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電算化內控制度的建立
我國會計電算化的迅猛發(fā)展和普及，使會計工作發(fā)生了重大變化，會計電算化的開展，減輕了財會人員的工作強度，提高了會計工作效率和工作質量，促進了會計工作的規(guī)范化，為管理工作的現(xiàn)代化奠定了基礎。
會計電算化的特點決定了原來手工會計核算方式下的內部控制制度大部分將失去作用，因此必須重新設計內部控制環(huán)節(jié)，建立科學嚴密的會計電算化內部控制制度，以保證會計數(shù)據的安全和保密。應從下列四方面著手健全科學的會計電算化內部控制制度：
1.組織控制。數(shù)據處理部門內部人員要有明確的崗位和職責分工，應設置系統(tǒng)數(shù)據管理員、系統(tǒng)維護員、操作員和審核記賬員等崗位，各崗位都得到一定的授權，并用密碼加以控制，防止非法操作和越權操作。
2.操作控制。嚴格按照會計業(yè)務和處理流程進行操作，在會計軟件中設計防止重復操作、遺漏操作和誤操作的控制程序，違反操作規(guī)程和操作時間應及時予以提示和制止；建立操作日志制度。計算機程序中應對所有操作留有記錄，包括操作時間、操作人姓名、操作內容等。對已記賬和已結賬業(yè)務設置不可修改或逆操作程序，要修改必須通過編制記賬憑證沖正或補充登記來更正。
3.數(shù)據輸出控制。會計資料是單位的機密，一旦泄漏將給單位帶來不應有的損失，而磁性介質的可復制性又使會計資料極易泄漏而不易發(fā)現(xiàn)，故會計電算化系統(tǒng)的輸出不論是磁性文件還是打印資料，輸出后均應立即受到嚴格管理，以防被人竊取或篡改。磁性資料應由會計檔案保管員負責保管；打印資料在系統(tǒng)的操作日志上有所記錄后(包括記錄輸出時間、文件頁數(shù)及操作人員姓名)及時送達指定人手中；收件人要簽收并注明收件日期、文件內容，以便日后備查；確保會計數(shù)據和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據和軟件的非法修改和刪除，對磁性介質存放的數(shù)據要保存雙備份。
4.硬件與軟件系統(tǒng)的開發(fā)與維護控制。包括需求分析、系統(tǒng)的設計和測試、系統(tǒng)的運行與維護以及系統(tǒng)文檔資料的保管等，即對正在使用的會計核算軟件進行修改、升級和硬件設備的更換，要有一定的審批手續(xù)，要保證會計數(shù)據的連續(xù)和安全，并由有關人員監(jiān)督實施。要保證機房設備的安全和計算機的正常運行，健全排除硬件與軟件系統(tǒng)故障的管理措施，保證會計數(shù)據的完整性，健全必要的防治計算機病毒的措施。
會計電算化的特點決定了原來手工會計核算方式下的內部控制制度大部分將失去作用，因此必須重新設計內部控制環(huán)節(jié)，建立科學嚴密的會計電算化內部控制制度，以保證會計數(shù)據的安全和保密。應從下列四方面著手健全科學的會計電算化內部控制制度：
1.組織控制。數(shù)據處理部門內部人員要有明確的崗位和職責分工，應設置系統(tǒng)數(shù)據管理員、系統(tǒng)維護員、操作員和審核記賬員等崗位，各崗位都得到一定的授權，并用密碼加以控制，防止非法操作和越權操作。
2.操作控制。嚴格按照會計業(yè)務和處理流程進行操作，在會計軟件中設計防止重復操作、遺漏操作和誤操作的控制程序，違反操作規(guī)程和操作時間應及時予以提示和制止；建立操作日志制度。計算機程序中應對所有操作留有記錄，包括操作時間、操作人姓名、操作內容等。對已記賬和已結賬業(yè)務設置不可修改或逆操作程序，要修改必須通過編制記賬憑證沖正或補充登記來更正。
3.數(shù)據輸出控制。會計資料是單位的機密，一旦泄漏將給單位帶來不應有的損失，而磁性介質的可復制性又使會計資料極易泄漏而不易發(fā)現(xiàn)，故會計電算化系統(tǒng)的輸出不論是磁性文件還是打印資料，輸出后均應立即受到嚴格管理，以防被人竊取或篡改。磁性資料應由會計檔案保管員負責保管；打印資料在系統(tǒng)的操作日志上有所記錄后(包括記錄輸出時間、文件頁數(shù)及操作人員姓名)及時送達指定人手中；收件人要簽收并注明收件日期、文件內容，以便日后備查；確保會計數(shù)據和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據和軟件的非法修改和刪除，對磁性介質存放的數(shù)據要保存雙備份。
4.硬件與軟件系統(tǒng)的開發(fā)與維護控制。包括需求分析、系統(tǒng)的設計和測試、系統(tǒng)的運行與維護以及系統(tǒng)文檔資料的保管等，即對正在使用的會計核算軟件進行修改、升級和硬件設備的更換，要有一定的審批手續(xù)，要保證會計數(shù)據的連續(xù)和安全，并由有關人員監(jiān)督實施。要保證機房設備的安全和計算機的正常運行，健全排除硬件與軟件系統(tǒng)故障的管理措施，保證會計數(shù)據的完整性，健全必要的防治計算機病毒的措施。
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