在今天激烈競爭的商業(yè)環(huán)境中，作為企業(yè)運營重要決策者的首席財務(wù)官需要清晰地了解企業(yè)成功的要素和原因，這對于提升企業(yè)績效具有重要意義。但是，很多建立了交易系統(tǒng)的企業(yè)雖然已經(jīng)得到了信息和數(shù)據(jù)，卻沒有足夠的能力進行分析，因而也就無法發(fā)現(xiàn)這些數(shù)據(jù)所蘊含的真正的商業(yè)價值，并充分利用其提升企業(yè)的績效。
向來以質(zhì)量和信譽著稱于世的豐田公司在這方面也經(jīng)歷了艱難的探索，并最終以卓越的企業(yè)績效得以在同行業(yè)中傲視群雄。他們的商業(yè)故事或許對其他企業(yè)有所裨益。
至關(guān)重要的數(shù)據(jù)
Toyota Motor Sales（TMS）美國分公司是Toyota汽車公司在北美的銷售、營銷和推銷分支機構(gòu)。TMS監(jiān)管著49個州、1350多個Lexus和Toyota的特許經(jīng)銷處的銷售以及其他運營情況。150多萬輛汽車從制造工廠運送到交易商、經(jīng)銷處這一過程，都必須得到有效地監(jiān)控和分析。
由于Toyota的運營范圍非常廣泛，包括管理交易商、在美國進行汽車促銷并為汽車定價、從日本進口汽車、將汽車由港口或美國的制造廠運往交易商、裝備汽車、將汽車運往中美和南美，并必須保證在整個過程中保證質(zhì)量和控制成本。
因此，對于Toyota來說數(shù)據(jù)是至關(guān)重要的。Toyota不斷分析公司內(nèi)部的每個進程，以期在效用或效率上有所改進。關(guān)鍵準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)能夠制定出更好的決策，促成決策的制訂，還能夠?qū)ν恍袆拥牟煌瑘?zhí)行方案進行對比，因此，“衡量”對于Toyota來說是非常關(guān)鍵的。
現(xiàn)任Toyota客戶副總裁的Bob Daly，于1996年被任命為Toyota Logistics Services 團隊副總裁時常常因為缺乏跟蹤運營情況所需的數(shù)據(jù)而苦惱。很簡單的一個問題，如從日本來的一艘入境船只中有多少輛汽車，他都難以回答。原因是這些數(shù)據(jù)都來源于很多獨立的交易系統(tǒng)，而所有的分析和報表都必須通過幾百個，甚至幾千個電子表格來完成，這極大地限制了企業(yè)的發(fā)展。Daly先生認為，Toyota要發(fā)展就必須采用一種可靠、安全、有效的方式來管理數(shù)據(jù)。為了更加方便地訪問數(shù)據(jù)，Toyota很早就采用了數(shù)據(jù)存儲倉庫技術(shù)，并于1996年安裝了Red Brick Data Warehouse. Toyota在使用Microsoft Access的過程中很快意識到這種數(shù)據(jù)提取的進程并不能滿足其需要。真正需要的是一種易用的支持復(fù)雜查詢和分析的工具且能夠?qū)ed Brick數(shù)據(jù)進行無縫訪問，而Hyperion Intelligence 恰能完成這一需求。
Hyperion Intelligence可以對每輛汽車在運輸過程中的狀態(tài)進行全程跟蹤。從汽車裝運上船，直到它們到達每個特許經(jīng)營處，這期間的每個活動我們都可以準(zhǔn)確的了解到。 35000多輛汽車在運輸途中，條形碼掃描系統(tǒng)可以通過每一輛汽車的汽車識別號碼（VIN），在任何給定時間進行準(zhǔn)確的跟蹤。員工只需登陸Hyperion Insight Servers，并進行報表選擇，報表就立即呈交到?jīng)Q策者的桌面。
