【摘要】 本文針對煤炭企業(yè)物流體制改革后，面對業(yè)務量陡增，核算難度加大，出現(xiàn)的新問題增多等特點，進行了詳細分析，并找出了一些有針對性的解決問題的辦法和思路。

　　【關鍵詞】 物資集中；管理難點；風險防范

　　近幾年，全國煤炭行業(yè)加快了企業(yè)內部物流體制改革步伐，加大了物資集中管理的力度，改革深度之大、廣度之寬，堪稱前所未有。改革后的物流體制比舊有體制有了較大的變化，基本方向是逐步與國際接軌，其體制是先進的、高效的，不但加快了物資流通速度，還節(jié)省了大量的物流費用支出?，F(xiàn)在看來，改革的優(yōu)勢正在逐步顯現(xiàn)出來。

　　一、物流體制改革的重心及優(yōu)勢體現(xiàn)

　　這種實行高度集權式的物流體制改革，其著重點主要表現(xiàn)在以下三個方面：

　　第一、觀念上，以高度集中為主導思想。無論是對從事物資業(yè)務人員的管理，還是對采購、儲備、配送等物資具體業(yè)務，均實行集中式的統(tǒng)一管理。

　　第二、行動上，取消二級采購。改革前，在一個煤業(yè)集團，實行的是集團采購和礦廠采購的兩級采購體制并存的采購模式，有數(shù)十家甚至上百家二級礦（廠、處、公司）同時從事著各自的采購業(yè)務。不但浪費了人力、物力和財力，還引發(fā)了內部競爭，抬高了進價。改革后，只有集團公司一級物資部門進行采購，從而杜絕了上述漏洞。

　　第三、目標上，以服務為第一宗旨。改革后的一級采購組織不再以盈利為目的，辦公、開資等所需經(jīng)費由集團公司下?lián)芙鉀Q，不再從二級單位收取。其工作中心轉變至為二級單位服務的軌道上來，減輕了二級單位的負擔，從而避免了基層單位的抵觸情緒，減少了二級單位的強烈反對意見。

　　實行集權式的物流體制改革后，可以顯現(xiàn)出以下幾個方面的經(jīng)營優(yōu)勢：

　　一是避免了內部競爭，降低了采購價格，特別是還可得到批量采購的價格優(yōu)惠。

　　二是節(jié)約了儲備資金。由于各個礦的生產(chǎn)、經(jīng)營等總體情況基本一致，甚至于一樣，改革前，各單位都儲存了大量相同的備件，造成了資金上的浪費。集中儲備后，便可在整個集團公司內部，保證物資的統(tǒng)一調劑，匯總計算最佳儲備量，降低了儲備資金占用。

　　三是減輕了二級單位的額外負擔。生產(chǎn)礦（廠）等二級單位，不再為物資方面的事務而分心，而是以生產(chǎn)、安全為重點，將主要精力投入到如何提高生產(chǎn)、降低成本和增加效益上來。

　　四是獲得了質量保證。集中采購面向的供應商，都是經(jīng)過貨比三家，選拔出來有相當實力的知名企業(yè)，產(chǎn)品質量有可靠的信譽保證。

　　五是資金結算優(yōu)勢。資金集中形成的批量采購，給供應商帶來大額利潤的同時，可以在資金支付上與供應商進行結算方面的討價還價，延期付款，節(jié)省財務費用；資金集中的優(yōu)勢還體現(xiàn)在，當物資價格日新月異不斷上漲時，以較低的價格多采購一些常用物資，可以節(jié)約采購資金。

　　二、物資集中管理后帶來的潛在風險

　　煤炭企業(yè)實行物資集中管理后，在節(jié)支降耗方面給企業(yè)帶來了諸多好處，但凡事總有兩面性，暴露出來的諸多矛盾也不容回避，有些地方甚至比較突出，主要問題有：

