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為適應(yīng)會計電算化審計工作的改進與調(diào)整

來源: 現(xiàn)代財經(jīng)·李樹林 編輯: 2005/12/17 09:08:18  字體:

  現(xiàn)代科技成果在財務(wù)領(lǐng)域中的應(yīng)用,最突出方面就是會計與審計工作電算化的實現(xiàn)。會計與審計的產(chǎn)生和發(fā)展是同源的,即使兩者之間存在著階段性差異,但其總體水平總是相適應(yīng)和同步完善的。審計逐漸從會計工作中獨立出來,又以會計工作為對象,兩者在內(nèi)容和過程上都存在著密切的聯(lián)系,因而,在實現(xiàn)電算化方面也應(yīng)相互照應(yīng)和同步發(fā)展。

  一、會計與審計的職能責(zé)任關(guān)系

  會計與審計之間存在著密不可分的職能聯(lián)系,同時又在各自的職能過程中體現(xiàn)著不同的特點。會計和審計工作的聯(lián)系在于兩者的具體對象都是會計資料,即包括各種會計報表以及形成會計報表編制基礎(chǔ)的原始憑證、記帳憑證、各種明細分類帳、日記帳和總帳,還有相關(guān)的附注性資料等,而且兩者都涉及會計主體的內(nèi)部控制。而良好的內(nèi)部控制對于保證會計信息的質(zhì)量和審計工作的效率都具有重大意義。會計、審計伴隨科技發(fā)展只有同時提高自身素質(zhì)和兩者之間的耦合性,才能有效地促進企業(yè)經(jīng)營管理水平及經(jīng)濟效益的提高。

  在會計與審計職能過程的約定關(guān)系中,兩者不同的特點主要體現(xiàn)于職能、方法、目的與責(zé)任等幾個方面,從會計、審計兩大門類的總體職能方面看,會計職能在于對資金運動的反映和管理;審計職能則在于對會計的反映和管理過程依照會計準則和相應(yīng)標準進行咨詢和監(jiān)督,以促進企業(yè)資金有效運轉(zhuǎn)和發(fā)揮更好的效益。在實施兩大門類職能的方法上,會計方法是記帳(包括會計科目、復(fù)式記帳、填制和審核會計憑證及登記帳簿)、算帳(計算成本)、查帳(財產(chǎn)清查)、報帳(會計報表)和用帳(會計分析);審計方法則是對全部會計核算過程進行檢查、監(jiān)盤、觀察、查詢以及函證、計算、分析性復(fù)核等,以鑒證其帳務(wù)記錄與處理的真實情況。在落實工作方法所要達到的目標方面,會計目標是“決策有用”,即向會計信息使用者提供有用于進行正確投資決策等會計信息;審計目標則在于根據(jù)審計要求,對被審計會計報表的合理性、公允性及會計處理的一貫性發(fā)表審計意見,說明已審計報表的可靠程度。除此之外,兩者的責(zé)任也各不相同。會計責(zé)任是建立、健全內(nèi)部控制制度,保護資產(chǎn)安全、完整,對會計資料的真實性、完整性、合法性負責(zé);審計責(zé)任則在于按照獨立的審計準則要求出具審計報告,并對其真實性、合法性負責(zé)。

  從以上所述可以看出,兩大門類之間的職能責(zé)任密切相關(guān),而且兩者在職能過程中的對應(yīng)性質(zhì),也決定了在技術(shù)方面必須達到協(xié)調(diào)發(fā)展。會計與審計只有緊密結(jié)合互相適應(yīng),才能根據(jù)各自的工作標準,實現(xiàn)應(yīng)有的職能作用。尤其審計工作是以會計過程為職能對象的,無論對其職能范圍或技術(shù)方法,都必須根據(jù)管理的需要,適應(yīng)會計的變化而進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整,以便在會計信息系統(tǒng)全面轉(zhuǎn)入電算化實施過程中,審計工作為適應(yīng)現(xiàn)代會計的需要,逐步實現(xiàn)電算化。

