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新華制藥ERP成本模塊實(shí)施經(jīng)驗(yàn)談

來(lái)源: 王建信 編輯: 2010/09/13 11:10:10  字體:

  山東新華制藥股份有限公司(以下簡(jiǎn)稱新華制藥)自2007年1月開(kāi)始ERP二期項(xiàng)目中的成本模塊實(shí)施,經(jīng)過(guò)系統(tǒng)調(diào)研、系統(tǒng)培訓(xùn)、系統(tǒng)定義、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、系統(tǒng)切換、系統(tǒng)上線維護(hù)6個(gè)階段,至2008年9月完成預(yù)定目標(biāo),項(xiàng)目進(jìn)入正常運(yùn)行維護(hù)階段。通過(guò)二期項(xiàng)目的實(shí)施,新華制藥將信息化管理深入到車間現(xiàn)場(chǎng),能夠進(jìn)行原料、產(chǎn)品的批次追蹤查詢、產(chǎn)品成本查詢,完善了原料藥生產(chǎn)成本管理考核體系,并與物流、檢驗(yàn)、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)無(wú)縫集成,形成了完整的ERP應(yīng)用模式,覆蓋了產(chǎn)品銷售訂單、需求預(yù)測(cè)、產(chǎn)品銷售、產(chǎn)品生產(chǎn)、原材料采購(gòu)、成本核算等企業(yè)管理的全過(guò)程。但同其他企業(yè)一樣,新華制藥ERP的實(shí)施也不是一帆風(fēng)順的。

  一、實(shí)施難點(diǎn)和解決途徑

 ?。ㄒ唬┤藶橐蛩貙?dǎo)致錯(cuò)誤百出

  成本模塊上線之后的前幾個(gè)月的成本計(jì)算出現(xiàn)了大量的錯(cuò)誤,有的成本翻了一倍還多,主要原因有:一是人員操作上存在問(wèn)題。主要表現(xiàn)在初始化數(shù)據(jù)不正確、公司倉(cāng)庫(kù)物料調(diào)撥不及時(shí)、車間人員數(shù)據(jù)錄入不規(guī)范等。例如領(lǐng)用包裝材料,系統(tǒng)要求按明細(xì)規(guī)格領(lǐng)用,而實(shí)際操作中卻未按規(guī)格領(lǐng)料,造成各明細(xì)規(guī)格產(chǎn)品之間包裝成本相差很大。另外,還存在隨意修改數(shù)據(jù)的情況,由于成本計(jì)算時(shí)間較長(zhǎng),如果修改數(shù)據(jù)不通知財(cái)務(wù),必然會(huì)導(dǎo)致結(jié)果錯(cuò)誤。二是系統(tǒng)設(shè)置問(wèn)題。主要是根據(jù)公司實(shí)際情況后期開(kāi)發(fā)的報(bào)表存在疏漏。三是準(zhǔn)備工作不夠充分。雖然系統(tǒng)上線經(jīng)過(guò)了長(zhǎng)時(shí)間的測(cè)試,但由于僅做了流程測(cè)試,導(dǎo)致正式使用成本模塊時(shí),許多操作人員數(shù)據(jù)錄入不夠認(rèn)真,意識(shí)還停留在手工階段,操作隨意性很大。

  由此可以看出,人員素質(zhì)是影響系統(tǒng)能否正常運(yùn)行的關(guān)鍵因素。操作人員能否嚴(yán)格按照要求進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入和相關(guān)業(yè)務(wù)操作直接影響最終計(jì)算結(jié)果。加之系統(tǒng)涉及部門較多,只有部門間緊密配合,才能提高效率和準(zhǔn)確性。針對(duì)此情況公司采取了以下措施:

  1.對(duì)操作人員、系統(tǒng)使用人員進(jìn)行分批、多次培訓(xùn)。培訓(xùn)交流工作貫穿了系統(tǒng)實(shí)施上線的整個(gè)過(guò)程,參與人員包括了相關(guān)崗位的各級(jí)應(yīng)用人員和管理人員,以讓大家充分掌握業(yè)務(wù)操作方法。