但推進和使用一項新技術(shù)從來都不是一件輕松的事。在最初的幾年里，Toyota使用Hyperion Intelligence的人數(shù)不足200人，大多數(shù)是精通IT和數(shù)據(jù)的分析師，他們利用Hyperion Intelligence從Red Brick中提取數(shù)據(jù)并推廣電子表格。與舊系統(tǒng)比較起來，這種做法應(yīng)用于從多個系統(tǒng)提取數(shù)據(jù)方面表現(xiàn)得更加有效，并且無須跨系統(tǒng)集成數(shù)據(jù)，但它在利用數(shù)據(jù)存儲倉庫的潛能方面還存在不足。
2000年，Mike Burkes以數(shù)據(jù)訪問經(jīng)理的身份加盟Toyota，希望能夠改善公司對數(shù)據(jù)存儲數(shù)據(jù)倉庫的訪問情況。他開始培訓(xùn)用戶使用Hyperion Intelligence的其他功能，在不向電子表格輸出數(shù)據(jù)的情況下，創(chuàng)建具有說服力的報表、圖表和表格。今天，Toyota的2000多名決策者都依賴Hyperion Intelligence來開展工作。究竟是什么魔力使大家接受了這項新技術(shù)呢？
簡單易用制勝
Hyperion Intelligence特有的報表和分析為以下活動提供了堅實的基礎(chǔ)：
確定全美最低成本運輸路線；
確保年度貨運支付款項中的幾百萬美元能夠完整地到達承運人手中（每年節(jié)省100多萬美元）；
計算每一輛車的實際運輸成本；
使客戶了解他們所訂貨物的清單，并對汽車在運輸過程中的位置有確切了解；
每天及時輸入幾千輛汽車的裝備進程；
確定新的特許經(jīng)銷處的最佳地點，以及如何進一步增加特許經(jīng)銷處的數(shù)量和容量；
最近，Bob Daly獲得了一個EIS-style儀表盤�，F(xiàn)在，在單一的界面中，通過最少的點擊，他可以訪問有關(guān)運營狀況的所有關(guān)鍵績效指標(biāo)。在他的筆記本電腦中，他擁有紅色、黃色和綠色的指示器，并能夠根據(jù)需要，在任何地點，深入任何一個指標(biāo)，以獲得更為基礎(chǔ)的詳細情況。然后，他可以利用這些信息與管理人員進行即時溝通，而無須等待常規(guī)的全體員工會議。
此外，Toyota允許供應(yīng)方的企業(yè)合作伙伴和銷售商在防火墻之外訪問關(guān)鍵的報表。他們可以從報表中了解到汽車處于銷售系統(tǒng)的哪一環(huán)節(jié)以及何時到達具體的銷售地點。他們甚至可以通過VIN了解任何一輛汽車的具體細節(jié)信息。Toyota希望將來他們的運營系統(tǒng)能夠達到這樣的標(biāo)準(zhǔn)：當(dāng)客戶提出一項特定的裝備要求或者要求為新車上漆的第二天，公司就可以將這一切做好并運送至交易商手中。但需要大量的報表和精確的協(xié)調(diào)，同時需要Toyota所有部門和商業(yè)合作伙伴的通力支持。
通過使用VIN跟蹤，并利用詳細的支付款項報表發(fā)現(xiàn)重復(fù)的計費，Toyota每年能夠節(jié)省80多萬美元。當(dāng)汽車離開一個貨運點時，貨運開支會自動生成。如果一列火車離站、進站，又再次離開，Toyota需要向鐵路承運人支付雙倍的價錢。新的報表能夠跟蹤記錄重復(fù)，銀行賬目也會自動的控制重復(fù)計費。
全面提升績效的解決方案
Toyota Logistics Services（數(shù)理服務(wù)）作為Toyota Motor Sales的一個分支，現(xiàn)在使用Hyperion Intelligence來創(chuàng)建月末報表。過去，分析師每個月通常需要花費好幾天時間來準(zhǔn)備報表，而現(xiàn)在15頁的報表可以自動生成，并且配有彩色的圖表和表格。這一改進每年將節(jié)省10多萬美元。
Toyota Logistics Services同時也使用Hyperion Intelligence報表對每個月的實際貨運成本進行衡量，而不是先前的每年一次。以前，創(chuàng)建一份成本報表需要花費200多個工時，而現(xiàn)在，在每個月末，報表會自動生成。Toyota不僅在分析師花費的時間方面節(jié)省了20多萬美元，并且能夠?qū)ω涍\成本進行每月一次的評估，而不是每年一次。這樣，在全年時間內(nèi)進行調(diào)整并有效的節(jié)省開支將變得更為簡便。如果一個重要的活動（例如西部海岸港口關(guān)閉）迫使標(biāo)準(zhǔn)程序發(fā)生改變，只需一摁按鈕便可立即得知這一轉(zhuǎn)變對于收入的影響。