  二、會計電算化對審計的影響

 ?。ㄒ唬徲嬀€索的潛在性要求實現(xiàn)電算化

  審計線索標志著各類會計事項及相應(yīng)數(shù)據(jù)的來龍去脈,包括從會計憑證、各種分類帳、報表及有關(guān)文件中相關(guān)數(shù)字的連續(xù)和勾稽關(guān)系。審計人員根據(jù)這些特定的對應(yīng)關(guān)系,對被審數(shù)字進行追索和查詢,形成一定的線路。在手工會計信息系統(tǒng)中,這些資料都是書面的、直觀的,審計人員可以根據(jù)需要逐項稽核和驗證。而電算會計使大量資料都轉(zhuǎn)入不可見的介質(zhì)之中,以特定方式進行編輯、處理,并形成各種數(shù)據(jù)文件庫。整個會計核算過程都在計算機內(nèi)進行,數(shù)據(jù)資料分別以計算機可以識別的編碼、符號和指令形式存在,審計人員只有通過事先設(shè)計的特定程序進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換后,才能了解到所需的內(nèi)容。雖然管理部門根據(jù)需要,仍要保留一部分可見的數(shù)據(jù)資料,可以提供審計線索,但是這些有限的資料無論從形式上還是從內(nèi)容上,都與手工會計大不相同。即使審計人員為了測試,可以事先通知被審單位打印某部分資料,以增加審計線索,審計內(nèi)容必會事先暴露,影響審計正常進行。所以,審計工作中也必須應(yīng)用計算機,根據(jù)被審會計電算系統(tǒng)的功能設(shè)計,開發(fā)相應(yīng)的審計軟件進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、測試,相應(yīng)以審計軟件進行驗證,以達到審計的目的。

  (二)內(nèi)部控制系統(tǒng)復(fù)雜化

  實行會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制,是保證會計信息準確可靠、安全完整的內(nèi)控制度;是為了遵守會計法規(guī),有效地實施會計職能,防止錯誤和弊端,在會計工作內(nèi)部形成的自我制約和監(jiān)督的手段。通過內(nèi)部控制可以提高會計管理效率。手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制是通過各職能組或人員分工、完備業(yè)務(wù)手續(xù)、采取內(nèi)部審核和相互牽涉制度完成的。它相比于電算化會計系統(tǒng),效率低、數(shù)據(jù)傳遞慢、連貫性差,各種資料非常直觀且易于控制,出現(xiàn)問題也可及時進行修正和調(diào)整。

  在電算化會計系統(tǒng)中,由于數(shù)據(jù)處理都是潛在的,數(shù)據(jù)輸入后,在計算機內(nèi)部以各種指定程序進行加工處理,頻率高、速度快、系統(tǒng)文件不可讀,而且總帳與明細帳之間的制約關(guān)系已不復(fù)存在。職能環(huán)節(jié)之間的分工界線也發(fā)生重大變化或根本消失。系統(tǒng)運行中如果程序發(fā)生錯誤,就會導(dǎo)致連鎖性、重復(fù)性錯誤,內(nèi)存資料可以毫不留痕跡地消除或篡改,那將造成比手工會計系統(tǒng)更為嚴重的損失。所以會計電算化信息系統(tǒng)在內(nèi)部控制方面遇到的問題更多、更復(fù)雜,技術(shù)性也更強,它必須具有更高級更完備的控制方法、控制制度和準則。因此,對會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的審查,也成為審計工作的重要內(nèi)容。

  計算機內(nèi)部適應(yīng)于會計業(yè)務(wù)處理要求的控制,屬于計算機的應(yīng)用控制。應(yīng)用控制可以預(yù)防、檢測和更正錯誤,并且可以處置舞弊行為。它主要包括對數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出三方面的控制,控制標準完全取決于計算機功能設(shè)計和軟件水平。對此,審計人員必須進行有效的審核和評價。對應(yīng)用控制審計可以采取專用子系統(tǒng)模塊程序,以子系統(tǒng)形式直接調(diào)用會計系統(tǒng)有關(guān)數(shù)據(jù)進行檢索和查詢。除此之外,對計算機外部的人員組織、工作環(huán)境、文件資料保管及系統(tǒng)開發(fā)等工作的控制,屬于一般控制。對一般控制的審計,審計人員可采取手工方法,以填表方式直接向主管會計或操作人員查詢與核實。

