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用Excel鑒別虛假發(fā)票的技巧
虛假發(fā)票現(xiàn)在已經(jīng)成為被審計(jì)單位徇私舞弊重要手段之一。在縣級單位采用電子記賬的單位很少，AO軟件應(yīng)用不上，應(yīng)用Excel的強(qiáng)大數(shù)據(jù)處理功能鑒別虛假發(fā)票是一種比較有效方法。
1、數(shù)據(jù)的整理。我們在審計(jì)中發(fā)現(xiàn)可疑的發(fā)票，按購買商品、發(fā)票號碼、發(fā)票內(nèi)容、購買日期、簽字日期、發(fā)票類型、記賬日期、單價(jià)、數(shù)量、金額、經(jīng)辦人員、發(fā)票書寫情況（是否有涂改、是否大小寫一致等情況）進(jìn)行詳細(xì)錄入，如果有必要也可以對被審計(jì)單位所有原始發(fā)票進(jìn)行輸入。
2、數(shù)據(jù)的處理。數(shù)據(jù)的處理是發(fā)現(xiàn)問題和線索的重要步驟。
（1）按“發(fā)票內(nèi)容”進(jìn)行排序、匯總，同一類的支出就一目了然了。然后，根據(jù)實(shí)際情況對發(fā)票所發(fā)生業(yè)務(wù)的真實(shí)情況，結(jié)合經(jīng)辦人員進(jìn)行落實(shí)。如該單位沒有打印機(jī)、復(fù)印機(jī)，卻有高額的打印費(fèi)、復(fù)印費(fèi)支出；基建支出的金額明顯高于實(shí)際工程；用于福利的支出與實(shí)有人員情況不符等。把分散在各期間的匯總起來，就不難發(fā)現(xiàn)被審計(jì)單位有重復(fù)報(bào)銷、逃去現(xiàn)金等違規(guī)違法行為。
?。?）按“發(fā)票書寫情況”進(jìn)行排序、匯總，對有涂寫、大小寫不一致、筆跡不一致等情況與有關(guān)人員進(jìn)行筆跡核對，可能你會發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員篡改原始發(fā)票套取現(xiàn)金的行為。
?。?）按“發(fā)票類型”和“發(fā)票號碼”進(jìn)行排序、匯總，對發(fā)票號碼在前而購買日期在后，或者購買日期在前而發(fā)票號碼在后，要對有關(guān)人員的筆記進(jìn)行仔細(xì)核對和詢問，對大量連號發(fā)票要實(shí)地落實(shí)。
（4）按“購買商品、單價(jià)、數(shù)量、金額”進(jìn)行排序、匯總，對同樣商品單價(jià)差距大的進(jìn)行核對，看有無用提高單價(jià)套取現(xiàn)金的行為。
?。?）按“記賬時(shí)間、購買時(shí)間”進(jìn)行排序、匯總，有疑點(diǎn)的發(fā)票比較集中的月份，一般在春節(jié)、中秋節(jié)前后，要進(jìn)行仔細(xì)核對，看是否用于發(fā)放福利和贈送禮品。對記賬時(shí)間和簽字日期與購買時(shí)間相差較遠(yuǎn)的要問明原因?？词欠裼袨樗送粨艚鉀Q費(fèi)用的問題。
運(yùn)用Excel的匯總排序功能進(jìn)行歸類比較，結(jié)合鑒別經(jīng)驗(yàn)，為審計(jì)工作提供重要線索是十分輕松的事情。
責(zé)任編輯：zoe
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