信息化的實(shí)施對企業(yè)在當(dāng)今變幻莫測的市場環(huán)境中做到快速反應(yīng)作用非凡，對于從事B2B業(yè)務(wù)的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)尤其如此。通過信息技術(shù)提升企業(yè)財(cái)務(wù)部門的分析和決策支持能力，使之可以快速發(fā)現(xiàn)問題，從而幫助企業(yè)確定發(fā)展方向，加速企業(yè)的成長。
“知識就是力量——但只有在能夠從不斷增加的數(shù)據(jù)中快速地汲取有效知識時，這些知識才會變成力量�！闭f這番話時，慧聰網(wǎng)CFO吳輝剛剛完成公司的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)。
的確，在海量信息充塞的快速變化的競爭環(huán)境中，企業(yè)能夠?qū)κ袌龅牟▌幼龀雒翡J和真實(shí)的認(rèn)知，對企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。目前企業(yè)充分利用現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)拓展業(yè)務(wù)，提升績效已成為一種趨勢。而對于自身就是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，其對信息速度和效率的要求更高于一般企業(yè)。
成立于1992年的慧聰網(wǎng)（HK8292）是國內(nèi)領(lǐng)先的B2B電子商務(wù)服務(wù)提供商，十多年來，慧聰通過專業(yè)服務(wù)及先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為中小企業(yè)搭建誠信的供需平臺，提供全方位的電子商務(wù)服務(wù)。2003年12月，公司實(shí)現(xiàn)了在香港創(chuàng)業(yè)板的成功上市，成為國內(nèi)信息服務(wù)業(yè)及B2B電子商務(wù)服務(wù)業(yè)首家上市公司。目前，慧聰網(wǎng)注冊用戶超過500萬，買家資源達(dá)到800萬個，覆蓋60多個行業(yè)。
推陳出新 職能提升
“在信息變幻莫測的今天，作為信息提供商的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)需要對新的變化做出快速的反應(yīng)，因此信息系統(tǒng)的建立至關(guān)重要，而財(cái)務(wù)信息化是企業(yè)信息化的核心和基礎(chǔ)，財(cái)務(wù)部門需要通過新型先進(jìn)的系統(tǒng)工具助推企業(yè)變化的預(yù)測和分析，加速財(cái)務(wù)部門和企業(yè)價值的提升�！眳禽x開門見山地將電子商務(wù)服務(wù)領(lǐng)域 “工欲善其事，必先利其器”的道理詮釋得簡潔明了。
慧聰網(wǎng)從2000年開始應(yīng)用的軟件系統(tǒng)軟硬件是綁定的，升級困難，軟件僵化，后續(xù)服務(wù)和支出很差。系統(tǒng)老舊，不能滿足業(yè)務(wù)的需要是慧聰提出更新?lián)Q代需求的主要原因。
作為CFO，吳輝對財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)之間關(guān)系的理解是言簡意賅的八個字：服務(wù)業(yè)務(wù)，職能增值。慧聰為靈活應(yīng)對客戶端的業(yè)務(wù)需求，需要及時進(jìn)行財(cái)務(wù)系統(tǒng)穩(wěn)定性和安全性的更新。因?yàn)�，“作為行業(yè)變化快的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，要求隨時隨地的查詢數(shù)據(jù)，需要根據(jù)組織上的變化和業(yè)務(wù)上的調(diào)整進(jìn)行系統(tǒng)的更新及管理報(bào)表�！眳禽x坦言。