  2.建立例會(huì)制度。由計(jì)算機(jī)中心牽頭,每周二上午召開(kāi)例會(huì),總結(jié)通報(bào)上周情況,并對(duì)本周工作作出安排。通過(guò)例會(huì),大家共同討論問(wèn)題,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),互相交流,以避免同類錯(cuò)誤在不同車間多次出現(xiàn)。同時(shí),通過(guò)例會(huì)討論對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行提出了不少意見(jiàn),使系統(tǒng)相關(guān)設(shè)置更加合理、完善。

  3.由車間、財(cái)務(wù)、計(jì)算機(jī)中心共同制定系統(tǒng)操作規(guī)程,對(duì)各類業(yè)務(wù)事項(xiàng)做出明確規(guī)定,所有系統(tǒng)操作人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守。通過(guò)規(guī)范化要求,大大減少了操作的隨意性,使得計(jì)算結(jié)果更加真實(shí)、可靠。

  4.建立考核制度。為了提高大家的認(rèn)知意識(shí),公司對(duì)規(guī)程操作人員實(shí)行經(jīng)濟(jì)考核,這使得一部分思想意識(shí)薄弱的人員增強(qiáng)了責(zé)任心,杜絕人為原因造成的錯(cuò)誤出現(xiàn)。

  5.建立一整套檢查方案,從數(shù)據(jù)錄入、標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置、倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)、費(fèi)用分配、簡(jiǎn)單成本分析等幾個(gè)方面嚴(yán)格檢查,并制定修改數(shù)據(jù)必上報(bào)制度,多方面下手,力求杜絕錯(cuò)誤出現(xiàn)。

  6.在使用系統(tǒng)計(jì)算成本的同時(shí),根據(jù)系統(tǒng)計(jì)算的原理,同時(shí)手工再計(jì)算一遍成本。將兩種方法計(jì)算的結(jié)果進(jìn)行比較,核對(duì)系統(tǒng)計(jì)算的正確性。經(jīng)過(guò)8個(gè)月的并行計(jì)算,確定系統(tǒng)計(jì)算無(wú)誤后,才放棄手工計(jì)算。

  (二)二次開(kāi)發(fā)工作量巨大

  由于系統(tǒng)的局限性和新華制藥生產(chǎn)情況的復(fù)雜性,系統(tǒng)并不能完全適合新華制藥的實(shí)際需求。因此,根據(jù)新華制藥的實(shí)際情況,公司對(duì)系統(tǒng)處理流程做了很多修正。

  1.車間之間的物料領(lǐng)用。例如207車間生產(chǎn)的醋酐產(chǎn)品在外售的同時(shí),207車間生產(chǎn)的其他產(chǎn)品和其他車間也要使用醋酐產(chǎn)品。由于207車間沒(méi)有足夠的地方儲(chǔ)存,必須先交公司庫(kù)再領(lǐng)回使用。領(lǐng)用醋酐產(chǎn)品出庫(kù)時(shí)須計(jì)算產(chǎn)品成本,而出庫(kù)成本需根據(jù)期初、期末和本期交庫(kù)成本加權(quán)平均計(jì)算,這就導(dǎo)致在計(jì)算產(chǎn)品入庫(kù)成本之前需先計(jì)算產(chǎn)品出庫(kù)成本,而沒(méi)有產(chǎn)品入庫(kù)成本又無(wú)法計(jì)算產(chǎn)品出庫(kù)成本。對(duì)此情況,公司提出,領(lǐng)用醋酐產(chǎn)品時(shí)調(diào)撥單據(jù)做上“調(diào)撥”標(biāo)記,以與其他調(diào)撥單區(qū)分,同時(shí)設(shè)置該類調(diào)撥單在審核后自動(dòng)加上“記賬”標(biāo)記,從而禁止該類調(diào)撥單參與產(chǎn)品出庫(kù)核算,此類調(diào)撥單上物料單價(jià)取上期期末平均單價(jià),如無(wú)結(jié)存則取累計(jì)平均單價(jià),從而杜絕了死循環(huán)的出現(xiàn)。

