傳統(tǒng)預(yù)算管理往往采用電子表格（如EXCEL）模式，預(yù)算管理和電子表格的自身特征決定了傳統(tǒng)預(yù)算管理模式具有無法突破的局限性。傳統(tǒng)預(yù)算管理除了耗時長、成本高外，預(yù)算無法科學(xué)反映企業(yè)業(yè)務(wù)模型、預(yù)算編制與預(yù)算控制執(zhí)行脫節(jié)等缺點也是阻礙這種模式在成長期與成熟期企業(yè)中繼續(xù)應(yīng)用的因素。
根據(jù)美國著名雜志《CFO》公布的2002 年統(tǒng)計數(shù)據(jù)：17%的謹慎觀察者一般采用分項預(yù)算，各個子系統(tǒng)之間處于非集成狀態(tài)，主要用Excel 作為預(yù)算管理的軟件工具或建立系統(tǒng)；46%的跟隨者將部分業(yè)務(wù)子系統(tǒng)與預(yù)算集成，做到部分業(yè)務(wù)驅(qū)動，并有功能比較簡單的預(yù)算管理系統(tǒng)；31%的早期采用者基本實現(xiàn)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)與預(yù)算集成，做到部分業(yè)務(wù)驅(qū)動預(yù)算并進行動態(tài)預(yù)測；6%的領(lǐng)導(dǎo)者業(yè)務(wù)子系統(tǒng)與預(yù)算完全集成，做到業(yè)務(wù)驅(qū)動動態(tài)預(yù)算和預(yù)測，并有完善的預(yù)算管理系統(tǒng)支持，同時有些企業(yè)實現(xiàn)核心企業(yè)預(yù)算與客戶、供應(yīng)商之間的集成。從國外企業(yè)界對于預(yù)算管理應(yīng)用趨勢來看，企業(yè)應(yīng)該選擇基于信息技術(shù)進行預(yù)算管理。
筆者認為在設(shè)計與選擇預(yù)算管理系統(tǒng)時應(yīng)主要關(guān)注六個要素，這六個要素的實現(xiàn)將幫助企業(yè)擺脫傳統(tǒng)預(yù)算管理的困惑，真正提升預(yù)算管理的水平和實現(xiàn)預(yù)算管理的價值。
一、預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)集成
預(yù)算的編制是預(yù)算管理的起點，然而預(yù)算控制和激勵才是預(yù)算管理的重點。而在傳統(tǒng)模式下，核算體系與預(yù)算體系相互脫離，預(yù)算管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)執(zhí)行系統(tǒng)相互脫離，預(yù)算執(zhí)行過程中無法準(zhǔn)確、及時地獲取執(zhí)行數(shù)據(jù)，預(yù)算控制成為空談，無法真正落到實處；同時，預(yù)算分析數(shù)據(jù)來源的不準(zhǔn)確、信息的滯后使得企業(yè)無法進行真正有效的動態(tài)分析，從而無法了解企業(yè)的資源利用狀況和能帶來的效益。
ERP以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，對價值活動的方方面面進行管理，實現(xiàn)物流、資金流和信息流的協(xié)同，實現(xiàn)價值鏈各環(huán)節(jié)的信息集成。信息流既包含對物流、資金流的真實描述，也包含對未來期間物流、資金流的預(yù)測和計劃，而預(yù)算正是對未來企業(yè)物流、資金流的預(yù)測和計劃。預(yù)算管理與ERP的結(jié)合，一方面可以借助信息技術(shù)對數(shù)據(jù)的快速傳輸和處理能力以及ERP系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)集成和共享這兩大特點，實現(xiàn)快速、準(zhǔn)確地編制和調(diào)整預(yù)算；另一方面，在ERP系統(tǒng)中，預(yù)算信息與核算信息的集成，便于在業(yè)務(wù)開展的同時實現(xiàn)實時控制和多角度動態(tài)預(yù)算分析。具體說，包括以下四點：
首先，ERP系統(tǒng)能夠?qū)ζ髽I(yè)價值鏈進行管理并詳細記錄價值活動的過程，而預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)的集成，使得ERP系統(tǒng)對價值活動的管理得以延伸，從事中管理和事后分析延伸到事前預(yù)測和模擬，這樣就進一步豐富了事中實時控制和事后動態(tài)分析方法。
其次，核算應(yīng)服務(wù)于管理需求，預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)集成使用，ERP核算體系與預(yù)算體系相互協(xié)調(diào)，為預(yù)算控制與分析的開展創(chuàng)造了條件。
