會計電算化(即會計信息系統(tǒng))是一個人機結(jié)合的系統(tǒng)，是利用信息處理技術(shù)、現(xiàn)代化會計的方法，以計算機為工具，對各種會計數(shù)據(jù)進行收集、加工、處理、存儲和信息交換的人機系統(tǒng)。它使會計人員從繁瑣、重復(fù)的手工記賬、算賬、報賬工作中解脫出來，集中精力深入探討和分析各種信息，解決問題。下面就會計電算化在高等院校固定資產(chǎn)管理中的重要作用、發(fā)展方向及應(yīng)注意的問題作簡要論述。

　　一、會計電算化在高等院校固定資產(chǎn)管理中的重要作用

　　1.全面詳細(xì)反映信息，滿足管理者需要

　　計算機容量大，運行速度快，能夠?qū)潭ㄙY產(chǎn)管理中的有關(guān)數(shù)據(jù)進行快速、詳細(xì)的分析，全面客觀地反映各種信息，滿足管理者需要。明細(xì)分類核算是所有高等院校在固定資產(chǎn)管理中必須建立的核算方式，賬多量大，非常繁瑣。一些高等院校只將明細(xì)賬設(shè)置二級或三級，管理上過于籠統(tǒng)，尤其是隨著高等院校教學(xué)規(guī)模不斷擴大，科研能力不斷提高，以及相關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營方式的多樣化，高等院校的房屋、儀器設(shè)備、辦公用品、圖書等固定資產(chǎn)的種類不斷增多，數(shù)量不斷增大，如果一個學(xué)校的資產(chǎn)效益明細(xì)賬僅設(shè)置二級或三級，根本無法及時、準(zhǔn)確反映出有關(guān)信息，無法滿足管理工作的需要。在手工條件下，設(shè)置更多級別的明細(xì)賬比較困難，在實行會計電算化后，使用計算機操作，則核算工作就非常方便。例如：學(xué)校對儀器設(shè)備這個會計科目設(shè)置明細(xì)賬，手工一般設(shè)置為：儀器設(shè)備——教學(xué)類二級，學(xué)校如果想統(tǒng)計其中某一種儀器的購入、現(xiàn)存、維修等情況，就比較困難，因為很難從這樣的賬簿設(shè)置中提取出有關(guān)信息供管理者使用，若想獲得相關(guān)數(shù)據(jù)只有等定期核對后才能計算得出。如果用計算機設(shè)置儀器設(shè)備明細(xì)賬，內(nèi)容可以非常詳細(xì)，例如：儀器設(shè)備——教學(xué)類——北京產(chǎn)——使用科室——維修記錄——目前狀態(tài)，等等。此外，還可以根據(jù)需要設(shè)置更為詳細(xì)的明細(xì)賬目，便于及時查閱儀器設(shè)備明細(xì)賬，了解某種儀器設(shè)備的使用情況，合理使用資金，為教學(xué)和科研服務(wù)。

　　2.快速查閱各種固定資產(chǎn)價格

　　由于各種固定資產(chǎn)的價格變化較快，如果一個學(xué)校不能及時掌握某一物品的價格變化情況，勢必在物品采購上出現(xiàn)決策失誤，造成不必要的資金浪費。利用計算機強大的查索能力和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)優(yōu)勢，就能夠快速查閱到該產(chǎn)品的價格變化情況和不同生產(chǎn)廠家的產(chǎn)品價格、產(chǎn)品性能，供學(xué)校決策者參考，從中篩選出價格適宜、性能優(yōu)越的產(chǎn)品，以最優(yōu)惠的價格獲得最好的產(chǎn)品，服務(wù)學(xué)校的教學(xué)、科研和生產(chǎn)經(jīng)營。

