會計電算化技術(shù)的應(yīng)用，將廣大財會人員從繁重的手工操作中解放出來，有時間和精力參與企業(yè)的管理與決策，為企業(yè)管理當(dāng)局、投資者與債權(quán)人提供較為準確、及時的財務(wù)信息。財政部制定的《會計電算化工作規(guī)范》指出：“開展會計電算化的單位應(yīng)根據(jù)工作需要，建立健全包括會計電算化崗位責(zé)任制、會計電算化操作管理制度、計算機硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度、電算化會計檔案管理制度的會計電算化內(nèi)部管理制度。”根據(jù)我國企業(yè)的實際情況，筆者認為在會計電算化條件下，應(yīng)從以下八個方面加強會計管理工作。

　　一、必須加強對計算機系統(tǒng)的硬件和軟件的管理

　　隨著計算機在會計工作中的應(yīng)用，管理部門對由計算機處理的各種數(shù)據(jù)、報表等會計信息的依賴程度越來越大，這些會計信息的產(chǎn)生只有在嚴格的控制下，才能預(yù)防或減少使用計算機犯罪的可能性，保證其可靠性和準確性。會計部門必須針對計算機系統(tǒng)的特點，制定對用于會計工作的計算機硬件和軟件有關(guān)的操作管理制度和系統(tǒng)維護管理制度。

　　實行會計電算化后，會計人員必須操作計算機才能進行會計核算工作，如果操作不正確會造成系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的破壞或丟失，影響系統(tǒng)的正常運行。因此為了保證系統(tǒng)的正常運行，完成預(yù)定任務(wù)，保證系統(tǒng)內(nèi)各種資源信息的安全與完整，應(yīng)制定嚴密的計算機操作管理制度，包括會計軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，操作密碼的嚴格管理，預(yù)防會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登入機內(nèi)賬簿，保存上機操作記錄，計算機病毒的防范措施等制度。與此同時加強日常使用管理，防止各種非法人員上機操作，為計算機設(shè)備創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境，保護機內(nèi)程序和數(shù)據(jù)的安全。

　　系統(tǒng)維護管理包括硬件維護與軟件維護兩部分。硬件維護主要是在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)硬件故障時，及時進行故障分析，并作檢查記錄，在設(shè)備更新、擴充、修復(fù)后，由系統(tǒng)維護人員安裝和調(diào)試。建議在硬件維護工作中，一般故障由本單位電算化維護人員負責(zé)，較大的故障應(yīng)及時與硬件生產(chǎn)或銷售商聯(lián)系解決。系統(tǒng)軟件維護主要是檢查系統(tǒng)文件的完整性以及系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改，以保證系統(tǒng)軟件的正常運行。軟件維護主要包括正確性維護、適應(yīng)性維護、完善性維護三種。正確性維護是指診斷和改正錯誤的過程；適應(yīng)性維護是指單位的會計工作發(fā)生變化時，為適應(yīng)新情況而進行的修改活動；完善性維護是為了改善已有功能的需要而進行的軟件修改活動。

　　二、實行嚴格的授權(quán)控制

　　為了防止系統(tǒng)非法介入、篡改或發(fā)生舞弊行為，必須實行嚴格的授權(quán)控制。利用財務(wù)軟件權(quán)限控制功能，通過對不同人員權(quán)限的分配、設(shè)置密碼等手段對上機操作和動用系統(tǒng)資源加以控制。由于計算機軟件開發(fā)人員對軟件的結(jié)構(gòu)和設(shè)計相當(dāng)熟悉，他們有能力也有機會進行非正常的數(shù)據(jù)修改，因此，必須對其操作權(quán)限進行嚴格的限制，不允許軟件開發(fā)人員有會計記賬、修改、出納等權(quán)限。為此，主管會計應(yīng)熟悉財務(wù)軟件，嚴格掌握操作人員的權(quán)限確定權(quán)，從而達到保證操作權(quán)限控制的有效性，進而保證會計信息和會計資料的真實性、合法性。

　　三、建立數(shù)據(jù)管理制度

　　首先，應(yīng)加強會計數(shù)據(jù)的安全維護管理，確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除。主要工作包括：必須經(jīng)常進行備份工作，以避免意外和人為錯誤造成數(shù)據(jù)的丟失，每日必須對計算機內(nèi)的會計資料在計算機硬盤中進行備份。對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。其次，應(yīng)制定會計電算化系統(tǒng)發(fā)生意外事故時會計數(shù)據(jù)的維護制度，以解決因發(fā)生意外事故，而使數(shù)據(jù)混亂或丟失的問題。最后，應(yīng)制定數(shù)據(jù)錄入管理規(guī)定，隨著企業(yè)管理信息化的發(fā)展，會計核算中許多原始憑證資料除手工輸入外，還可能來源于供應(yīng)鏈系統(tǒng)等其他系統(tǒng)，對需要處理的原始憑證的正確性和完整性的審核，使用具有智能化校驗功能的設(shè)備，能夠及時有效地發(fā)現(xiàn)原始憑證的錯誤，確保會計憑證的質(zhì)量，減少審核工作量。

