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讓預(yù)算指標“落地”

來源: 編輯: 2009/11/25 10:46:23  字體:
  編制預(yù)算,不管是自上而下,還是自下而上,基本的環(huán)節(jié)至少要包括總結(jié)分析和財務(wù)預(yù)測。當年年底的總結(jié)分析可以看出上年財務(wù)預(yù)測的準確性,也為下一年的預(yù)算打下了基礎(chǔ)。

  相當部分企業(yè)的CFO都有這樣的體會:預(yù)算耗時費力,但結(jié)果卻不盡人意。主要的問題是費用、投資計劃好落實;收入、利潤指標難落地,一句話“花錢容易掙錢難”。不編心中無著落,編了又覺得靠不住。

  那么,如何提高預(yù)算的準確性?如何提高預(yù)算的執(zhí)行效果?作者不揣淺陋,提一點個人的看法與心得,希望能夠拋磚引玉。

  提高預(yù)測的準確性

  企業(yè)處于不同的發(fā)展階段,其預(yù)算編制的起點和重心有一定的差異。對于成熟型企業(yè)來說,在進行財務(wù)報表預(yù)測時,最常用的是銷售收入比例法(percent of sales method),即先預(yù)測出未來年度各期的銷售收入,分析歷年財務(wù)報表中各項目與銷售收入項目之間的相關(guān)變動狀況,設(shè)定相互間的比例關(guān)系,并根據(jù)預(yù)測收入計算各期的相關(guān)財務(wù)報表項目的數(shù)額,最終編制出預(yù)計損益表、資產(chǎn)負債表以及現(xiàn)金流量表。

  1.銷售收入的預(yù)測

  在企業(yè)的各種預(yù)測中,銷售收入預(yù)測最為關(guān)鍵??梢哉f是“一著不慎,全盤皆輸”。企業(yè)的銷售收入取決于單位產(chǎn)品價格、銷售數(shù)量,以及收入的確認標準。

  一般情況下,由于競爭的加劇與新技術(shù)的發(fā)展,企業(yè)單位產(chǎn)品的銷售價格是下降的。國內(nèi)不少IT企業(yè),如個人電腦(PC)、手機的生產(chǎn)商和供應(yīng)商,常常會出現(xiàn)銷售數(shù)量與銷售收入“非同步”增長的現(xiàn)象,即俗語為“增產(chǎn)不增收”。再如低端的ERP管理軟件,由原先幾十萬元一套,到現(xiàn)在的幾萬元一套。香港創(chuàng)業(yè)板上市公司速達軟件,其ERP套裝軟件的單價則更為低廉,不到2萬元一套。

  企業(yè)在預(yù)測銷售收入時,還需要考慮其營業(yè)范圍(包括主營業(yè)務(wù)和地域)是否改變。不論是國內(nèi)上市公司還是非上市公司,由于收購重組、新領(lǐng)域的開發(fā)與成熟,公司經(jīng)營范圍特別是主營業(yè)務(wù)往往會發(fā)生很大的變化。有些公司原先是加工企業(yè),后來由于收購重組而變成主業(yè)為房地產(chǎn)的公司。國內(nèi)上市公司如海爾、中興通訊等,也開始在國外建廠,或?qū)a(chǎn)品與服務(wù)銷往世界市場。因此,公司在進行財務(wù)收入的預(yù)測時,必須考慮到經(jīng)營范圍是否有重大變化。

  有些企業(yè)處于創(chuàng)業(yè)期,基數(shù)小,公司成立頭幾年的收入增長速度較快,50%、100%甚至更高。如聯(lián)想集團(Lenovo),1994年在香港上市,上市前與上市后頭幾年的銷售收入增長很快。當時的總裁楊元慶先生就認為,即使賣電腦也能沖進世界“500強”。但隨后幾年,由于國內(nèi)市場日益飽和以及競爭加劇,聯(lián)想的銷售收入增速驟降,某些年度甚至出現(xiàn)負增長。了解收入增長的習性,有利于我們分析企業(yè)所屬行業(yè)、所處階段的特點,避免不合理的假設(shè),提高企業(yè)收入預(yù)測的準確性。

  還有一些企業(yè)的經(jīng)營具有周期性或季節(jié)性的特點。零售商業(yè)企業(yè)在節(jié)假日期間的銷售額會劇增,如春節(jié)、五一長假等;個人電腦也會因為暑期促銷而使得銷售收入大量增加;即使對于建筑行業(yè)來說,南方的梅雨季節(jié)與北方的冬季,工程建筑進度也會減緩甚至停止。研究表明,不管從事何種行業(yè)的企業(yè),其經(jīng)營與銷售都在一定程度上反映出季節(jié)性。經(jīng)營具有周期性的行業(yè)則有房地產(chǎn)業(yè)、鋼鐵業(yè),等等。

