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《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第13號——業(yè)務(wù)外包》所稱的業(yè)務(wù)外包,是指企業(yè)利用專業(yè)化分工優(yōu)勢,將日常經(jīng)營中的部分業(yè)務(wù)委托給本企業(yè)以外的專業(yè)服務(wù)機構(gòu)或經(jīng)濟組織(以下簡稱承包方)完成的經(jīng)營行為,通常包括研發(fā)、資信調(diào)查、可行性研究、委托加工、物業(yè)管理、客戶服務(wù)、IT服務(wù)等。隨著社會主義市場發(fā)展及國際產(chǎn)業(yè)分工呈細化趨勢,我國業(yè)務(wù)外包市場必將有較大發(fā)展。適應(yīng)這種發(fā)展趨勢,財政部研究制定了《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第13號——業(yè)務(wù)外包》,對于規(guī)范業(yè)務(wù)外包行為,防范業(yè)務(wù)外包風(fēng)險,具有重要的意義。本文就此進行解讀。
一、業(yè)務(wù)外包流程
業(yè)務(wù)外包流程主要包括:制定業(yè)務(wù)外包實施方案、審核批準(zhǔn)、選擇承包方、簽訂業(yè)務(wù)外包合同、組織實施業(yè)務(wù)外包活動、業(yè)務(wù)外程管理、驗收、會計控制等環(huán)節(jié)。如下圖所示。該圖列示的業(yè)務(wù)外包流程適用于各類企業(yè)的一般業(yè)務(wù)外包,具有通用性。企業(yè)在實際開展業(yè)務(wù)外包時,可以參照此流程,并結(jié)合自身情況予以擴充和具體化。
業(yè)務(wù)外包基本流程圖
二、各環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險點及管控措施
(一)制定業(yè)務(wù)外包實施方案
制定業(yè)務(wù)外包實施方案,是指企業(yè)根據(jù)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和業(yè)務(wù)外包管理制度,結(jié)合確定的業(yè)務(wù)外包范圍,制定實施方案。該環(huán)節(jié)的風(fēng)險主要是:企業(yè)缺乏業(yè)務(wù)外包管理制度,導(dǎo)致制定實施方案時無據(jù)可依;業(yè)務(wù)外包管理制度未明確業(yè)務(wù)外包范圍,可能導(dǎo)致有關(guān)部門在制定實施方案時,將不宜外包的核心業(yè)務(wù)進行外包;實施方案不合理、不符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營特點或內(nèi)容不完整,可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包失敗。
主要管控措施:
第一,建立和完善業(yè)務(wù)外包管理制度,根據(jù)各類業(yè)務(wù)與核心主業(yè)的關(guān)聯(lián)度、對外包業(yè)務(wù)的控制程度以及外部市場成熟度等標(biāo)準(zhǔn),合理確定業(yè)務(wù)外包的范圍,并根據(jù)是否對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有重大影響對外包業(yè)務(wù)實施分類管理,以突出管控重點,同時明確規(guī)定業(yè)務(wù)外包的方式、條件、程序和實施等相關(guān)內(nèi)容。
第二,嚴格按照業(yè)務(wù)外包管理制度規(guī)定的業(yè)務(wù)外包范圍、方式、條件、程序和實施等內(nèi)容制定實施方案,避免將核心業(yè)務(wù)外包,同時確保方案的完整性。
第三,根據(jù)企業(yè)年度預(yù)算以及生產(chǎn)經(jīng)營計劃,對實施方案的重要方面進行深入評估以及復(fù)核,包括承包方的選擇方案、外包業(yè)務(wù)的成本效益及風(fēng)險、外包合同期限、外包方式、員工培訓(xùn)計劃等,確保方案的可行性。
第四,認真聽取外部專業(yè)人員對業(yè)務(wù)外包的意見,并根據(jù)其合理化建議完善實施方案。
?。ǘ徍伺鷾?zhǔn)
審核批準(zhǔn),是指企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徍伺鷾?zhǔn)業(yè)務(wù)外包實施方案。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是:審批制度不健全,導(dǎo)致對業(yè)務(wù)外包的審批不規(guī)范;審批不嚴格或者越權(quán)審批,導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包決策出現(xiàn)重大疏漏,可能引發(fā)嚴重后果;未能對業(yè)務(wù)外包實施方案是否符合成本效益原則進行合理審核以及做出恰當(dāng)判斷,導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包不經(jīng)濟。
