在公司財(cái)務(wù)工作中，長(zhǎng)期會(huì)使用承兌匯票，承兌匯票到期后需要用現(xiàn)金償還。這張到期示意圖，可以清楚顯示到期償還的金額，還有到規(guī)定日期還剩余多少天數(shù)。相關(guān)人員從這張表可以隨時(shí)掌握承兌匯票的現(xiàn)狀。
步驟01 新建表格并錄入數(shù)據(jù)
啟動(dòng)Excel2007新建一個(gè)工作簿，將Sheet1改名為“到期示意表”。在第一行單元格輸入標(biāo)題，并完成A2：E20單元格區(qū)域的數(shù)據(jù)錄入。
步驟02 輸入給定日期
選中H2單元格，輸入給定日期“2009-2-28”，作為到期示意的日期判斷標(biāo)準(zhǔn)。適當(dāng)調(diào)整列寬，保證所有數(shù)據(jù)完整顯示。
步驟03 編制到期示意公式
選中F2單元格，在編輯欄中輸入公式：“=IF（AND（D2-$H$2<=30，d2-$h$2>0），D2-$H$2，0）”，按回車鍵確認(rèn)。將光標(biāo)放在F2單元格的右下角，當(dāng)光標(biāo)變成黑十字形狀時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵不放，向下拖動(dòng)鼠標(biāo)到F20單元格松開，就完成了改列公式的復(fù)制。
步驟04 到期示意
以給定日期為標(biāo)準(zhǔn)，未來30天內(nèi)到期的匯票記錄顯示剩余天數(shù)，不滿足條件的匯票記錄，如已經(jīng)過期的則顯示為“0”。
步驟05 插入SUMIF函數(shù)
現(xiàn)在，我們來編制匯總金額的公式。選中H6單元格，點(diǎn)擊“開始”→編輯→Σ符號(hào)邊的下拉列表按鈕→其他函數(shù)→彈出“插入函數(shù)”對(duì)話框。在“選擇類別”中選擇“數(shù)學(xué)與三角函數(shù)”，在“選擇函數(shù)”列表中選擇“SUMIF”函數(shù)，點(diǎn)擊確定。
步驟06 輸入函數(shù)各項(xiàng)參數(shù)
彈出“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框，將光標(biāo)放到“Range”文本框中，用鼠標(biāo)在工作表中選中2：F20單元格區(qū)域，這是條件判斷的區(qū)域。在“Criteria”文本框中輸入“”>0“”，這是條件。將光標(biāo)定位到“Sum_range”文本框，然后用鼠標(biāo)在工作表中選定E2：E20單元格區(qū)域，這是求和區(qū)域。點(diǎn)擊確認(rèn)按鈕。
步驟07 生成匯總金額
這時(shí)，H6單元格自動(dòng)生成了公式：“=SUMIF（F2：F20，”>0“，E2：E20）”，并計(jì)算出匯總金額。
知識(shí)點(diǎn)：SUMIF函數(shù)SUMIF函數(shù)將根據(jù)指定的條件對(duì)若干個(gè)單元格求和。
函數(shù)語法SUMIF（range，criteria，sum_range）range：為用于條件判斷的單元格區(qū)域。
criteria：為確定哪些單元格將被相加求和的條件，其形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本。
sum_range：是需要求和的實(shí)際單元格。
函數(shù)說明只有在區(qū)域中相應(yīng)的單元格符合條件的情況下sum_range中的單元格才可求和。如果忽略了sum_range，則對(duì)區(qū)域中的單元格求和。
本例公式說明其各個(gè)參數(shù)值指定SUMIF函數(shù)從F2：F20單元格區(qū)域查找大于零的記錄，并對(duì)E列中同一行的相應(yīng)單元格的數(shù)值進(jìn)行匯總。F列是已經(jīng)計(jì)算得到的到期剩余天數(shù)，E列是該匯票的金額。通過這樣的條件求和，即可得到30天內(nèi)即將到期的匯票總金額。
步驟08 完善表格
表格到此已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了功能，現(xiàn)在需要進(jìn)一步美化。設(shè)置表格標(biāo)題的字體、字號(hào)和填充顏色。同時(shí)為了突出顯示給定日期和將到期金額，選中H2和H6單元格，在“設(shè)置單元格格式”中為這兩個(gè)單元格選擇一個(gè)醒目的填充色。表格中的0很影響表格的美觀，可以通過設(shè)置取消零值的顯示。點(diǎn)擊Office按鈕→Excel選項(xiàng)→高級(jí)→此工作表的顯示選項(xiàng)→去掉復(fù)選項(xiàng)“在具有零值的單元格中顯示零”→確定。
步驟09 到期提示的另一種提示方法
在上面得到期提示表中，到期提示是到給定日期剩余的天數(shù)。如果你不想看到還有多少天，而只是需要一個(gè)更明顯的字樣，提示到期了。那么，你可以通過下面的設(shè)置實(shí)現(xiàn)。選擇F2：F20單元格區(qū)域，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵彈出快捷菜單，選擇“設(shè)置單元格格式”→數(shù)字→自定義，然后在右邊的“類型”列表中選擇“[>0]”到“”期“；G/通用格式”，點(diǎn)擊確定。
步驟10 到期提示
現(xiàn)在，可以看到到期提示發(fā)生了變化。喜歡哪一種方法，全憑個(gè)人喜歡。