再次，預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)集成，使得在業(yè)務(wù)核算的相關(guān)環(huán)節(jié)中，會觸發(fā)預(yù)算控制事件，從而對業(yè)務(wù)運作過程能夠?qū)嵤┦轮锌刂啤?/p>
最后，在ERP系統(tǒng)中，以預(yù)算和核算為基礎(chǔ)，調(diào)用預(yù)算分析方法，將分析結(jié)果動態(tài)反饋給價值鏈管理的各相關(guān)環(huán)節(jié)及業(yè)績考評系統(tǒng)，可以實現(xiàn)事后反饋控制。
二、支持多用戶應(yīng)用模式
早于20世紀50、60年代，Argyr、Becker等學(xué)者就開始倡導(dǎo)全員參與預(yù)算。Caplan提出全員參與預(yù)算有兩個主要優(yōu)點：其一，有助于運營層經(jīng)理們增強競爭意識和責(zé)任感；其二，由于運營經(jīng)理們直接參與預(yù)算，他們將接受自己所設(shè)定的運作目標(biāo)，而這將提高預(yù)算目標(biāo)實現(xiàn)的可能性。
盡管全員參與預(yù)算優(yōu)點顯著，但在傳統(tǒng)電子表格的單用戶模式下，全員參與預(yù)算必然要求眾多預(yù)算參與者通過會議、電話、文件等各種方式進行溝通，這將導(dǎo)致預(yù)算管理成本的大大增加。如Granfield大學(xué)在2001年的一份研究報告中寫到：預(yù)算管理消耗了很多企業(yè)20%-30%的管理時間。Hackett咨詢公司的研究數(shù)據(jù)也表明：年收入在10億美元左右的企業(yè)，每年將有25，000人。天開展預(yù)算、計劃及業(yè)務(wù)考評工作。
傳統(tǒng)的電子表格形式本身比較適用于單用戶對數(shù)據(jù)進行分析處理，然而單用戶的模式恰恰妨礙了企業(yè)內(nèi)部的溝通與交流，無法進行多用戶、多視角的過程管理。因此，為了適應(yīng)復(fù)雜的預(yù)算管理過程的要求，真正實現(xiàn)企業(yè)中的不同角色參與預(yù)算管理，并降低溝通成本，預(yù)算管理軟件必須支持多用戶應(yīng)用模式。
在多用戶的應(yīng)用模式下，各用戶在實現(xiàn)信息共享的同時，通過權(quán)限控制其對數(shù)據(jù)和信息的編輯與查閱。預(yù)算管理角色通常可以分為預(yù)算經(jīng)理、管理員和分析員三個層次，不同角色對于系統(tǒng)的關(guān)注點和要求不同：
預(yù)算經(jīng)理一般要求界面直觀、數(shù)據(jù)輸入簡易而且易學(xué)性高；必須可以動態(tài)了解預(yù)算-實際比較報告，進行明細信息與綜合信息之間的雙向追溯。
管理員一般是部門經(jīng)理或財務(wù)經(jīng)理，需要了解哪些機構(gòu)還沒提交預(yù)算，最后一個版本有哪些變化，對重要的變化必須給予解釋，并隨機進行自上而下的分析，因此，管理員應(yīng)該能夠修改預(yù)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和預(yù)算模型。
分析員負責(zé)從多層級、多角度設(shè)計預(yù)算分析模型。這些模型一般都具有多個維度，需要從多維數(shù)據(jù)庫中獲取數(shù)據(jù)，軟件需要深度構(gòu)建模型的功能。由于分析員不是信息技術(shù)專家，因此要求軟件對于模型構(gòu)建的設(shè)計具有易學(xué)性和易用性。
三、預(yù)算構(gòu)成與預(yù)算展現(xiàn)形式的分離
傳統(tǒng)預(yù)算通常使用表格形式，如下表所示：
人力資源費用預(yù)算
| 費用項目 | 一季度 | 二季度 | 三季度 | 四季度 |
| 工資 | ||||
| 福利費 | ||||
| …… |
表中空白單元格用于存儲人力資源費用的預(yù)算數(shù)據(jù)。
以表為主體的預(yù)算體系具有簡單直觀的優(yōu)點，但是無法適應(yīng)企業(yè)對于預(yù)算信息的多樣化需求�，F(xiàn)代企業(yè)，為在愈來愈激烈的市場競爭具有快速反應(yīng)能力，需要在基本的預(yù)算數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，能夠從不同期間、不同責(zé)任中心、不同地區(qū)、不同產(chǎn)品線等各角度查看預(yù)算的編制情況和執(zhí)行信息，了解成本費用的控制情況，掌握銷售業(yè)績的進展情況。在傳統(tǒng)的預(yù)算管理方式下，數(shù)據(jù)存儲于Excel等電子表格中，每一個新的預(yù)算信息要求，都意味著需要重新設(shè)計表格，對每個單元格設(shè)計鏈接，這樣的工作繁瑣且容易出錯。此外，一旦修改了基礎(chǔ)預(yù)算表，則必須隨之修改所有與該表有關(guān)的其他預(yù)算表、查詢表及分析表。更為重要的是，以表格為主體的預(yù)算體系，無法適應(yīng)新的信息技術(shù)的要求，無法實現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)與ERP系統(tǒng)中其他子系統(tǒng)的集成，即預(yù)算表格不適合數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)存儲方式。
