在我國,計算機在會計工作的應用似乎還停留在把手工核算模式簡單地搬到計算機系統(tǒng)中,絕大多數(shù)會計人員看到的會計電算化系統(tǒng)是:由會計人員手工收集數(shù)據(jù)、然后進行分類和編制記賬憑證,再將記賬憑證輸入計算機,而后由計算機程序自動登記賬簿、生成會計報表。這種計算機應用模式對會計的發(fā)展幾乎沒有什么促進作用。有人將這種結(jié)果歸咎于軟件供應商提供的軟件功能差和缺乏高效的咨詢服務,也有人認為應歸咎于習慣管理方式的慣性和管理人員(包括會計人員)知識更新緩慢。今年我國正式啟動企業(yè)信息化和電子商務工程計劃,想推動計算機網(wǎng)絡應用進入一個新的階段,這個計劃的實施能否改變計算機應用的低效局面,能否提高企業(yè)的管理水平?能否對會計理論和實務的發(fā)展產(chǎn)生一個促進?在這種計算機網(wǎng)絡環(huán)境下會計人員應充當什么角色?困惑之余也激發(fā)了我們的思考。
一、計算機網(wǎng)絡環(huán)境下會計的困惑
首先,對軟件供應商提供的軟件功能和軟件維護的困惑。目前,有許多計算機軟件是簡單地模擬手工業(yè)務處理流程,將許多不必要和無效的中間過渡數(shù)據(jù)文件(如賬薄發(fā)生額文件)生成工作(進行手工操作也許是必要的)全部程序化。會計人員在計算機軟件功能的指導下按照老模式來操辦事情。這在開展會計電算化的初期無可非議,但隨著會計人員對計算機信息系統(tǒng)的逐步了解,這些流程應當重構(gòu),軟件的功能應當改進。要解決這樣的問題不僅需要軟件商做出努力,而且需要企業(yè)會計人員和有關管理人員給予密切配合。
其次,強大的習慣管理方式及其慣性力的困惑。我國企業(yè)管理信息化,在前幾年幾乎都是強調(diào)在現(xiàn)有管理方式上的計算機化,也就是對手工管理模式的簡單模仿。以大家熟悉的會計計算機化為例,許多企業(yè)會計已經(jīng)計算機化,但提供的報表的信息沒有比以前多,對提高企業(yè)管理水平似乎也沒有多大幫助。如果照這樣的模式進行企業(yè)計算機網(wǎng)絡化,也不會幫助企業(yè)提高競爭力和管理水平,當然也不可能達到預期的目標。因此過多強調(diào)原有模式就會走人誤區(qū),阻止對先進管理思想和經(jīng)驗的借鑒。
第三,缺乏對咨詢服務應有重視的困惑。由于傳統(tǒng)的管理觀念的慣性,大多數(shù)企業(yè)愿意購買可直接用于處理一些數(shù)據(jù)和事務的軟件,從來就沒有想買軟件還需要另外花更多的錢配套購買咨詢服務,也許這是我國的管理軟件的應用升級緩慢和軟件應用效益低的重要原因之一。因此,中國本土的管理軟件要在企業(yè)應用上能發(fā)揮作用,關鍵不在于軟件開發(fā)人員的技術問題,而在于缺乏真正的專家型顧問參與軟件開發(fā)和實施,并且還需要企業(yè)管理人員對咨詢服務需求觀念徹底地轉(zhuǎn)換。
在我國許多企業(yè)花費在企業(yè)管理電腦化上的硬件和軟件的資金不少,但收效很低,許多企業(yè)經(jīng)理對此感到疑惑,現(xiàn)在又面臨著企業(yè)要全面啟動信息化工程,認為是一股風,即使有許多成功的案例,但他們認為是軟件廠家或是某種炒作需要而包裝形成的。怎樣讓這些企業(yè)正視失敗的原因,當然需要企業(yè)管理軟件專家的咨詢服務給他們解開困惑。如果有一天中國企業(yè)的高層經(jīng)理普遍重視專家的咨詢服務工作,那么中國企業(yè)的管理水平和競爭能力將會出現(xiàn)可喜的躍進。
第四,知識更新的困惑。現(xiàn)在信息技術業(yè)內(nèi)似乎搞得非?;鸨?,但在業(yè)外似乎有點出乎意料,有關CIMS(計算機集成制造系統(tǒng))、ERP(企業(yè)資源管理系統(tǒng))、MRP(物料需求管理系統(tǒng))、MRP2(制造資源管理系統(tǒng))和iERP(信息化的企業(yè)資源管理系統(tǒng))的概念和專有名詞,許多人從來就沒有聽說過,有人從某雜志看到此名詞,但也不知道與企業(yè)有什么關系,。會計在現(xiàn)行世界流行的ERP系統(tǒng)中應發(fā)揮什么作用更是無從談起。這種現(xiàn)象不但存在于會計人員中,在其他管理人員中也存在同樣的困惑。情況更糟糕的是,許多企業(yè)的總經(jīng)理對這方面好像有著沉痛的教訓和豐富經(jīng)驗似的,對企業(yè)信息化保持“冷靜”。這種被動的局面歸根結(jié)底是知識更新的問題。應大力提高后續(xù)教育教材質(zhì)量和師資力量,加快會計人員和其他管理人員的知識更新。