  企業(yè)在確定銷售收入增長率時,一般還需要考慮以下因素:客戶對新產(chǎn)品的接受程度、公司的市場計劃與價格策略、競爭者的策略與行動,整體行業(yè)的變化以及國民經(jīng)濟的發(fā)展狀況,等等。

  2.銷售成本的預(yù)測

  企業(yè)的產(chǎn)品成本因行業(yè)特點不同而有大的差異。有的企業(yè)直接材料成本占到70%~80%,有些企業(yè)的產(chǎn)品成本主要由加工成本構(gòu)成。企業(yè)原材料、半成品的采購,因采購方式、采購數(shù)量的不同而有明顯差別,如整體采購則相對采購成本略高一些,而生產(chǎn)成本則較低;而零部件采購,回企業(yè)再加工、組裝,雖然采購價格較低,但生產(chǎn)成本較高。企業(yè)需要在兩者之間進行權(quán)衡。

  國內(nèi)企業(yè)大都對毛利率(gross profit margin)的重視與關(guān)注不夠。殊不知,毛利率反映出一個企業(yè)所從事業(yè)務(wù)的潛在利潤空間。再以PC為例,全球最大的PC供應(yīng)商DELL公司的毛利率為17%~18%,國內(nèi)最大的PC供應(yīng)商聯(lián)想在收購IBM PC之前的毛利率約為14%~15%,而國內(nèi)其他PC企業(yè)的毛利率則僅為7%~8%,甚至還不到這個數(shù)字。所以,企業(yè)在對銷售成本進行預(yù)測時,要分析行業(yè)情況、分析企業(yè)與供應(yīng)商與客戶的談判能力是否增強、采購方式和數(shù)量的變化是否能夠給企業(yè)帶來好處等因素綜合確定。

  企業(yè)在預(yù)測存貨成本時,還應(yīng)該考慮到規(guī)模經(jīng)濟的問題。例如,作為一個零售企業(yè),即使目前的銷售收入不高,也需要儲備一定數(shù)量的不同貨品,以備客戶采購之需。存貨與銷售收入的比率關(guān)系可以是線性的,也可以是非線性的,例如不少企業(yè)在使用存貨的最佳訂購批量(EOQ)法確定存貨數(shù)量時,存貨就是銷售收入的平方根。在這種情況下,銷售收入的大量增長只會引起存貨的小規(guī)模增長。

  3.經(jīng)營費用的預(yù)測

  企業(yè)的經(jīng)營費用包括:銷售費用、管理費用與財務(wù)費用。

  預(yù)測企業(yè)的銷售費用時,應(yīng)充分考慮到企業(yè)本年度及今后營銷策略的改變。比如說,某一企業(yè)以往的營銷策略主要是薄利多銷,廣告和促銷投入較少。為了擴大品牌的影響,公司決策改變營銷戰(zhàn)略,加大市場渠道的開拓和廣告宣傳的投入。在這種情況下,勢必會增加企業(yè)的銷售費用。在國內(nèi)的PC企業(yè)中,其銷售策略也各不相同,聯(lián)想在全國各地直接投資建立“聯(lián)想1+1”店鋪,部分產(chǎn)品也通過分銷商與代理商銷售;方正科技、清華同方等國內(nèi)其他PC廠商則主要通過分銷商與代理商銷售產(chǎn)品;DELL則采取直銷方式,按訂單進行生產(chǎn),并通過第三方物流的方式將PC送到客戶手中。不同的銷售策略,勢必產(chǎn)生不同的銷售費用。

  國內(nèi)管理費用報表項目包括的內(nèi)容很多,且波動較大,資產(chǎn)減值費用是主因。不少IT公司上市后不久即“變臉”,發(fā)生巨額虧損,大都緣于資產(chǎn)減值費用的劇增,特別是存貨跌價準備和應(yīng)收款壞賬準備的計提。企業(yè)在進行預(yù)測時應(yīng)充分關(guān)注到這一點。公司的資產(chǎn)實不實,來年是否存在計提巨額準備的可能?

