《會計(jì)電算化工作規(guī)范》規(guī)定，電算化會計(jì)檔案是指存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會計(jì)數(shù)據(jù)；會計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)。

　　實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化后，會計(jì)檔案的內(nèi)容增加了，對保管環(huán)境的要求也提高了，而很多單位卻認(rèn)為會計(jì)電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化，電算化會計(jì)檔案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統(tǒng)的制度；沒有對會計(jì)電算化信息系統(tǒng)檔案人員的保管職責(zé)作出相應(yīng)的規(guī)定；也沒有采取相應(yīng)的保障措施來改善會計(jì)檔案的保管環(huán)境等。本文擬針對電算化會計(jì)檔案安全提出對策和建議。

　　其一，建立健全相關(guān)法規(guī)和制度。建立切實(shí)可行的管理制度，如制定細(xì)化的《電算化會計(jì)檔案管理辦法》、《電算化會設(shè)檔案崗位責(zé)任制》、《電算化會計(jì)檔案操作管理制度》、《安全保密制度》、《計(jì)算機(jī)硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度》等內(nèi)部管理制度，確保電算化會計(jì)檔案的安全。

　　其二，培養(yǎng)復(fù)合型電算化會計(jì)檔案管理人才。檔案管理人員既要有豐富的會計(jì)業(yè)務(wù)知識和檔案管理專業(yè)知識，又要精通信息技術(shù)，能夠熟練應(yīng)用會計(jì)電算化，成為“會計(jì)——算機(jī)——管理”的復(fù)合型人才，為電算化會計(jì)檔案的規(guī)范、安全、科學(xué)管理提供保障。

　　其三，檔案部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對信息時(shí)代電算化會計(jì)檔案管理重要性的宣傳，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《會計(jì)電算化管理辦法》、《會計(jì)電算化工作規(guī)范》等，加強(qiáng)電算化會計(jì)檔案的安全管理意識。

　　其四，加強(qiáng)電算化會計(jì)檔案收集工作。電算化會計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)（如一個(gè)會計(jì)年度），把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會計(jì)數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)妥善保存財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件，以便計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)，以最小的損失恢復(fù)原有的會計(jì)電算化系統(tǒng)。

　　其五，針對電算化會計(jì)檔案自身特點(diǎn)所帶來的安全風(fēng)險(xiǎn)，建立預(yù)防病毒和黑客的安全措施，加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)病毒的預(yù)防、檢測以及殺毒工作，切實(shí)有效地保障計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)的安全；根據(jù)會計(jì)電算化檔案信息載體的物理特性，在形成檔案時(shí)注意雙份數(shù)據(jù)的備份，注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)；注意防潮、防熱、防塵、防磁，對采用磁性介質(zhì)保存的檔案還應(yīng)定期進(jìn)行檢查復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞導(dǎo)致會計(jì)檔案丟失，造成無法挽回的損失；針對電算化會計(jì)檔案具有易于修改、易受破壞且不留痕跡的特點(diǎn)，從計(jì)算機(jī)程序方面考慮，應(yīng)設(shè)置包括輸入、輸出控制，將源程序與數(shù)據(jù)加密，設(shè)置密碼口令，設(shè)置恢復(fù)功能、各種操作記錄等控制功能，在源頭上防范問題的產(chǎn)生；針對會計(jì)電算化檔案和軟件版本密切相關(guān)的特點(diǎn)，除保存各版本的備份數(shù)據(jù)外，還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計(jì)電算化軟件系統(tǒng)。此外，電算化會計(jì)檔案必須與對應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本一致，因?yàn)椴煌陌姹緯a(chǎn)生電算化會計(jì)檔案不能被調(diào)閱或產(chǎn)生某些意外風(fēng)險(xiǎn)。

　　電算化會計(jì)檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，它的存在是必然的。因此加強(qiáng)電算化會計(jì)檔案安全管理，已成為會計(jì)檔案管理工作的一項(xiàng)緊迫、復(fù)雜、長期的工作，我們應(yīng)該健全電算化會計(jì)檔案管理的法律法規(guī)，制定嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度，加強(qiáng)對電算化會計(jì)檔案的管理和控制，使電算化會計(jì)檔案在各項(xiàng)工作中發(fā)揮作用。