　　四、建立財務(wù)人員的內(nèi)部牽制制度

　　財務(wù)軟件的應(yīng)用，要求企業(yè)對內(nèi)部職能進行分工，按內(nèi)部牽制原則合理分工，從而可以在工作中互相制約、互相監(jiān)督，防止工作差錯或故意舞弊等現(xiàn)象的發(fā)生。實行電算化后，一些傳統(tǒng)的核對、計算、存儲等內(nèi)部會計控制方式均被計算機內(nèi)部控制方式輕而易舉地替代，如總賬和明細賬都由計算機根據(jù)審核后的會計憑證自動登記和歸集，取消了手工條件下兩者的核對工作，但同時記賬憑證的審核工作變得更加重要。一些企業(yè)對記賬憑證的審核實行除在計算機系統(tǒng)內(nèi)簽字確認外還要求在打印的會計憑證上蓋章確認，這就增強了審核的安全程度。另外，還應(yīng)注意任何先進手段都是被人掌握和操縱的，一些傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部會計控制制度，如職務(wù)分離控制、業(yè)務(wù)程序控制等仍將有效地發(fā)揮積極作用。在采用新的內(nèi)部控制手段時，不能完全放棄傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方式，而應(yīng)根據(jù)計算機系統(tǒng)的特點對傳統(tǒng)的人員內(nèi)部牽制制度等作相應(yīng)調(diào)整，防止因人員分工不當(dāng)而發(fā)生利用高新技術(shù)和電腦舞弊犯罪之類的情況。

　　五、采取防錯糾錯措施

　　要充分發(fā)揮財務(wù)軟件的防錯、糾錯、提示、預(yù)警等功能，預(yù)先設(shè)置非法對應(yīng)科目、憑證必有必?zé)o科目、計劃定額指標等，使企業(yè)會計處理的所有步驟都必須經(jīng)過相應(yīng)程序的檢驗，如出現(xiàn)錯誤不進行糾正，則系統(tǒng)會拒絕進行下一步驟的操作，對偏離計劃定額的情況，可予以警示，從而防止錯誤和舞弊的產(chǎn)生，保證數(shù)據(jù)處理、預(yù)算制度的可靠性。

　　六、嚴禁反記賬與反結(jié)賬

　　按照財政部制定的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要求，在財務(wù)軟件中，會計資料輸入計算機并經(jīng)審核記賬后，不能修改，如需修改，則需要重新輸入一張紅字沖銷憑證和一張正確憑證，再據(jù)以記賬，這種處理方式對修正內(nèi)容、修正理由及相關(guān)責(zé)任人都留下了記錄，只有這樣才能保證會計信息的質(zhì)量和可信度。但有些實行會計電算化的企業(yè)，常常采用反記賬與反結(jié)賬辦法修改會計數(shù)據(jù)。

　　反記賬與反結(jié)賬就是將已經(jīng)記賬或已經(jīng)結(jié)賬的會計數(shù)據(jù)恢復(fù)到記賬或結(jié)賬前的狀態(tài)，然后對已輸入且已保存的記賬憑證再作修改、插入和刪除操作，并使已輸入憑證的憑證號順序重新排列，這樣做，其會計賬簿的真實性難以保證，也無法給審計留下任何線索，故應(yīng)要求實行會計電算化的企業(yè)或單位嚴格按照《會計法》與《企業(yè)會計制度》的規(guī)定進行會計憑證、會計賬簿的填制、登記、更正。財政部門應(yīng)嚴格要求軟件開發(fā)企業(yè)按照《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的規(guī)定，開發(fā)高質(zhì)量的會計軟件，嚴格修改并限制操作權(quán)限，嚴禁反記賬與反結(jié)賬功能。

　　七、加強會計檔案管理

　　電算化會計的檔案管理主要是指打印出的各種憑證、賬簿、報表、存儲會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。會計檔案管理是實行會計電算化后會計工作連續(xù)進行的保障，是電算化會計信息系統(tǒng)維護的保證，是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全與完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是會計信息得以充分利用的保證。

　　會計檔案管理的具體做法是：①對由原始憑證直接錄入或手工錄入計算機的會計憑證，均應(yīng)由計算機打印輸出，記賬憑證上應(yīng)有錄入人員的簽名或蓋章，稽核人員簽名或蓋章，會計主管人員的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章。打印輸出生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計人員工作規(guī)則》、《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管；②應(yīng)保留現(xiàn)金、銀行存款訂本式日記賬，手工登記賬簿與計算機生成賬簿并行；③對一般賬簿可根據(jù)實際情況和工作需要按月、按季或按年打印，發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬簿可滿頁打印；④總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代；⑤對存有會計信息的磁性介質(zhì)改其他介質(zhì)，在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并留有副本，以便在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進行恢復(fù)，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會計資料或檔案進行保存；⑥會計電算化系統(tǒng)開發(fā)的全套文檔資料，視同會計檔案保管。

　　八、提高會計人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　實行會計電算化后，會計人員只需輸入記賬憑證后，登記各類賬簿和編制報表工作即由計算機完成，憑證的輸入和審核成為主要任務(wù)，操作計算機成為會計人員的基本技能。但財務(wù)軟件的使用可能因操作人員水平不高等因素導(dǎo)致用計算機生成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告在格式、內(nèi)容以及會計資料的真實性和完整性等方面不符合《會計法》與《企業(yè)會計制度》的要求。目前我國會計人員素質(zhì)偏低、對電子計算機方面知識掌握不多，因此應(yīng)提高會計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強會計電算化培訓(xùn)，使會計人員能夠熟練地操作計算機，掌握會計軟件的各種自定義功能（包括定義各種轉(zhuǎn)賬公式、數(shù)據(jù)來源公式、費用分配公式等）和各種管理功能，充分發(fā)揮財務(wù)軟件的管理功能，為企業(yè)的經(jīng)營管理和決策服好務(wù)。