“一個強(qiáng)大系統(tǒng)的支持能為管理者提供需要的信息，使企業(yè)變成一個可衡量的數(shù)字化及精細(xì)化管理的企業(yè)�！�
吳輝同時認(rèn)為，財(cái)務(wù)部門應(yīng)該以實(shí)施信息系統(tǒng)為契機(jī)，為公司的決策支持提供邏輯化、數(shù)字化的量化財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，從而提升財(cái)務(wù)部的整體管理水平。使財(cái)務(wù)部從簡單的基礎(chǔ)核算變成業(yè)務(wù)管理和決策支持，加速財(cái)務(wù)部門價值的提升。
基于上述要求，吳輝認(rèn)為，選型主要考慮的因素有四點(diǎn)：第一就是業(yè)務(wù)需求的滿足度，財(cái)務(wù)本身有基礎(chǔ)要求和增值要求之分。增值要求就是系統(tǒng)功能模塊能符合財(cái)務(wù)的要求，系統(tǒng)穩(wěn)定，軟件架構(gòu)先進(jìn)，更高要求財(cái)務(wù)軟件能為企業(yè)提供財(cái)務(wù)分析和決策支持，這也是最重要的要求。第二，選擇口碑好、有實(shí)力的公司。公司應(yīng)該在業(yè)界有很多成功的案例，同時必須能保持長期的合作關(guān)系。第三，系統(tǒng)實(shí)施團(tuán)隊(duì)的支持。選擇系統(tǒng)的公司要有專業(yè)和有經(jīng)驗(yàn)的實(shí)施團(tuán)隊(duì)和顧問團(tuán)隊(duì)。最后一點(diǎn)就是看系統(tǒng)的性價比。經(jīng)過審慎的選型期后，慧聰最后確定選擇INFOR作為合作伙伴，上線系統(tǒng)為Infor FMS Sunsystem.在過去的20年當(dāng)中，該系統(tǒng)已成功安裝在1.8萬個站點(diǎn)中，在全球的190多個國家擁有超過10萬名用戶。
破解難題 增值提速
每個行業(yè)對于信息系統(tǒng)的應(yīng)用都有各自不同的挑戰(zhàn)性，慧聰作為互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的特點(diǎn)就是運(yùn)作的頻率非�？欤畔⒌母率且蕴鞛閱挝�，所以在實(shí)施系統(tǒng)的時候效率是非常重要的；其次，在選擇系統(tǒng)的時候?qū)τ谙到y(tǒng)靈活性的選擇和對業(yè)務(wù)需求滿足度的選擇也是一項(xiàng)挑戰(zhàn)；第三，需要員工參與的更充分�！皢T工參與度高，了解透徹是系統(tǒng)實(shí)施成功的重要保證，以此為基礎(chǔ)后期才能方便的調(diào)整架構(gòu)�！眳禽x解釋道。
在實(shí)施過程中，慧聰首先面臨的難題是“需求確認(rèn)”�！皩�(shí)施之前，要確定公司的戰(zhàn)略方向，厘清公司的業(yè)務(wù)范疇，要確定公司的組織架構(gòu)，要重新梳理公司的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，要重新界定公司的一些重要概念，要制訂出公司的績效考核方案等。對這些事項(xiàng)完全梳理清楚，實(shí)施起來才能有效果。”
第二個難題是如何發(fā)動全員去了解新系統(tǒng)的使用方法，參與實(shí)施過程。慧聰?shù)淖龇ā爸饕切�、腦、手三管齊下”，吳輝介紹說，“心”就是去動員，讓所有經(jīng)理從心里知道實(shí)施的重要性，從心里接受，而員工認(rèn)同則是后期實(shí)施的保證：“腦”就是讓大家知道怎么去做，梳理管理架構(gòu)，重新制訂各項(xiàng)財(cái)務(wù)規(guī)則。學(xué)習(xí)系統(tǒng)以及了解實(shí)施會給自己公司帶來的變化�！笆帧本褪菆�(zhí)行，制訂項(xiàng)目時間表，對員工進(jìn)行分工，抽出骨干負(fù)責(zé)系統(tǒng)、定期復(fù)查等，達(dá)到全員參與到位。
在實(shí)施過程中，慧聰最初把員工分成幾個選型小組，隨著業(yè)務(wù)的推進(jìn)，選型小組演變?yōu)閷?shí)施小團(tuán)隊(duì)，跟系統(tǒng)方的顧問一起工作，雙方共同配合，順利推進(jìn)了系統(tǒng)的實(shí)施。