為了與ERP系統(tǒng)的核算體系相互協(xié)調(diào)，為預(yù)算控制和分析的開展奠定基礎(chǔ)，需要采用新的思路構(gòu)建預(yù)算體系。在預(yù)算管理軟件中，傳統(tǒng)預(yù)算表格可以分解成兩部分：預(yù)算體系的構(gòu)成和預(yù)算體系的展現(xiàn)。預(yù)算表格只是預(yù)算體系的展現(xiàn)形式，而構(gòu)成才是預(yù)算體系的核心。系統(tǒng)中定義了預(yù)算體系的構(gòu)成后，意味著明確了通過系統(tǒng)可以獲取哪些預(yù)算數(shù)據(jù)；至于采用哪種格式進行預(yù)算數(shù)據(jù)的展現(xiàn)，企業(yè)可以隨時進行定義和調(diào)整。預(yù)算數(shù)據(jù)與表格的分離，不僅適應(yīng)了信息技術(shù)的要求，而且為多層級、多角度進行預(yù)算的查詢與分析創(chuàng)造了前提條件。
四、規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與預(yù)算模型，將預(yù)算制度固化于系統(tǒng)
預(yù)算管理往往會涉及一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)范與預(yù)算模型的規(guī)范。例如，往年預(yù)算及實際歷史數(shù)據(jù)、對于預(yù)算年度銷售價格及采購價格的規(guī)定、對于稅率的要求等等，這些數(shù)據(jù)構(gòu)成預(yù)算管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。企業(yè)在實際運做過程中，不僅同一價值活動的投入和產(chǎn)出存在一定的依存關(guān)系，而且不同價值活動之間也存在一定業(yè)務(wù)邏輯。為了提高預(yù)算與實際價值活動的吻合度、增強預(yù)算的科學(xué)性，同時，為了使預(yù)算編制模型具有更強的可操作性，節(jié)約預(yù)算管理活動的資源投入，需要將業(yè)務(wù)邏輯模型運用于預(yù)算編制過程。
例如，某企業(yè)廣告費的預(yù)算基于銷售收入的預(yù)測：
本期廣告費預(yù)算=本期銷售收入預(yù)算×某百分比
又如，某工業(yè)企業(yè)生產(chǎn)預(yù)算基于銷售預(yù)算和庫存預(yù)算：
本期生產(chǎn)預(yù)算=本期庫存期末預(yù)算+本期銷售預(yù)算-本期庫存期初預(yù)算
在預(yù)算管理制度及體系設(shè)計過程中規(guī)范了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和預(yù)算模型之后，如何將這些文件性質(zhì)的規(guī)范落到實處是傳統(tǒng)預(yù)算管理模式下面臨的一個重大難題：制度設(shè)計者與執(zhí)行者往往是不同的責(zé)任人，難免出現(xiàn)執(zhí)行者為維護其所負責(zé)責(zé)任中心的利益而忽視或隨意修改基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。
眾所周知，信息平臺是對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與模型進行規(guī)范的一個最佳途徑。選擇預(yù)算管理軟件時，應(yīng)關(guān)注系統(tǒng)是否支持基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與模型的固化。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)范，不僅節(jié)省了預(yù)算編制過程的工作量、規(guī)范了同一信息在不同預(yù)算表中的表述方式，而且為預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)中其他子系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)傳遞鋪墊了基礎(chǔ)。在ERP系統(tǒng)中實現(xiàn)預(yù)算控制意味著預(yù)算管理與其他子系統(tǒng)將存在大量數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系，如果無法實現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的共享，預(yù)算控制將成為無源之水。