由于運輸過程中的延誤，每輛汽車每天耗費將近3美元�，F(xiàn)在，報表可以向汽車的運輸分析師發(fā)出警報，讓他們采取行動，使汽車繼續(xù)運行或者改變路線。如果每年運行的42.5萬輛Camrys中的每一輛車都可以節(jié)省一天空閑的運輸時間，潛在的收入可以達到100多萬美元。
Bob Daly使用的EIS-style儀表盤每個月節(jié)省了很多花費在人工準(zhǔn)備報表方面的時間。他以前的裝著每月陳舊數(shù)據(jù)的4英寸裝訂夾，現(xiàn)在已經(jīng)被5.5英寸、涵蓋最新數(shù)據(jù)的筆記本電腦所取代。在節(jié)省成本之外，他根據(jù)變化即時對企業(yè)做出調(diào)整的能力也顯著提高了。
特許經(jīng)銷處的規(guī)劃分析師考察如何使特定市場區(qū)域的銷售量最大化。例如，計劃在一個銷售量落后的大城市增加一個新的特許經(jīng)銷處。團隊在報表的基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)：增加現(xiàn)有交易商的存貨，將可以增加市場銷售量。事實證明這個戰(zhàn)略相當(dāng)成功，節(jié)省了新的特許經(jīng)銷處初創(chuàng)階段幾百萬美元的成本投入。
信息推動特許經(jīng)銷處決策的另一個例子是：利用報表來決定是否購買以前的Oldsmobile特許經(jīng)銷處，并使之為Toyota所用。Oldsmobile特許經(jīng)銷處采用“如果-那么”分析，將對于銷售量可能的影響與接收特許經(jīng)銷處的成本進行比較。
以前，一個鐵路分析師每天早晨需要啟用13份報表，并將所有的信息合并成一個概述報表以便管理�，F(xiàn)在，所有的報表都是自動運行的，并且在運行過程中的每一步都會進行大量的計算�，F(xiàn)在只需要一部分的時間就可以完成報表，分析師可以利用剩余的時間超前管理鐵路運輸。
數(shù)據(jù)存儲倉庫和Hyperion Intelligence甚至被用于解決一些異常的問題。當(dāng)從日本來的船只運載的汽車超過5000輛，汽車將被卸載和停放。有時，鑰匙丟失，要確定是誰停放的汽車并找到鑰匙是相當(dāng)困難的。現(xiàn)在，Toyota利用Hyperion Intelligence尋找汽車識別號碼VIN和鑰匙的序列配對，就能夠迅速制造出一把新鑰匙，這樣，每個星期就可以節(jié)省很多時間和費用。
從EIS-Style運營概況到每一輛汽車的詳細情況，Toyota充分利用可獲得的數(shù)據(jù)，重新設(shè)計了很多關(guān)鍵的進程。對Toyota Motor Sales而言，在準(zhǔn)確、及時的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上做出決策已經(jīng)成為現(xiàn)實，而不是將來的遠景。
對于復(fù)雜的查詢和分析，TMS選擇了Hyperion Intelligence這一先進、易用的工具。利用來自于現(xiàn)有企業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，Hyperion Intelligence 可以幫助信息開發(fā)人員、財務(wù)分析人員和最終用戶將原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)橛兄谥朴啗Q策的有用信息。對于戰(zhàn)略決策者的首席財務(wù)官而言，選擇簡單務(wù)實的商務(wù)軟件可以幫助企業(yè)最大限度地提升企業(yè)績效。
（作者為海波龍（Hyperion）公司北方區(qū)總經(jīng)理）