  在預(yù)測管理費用項目時,還應(yīng)該注意企業(yè)的非生產(chǎn)性固定資產(chǎn)是否有較大幅度的增加,如新建的辦公用房是否由在建工程轉(zhuǎn)作固定資產(chǎn),是否開始計提折舊,等等。

  研究與開發(fā)費用,國外的財務(wù)報表一般是在經(jīng)營費用項下單列,并在會計附注中有專門說明;而我們則混在管理費用項下。不同的企業(yè)有不同的研發(fā)側(cè)重,比如英特爾(INTEL)公司的研究與開發(fā)主要投在技術(shù)創(chuàng)新上;而戴爾(DELL)公司的研究與開發(fā)則主要投在管理流程的創(chuàng)新上。國外先進IT企業(yè)的研究與開發(fā)費用占銷售收入的比例都比較高,國內(nèi)企業(yè)也開始注重技術(shù)與管理流程改造方面的研發(fā)投入。在預(yù)測公司的管理費用時,也應(yīng)該考慮到這一點。

  財務(wù)費用的預(yù)測相對容易一些。除上市公司有較多的直接融資手段外(IPO、增發(fā)、配股,等等),國內(nèi)一般企業(yè)的融資手段比較單一,主要是從銀行獲取。隨著國內(nèi)金融市場和資本市場的發(fā)展,企業(yè)的融資渠道逐漸拓寬,融資方式也多種多樣。企業(yè)利息費用的變化對企業(yè)損益表中稅后凈利潤的影響也隨之增大,例如,方正科技2000~2004年短期借款、長期借款,以及股本變動情況如表1。

  表1                              單位:元

年度 2004 2003 2002 2001 2000 
股本 970447028  485223514  373249114  373249114  186624000  
短期借款 575000000  539415050  424000000  708000000  494000000  
長期借款 45824698  7081182  8290229  9390075    

  從表1可以看出,在短短的五年時間里,方正科技的股本從2000年不足2個億增加到2004年的近10個億,年均增長57.5%.假設(shè)方正科技的股本增加額全部通過負債融資,則與2000年相比,2004年的負債融資額將增加783823028元達到1404647726元,假設(shè)貸款年利率為5.5%,2004年的財務(wù)費用將高達77255625元,占該年度公司稅前利潤的42.34%.

   4.整體預(yù)測

  在企業(yè)的董事會上,董事們在審核下一年度或未來的經(jīng)營目標時,往往比較注重銷售收入、毛利和稅后凈利等指標。確實,有些企業(yè)只關(guān)注預(yù)測的損益表,而忽視預(yù)測的資產(chǎn)負債表和現(xiàn)金流量表。但為了提高預(yù)測的準確性,預(yù)測還是需要從整體上進行。整體預(yù)測可以避免不切實際的假設(shè),以及內(nèi)部各指標預(yù)測的不協(xié)調(diào)。例如,當我們在預(yù)測銷售收入與盈利增長的同時,還需要考慮銷售收入的增長所需要的營運資本和機器設(shè)備的增長,以及資產(chǎn)增長所需要的資金來源。

  提高預(yù)算的執(zhí)行力

  有的企業(yè)預(yù)算編制得不錯,但在執(zhí)行中走了樣;也有一些企業(yè)固守已有的預(yù)算,而不能根據(jù)外部經(jīng)營環(huán)境的變化以及執(zhí)行情況及時作出調(diào)整。要提高預(yù)算的執(zhí)行效果,以下幾點很重要:

  1.加強對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集與管理,提高預(yù)算的可操作性

  預(yù)算應(yīng)該建立在科學分析的基礎(chǔ)之上,科學分析則依賴于大量運營性數(shù)據(jù)。比如,有的企業(yè)集團的子公司或分公司報上來的預(yù)算,一看就覺得存在相當大的風險。因為子公司的經(jīng)理對以前年度甚至當年的銷售情況并不十分了解:以往年度各個銷售代表、各個渠道的銷售如何?公司的哪些產(chǎn)品在哪些地區(qū)銷售給了哪些客戶?哪類客戶給公司帶來了最大的利潤?外部的情況發(fā)生了哪些變化、競爭對手采取了何種策略?等等。而要了解這些情況,就必須在經(jīng)營過程中有針對性地采集相關(guān)方面的大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù),建立能夠滿足決策需求的數(shù)據(jù)分析環(huán)境和分析能力,加強會計信息系統(tǒng)或管理信息系統(tǒng)的建設(shè),通過“切片分析”與多維分析,使得決策者能夠從不同的視角觀察信息,更好地掌握公司業(yè)務(wù)運作和發(fā)展的真實狀況。

  比如說,通過切片分析,公司的經(jīng)理們可以了解到歷年各個季度、在各個地區(qū)直接銷售或間接銷售的情況,如圖1:

  圖1

  各種各樣的切片分析的綜合運用,稱作“多維分析”。例如,公司經(jīng)理可以以銷售代表為維度,了解各主要銷售代表在某一時間、對每類產(chǎn)品的銷售情況(見表2)。

  表2                            單位:萬元

銷售代表 銷售指標 預(yù)計收入 訂貨額 預(yù)計收入
占銷售指標 
訂貨額占預(yù)計收入 
甲 350000 370000 350000 106% 95% 
乙 150000 300000 290000 200% 97% 
丙 250000 260000 250000 104% 96% 
丁 10000 11000 10000 110% 91% 

  通過切片分析,再運用鉆取技術(shù)以及特別報告,公司的決策者可以查找出以往年度未實現(xiàn)或超額完成各項預(yù)算的原因,結(jié)合公司外部環(huán)境與營銷策略的改變,將計劃期的銷售與利潤預(yù)測建立在科學可靠的基礎(chǔ)之上。從目前的情況看,我們大多數(shù)的企業(yè)尚不能做到這一點。我個人認為,缺少基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的有效支持是預(yù)算效果不理想的一個主要原因。

  2.預(yù)算必須簡明且保持一定的彈性

  預(yù)算就是詳細的計劃。企業(yè)的財務(wù)計劃必須與企業(yè)的經(jīng)營計劃相適應(yīng)。

  企業(yè)的經(jīng)營計劃有長期計劃、中期計劃和短期計劃,財務(wù)計劃也是如此。一般來說,短期計劃(年度計劃或季度計劃)比較詳細、具體,而中期或長期計劃則比較簡略、原則。計劃的時間范圍越長,則越簡略。企業(yè)計劃的期限短則1~3年,長則3~5年,甚至更長。不少企業(yè)3、4月份才能拿出當年的預(yù)算,時過境遷,影響了決策的正確性。由于外部環(huán)境變化很快,即使公司的管理層經(jīng)過慎重判斷,修正預(yù)測報表并確定將要投、融資的增量,但仍然需要進行敏感性分析,即公司的管理層會預(yù)測銷售目標的變化對企業(yè)未來財務(wù)報表的影響。

  3.將預(yù)算考核與企業(yè)的績效評價體系、薪酬激勵制度相結(jié)合。

  預(yù)算的目標如果不與業(yè)績的評價、考核相結(jié)合,約束力就不強,難以實現(xiàn)預(yù)算目標。企業(yè)在建立預(yù)算目標與考核制度時,遇到的最為突出的問題有三個:數(shù)據(jù)定義的一致性、考核指標的多元性、財務(wù)與業(yè)務(wù)信息提供的及時性。

  比如收入的定義,業(yè)務(wù)經(jīng)理往往認為,發(fā)貨后收到錢就是收入,錢花出去了就是費用,現(xiàn)金凈流量就是利潤;而財務(wù)部門的人則是根據(jù)會計規(guī)則來記賬的,這就可能產(chǎn)生矛盾。如果在編制預(yù)算時不先定義好,考核時必定發(fā)生“摩擦”。再如,利潤指標與資產(chǎn)的質(zhì)量有關(guān),如果經(jīng)理們感覺到預(yù)算完不成,可能該計提減值的也不計提或少提了;或者該投的研發(fā)費用也不投了、該做廣告和品牌建設(shè)的也不做了。如此方式完成的利潤目標,勢必以犧牲企業(yè)的長遠發(fā)展為代價。

  還有一種情況,就是企業(yè)欠缺對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理能力,會計信息系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)功能薄弱,不能夠及時地提供準確的或者說符合要求的信息,使得企業(yè)的定期考核不能進行,而等到年底算賬時,則木已成舟,為時已晚。

  所以,在制定企業(yè)的考核指標時,一是績效指標應(yīng)該多元化;二是指標定義要統(tǒng)一;三是要考慮到會計信息系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)是否跟得上。

  超越預(yù)算

  不管預(yù)算編報的如何,其固有的缺陷是不能避免的,這也是國外著名企業(yè)的CEO、CFO們痛恨預(yù)算的原因。美國通用電氣公司的CEO韋爾奇說:“預(yù)算是美國公司的禍根,預(yù)算根本不應(yīng)該存在。做預(yù)算就是最小化,即表明你能夠做到如何小”。國外相當一部分跨國公司的CEO、CFO也認為預(yù)算過程中的討價還價使得預(yù)算成為一種“壓縮的工具”。預(yù)算的這些缺陷至少包括以下幾個方面:

  1.預(yù)算考核的嚴格無助于企業(yè)業(yè)績最大限度改進

  公司的分支機構(gòu)接受下達的預(yù)算指標后,往往僅關(guān)心完成既定目標,取得獎金,而不是考慮如何使工作做得更為出色。如果分支機構(gòu)不能完成預(yù)算目標,而公司通過警告、撤職、扣除獎金等措施加以處罰,無助于發(fā)現(xiàn)并糾正未完成預(yù)算的原因分析,而資源的浪費則已無可挽回。

  2.預(yù)算所依據(jù)的歷史數(shù)據(jù)可能時過境遷,從而導致錯誤的決策

  比如國內(nèi)目前的手機行業(yè)競爭非常激烈,用戶更新?lián)Q代的需求不固定,外部環(huán)境瞬息萬變。如果企業(yè)的預(yù)算仍然基于以往的歷史數(shù)據(jù),則可能固化已有的戰(zhàn)略,反而不利于公司戰(zhàn)略與行動的及時調(diào)整,TCL2005年全年預(yù)虧損即是佐證。

  3.按職能或部門分割預(yù)算目標,可能導致內(nèi)部矛盾,影響協(xié)同效應(yīng)

  我們現(xiàn)在的做法是將目標層層落實,歸口分級管理。預(yù)算是對企業(yè)所有資源的初次分配,包括人、財、物。各個分支機構(gòu)在預(yù)算編制與執(zhí)行過程,存在兩個方面的問題:一是與總部討價還價;二是與公司其他分支機構(gòu)爭奪資源。

  4.預(yù)算使公司財務(wù)部門忙于事務(wù),無法發(fā)揮其管理核心作用

  編制預(yù)算、匯總預(yù)算、審核預(yù)算,將公司高管(特別是財務(wù)經(jīng)理們)深埋于海量的數(shù)據(jù)計算、審計,以及部門摩擦與沖突的協(xié)調(diào)之中,而無法抽出時間考慮長遠的戰(zhàn)略與業(yè)務(wù)發(fā)展。而對預(yù)算的考核一般授權(quán)于公司財務(wù)部門,加劇了財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門的對立,削弱了兩者之間的協(xié)作。

  如何克服預(yù)算的這些缺陷,不論是理論界還是實務(wù)界都提出并實施了一些相應(yīng)的對策,上世紀80年代流行的零基預(yù)算和以業(yè)務(wù)量為基礎(chǔ)的預(yù)算,即是用來彌補傳統(tǒng)預(yù)算的缺陷的。關(guān)于這兩種預(yù)算的使用是否是適合中國企業(yè)目前狀況的有效的預(yù)算管理方法,目前業(yè)界的看法不盡相同,由于篇幅限制,本文不作討論。我們認為:根本的解決之道在于運用新的管理工具。

  新的管理工具應(yīng)該具備以下特點:

  (1)及時性,即對未預(yù)料到的變化能夠及時地作出反應(yīng),快速、可信地做出有關(guān)市場機遇或并購決策;不能將資源的配置僅與以往的情況相聯(lián)系,而應(yīng)將融資需求建立在未來一年及以后將要發(fā)生事件的基礎(chǔ)上。

 ?。?)多維性,指標的設(shè)計應(yīng)該是多元的,包括財務(wù)指標與非財務(wù)指標;滯后指標與領(lǐng)先指標;戰(zhàn)略目標與短期指標。不僅要關(guān)注內(nèi)部的歷史報告,更應(yīng)關(guān)注前瞻性的外部關(guān)鍵業(yè)績指標,如關(guān)注重要的市場指標和品牌所有權(quán),全方位地提高企業(yè)的管理水平與競爭能力(這也是戰(zhàn)略管理工具——平衡計分卡流行的主要原因)。

 ?。?)新的管理工具應(yīng)該鼓勵創(chuàng)新,鼓勵分支機構(gòu)比既定目標做得更好;應(yīng)該設(shè)立的是動態(tài)的、以價值為基礎(chǔ)的目標,如彈性目標、滾動目標、市場占有率、客戶滿意度,等等。

 ?。?)新的管理工具應(yīng)該建立一體化戰(zhàn)略和年度規(guī)劃流程,使戰(zhàn)略和流程圍繞關(guān)鍵業(yè)績指標和滾動預(yù)算持續(xù)不斷地得到改善。

  而這樣的管理工具就是運用EVA等作為基本計量方法的關(guān)鍵業(yè)績指標(KPI)、企業(yè)績效管理(EPM),等等。關(guān)于這些新管理工具的運用,我們以后再討論。

責任編輯:文會計

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