信息系統(tǒng)出現(xiàn)的功能洼地是實(shí)施過程中面臨的第三個難題。整個公司的發(fā)展需要各個部門的通力協(xié)作，財(cái)務(wù)部門與其他部門整體提高才能提速公司的發(fā)展�！肮镜臎Q策信息分財(cái)務(wù)信息和運(yùn)營信息兩個部分，只有兼顧這兩個部分才能完成一個完整的數(shù)據(jù)挖掘過程。”吳輝表示。
例如談到收入的時候，要談到價格和市場份額，價格屬于財(cái)務(wù)信息，份額就不屬于財(cái)務(wù)信息，再往下到銷量，競爭對手價格，細(xì)分市場的銷量分布，這屬于運(yùn)營信息的方面，所以信息系統(tǒng)要把財(cái)務(wù)和運(yùn)營信息打通，需要整體水平的提高，吳輝舉例說。所以，信息系統(tǒng)不僅需要知道收入是怎么來的，每個業(yè)績單位的核算也要非常清晰。具體到客戶獲取成本多少，客戶的訪問量是多少，每個獲取渠道的投入產(chǎn)出是多少，都要非常清晰。這樣才能實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)一體化，而不會出現(xiàn)功能洼地。
從實(shí)施效果看，Infor FMS Sunsystem系統(tǒng)的實(shí)施加速了企業(yè)的發(fā)展，促進(jìn)了企業(yè)價值的提升�；勐斁W(wǎng)第一季度的季報(bào)顯示利潤增長十分明顯。吳輝認(rèn)為這與該系統(tǒng)的實(shí)施有一定的關(guān)系，“現(xiàn)在目標(biāo)明確，根據(jù)目標(biāo)采取行動，管理層對運(yùn)營結(jié)果反映的速度變快，報(bào)表時間能提前10天出來，比以前有很大的提高。管理層根據(jù)系統(tǒng)提供的信息知道前一階段運(yùn)營的結(jié)果，然后去調(diào)整業(yè)務(wù)的節(jié)奏和方向，對業(yè)務(wù)的推進(jìn)會產(chǎn)生一個很好的支持作用�！�
慧聰在財(cái)務(wù)信息化，提高財(cái)報(bào)報(bào)出時間效率的同時，報(bào)告的維度也提高了，透過目前的系統(tǒng)可以看到每一個業(yè)務(wù)模塊的問題，如紙媒業(yè)務(wù)模塊、研究業(yè)務(wù)模塊和 B2B業(yè)務(wù)模塊等，每個業(yè)績單元都很明晰，所以很快能知道哪個業(yè)績單元出現(xiàn)了問題。出現(xiàn)問題之后可以很快的想辦法去整改，這樣就能很快糾正錯誤，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，往前繼續(xù)推進(jìn)。除此之外，也提高了操作的效率，基本消除了以前的“半手工”工作狀態(tài)。
對于在信息系統(tǒng)實(shí)施過程中CFO的角色，吳輝認(rèn)為，CFO是信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)的總需求方，是主要的推動者和流程的管理者，也非常像一個仲裁者�！癈FO說話要有事實(shí)的依據(jù)，需要用各種緯度的數(shù)字和事實(shí)來支撐去推算業(yè)務(wù)的投入產(chǎn)出比等。同時，CFO要很數(shù)字化，知道企業(yè)非常多的細(xì)節(jié)，熟悉企業(yè)的流程，同時還要負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部控制和制度建設(shè)，所以沒有人比CFO更適合關(guān)鍵流程管理。此外，CFO是要從CEO的相反方向看問題，從財(cái)務(wù)數(shù)字到業(yè)務(wù)流程，到組織架構(gòu)設(shè)置合理，到看產(chǎn)品競爭對手，到看渠道的效率，最后到公司的戰(zhàn)略方向是否出現(xiàn)偏差�！薄拔艺J(rèn)為衡量一個CFO水平的重要標(biāo)志就是看他從數(shù)字到業(yè)務(wù)能夠看得多深遠(yuǎn)，”吳輝特別強(qiáng)調(diào)。