　?。ㄒ唬┵Y金管理和使用的安全問題

　　物資統(tǒng)一管理之后，集中由企業(yè)的一個物資供應部門管理物資采購的大部分資金，承載巨大的資金流量。以河南的平煤集團為例，每個月從物資公司流出的采購資金高達2億元左右。如此大的資金流量，如果財務控制出現(xiàn)松懈，勢必給企業(yè)造成經(jīng)濟損失。容易出現(xiàn)漏洞的地方有：

　　1. 財務人員監(jiān)守自盜。全國各行各業(yè)，財務人員監(jiān)守自盜、營私舞弊、侵吞挪用國家財產(chǎn)者不乏其人，發(fā)生這樣的事情，固然與犯罪者本人的人生觀、職業(yè)道德觀歪曲有直接的關系，但同時，與企業(yè)管理上的漏洞給其以可乘之機也是分不開的。前幾年，在某煤業(yè)集團就曾出現(xiàn)過銀行承兌匯票損失上千萬的案例。

　　2. 大量預付款項的風險。煤炭企業(yè)是大額的鋼材消耗行業(yè)，集中采購后，目前可得到120元/噸的價格優(yōu)惠政策。但是，鋼廠的銷售政策是“先款后貨”，如果不打預付款，對方就不簽訂合同。那么，如何確保上億元預付賬款的安全，就成了財務人員和采購人員的首要任務和重要職責。

　　3. 庫存資金的管理風險。巨大的資金流量，在月度中間的每一天，都會存在庫存資金的管理問題，這個庫存資金不僅包括現(xiàn)金，還包括尚未發(fā)放給客戶的票據(jù)，如銀行承兌匯票。如果管理不善，庫存現(xiàn)金和票據(jù)的丟失、損壞會直接給企業(yè)造成經(jīng)濟損失。

　　4. 票據(jù)流轉過程存在的風險。目前的資金支付方式中，轉賬、電匯都是直接到達對方賬戶，基本上沒有風險。而現(xiàn)金支票、匯票和銀行承兌匯票等結算方式，一般要經(jīng)過取送、蓋章等多道傳遞程序才能發(fā)放到客戶手中。中間環(huán)節(jié)的增多（如先由業(yè)務科室辦事員從財務科代領，然后再發(fā)放給客戶），在傳遞、存放、攜帶等過程中發(fā)生風險的可能性就越大。并且，領取、傳遞程序的復雜，不僅會造成工作效率低下，還會滋生吃、拿、卡、要等惡劣行徑。

　　如果進行適當改進，將上述票據(jù)也直接發(fā)放到客戶手中，就能很大程度地減輕或避免發(fā)放上的風險。

　?。ǘ┤菀鬃躺虡I(yè)賄賂行為

　　在當前市場經(jīng)濟條件下，一般是買方市場占主導地位，采購權利的高度集中，使得從事采購工作的業(yè)務人員逐漸享有了職業(yè)優(yōu)越性,采購人員成為拉攏腐蝕的主要目標，有些采購員不知不覺被拉下了水，為獲取個人利益他們往往會放棄企業(yè)的利益，給企業(yè)造成經(jīng)濟損失。例如，違規(guī)采購、超計劃采購等現(xiàn)象時有發(fā)生；一些假冒偽劣或三無產(chǎn)品也時有采購入庫，不僅造成資金浪費，還會給安全生產(chǎn)和人身安全方面形成隱患，甚至引發(fā)煤炭企業(yè)的惡性事故。

　?。ㄈ┴攧蘸怂汶y度加大

　　物資集中管理之前，各礦（廠）財務科至少有一個人負責材料的核算工作，而物資采購集中管理之后，材料采購、領用業(yè)務核算高度集中到集團公司一級的物資供應部門，核算工作量便數(shù)倍甚至數(shù)十倍于從前。核算中出現(xiàn)的問題也就越來越多：