 ?。ㄈ徲媰?nèi)容擴大化

  計算機的使用,使會計信息系統(tǒng)提高了效率,擴展了職能,同時也擴大了審計工作的內(nèi)容。審計工作不但要對系統(tǒng)內(nèi)部控制制度進行審計,對電算化系統(tǒng)輸入的原始數(shù)據(jù)、打印出的會計數(shù)據(jù)及存儲在計算機內(nèi)部磁性介質(zhì)上的有關(guān)數(shù)據(jù)文件進行審計,而且還必須對計算機系統(tǒng)程序進行審計。因為在會計電算化系統(tǒng)中,會計核算的全部過程完全是在計算機內(nèi)部通過數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)換功能進行的。帳簿之間的聯(lián)系、核算組織形式和過程應(yīng)用控制,完全決定于計算機的軟件設(shè)計,即系統(tǒng)程度。系統(tǒng)程序是否執(zhí)行財經(jīng)制度,是否遵循會計準則,程序本身的質(zhì)量高低,直接影響整個會計信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理的真實性、有效性和安全程序。而系統(tǒng)程序的設(shè)計及具體功能,一般只有程序設(shè)計人員和操作人員知道,審計人員,尤其是外部審計人員并不了解。所以,掌握被審會計電算系統(tǒng)的各種功能和程序設(shè)計,也是審計工作的重要內(nèi)容。

  與手工會計處理系統(tǒng)不同,一個會計電算化系統(tǒng)的完成和投入使用,需要投入相當(dāng)多的工作和代價,一旦電算系統(tǒng)在投入使用后,發(fā)現(xiàn)其中的錯誤和必須修改的地方,那將會在人力、財力上造成很大的浪費。所以對會計電算系統(tǒng)除了進行使用過程中的審計之外,在條件允許時,應(yīng)盡量在系統(tǒng)開發(fā)階段就進行事先審計。

 ?。ㄋ模┍仨氈饾u實現(xiàn)審計電算化

  會計電算化對審計工作提出了新的挑戰(zhàn)和要求,越來越多的單位和部門已逐步實現(xiàn)會計電算化,并不斷地完善會計信息系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)工作。工作環(huán)境的改變促使審計工作必須進行技術(shù)改革。不采取現(xiàn)代化技術(shù)手段將無法實行對會計的審計和監(jiān)督。形勢要求審計工作必須相應(yīng)開發(fā)電算技術(shù),以計算機輔助審計,逐步實現(xiàn)審計電算化。計算機審計是利用專用數(shù)據(jù)傳輸線,把會計電算系統(tǒng)的計算機與審計用的計算機通過接口對接起來,形成暫時的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系,同時啟動會計與審計系統(tǒng)計算機,利用軟件直接將會計系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)數(shù)據(jù)文件讀入審計計算機中,以供審計查閱。也可以將專用審計軟件直接置于會計計算機中運行,通過模擬手工查帳的各種程序,對會計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件進行審計。無論采取哪種方法,都要逐步地開發(fā)和利用計算機先進技術(shù),形成現(xiàn)代化審計軟件系統(tǒng),開展審計工作。

