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ERP系統(tǒng)的實施和應(yīng)用的基本要求應(yīng)是物流、信息流和資金流的集成。物流和信息流的統(tǒng)一集成應(yīng)是實施ERP最基本的要求。商品的出入庫存,包括采購入庫、生產(chǎn)領(lǐng)料、成品完工入庫、庫存商品銷售等業(yè)務(wù)中,都包括有庫存物資的移動,物流和信息流的統(tǒng)一,則要求每次事務(wù)都必須在ERP中實時、準(zhǔn)確、完整的記錄,即保證信息的實時性、準(zhǔn)確性和完整性。對于ERP中信息流和資金流的統(tǒng)一,則是ERP成功實施的另一個標(biāo)準(zhǔn),而且是必須要達(dá)到的一個更高的標(biāo)準(zhǔn)。否則,ERP實施成功,則無從談起。
如何理解ERP中信息流和資金流的統(tǒng)一集成?從ERP系統(tǒng)的成功應(yīng)用,如何將一個企業(yè)財務(wù)從傳統(tǒng)財務(wù)的簡單記賬轉(zhuǎn)為現(xiàn)代的ERP財務(wù)管理呢?
傳統(tǒng)會計記賬,對于企業(yè)的一般經(jīng)濟活動,會計記賬相對滯后,屬于事后記賬的模式。如到了月末匯總庫存原材料的出入庫的業(yè)務(wù),進行手工或者系統(tǒng)記賬。
ERP財務(wù)管理,將ERP財務(wù)核算與業(yè)務(wù)集成,即物流和信息流、資金流的集成,實時記賬,以下以標(biāo)準(zhǔn)成本為例。
比如同樣一筆采購入庫業(yè)務(wù),傳統(tǒng)會計記賬,一般根據(jù)倉庫每月的采購入庫匯總表,進行手工記賬:
借:原材料
貸:應(yīng)付賬款——暫估
而ERP財務(wù)則在每一筆采購入庫業(yè)務(wù)進行時,可實時自動的產(chǎn)生會計分錄。并可根據(jù)采購環(huán)節(jié)的暫收檢驗和合格入庫進行細(xì)分,并同時產(chǎn)生明細(xì)的會計信息:
采購物料由倉管員暫收,等待送檢時,產(chǎn)生會計信息:
借:材料采購
貸:應(yīng)計負(fù)債
倉管員將合格材料入庫時,按采購價格默認(rèn)產(chǎn)生相應(yīng)的會計信息。
借:原材料
貸:材料采購
借/貸:材料成本差異——訂單價差
同時,供應(yīng)商發(fā)票和采購訂單接收的匹配核銷,則自動創(chuàng)建會計信息:
借:應(yīng)計負(fù)債
貸/借:材料成本差異——發(fā)票價差
貸:應(yīng)付賬款
通過每一筆采購業(yè)務(wù),同時有供應(yīng)商信息、物料信息、數(shù)量信息和價格信息等,實時產(chǎn)生的采購會計信息,則可對整個采購環(huán)節(jié)的信息進行詳細(xì)的采購分析。同時,通過系統(tǒng)自動創(chuàng)建業(yè)務(wù)的會計信息,則可將財務(wù)人員從繁雜的手工記賬和會計憑證中解脫出來,真正關(guān)注企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險。進行有效的風(fēng)險控制。如上述采購環(huán)節(jié)中,對采購訂單價格差異和發(fā)票價格差異的統(tǒng)計、分析和監(jiān)控,就是財務(wù)管理的有效手段,采用ERP信息系統(tǒng)的企業(yè)管理,降低企業(yè)的采購成本就不僅僅是一句空話,而是通過ERP系統(tǒng)的有效支撐,達(dá)到預(yù)計的管理的目標(biāo)。
如生產(chǎn)車間領(lǐng)料環(huán)節(jié),同樣體現(xiàn)了信息流和資金流的有效集成:
車間領(lǐng)料時,系統(tǒng)根據(jù)車間領(lǐng)料事務(wù),自動創(chuàng)建分錄:
借:生產(chǎn)成本
貸:原材料
車間完工入庫時,則根據(jù)完工的成品數(shù)量和成本,自動創(chuàng)建會計分錄:
借:庫存商品