　　1. 憑證填制準確性差。日復一日填制大量憑證，容易使會計人員只求量，不保質。于是，原始憑證不正確，附件張數(shù)不符，附件與憑證金額不符，憑證內容與經(jīng)濟業(yè)務不符，摘要不規(guī)范，未按要求折疊、蓋章等大大小小的問題層出不窮。

　　2. 款項支付的賬目安全問題?？铐椀闹Ц?，遵循申請、審批、審核、查賬、填制憑證、支付等業(yè)務程序，其中最重要的是查實賬面是否有相應的應付賬款，如果查賬不完全或不準確，就忙于填制會計憑證，有可能造成多支付款項，帶來不必要的損失和麻煩。

　　3. 增值稅發(fā)票的審核。國家稅務總局對于增值稅發(fā)票的取得和填開有若干管理規(guī)定。例如，取得的增值稅專用發(fā)票，必須經(jīng)過網(wǎng)上認證才能抵扣；從發(fā)票開具之日起認證抵扣不能超過90天；已經(jīng)認證的增值稅專用發(fā)票當月必須入賬，否則以后期間不允許抵扣等。采購業(yè)務的高度集中，使得物資供應部門每月收到大量的增值稅專用發(fā)票，如果不及時認證、抵扣，或者對于開具有誤的發(fā)票審核不仔細，就會因無法抵扣給企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟損失。例如，采購員取得發(fā)票后未及時到財務報賬，超過認證抵扣期限，既不能認證抵扣也不能更換，只能按普通發(fā)票入賬，造成采購成本增加。

　　4. 材料價差的計算和攤銷。由于煤炭企業(yè)物資收發(fā)量大且頻繁，往往采用計劃成本法核算發(fā)出存貨的成本，月末通過“材料成本差異”科目調整為實際成本。當月“材料成本差異”的計算和攤銷，對成本有很大影響。有些會計人員，因為單據(jù)核對和計算的工作量較大，抱著僥幸心理和差不多思想，在核對和計算過程中偷工減料，造成價差余額不正確，影響當期乃至后期的損益。

　　5. 往來賬的管理。采購業(yè)務集中形成龐大的供應商隊伍，在財務賬面的直接體現(xiàn)就是產(chǎn)生大量的預付賬款和應付賬款，往來賬目的管理成了核算的重點業(yè)務，應付賬款核對不及時也會造成損失。有一個真實例子：

　　柳州鋼鐵公司2002年開具了一份鋼材銷售的增值稅專用發(fā)票給某物資公司，同時附帶鐵路運輸發(fā)票。隨后，該物資公司又將這部分材料銷售給外部客戶，但在報賬時，卻把運輸發(fā)票遺忘而沒有將運輸費計入采購成本。時隔兩年之后，核對往來賬才發(fā)現(xiàn)問題。后來雖找到運輸發(fā)票補充入賬，但使得當期成本增加；又由于運費稅超過抵扣期限，而虛增一塊成本。

　　6. 檔案管理。業(yè)務量增加與人員增加不成比例，給憑證審核、傳遞、歸檔、裝訂都造成很大壓力，如果繼續(xù)按過去的流程運轉，難免出現(xiàn)審核不細致、不及時，傳遞出現(xiàn)空檔。歸檔不及時、憑證裝訂延誤等還有可能導致會計檔案的散失、損壞等發(fā)生。

　　三、物資集中管理后的風險防范措施

　　物資集中管理是大勢所趨，其優(yōu)勢明顯，不能因改革帶出來的一些小問題而影響大的前進方向。當前應該逐步完善程序、堵塞漏洞，其工作重心應該放在以下幾個方面：

　?。ㄒ唬娀瘍炔繒嬁刂?