  就我國目前審計工作狀況而言,要達到審計完全電算化,還需要相當(dāng)一段過程。在手工審計向電算化審計轉(zhuǎn)換中,采取手工-電算相結(jié)合的形式,是過渡階段的一種必要手段。例如可以利用微機分別對會計各相應(yīng)環(huán)節(jié)進行審計,既靈活又可提高效率。我國在通用微機輔助審計系統(tǒng)開發(fā)方面已取得顯著成效。如對審計抽樣、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、子系統(tǒng)評估、對各種帳簿查詢、檢索,對內(nèi)部控制審計等多種審計技術(shù)功能都可以實現(xiàn)。在現(xiàn)代科技迅猛發(fā)展的環(huán)境下,會計、審計必須達到同步發(fā)展,尤其在利用計算機輔助業(yè)務(wù)中兩者必須在相互聯(lián)系、相互制約的前提下不斷完善各自的職能,在利用現(xiàn)代技術(shù)方面達到共同提高的目的。

  三、努力培養(yǎng)具有復(fù)合型知識結(jié)構(gòu)的審計人員

  當(dāng)會計由手工處理方法逐步地轉(zhuǎn)向電算化信息系統(tǒng)時,會計資料的收集、整理和傳遞程序都發(fā)生了重大改變。這種改變不僅反映在手工會計具體接觸的憑證、帳簿和報表等形式上,而且更重要的是在數(shù)據(jù)生成方式、處理方法和組織形式上都發(fā)生了根本性的變化。絕大多數(shù)的可見性資料轉(zhuǎn)入了計算機內(nèi)部處理,并在磁性介質(zhì)中存儲,尤其多道程序設(shè)計能力的開發(fā)、遠程通訊網(wǎng)絡(luò)的增加,使審計工作在方法及實施步驟上都更加復(fù)雜和困難。這就要求審計人員和工作方法也必須提升到新的水平。

  隨著會計電算化程度的不斷提高,聯(lián)網(wǎng)不斷擴展,會計信息系統(tǒng)的環(huán)境日趨復(fù)雜。計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)將眾多的處理步驟加以匯聚,改變了會計信息記錄過程必須通過職責(zé)分配才能實現(xiàn)的內(nèi)部控制方法。而且,會計數(shù)據(jù)與計算機操作數(shù)據(jù)相互結(jié)合,將邏輯上相關(guān)的全部數(shù)據(jù)匯集于一個綜合的系統(tǒng)之內(nèi),克服了由不同部門分別執(zhí)行不同步驟才能完成的處理過程,使諸多職能集中在數(shù)據(jù)處理中心實現(xiàn)。這些方面的變化都增大了審計的難度。審計線索的改變,計算機運算的速度、精確性及編輯功能,要求審計人員重新檢查傳統(tǒng)的審計步驟。信息數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的復(fù)雜性和數(shù)據(jù)的集中,要求審計人員熟悉信息處理系統(tǒng)的計劃、程序和記錄。了解信息數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)及其控制,已成為審計人員評價內(nèi)部控制和使用計算機進行審計的關(guān)鍵。這些,都對審計人員知識技能提出了新的標準。

  計算機審計是一門會計、審計和計算機三種學(xué)科交叉的邊緣科學(xué)。它不但研究會計信息系統(tǒng)實現(xiàn)電算化對審計的影響,研究其內(nèi)部控制方式和原則,檢查和測試系統(tǒng)的可靠性,同時還要評價系統(tǒng)功能和效益。因此,計算機審計要求審計人員必須具有復(fù)合型知識結(jié)構(gòu)。他們不但要熟悉審計內(nèi)容、方法和語言,而且還必須了解和掌握電算信息處理過程、控制方法和語言,以及相關(guān)計算機專業(yè)的知識、概念和術(shù)語,以便在審計過程中與會計管理人員進行職能過程的交流,同時與計算機程序處理和設(shè)計人員交流。

  在電算化開發(fā)與實施中,由于會計電算化從設(shè)計到應(yīng)用都相對領(lǐng)先于審計電算化過程,相比之下,尤其在人員技術(shù)方面審計電算化顯現(xiàn)為相對的滯后性。鑒于目前情況,在開發(fā)和完善計算機審計過程中,可以采取以下三種途徑解決人員技術(shù)問題。譬如,可以對原有審計人員在計算機知識、會計電算化系統(tǒng)的控制及計算機審計方法等方面進行培訓(xùn),以便能勝任計算機審計工作;也可以通過培養(yǎng)計算機技術(shù)人員,學(xué)習(xí)會計和審計專業(yè)知識,掌握審計原理和方法,專職或輔助進行計算機審計工作;還可以由審計人員和計算機技術(shù)人員相互配合組成審計小組,共同完成計算機審計工作??傊鞑块T應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有條件,調(diào)動積極因素,不斷完善這一工作。