第五,會計無紙化的困惑。由于會計無紙化產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)的法律效力和審核確認、電子會計數(shù)據(jù)安全保護和無紙化的會計系統(tǒng)的審計問題,已經(jīng)成為會計領域的新課題,限于篇幅這里僅對電子數(shù)據(jù)的法律效力和審核確認問題作簡要的探討。
會計電子數(shù)據(jù)的法律效力問題。在法律上能否接受計算機記錄的會計電子數(shù)據(jù)(無紙化數(shù)據(jù))作為有效的證據(jù),已是一個國際性的問題。特別是無紙化的會計電子數(shù)據(jù)能否作為審計和稅務檢查的有效證據(jù),是會計界面臨的亟待解決的問題。就目前的會計電算化實務看,有關法規(guī)對企業(yè)要求將計算機記錄的原始數(shù)據(jù)都打印到紙張上并由責任人簽字,作為審計和其他法定證據(jù)。但這種做法是計算機網(wǎng)絡應用初期的暫時性措施,隨著電子商務的不斷普及,電子數(shù)據(jù)作為有效的會計證據(jù)和法律證據(jù)是必然的。聯(lián)合國已在70年代由其國際貿(mào)易法律委員會開始研究這一問題,于1996年12月由聯(lián)合國通過了正式的法律范本《電子商務示范法》,明確指出電子數(shù)據(jù)可作為有效的法律證據(jù),但必須滿足基本條件:電子數(shù)據(jù)的生成、存儲和傳遞過程是可靠的;有關責任人(包括交易業(yè)務的對方)已以某種加密數(shù)字簽字確認;執(zhí)行數(shù)據(jù)專人管理和確保數(shù)據(jù)的完整性等。類似這樣的法律的制定是推進我國電子商務開展和計算機網(wǎng)絡會計的當務之急。
電子原始數(shù)據(jù)的審核和確認。在現(xiàn)有計算機會計環(huán)境下,存放在磁盤或光盤的會計數(shù)據(jù)可通過適當?shù)挠嬎銠C工具修改并且可以做到不留任何修改“痕跡”,因此,確保這些電子數(shù)據(jù)是以原始形式保存下來是無紙信息系統(tǒng)的關鍵。所以,會計要審核一份企業(yè)交易的電子原始數(shù)據(jù),就不是簡單地像傳統(tǒng)會計的審閱紙張式原始憑證那樣,而是要考慮到電子原始數(shù)據(jù)生成的確認、數(shù)據(jù)存儲的管理控制、傳遞過程和方法的可靠性。
二、財會人員在計算機網(wǎng)絡化的增息系統(tǒng)中應充當?shù)慕巧?nbsp;
在計算機網(wǎng)絡化的企業(yè)中,會計人員的知識結(jié)構(gòu)必須從傳統(tǒng)的會計轉(zhuǎn)向計算機網(wǎng)絡會計。今后他們執(zhí)行的任務為:編制財務預算,對系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行加工和對子系統(tǒng)進行設計,設計管理決策所用的各種內(nèi)部報表,審查管理方案,編制稅單和外部用戶所需的信息報告,為企業(yè)高層管理人員提供各種信息咨詢,等等。在計算機網(wǎng)絡化的信息系統(tǒng)下,企業(yè)的會計人員利用計算機程序和系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫來編制外部用戶所需的財務報告,這一工作仍是他們負責的獨特任務,更重要的是,財會人員應更善于解析和拓展系統(tǒng)輸出的信息并用于重要的決策,提供對基層經(jīng)理和職員的業(yè)績控制有用的信息。
在計算機網(wǎng)絡化的環(huán)境下,會計人員作為重要的信息用戶,由于在數(shù)據(jù)的真實、可靠性方面具有敏感性及對內(nèi)控制度比較熟悉,將會要求參與計算機信息系統(tǒng)的設計活動。參與這些設計活動要求財會人員必須學習和研究計算機化的信息系統(tǒng)。他們不僅應該熟悉計算機網(wǎng)絡會計的一般知識,而且應該懂得計算機網(wǎng)絡會計的分析與設計技術。在將來,如果財會人員能熟悉企業(yè)計算機網(wǎng)絡化會計信息系統(tǒng)的分析和設計技術,那么他們必然會成為企業(yè)計算機網(wǎng)絡會計信息系統(tǒng)的主人,同時在企業(yè)管理層的地位也將得到進一步提高。