貸:生產(chǎn)成本
貸/借:生產(chǎn)成本——消耗差異
而傳統(tǒng)會計,則需要通過車間領(lǐng)料和庫存商品的月末入庫記錄匯總,再手工編制會計憑證。由于統(tǒng)計的滯后,工廠車間生產(chǎn)環(huán)節(jié)所發(fā)生的損耗,包括正常和異常損耗都無法實時、準(zhǔn)確的統(tǒng)計和監(jiān)控,導(dǎo)致車間成本的浪費。車間成本會計,則可以通過ERP系統(tǒng)中所產(chǎn)生的車間損耗進行分析和監(jiān)控。企業(yè)的成本會計從簡單的核算物料成本,復(fù)雜的成品成本計算中解放出來,將關(guān)注點集中在車間成本籌劃和控制上,如何有效降低車間成品的制造成本,如何才能有效的降低物料損耗,從財務(wù)成本的角度為車間制造提供更有效的管理數(shù)據(jù)和財務(wù)目標(biāo)。通過ERP系統(tǒng)的實施,車間成本管理充分體現(xiàn)了信息流和資金流的集成,從而使ERP系統(tǒng)為企業(yè)的成本籌劃、預(yù)算、分析和控制,提供了有效的數(shù)據(jù)支撐,為滿足企業(yè)成本管理的提供更加有力的手段。
以銷售業(yè)務(wù)為例,會計記賬一般根據(jù)倉庫每月的銷售出庫匯總表,進行手工記賬,會計處理如下:
借:主營業(yè)務(wù)成本
貸:庫存商品
而ERP財務(wù)則通過銷售訂單的管理流程中,銷售發(fā)貨確認(rèn)的步驟,針對每個訂單的每一筆發(fā)貨,自動產(chǎn)生會計分錄,并同時產(chǎn)生應(yīng)收會計分錄,體現(xiàn)收入與成本配比原則。
借:主營業(yè)務(wù)成本
貸:庫存商品
同時產(chǎn)生產(chǎn)生應(yīng)收銷售發(fā)票,確認(rèn)收入:
借:應(yīng)收賬款
貸:主營業(yè)務(wù)收入
ERP系統(tǒng)銷售訂單和訂單處理的業(yè)務(wù)與財務(wù)的集成,實時同步產(chǎn)生銷售業(yè)務(wù)的會計信息,則可提供用戶根據(jù)客戶的銷售情況,進行銷售客戶和產(chǎn)品的業(yè)務(wù)分析。
由于ERP系統(tǒng)基于強大的數(shù)據(jù)庫開發(fā)集成統(tǒng)一的系統(tǒng),在各個業(yè)務(wù)模塊和財務(wù)之間實現(xiàn)了有效的集成。滿足各項業(yè)務(wù)信息與財務(wù)的數(shù)據(jù)共享。如采購的物料編碼、銷售的商品編碼、采購供應(yīng)商編碼、銷售客戶編碼等,不僅僅在采購管理、銷售管理存在,同時應(yīng)付和應(yīng)收都是統(tǒng)一的。
ERP實時根據(jù)每筆采購和銷售業(yè)務(wù)的詳細(xì)業(yè)務(wù)信息進行系統(tǒng)記賬,提供滿足財務(wù)管理的各項統(tǒng)計和分析數(shù)據(jù)。如采購商品月度分析、銷售產(chǎn)品月度分析、生產(chǎn)分析等??蓪崟r提供報表,滿足多項財務(wù)管理需要,而傳統(tǒng)會計則由于無法通過基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計,進行手工統(tǒng)計和編制,導(dǎo)致統(tǒng)計的繁重復(fù)雜,數(shù)據(jù)無法收集等原因而導(dǎo)致管理的失位。
同時通過ERP系統(tǒng)的應(yīng)用,物流、信息流和資金流的有效集成,通過業(yè)務(wù)最明細(xì)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行記錄和分析,為企業(yè)實施BI系統(tǒng),提供最明細(xì)的數(shù)據(jù)元,為企業(yè)未來的商務(wù)智能應(yīng)用提供最原始的數(shù)據(jù)支持,為企業(yè)商務(wù)智能化管理提供有力的基礎(chǔ)。
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