主要管控措施:
第一,建立和完善業(yè)務(wù)外包的審核批準(zhǔn)制度。明確授權(quán)批準(zhǔn)的方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施,規(guī)定各層級人員應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批,不得超越權(quán)限審批。同時加大對分公司重大業(yè)務(wù)外包的管控力度,避免因分公司越權(quán)進行業(yè)務(wù)外包給企業(yè)帶來不利后果。
第二,在對業(yè)務(wù)外包實施方案進行審查和評價時,應(yīng)當(dāng)著重對比分析該業(yè)務(wù)項目在自營與外包情況下的風(fēng)險和收益,確定外包的合理性和可行性。
第三,總會計師或企業(yè)分管會計工作的負責(zé)人應(yīng)當(dāng)參與重大業(yè)務(wù)外包的決策,對業(yè)務(wù)外包的經(jīng)濟效益做出合理評價。
第四,對于重大業(yè)務(wù)外包方案,應(yīng)當(dāng)提交董事會或類似權(quán)力機構(gòu)審批。
(三)選擇承包方
選擇承包方,是指企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)外包實施方案選擇承包方。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是:承包方不是合法設(shè)立的法人主體,缺乏應(yīng)有的專業(yè)資質(zhì),從業(yè)人員也不具備應(yīng)有的專業(yè)技術(shù)資格,缺乏從事相關(guān)項目的經(jīng)驗,導(dǎo)致企業(yè)遭受損失甚至陷入法律糾紛;外包價格不合理,業(yè)務(wù)外包成本過高導(dǎo)致難以發(fā)揮業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢;存在接受商業(yè)賄賂的舞弊行為,導(dǎo)致相關(guān)人員涉案。
主要管控措施:
第一,充分調(diào)查候選承包方的合法性,即是否為依法成立、合法經(jīng)營的專業(yè)服務(wù)機構(gòu)或經(jīng)濟組織,是否具有相應(yīng)的經(jīng)營范圍和固定的辦公場所。
第二,調(diào)查候選承包方的專業(yè)資質(zhì)、技術(shù)實力及其從業(yè)人員的履歷和專業(yè)技能。
第三,考察候選承包方從事類似項目的成功案例、業(yè)界評價和口碑。
第四,綜合考慮企業(yè)內(nèi)外部因素,對業(yè)務(wù)外包的人工成本、營銷成本、業(yè)務(wù)收入、人力資源等指標(biāo)進行測算分析,合理確定外包價格,嚴格控制業(yè)務(wù)外包成本。
第五,引入競爭機制,按照有關(guān)法律法規(guī),遵循公開、公平、公正的原則,采用招標(biāo)方式等適當(dāng)方式,擇優(yōu)選擇承包方。
第六,按照規(guī)定的程序和權(quán)限從候選承包方中做出選擇,并建立嚴格的回避制度和監(jiān)督處罰制度,避免相關(guān)人員在選擇承包方過程中出現(xiàn)受賄和舞弊行為。
?。ㄋ模┖炗啒I(yè)務(wù)外包合同
確定承包方后,企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時與選定的承包方簽訂業(yè)務(wù)外包合同,約定業(yè)務(wù)外包的內(nèi)容和范圍,雙方權(quán)利和義務(wù),服務(wù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),保密事項,費用結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任等事項。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是:合同條款未能針對業(yè)務(wù)外包風(fēng)險做出明確的約定,對承辦方的違約責(zé)任界定不夠清晰,導(dǎo)致企業(yè)陷入合同糾紛和訴訟;合同約定的業(yè)務(wù)外包價格不合理或成本費用過高,導(dǎo)致企業(yè)遭受損失。
主要管控措施:
第一,在訂立外包合同前,充分考慮業(yè)務(wù)外包方案中識別出的重要風(fēng)險因素,并通過合同條款予以有效規(guī)避或降低。
第二,在合同的內(nèi)容和范圍方面,明確承包方提供的服務(wù)類型、數(shù)量、成本,以及明確界定服務(wù)的環(huán)節(jié)、作業(yè)方式、作業(yè)時間、服務(wù)費用等細節(jié)。
第三,在合同的權(quán)利和義務(wù)方面,明確企業(yè)有權(quán)督促承包方改進服務(wù)流程和方法,承包方有責(zé)任按照合同協(xié)議規(guī)定的方式和頻率,將外包實施的進度和現(xiàn)狀告知企業(yè),并對存在問題進行有效溝通。
