出納人員日常工作行為,提升專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)操守素質(zhì),為訓(xùn)練會計新人打下堅實的基礎(chǔ)。
在我單位某項目,筆者作為財務(wù)總監(jiān)為出納人員崗位制定了詳細(xì)的內(nèi)控措施,日常的工作以此為綱要穩(wěn)步推進(jìn),取得了很好的效果。
1、業(yè)務(wù)人員拿來原始單據(jù)由審核人員將單據(jù)與計劃單核對,對符合計劃單的單據(jù)交給出納人員,由出納人員在工作的第一時間根據(jù)中國交通建設(shè)《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范管理辦法》第某條審核原始單據(jù)并粘貼,計算單據(jù)中記載的金額是否正確,出納將單據(jù)報銷單及各種報銷單粘貼項目填寫齊全,粘貼單“經(jīng)手”由報銷人員或經(jīng)辦人員簽字,“驗收或證明”由業(yè)務(wù)證明人員簽字,“計劃人”由最初制定業(yè)務(wù)計劃的人員簽字,“財務(wù)審核”由項目財務(wù)總監(jiān)簽字,“主管”由項目領(lǐng)導(dǎo)簽字,當(dāng)以上人員按順序簽字齊全后單據(jù)有出納進(jìn)行現(xiàn)金報銷。如遇到其中某一環(huán)節(jié)簽字不全,出納要請示財務(wù)總監(jiān)進(jìn)行處理。
2、出納人員辦理付款項目時,先把付款的手續(xù)全部辦完再交付現(xiàn)金給報銷人,手續(xù)包括經(jīng)手人(領(lǐng)款人)簽字,報銷單據(jù)蓋“現(xiàn)金付訖”章,出納人員辦理收款業(yè)務(wù)時先把收到的現(xiàn)金清點(diǎn)入庫,再給交款人開具收據(jù),收據(jù)要求交款人簽字、收款人簽字、加蓋財務(wù)專用章,收據(jù)要素填寫齊全。
3、出納人員依據(jù)項目領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)總監(jiān)、經(jīng)辦人簽字完整的支票領(lǐng)用審批單填寫銀行支票,登記支票領(lǐng)用本時按照支票序時和編號順序逐張領(lǐng)用登記,支票登記本上項目要登記完全,經(jīng)辦人簽字要求由項目部相關(guān)人員簽字,禁止外部人員閱知支票登記本內(nèi)容,支票存根由內(nèi)部、外部領(lǐng)取支票的人員簽字,出納人員負(fù)責(zé)將審批單上的項目填齊全。
4.出納人員對當(dāng)天經(jīng)手的票據(jù)在每天下午工作時間進(jìn)入財務(wù)軟件帳套填制憑證,如遇外出則在回來以后第一工作時間進(jìn)行填制憑證,填制完畢進(jìn)行“出納簽字”的程序,審核人員在第一工作時間審核出納制單,保證制單正確和及時督促出納人員更正。
5.出納人員負(fù)責(zé)將審核無誤的現(xiàn)金銀行憑證及時打印出來并粘貼,保證單據(jù)數(shù)、單據(jù)金額與記賬憑證內(nèi)容相一致,如有不符,出納人員負(fù)責(zé)完善。出納人員將完整的現(xiàn)金銀行憑證按編號順序臨時存放憑證盒中,月末再次整理現(xiàn)金銀行憑證,出納人員將整理完畢的現(xiàn)金銀行憑證交給憑證保管人員裝訂存檔。
6、出納人員每天打印現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬帳頁,每天填制憑證終了根據(jù)帳套中現(xiàn)金余額每天盤點(diǎn)現(xiàn)金,做到帳實相符,并作現(xiàn)金盤點(diǎn)記錄,盤點(diǎn)時應(yīng)在另一人監(jiān)督下進(jìn)行,盤點(diǎn)記錄由現(xiàn)場人員簽字,出納人員根據(jù)核對無誤的現(xiàn)金銀行憑證每天登記現(xiàn)金銀行日記賬,庫存現(xiàn)金余額有長短款情況時出納人員及時查明原因,并報經(jīng)財務(wù)總監(jiān)按照《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范管理辦法》妥善處理。
7、月度終了,出納人員及時收集銀行對賬單,及時進(jìn)行銀行存款余額的賬面余額與對賬單余額的申報,將信息傳遞給月報表編制人員。出納人員每月編制銀行余額未達(dá)帳項調(diào)節(jié)表,調(diào)節(jié)表交審核人員核對簽字。
8、妥善保管保險柜鑰匙,隨身攜帶財務(wù)室鑰匙,出入注意及時關(guān)閉出納室門窗,每天工作結(jié)束負(fù)責(zé)關(guān)閉工作電腦,遇雷雨天氣及時拔掉電源。
9、未盡事宜參考《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范管理辦法》辦理。
(二)會計人員崗位職責(zé)實施