　　3.減輕管理人員的工作強度，提高工作效率

　　固定資產(chǎn)管理工作量大，涉及面廣，與各院、系、科室間聯(lián)系密切，統(tǒng)計數(shù)據(jù)多，變化頻繁，準(zhǔn)確性要求高，稍有不慎，極易出現(xiàn)差錯，造成不必要的損失。以往人工記賬的方式導(dǎo)致管理人員工作強度很大，經(jīng)常加班加點核對數(shù)據(jù)，制做統(tǒng)計報表。即使這樣，也難免發(fā)生差錯，工作效率低。實行會計電算化管理后，各院、系、科室間統(tǒng)計數(shù)據(jù)、統(tǒng)計報表“資源共享”，核對極其方便，管理人員的工作強度大大減輕，統(tǒng)計結(jié)果準(zhǔn)確性增強，工作效率明顯提高。

　　二、高等院校實行會計電算化應(yīng)注意的幾個問題

　　1.選擇適合本校實際的統(tǒng)計軟件。目前，市場上用于固定資產(chǎn)管理的統(tǒng)計軟件品目很多，有單用戶統(tǒng)計軟件和網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)計軟件。單用戶統(tǒng)計軟件無法進行統(tǒng)計數(shù)據(jù)交換；網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)計軟件價格較高，其優(yōu)點是統(tǒng)計量大，有較強的數(shù)據(jù)交換功能。需要指出的是，無論單用戶統(tǒng)計軟件還是網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)計軟件，用戶在使用時，總會發(fā)現(xiàn)一些不符合自身特點要求的程序設(shè)置，給用戶帶來不便。因此，各院校在選擇統(tǒng)計軟件時，一定要根據(jù)自身特點，盡可能選擇適合本校實際的統(tǒng)計軟件(以網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)計軟件為首選)。

　　2.加強系統(tǒng)的安全性，防止出現(xiàn)意外事故。由于固定資產(chǎn)電算化管理往往是整個學(xué)校財會計算機管理一體化的一個組成部分，因此，必須加強系統(tǒng)的安全性，防止人為破壞。在實行電算化管理時，除對統(tǒng)計軟件本身的安全性提出較高的要求外，使用單位必須建立健全計算機管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行。專人負(fù)責(zé)，開機登記，嚴(yán)防意外事故發(fā)生。

　　3.提高整個會計人員的素質(zhì)問題。隨著會計電算化的不斷發(fā)展，單靠少數(shù)人操作和管理計算機顯然已經(jīng)無法滿足財會工作的需要。當(dāng)務(wù)之急是要加強會計電算化業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，讓所有會計工作人員了解和掌握計算機的有關(guān)性能、操作技能以及一些必要的計算機語言。提高整個會計人員的素質(zhì)，只有這樣才能加強系統(tǒng)的安全性，防止意外事故發(fā)生，才能充分發(fā)揮會計電算化在高等院校固定資產(chǎn)管理中的積極作用。

　　4.加強制度建設(shè)問題。會計電算化決不僅僅是一臺電腦，一套軟件即可完成的簡單投資行為。電算化工作的開展必須有完善的管理、嚴(yán)密的制度做保證。目前，多數(shù)財務(wù)軟件以數(shù)據(jù)庫作為開發(fā)工具，稍懂計算機知識的人員都可以查閱甚至修改數(shù)據(jù)，要想解決好財務(wù)系統(tǒng)的安全保密問題，不能只僅僅依靠軟件本身的口令限制，還必須把人的主觀性考慮進去。電算化工作必須從人員上機加強管理，制定必要的上機操作記錄制度、操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限。其次，要有嚴(yán)格的硬件、軟件管理制度，實行會計電算化，會計的大量數(shù)據(jù)資料都存儲在計算機的硬盤或軟盤上，為確保數(shù)據(jù)資料不被破壞，必須制定保證機房設(shè)備安全和電子計算機正常運轉(zhuǎn)的措施。

　　總之，會計電算化是會計改革和會計工作現(xiàn)代化乃至高校管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。隨著計算機在各個部門的應(yīng)用，會計軟件的性能、功能也不斷提高。作為高校不能只著眼于會計軟件代替手工操作，更要發(fā)揮其管理作用，為高校發(fā)展創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。