第四,在合同的服務(wù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)方面,應(yīng)當(dāng)規(guī)定外包商最低的服務(wù)水平要求以及如果未能滿足標(biāo)準(zhǔn)實施的補救措施。
第五,在合同的保密事項方面,應(yīng)具體約定對于涉及本企業(yè)機密的業(yè)務(wù)和事項,承包方有責(zé)任履行保密義務(wù)。
第六,在費用結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)方面,綜合考慮內(nèi)外部因素,合理確定外包價格,嚴格控制業(yè)務(wù)外包成本。
第七,在違約責(zé)任方面,制定既具原則性又體現(xiàn)一定靈活性的合同條款,以適應(yīng)環(huán)境、技術(shù)和企業(yè)自身業(yè)務(wù)的變化。
?。ㄎ澹┙M織實施業(yè)務(wù)外包
組織實施業(yè)務(wù)外包,是指企業(yè)嚴格按照業(yè)務(wù)外包制度、工作流程和相關(guān)要求,組織業(yè)務(wù)外程中人、財、物等方面的資源分配,建立與承包方的合作機制,為下一環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)外程管理做好準(zhǔn)備,確保承包方嚴格履行業(yè)務(wù)外包合同。企業(yè)在組織實施業(yè)務(wù)外包時,應(yīng)當(dāng)根據(jù)業(yè)務(wù)外包合同條款,落實雙方應(yīng)投入的人力資源、資金、硬件及專有資產(chǎn)等,明確承包方提供服務(wù)或產(chǎn)品的工作流程、模式、職能架構(gòu)、項目實施計劃等內(nèi)容。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是:組織實施業(yè)務(wù)外包的工作不充分或未落實到位,影響下一環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)外程管理的有效實施,導(dǎo)致難以實現(xiàn)業(yè)務(wù)外包的目標(biāo)。
主要管控措施:
第一,按照業(yè)務(wù)外包制度、工作流程和相關(guān)要求,制定業(yè)務(wù)外包實施全過程的管控措施,包括落實與承包方之間的資產(chǎn)管理、信息資料管理、人力資源管理、安全保密管理等機制,確保承包方在履行外包業(yè)務(wù)合同時有章可循。
第二,做好與承包方的對接工作,通過培訓(xùn)等方式確保承包方充分了解企業(yè)的工作流程和質(zhì)量要求,從價值鏈的起點開始控制業(yè)務(wù)質(zhì)量。
第三,與承包方建立并保持暢通的溝通協(xié)調(diào)機制,以便及時發(fā)現(xiàn)并有效解決業(yè)務(wù)外程存在的問題。
第四,梳理有關(guān)工作流程,提出每個環(huán)節(jié)上的崗位職責(zé)分工、運營模式、管理機制、質(zhì)量水平等方面的要求,并建立對應(yīng)的即時監(jiān)控機制,及時檢查、收集和反饋業(yè)務(wù)外包實施過程的相關(guān)信息。
?。I(yè)務(wù)外程管理
根據(jù)業(yè)務(wù)外包合同的約定,承包方會采取在特定時點向企業(yè)一次性交付產(chǎn)品或在一定期間內(nèi)持續(xù)提供服務(wù)的方式交付業(yè)務(wù)外包成果。由于承包方交付成果的方式不同,業(yè)務(wù)外程也有所不同,前者的業(yè)務(wù)外程是指承包方對產(chǎn)品的設(shè)計制造過程,后者的業(yè)務(wù)外程是指承包方持續(xù)提供服務(wù)的整個過程。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是:承包方在合同期內(nèi)因市場變化等原因不能保持履約能力,無法繼續(xù)按照合同約定履行義務(wù),導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包失敗和本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中斷;承包方出現(xiàn)未按照業(yè)務(wù)外包合同約定的質(zhì)量要求持續(xù)提供合格的產(chǎn)品或服務(wù)等違約行為,導(dǎo)致企業(yè)難以發(fā)揮業(yè)務(wù)外包優(yōu)勢,甚至遭受重大損失;管控不力,導(dǎo)致商業(yè)秘密泄漏。
主要管控措施:
第一,在承包方提供服務(wù)或制造產(chǎn)品的過程中,密切關(guān)注重大業(yè)務(wù)外包承包方的履約能力,采取承包方動態(tài)管理方式,對承包方開展日??冃гu價和定期考核。
第二,對承包方的履約能力進行持續(xù)評估,包括承包方對該項目的投入是否能夠支持其產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量達到企業(yè)預(yù)期目標(biāo),承包方自身的財務(wù)狀況、生產(chǎn)能力、技術(shù)創(chuàng)新能力等綜合能力是否滿足該項目的要求。