1、會計人員負(fù)責(zé)審核單據(jù)報銷單,業(yè)務(wù)人員報銷時會計人員將報銷內(nèi)容與計劃內(nèi)容核對,核對要素包括費(fèi)用名目、數(shù)量、金額,如遇實際與計劃不符的報銷內(nèi)容,會計人員負(fù)責(zé)調(diào)查、詢問不符的原因,在計劃單上做好相應(yīng)記錄并請示財務(wù)總監(jiān)酌情處理。
2、會計人員負(fù)責(zé)審核單據(jù)的合理性、合法性。按照項目部制定的成本管理內(nèi)容進(jìn)行審核,對不符合財務(wù)制度要求的單據(jù)、沒有計劃開支的單據(jù)、不具有合理性的單據(jù)要退給業(yè)務(wù)經(jīng)辦人更正或重新開具,要讓業(yè)務(wù)人員完備計劃程序所需書面手續(xù),對不具有合理性的單據(jù)要請示財務(wù)總監(jiān)處理。
3.會計人員初審合格的票據(jù)及時交出納人員進(jìn)行業(yè)務(wù)處理,在業(yè)務(wù)人員辦理完經(jīng)辦人及驗收證明人簽字手續(xù)以后會計人員對報銷單據(jù)進(jìn)行復(fù)核,復(fù)核內(nèi)容包括發(fā)票與粘貼單日期是否相符、計算金額是否正確,單據(jù)數(shù)是否正確,費(fèi)用內(nèi)容是否填寫清楚,經(jīng)辦人及驗收證明是否簽字,如果以上內(nèi)容核對無誤,財務(wù)總監(jiān)簽字準(zhǔn)許經(jīng)辦人找單位領(lǐng)導(dǎo)簽字報銷。
4.會計人員負(fù)責(zé)審核出納人員的記賬憑證,審核時間為出納人員制單完畢以后的第一工作時間,對入賬科目有誤的憑證、金額錄入有誤的憑證進(jìn)行標(biāo)錯并督促出納人員及時更正,對單據(jù)簽字手續(xù)不全、單據(jù)數(shù)欠缺或不符的憑證會計人員不予審核,在相應(yīng)憑證上標(biāo)錯督促出納人員及時完備,會計人員要在每次上機(jī)審核憑證時先查詢有錯憑證、未審核憑證,督促出納人員先處理好前面的憑證問題,然后再繼續(xù)往下審核。
5.會計人員負(fù)責(zé)每天督促出納人員進(jìn)行現(xiàn)金盤點(diǎn),并現(xiàn)場監(jiān)督、確認(rèn)簽字。
6、會計人員負(fù)責(zé)當(dāng)月的憑證整理工作,當(dāng)月月末結(jié)賬之前將現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證與帳核對,如有不符及時通知相關(guān)人員予以補(bǔ)充、更正。憑證無誤時才能裝訂,裝訂的封面采用統(tǒng)一格式,依次資料是本冊憑證的科目匯總表、本冊憑證,裝訂的憑證要美觀平整。
7、會計人員接收各種轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)原始憑證,進(jìn)行原始憑證的粘貼、審核工作,程序和要求與出納人員審核要求相同,會計人員負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)賬憑證的填制錄入,錄入時間為收到原始憑證的當(dāng)天,保證憑證及時錄入,財務(wù)總監(jiān)及時給予審核,審核有問題時會計人員及時修改。
8.會計人員負(fù)責(zé)登記項目合同總臺帳,對財務(wù)收存的各類合同分類登記,編制臺賬目錄,將合同分類存檔,保證財務(wù)留存的合同都是原件保存并與相關(guān)部門同步更新。
9、每月20日到25日會計人員進(jìn)行固定資產(chǎn)折舊清單清查、清點(diǎn)工作,要求固定資產(chǎn)相應(yīng)管理人員在折舊清單上簽字;進(jìn)行存貨盤點(diǎn),要求材料部門提供領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)的存貨盤點(diǎn)記錄表;要求經(jīng)營合約部門提供經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)的已完工未結(jié)算工程盤點(diǎn)表,盤點(diǎn)帳實相符后進(jìn)行月末結(jié)賬處理,有關(guān)建造合同的業(yè)務(wù)按照建造合同管理與核算暫行辦法文件執(zhí)行,建立建造合同檔案盒,收集建造合同、預(yù)計總收入和預(yù)計總成本初始、變更的各種資料。
10、會計人員負(fù)責(zé)每月快報填制工作,嚴(yán)格執(zhí)行公司有關(guān)快報的各種要求,保證在規(guī)定的時間準(zhǔn)確報出快報數(shù)據(jù)。
協(xié)助財務(wù)總監(jiān)進(jìn)行債權(quán)債務(wù)的催收工作。
未盡事宜參照基礎(chǔ)工作規(guī)范辦理。
?。ㄈ?jīng)辦人員內(nèi)控制度舉例