  2.應(yīng)客戶要求和GMP(國(guó)家食品藥品監(jiān)督管理局藥品認(rèn)證)管理要求,有時(shí)會(huì)出現(xiàn)產(chǎn)成品返工生產(chǎn)情況。產(chǎn)成品返工生產(chǎn)需單獨(dú)統(tǒng)計(jì),同時(shí)系統(tǒng)要求交庫(kù)產(chǎn)品不能領(lǐng)用自身,但如在同一月內(nèi)同時(shí)出現(xiàn)A產(chǎn)品交庫(kù)和A產(chǎn)品返工情況時(shí),必然會(huì)出現(xiàn)A產(chǎn)品領(lǐng)用A產(chǎn)品的結(jié)果,而此類事項(xiàng)系統(tǒng)也判斷為死循環(huán)。對(duì)此公司采取和上一種情況一樣的處理方法,在調(diào)撥單據(jù)上加“返工”標(biāo)記,并在車間設(shè)置退貨倉(cāng)庫(kù)。返工的產(chǎn)品調(diào)撥到車間退貨倉(cāng)庫(kù),并在退貨倉(cāng)庫(kù)內(nèi)做虛擬出入庫(kù)。例如A產(chǎn)品,其主要生產(chǎn)原料為a,出庫(kù)時(shí)產(chǎn)品為A,數(shù)量為實(shí)際退庫(kù)數(shù)量,入庫(kù)時(shí)產(chǎn)品為a,數(shù)量根據(jù)實(shí)際損耗情況填寫,但要求金額必須保持一致,然后再領(lǐng)用a交庫(kù)。這樣既可以杜絕死循環(huán)的出現(xiàn),又可以反映返工的損耗,方便查詢,同時(shí)還便于統(tǒng)計(jì)返工的數(shù)量。

  3.要求軟件公司提供權(quán)限管理功能。由于成本模塊涉及人員較廣,信息透明度較高,而原系統(tǒng)功能中并不包括相關(guān)的權(quán)限控制,這就導(dǎo)致非本車間(部門)人員可以隨意瀏覽本車間(部門)相關(guān)的數(shù)據(jù)、報(bào)表、BOM單等,造成機(jī)密數(shù)據(jù)泄露。針對(duì)這種情況,根據(jù)公司的要求,軟件公司開(kāi)發(fā)了權(quán)限保護(hù)程序,除相關(guān)管理人員和公司領(lǐng)導(dǎo)可全部授權(quán)外,對(duì)其余人員的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格限制,做到車間(部門)之間不能相互瀏覽數(shù)據(jù),車間(部門)內(nèi)不同崗位(專業(yè))不能相互瀏覽數(shù)據(jù),從而保證了公司數(shù)據(jù)的安全性。

  4.廢料回收套用成本計(jì)算也是難點(diǎn),因?yàn)樵诮粠?kù)產(chǎn)品中是不包括廢料的,所以在計(jì)算成本時(shí)廢料在系統(tǒng)之外,這就形成了有實(shí)物無(wú)價(jià)值的情況,會(huì)造成交庫(kù)產(chǎn)品成本虛高,而系統(tǒng)又無(wú)法計(jì)算廢料的實(shí)際成本。為解決這個(gè)問(wèn)題,公司在每一種產(chǎn)品的用料配方中都加上了廢料回收一項(xiàng),并對(duì)每一種廢料編制了計(jì)劃價(jià)格,讓程序員給開(kāi)了數(shù)量錄入通道,可以通過(guò)手工輸入廢料量,量是負(fù)數(shù)(原來(lái)程序是不允許輸入負(fù)數(shù)量的)。這樣在計(jì)算產(chǎn)品成本時(shí),廢料會(huì)作為負(fù)數(shù)沖減交庫(kù)產(chǎn)品成本,同時(shí)廢料也以計(jì)劃價(jià)格作為結(jié)轉(zhuǎn)廢料銷售成本或繼續(xù)參與產(chǎn)品生產(chǎn)時(shí)價(jià)值確認(rèn)的依據(jù)。

  5.根據(jù)新華制藥管理經(jīng)驗(yàn),二次開(kāi)發(fā)相關(guān)報(bào)表。原系統(tǒng)中包含的報(bào)表種類較少,例如系統(tǒng)自帶的物料收發(fā)報(bào)表只能提供計(jì)劃金額,無(wú)法提供實(shí)際金額,這對(duì)財(cái)務(wù)工作來(lái)講無(wú)疑是一個(gè)很大的缺陷。對(duì)此,公司和軟件公司開(kāi)發(fā)人員共同開(kāi)發(fā)了可反映實(shí)際金額和計(jì)劃金額的物料收發(fā)明細(xì)表、原料消耗明細(xì)表、單位成本明細(xì)表、原料節(jié)約報(bào)表、產(chǎn)品成本報(bào)表、多月成本比較表等,滿足了管理工作的需求。