第三,建立即時監(jiān)控機制,一旦發(fā)現(xiàn)偏離合同目標(biāo)等情況,應(yīng)及時要求承包方調(diào)整改進。
第四,對重大業(yè)務(wù)外包的各種意外情況做出充分預(yù)計,建立相應(yīng)的應(yīng)急機制,制定臨時替代方案,避免業(yè)務(wù)外包失敗造成企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中斷。
第五,有確鑿證據(jù)表明承包方存在重大違約行為,并導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包合同無法履行的,應(yīng)當(dāng)及時終止合同,并指定有關(guān)部門按照法律程序向承包方索賠。
第六,切實加強對業(yè)務(wù)外程中形成的商業(yè)信息資料的管理。
(七)驗收
在業(yè)務(wù)外包合同執(zhí)行完成后需要驗收的,企業(yè)應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)部門或人員對完成的業(yè)務(wù)外包合同進行驗收。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是:驗收方式與業(yè)務(wù)外包成果交付方式不匹配,驗收標(biāo)準(zhǔn)不明確,驗收程序不規(guī)范,使驗收工作流于形式,不能及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)外包質(zhì)量低劣等情況,可能導(dǎo)致企業(yè)遭受損失。
主要管控措施:
第一,根據(jù)承包方業(yè)務(wù)外包成果交付方式的特點,制定不同的驗收方式。一般而言,可以對最終產(chǎn)品或服務(wù)進行一次性驗收,也可以在整個外程中分階段驗收。
第二,根據(jù)業(yè)務(wù)外包合同的約定,結(jié)合在日??冃гu價基礎(chǔ)上對外包業(yè)務(wù)質(zhì)量是否達到預(yù)期目標(biāo)的基本評價,確定驗收標(biāo)準(zhǔn)。
第三,組織有關(guān)職能部門、財會部門、質(zhì)量控制部門等的相關(guān)人員,嚴格按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對承包方交付的產(chǎn)品或服務(wù)進行審查和全面測試,確保產(chǎn)品或服務(wù)符合需求,并出具驗收證明。
第四,驗收過程中發(fā)現(xiàn)異常情況的,應(yīng)當(dāng)立即報告,查明原因,視問題的嚴重性與承包方協(xié)商采取恰當(dāng)?shù)难a救措施,并依法索賠。
第五,根據(jù)驗收結(jié)果對業(yè)務(wù)外包是否達到預(yù)期目標(biāo)作出總體評價,據(jù)此對業(yè)務(wù)外包管理制度和流程進行改進和優(yōu)化。
(八)會計控制
會計控制是指企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家統(tǒng)一的會計準(zhǔn)則制度,加強對外包業(yè)務(wù)的核算與監(jiān)督,并做好外包費用結(jié)算工作。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是:缺乏有效的業(yè)務(wù)外包會計系統(tǒng)控制,未能全面真實地記錄和反映企業(yè)業(yè)務(wù)外包各環(huán)節(jié)的資金流和實物流情況,可能導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)流失或貶損;業(yè)務(wù)外包相關(guān)會計處理不當(dāng),可能導(dǎo)致財務(wù)報告信息失真;結(jié)算審核不嚴格、支付方式不恰當(dāng)、金額控制不嚴,可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。
主要管控措施:
第一,企業(yè)財會部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家統(tǒng)一的會計準(zhǔn)則制度,對業(yè)務(wù)外程中交由承包方使用的資產(chǎn)、涉及資產(chǎn)負債變動的事項以及外包合同訴訟等加強核算與監(jiān)督。
第二,根據(jù)企業(yè)會計準(zhǔn)則制度的規(guī)定,結(jié)合外包業(yè)務(wù)特點和企業(yè)管理機制,建立完善外包成本的會計核算方法,進行有關(guān)會計處理,并在財務(wù)報告中進行必要、充分的披露。
第三,在向承包方結(jié)算費用時,應(yīng)當(dāng)依據(jù)驗收證明,嚴格按照合同約定的結(jié)算條件、方式和標(biāo)準(zhǔn)辦理支付。
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