1、各部門業(yè)務(wù)人員發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行報銷時,將發(fā)票等原始單據(jù)連同計劃信息一同送到財務(wù),由審核人員將報銷單據(jù)與計劃單核對。
2、審核人員將符合計劃的單據(jù)交給出納人員,由出納人員根據(jù)中國交通建設(shè)《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范管理辦法》第某條審核原始單據(jù)并粘貼,清點(diǎn)單據(jù)數(shù)量,計算單據(jù)金額,將單據(jù)報銷粘貼單項目填寫齊全。
3、經(jīng)辦人員履行單據(jù)報銷粘貼單的簽字流程,順序如下:“經(jīng)手人”由報銷人員或經(jīng)辦人員簽字,“驗收或證明”由業(yè)務(wù)證明人員簽字,“計劃人”由最初制定業(yè)務(wù)計劃的人員簽字,“財務(wù)審核”由項目財務(wù)總監(jiān)及審核人員簽字,“主管”由項目領(lǐng)導(dǎo)簽字,以上簽字人員如實履行職責(zé),如有不實按照公司“員工管理辦法”處理。
4、當(dāng)以上簽字不全時,出納一般作退回由經(jīng)辦人修正補(bǔ)充,簽字齊全后再來報銷,如遇特殊狀況,出納人員請示財務(wù)總監(jiān)處理。
5、主管簽字時經(jīng)辦人需注意:金額5萬元以上的,主管必須由項目最高領(lǐng)導(dǎo)簽字,如遇領(lǐng)導(dǎo)外出不在時,經(jīng)辦人員與領(lǐng)導(dǎo)電話聯(lián)系并經(jīng)財務(wù)總監(jiān)確認(rèn)后方準(zhǔn)報銷。金額5萬元以下的,由領(lǐng)導(dǎo)指定一名項目副職授權(quán)在領(lǐng)導(dǎo)不在項目期間代行簽字事務(wù)。
6、招待費(fèi)內(nèi)容的費(fèi)用報銷簽字程序為:經(jīng)辦人、驗收或證明人、批準(zhǔn)人、財務(wù)審核、主管。其中主管欄必須是項目最高領(lǐng)導(dǎo)簽字方準(zhǔn)報銷。
7、差旅費(fèi)報銷規(guī)定:飛機(jī)票不準(zhǔn)報銷,如遇特殊情況必須公司經(jīng)理簽字同意后方準(zhǔn)報銷,執(zhí)行公司《差旅費(fèi)、通訊費(fèi)、招待費(fèi)開支標(biāo)準(zhǔn)及管理辦法》,乘坐車類按職別標(biāo)準(zhǔn)報銷,未盡事宜參照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
以上是以財務(wù)資金支出為線索制定實施的內(nèi)控制度、措施,經(jīng)過一個周期的執(zhí)行,筆者及時對出納、會計人員的職責(zé)完成情況進(jìn)行了評價,指出過程中的做到好的地方和不足的地方,并進(jìn)行了評分,與他們的當(dāng)月績效考核先掛鉤,使他們對當(dāng)月的內(nèi)控執(zhí)行結(jié)果有一個量化的認(rèn)識,督促下一周期相應(yīng)工作的完善,在內(nèi)控的實施中做到了信息閉合,取得了很好的內(nèi)控效果。對項目的資金管理也起到了規(guī)范作用,使項目資金謹(jǐn)慎支出,每一支出環(huán)節(jié)都有計劃、有證明,從制度上杜絕徇私舞弊,促使項目業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員認(rèn)真履行崗位職責(zé),兢兢業(yè)業(yè)做事,老老實實做人。
在內(nèi)控制度實施過程中,首先強(qiáng)調(diào)人的素質(zhì)要求,達(dá)到讓工作人員用高標(biāo)準(zhǔn)的職業(yè)道德來進(jìn)行自我約束,這是保證制度落實的關(guān)鍵。
其次是內(nèi)部互相監(jiān)督互相稽核,每一個財務(wù)數(shù)字都能從另一個角度得到證實,做到了信息閉合。
再次,提示財務(wù)管理人員要加強(qiáng)對施工流程的了解,從感性上充分領(lǐng)會財務(wù)數(shù)字的內(nèi)容和含義,用辨別常識的眼光去評判每一個財務(wù)數(shù)字產(chǎn)生的合理性,擴(kuò)展內(nèi)控制度的管理范圍,不苑囿于財務(wù)內(nèi)部稽核,要想更高層次的財務(wù)管理要求邁進(jìn)。
參考文獻(xiàn):
1、《現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)控制度:概念界定與設(shè)計思路》編者:清華大學(xué)《亞新科集團(tuán)內(nèi)控管理程序修正》課題組
2、中國交通建設(shè)《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范管理辦法》
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