五、弱化不增值作業(yè)與預(yù)算管理流程的可配置
傳統(tǒng)的預(yù)算管理方式下，往往從上一年第四季度開始編制預(yù)算，預(yù)算年度的第一季度快結(jié)束時，預(yù)算編制工作才算基本完成。預(yù)算編制工作耗時非常多，一方面是由于預(yù)算編制工作的復(fù)雜性所導(dǎo)致，另一個主要原因是預(yù)算編制過程中存在非增值作業(yè)。
如上圖所示，預(yù)算從下級編制到上級給予批復(fù)至少需要經(jīng)過四個環(huán)節(jié)：編制、提交、匯總、批復(fù)。編制和批復(fù)工作都將直接產(chǎn)生和改善預(yù)算信息，而提交和匯總只是產(chǎn)生和改善預(yù)算信息的中間過渡環(huán)節(jié)，對于信息質(zhì)量的改善沒有實質(zhì)性意義，而實際工作中預(yù)算信息的提交傳遞過程和匯總工作大部分編制工作量。預(yù)算匯總工作占據(jù)了很大比例的預(yù)算編制工作量。使用EXCEL等電子表格進行預(yù)算匯總，一方面耗費人力及時間，另一方面在文件眾多、工作表縱多的情況，出錯的概率非常大。
對于規(guī)模較大、管理規(guī)范的企業(yè)而言，往往存在多個預(yù)算審批的環(huán)節(jié)，如部門經(jīng)理審批之后需要主管副總裁審批，最后由預(yù)算管理委員會審批等。電子表格不支持這種多道審批程序的流程管理。因此，傳統(tǒng)預(yù)算管理模式下，預(yù)算編制與調(diào)整的流程管理非常薄弱。
基于信息技術(shù)的預(yù)算編制，系統(tǒng)已將各下屬單位數(shù)據(jù)保存于同一服務(wù)器中，不僅規(guī)范了預(yù)算編制的內(nèi)容、格式、流程，而且簡化了預(yù)算提交和匯總過程，點擊鼠標(biāo)即可完成提交和匯總工作。這兩個環(huán)節(jié)工作量的消除，體現(xiàn)了價值鏈管理的思想，大幅度提高了預(yù)算編制流程效率。
在簡化流程的同時，必須支持根據(jù)企業(yè)預(yù)算編制流程管理的需要進行流程配置，在遵循編制、審批的基本環(huán)節(jié)之余，允許企業(yè)強化流程中審批控制環(huán)節(jié)。支持在審批環(huán)節(jié)中由系統(tǒng)自行檢查各預(yù)算之間的鉤稽關(guān)系，檢查預(yù)算是否符合戰(zhàn)略目標(biāo)、預(yù)算管理制度的相關(guān)要求，審批環(huán)節(jié)由肉眼觀察識別轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)自動檢查預(yù)算的正確性與合理、合規(guī)性。同時，允許選擇各審批環(huán)節(jié)的審批人，允許審批人對審批結(jié)論及意見進行編輯與存儲等。
六、加強權(quán)限管理，將文件管理轉(zhuǎn)化為流程管理
傳統(tǒng)預(yù)算管理往往采用文件管理方式，不同人員有接觸不同文件的權(quán)利。預(yù)算體系內(nèi)部的關(guān)系要求各預(yù)算表在同一文件中進行管理，而人員的權(quán)限管理則要求將預(yù)算體系分解成不同的文件以供不同人員修改和查閱�？梢�，傳統(tǒng)預(yù)算管理模式下，權(quán)限管理很難真正實現(xiàn)。而運用預(yù)算管理系統(tǒng)，不僅能便捷地控制不同人員的查詢、修改、批復(fù)等功能權(quán)限，而且有利于控制不同人員接觸不同預(yù)算數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)權(quán)限。權(quán)限管理將運用于預(yù)算編制與執(zhí)行流程，真正實現(xiàn)權(quán)限、人員與業(yè)務(wù)流程的結(jié)合。
權(quán)限管理用來定義系統(tǒng)操作人員及其權(quán)限，權(quán)限主要分為公司權(quán)限、功能權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限。所謂公司權(quán)限，即某操作員具有對哪些公司預(yù)算的操作權(quán)限，而功能權(quán)限則約束了操作員對具體哪些功能結(jié)點具有操作權(quán)限，數(shù)據(jù)權(quán)限則是規(guī)定操作員對哪些樣表具有權(quán)限。三類權(quán)限相互結(jié)合，實現(xiàn)企業(yè)預(yù)算管理過程中的權(quán)限分配與控制，有效控制預(yù)算信息的使用范圍。