  二、實(shí)施效果

  醫(yī)藥、化工企業(yè)實(shí)施ERP,生產(chǎn)管理、成本管理是難點(diǎn)。其中BOM(產(chǎn)品配方)的配置、聯(lián)副產(chǎn)品成本的計(jì)算、回收品管理、多計(jì)量單位的轉(zhuǎn)換、成本核算的特殊性又是難點(diǎn)中的難點(diǎn)。在新華制藥成本模塊實(shí)施過(guò)程中,各方實(shí)施人員多次討論、測(cè)試、調(diào)整,最終開(kāi)辟出一條適用于新華制藥的應(yīng)用模式,取得了預(yù)期的成果。

  1.生產(chǎn)、成本系統(tǒng)上線后,可以有效降低人工統(tǒng)計(jì)的差錯(cuò),提高準(zhǔn)確率,進(jìn)而控制人為錯(cuò)誤的繼續(xù)擴(kuò)大。ERP成本模塊運(yùn)行后,可以隨時(shí)進(jìn)行車間內(nèi)部的賬物核對(duì)。因系統(tǒng)賬務(wù)的公開(kāi)透明,促使車間對(duì)物料的管理比以前更加認(rèn)真、細(xì)致,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋、查找原因并及時(shí)改正,工作責(zé)任心明顯提高。這正符合GMP的“將人為錯(cuò)誤縮減到最低限度”、“最大限度保證藥品質(zhì)量”等要求。

  2.通過(guò)查看每個(gè)產(chǎn)品的投料情況,可以分析出工人是否按SOP(工藝操作規(guī)程)、BPR(生產(chǎn)批記錄)要求規(guī)范操作,以及原輔料使用情況是否到位、產(chǎn)品質(zhì)量與原輔料的節(jié)約情況等。通過(guò)查詢批次入庫(kù)產(chǎn)品領(lǐng)料明細(xì),可清楚地看到單批的投料情況及單批成本。通過(guò)單批的投料對(duì)應(yīng)其產(chǎn)品質(zhì)量,可改進(jìn)工藝參數(shù),使工藝規(guī)程更完善,產(chǎn)品質(zhì)量更穩(wěn)定。同時(shí),使監(jiān)督管理工作更加細(xì)致、有據(jù)可查、有路可循。

  3.使用系統(tǒng)提供的實(shí)際成本計(jì)算方法,材料成本的計(jì)算更加符合生產(chǎn)的實(shí)際情況,這樣不僅能夠真實(shí)地核算成本,為企業(yè)決策提供依據(jù),還能及時(shí)反映出企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中存在的問(wèn)題,便于企業(yè)改進(jìn)生產(chǎn)管理。

  4.系統(tǒng)可以提供對(duì)單個(gè)或多個(gè)物料的動(dòng)態(tài)庫(kù)存查詢功能。通過(guò)對(duì)物料的現(xiàn)有庫(kù)存、安全庫(kù)存、預(yù)計(jì)入庫(kù)量、已分配量進(jìn)行運(yùn)算,得到任何時(shí)間段內(nèi)的預(yù)計(jì)可用庫(kù)存情況,可隨時(shí)掌握物料的庫(kù)存狀況,輔助供應(yīng)、銷售、生產(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)等部門進(jìn)行管理決策。

  5.結(jié)合新華制藥多年原料藥生產(chǎn)成本管理經(jīng)驗(yàn)開(kāi)發(fā)的一系列成本考核報(bào)表,能夠多維度、強(qiáng)精度考核產(chǎn)品的生產(chǎn)成本,有利于將成本管理納入到考核指標(biāo)體系,運(yùn)用管理會(huì)計(jì)的基本原理,以分部門核算的方法建立一套包括成本、收入、費(fèi)用的考核指標(biāo)。可及時(shí)有效地反映各部門的收支情況,不僅便于領(lǐng)導(dǎo)的跟進(jìn)、查究,更重要的是建立和強(qiáng)化了部門的成本約束意識(shí)和收入對(duì)比意識(shí)。

  標(biāo)等。應(yīng)注意會(huì)計(jì)職業(yè)判斷中的非會(huì)計(jì)因素。當(dāng)然加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員的職業(yè)道德教育也是必不可少的培訓(xùn)內(nèi)容!

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