  四、抓好事先審計是對會計電算化信息系統(tǒng)實施審計的關(guān)鍵

  會計與審計在保證各自職能標準的前提下,為更好地體現(xiàn)兩者從系統(tǒng)的程序設(shè)計、開發(fā)到操作技術(shù)方面協(xié)調(diào)一致,防止各個環(huán)節(jié)實施過程中出現(xiàn)錯誤或漏洞,最好的方法就是在會計電算化信息系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)過程中,由審計人員直接參與,即實行系統(tǒng)的事先審計工作。事先審計可以直接監(jiān)督系統(tǒng)開發(fā)過程必須按照標準的開發(fā)規(guī)程和方法進行,以保證系統(tǒng)程序及應(yīng)用控制滿足會計管理需要并達到應(yīng)有的質(zhì)量。與此同時,審計人員直接參與系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā),也為審計人員審查系統(tǒng)開發(fā)過程和評價應(yīng)用控制提供應(yīng)具備的條件。除此之外,還可以在系統(tǒng)中事先嵌入審計程序,如為檢索審計數(shù)據(jù)而在應(yīng)用程序中插入各種相應(yīng)于審計目的的程序指令,設(shè)置專門的審計數(shù)據(jù)文件等。這些審計程序可以執(zhí)行審計監(jiān)督,建立審計跟蹤文件,記錄符合指定條件的會計事項及操作處理的有關(guān)信息,以便日后審計人員跟蹤追查這些程序執(zhí)行審計功能。隨著會計、審計電算化開發(fā)的不斷進展,對系統(tǒng)的事先審計已成為最重要的環(huán)節(jié)。

  對會計電算化信息系統(tǒng)實行審計監(jiān)督,必須保證系統(tǒng)開發(fā)目標達到會計、審計兩者的共同需要和相應(yīng)的要求,即達到系統(tǒng)的有效性、可靠性、保密性和可審性。有效性是指會計電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)是在遵循系統(tǒng)開發(fā)有關(guān)標準和要求進行的。否則,將會使系統(tǒng)的質(zhì)量受到極大的影響。譬如將一些不符合會計準則和會計制度的會計處理規(guī)則編入應(yīng)用程序,將導(dǎo)致系統(tǒng)所產(chǎn)生和提供的會計信息不符合會計準則或會計制度??煽啃允侵笗嬰娝慊畔⑾到y(tǒng)必須如實地反映客觀經(jīng)濟情況,保證會計信息切實可靠。保密性是指保護會計信息、數(shù)據(jù)文件和計算機程序安全,防止計算機的硬、軟件設(shè)備遭受破壞,致使系統(tǒng)運行中斷,同時防止某些舞弊者篡改數(shù)據(jù)或程序,把計算機當(dāng)作作案的工具來騙取錢財或盜竊機密信息??蓪徯允侵笇徲嬋藛T可以根據(jù)必要的審計線索對系統(tǒng)進行審計。

  總之,系統(tǒng)的事先審計,對確保系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)開發(fā)和系統(tǒng)運轉(zhuǎn)達到預(yù)期標準,都是必不可少的管理手段,同時也是使系統(tǒng)具備充分內(nèi)控機制的關(guān)鍵。隨著會計與審計電算化的不斷擴展和深化,對會計信息系統(tǒng)電算化設(shè)計與開發(fā)的事先審計越來越顯示出其重要意義,只有加強事先審計,才可以使系統(tǒng)更好地滿足會計、審計雙方面的需要,在兩者密切的職能聯(lián)系中達到協(xié)調(diào)發(fā)展的目的。

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