　　嚴格按照《會計基礎規(guī)范》要求，強化資金收付業(yè)務各個環(huán)節(jié)的內部會計控制。如加強印章管理、加強財務人員填制會計憑證時電子密碼和權限的管理、加強保險柜的管理等。

　　堅持盤點制度，出納要日清月結，每天對庫存資金進行盤點，主管資金支付審核業(yè)務的人員每周都要參與盤點，審計部門也要定期或不定期進行突擊盤點。

　　另外，要實行財務人員的定期輪崗制度，特別是對出納人員，到期必須進行輪崗。

　?。ǘ┮?guī)范票據(jù)流轉程序

　　辦理票據(jù)領取業(yè)務時要堅持專車、專線原則，必須兩人同行；領回后一人負責賬簿登記，一人負責保管和發(fā)放，月末進行核對；當月收取的銀行承兌匯票，原則上必須全部發(fā)放出庫，保險柜內無未發(fā)放的票據(jù)，“應收票據(jù)”科目月末應無余額；現(xiàn)金支票、匯票、銀行承兌匯票等票據(jù)的發(fā)放對象應該直接面對供應商的業(yè)務經(jīng)辦人，盡量取消中間傳遞環(huán)節(jié)；銀行承兌匯票必須完整填寫“被背書人”后，再發(fā)放給客戶；發(fā)放匯票和銀行承兌匯票時，必須取得對方財務部門出具的具有法律效力的收據(jù)和領取人身份證明。

　?。ㄈ┘訌娡鶃碣~的核對和管理

　　完善預付賬款的日常管理制度，對申請、審批、審核、建立備查、清理期限、責任人等各環(huán)節(jié)進行從嚴控制；要定期核對賬目，與供應商至少一季度核對一次，并取得雙方認可的對賬記錄；大額及業(yè)務量頻繁的賬款每半年（最多不超過一年）必須進行一次詢證，余額不符時要核對明細賬；對于大額的應付款項，不能錯誤地認為自己是債務人，不存在資金風險而疏于核對，因為其余額也可能會由于入賬不完整而低于對方的賬面額，損失已經(jīng)潛在地形成。

　?。ㄋ模┘毣攧杖藛T分工，嚴格控制發(fā)票的來源

　　對核算業(yè)務要切塊，審核要細化，增值稅進項發(fā)票審核重心下移，形成一級對一級負責的管理架構。

　　憑證審核按業(yè)務類型進行三級審核，即會計審核、主管審核、財務負責人全方位審核，做到層層把關，及時發(fā)現(xiàn)問題并逐級追究。

　　規(guī)范后的業(yè)務流程應該具有分工協(xié)作且職責明確的特性：增值稅發(fā)票由廠家開具后，首先應交給采購業(yè)務部門鑒別真?zhèn)魏蟛拍芴钪乞瀱?，因此，采購部門被列為增值稅專用發(fā)票審核的第一責任人；財務部門負責辦理會計核算業(yè)務的財務人員對購進業(yè)務進行審查，核算會計便成為把關的第二責任人；財務部門的稅管員從事專門的發(fā)票審核業(yè)務，為第三責任人；財務部門負責人負領導責任，最后對業(yè)務進行全面審核。通過上述四道關口的審核，基本上能把不合格票據(jù)拒之賬外，避免由此造成經(jīng)濟損失。

　　（五）落實崗位責任制和業(yè)績考核

　　由于物資集中管理后業(yè)務繁雜，人員增多，如果不用制度來規(guī)范約束，僅靠某幾個領導人的監(jiān)督管理，往往容易顧此失彼，因為人的精力和能力是有限的。所以必須建立健全財務人員崗位責任制和業(yè)績考核制度，由財務人員按照業(yè)務流程規(guī)定的時間和方向辦理業(yè)務。同時，還要定期進行業(yè)績考核，并按考核結果分配薪金報酬。

　?。﹪栏駡?zhí)行不相容崗位分離制度

　　按照《內部會計控制規(guī)范——采購與付款（試行）》的條款設置相關崗位，并且做到不相容崗位業(yè)務分離，相互牽制，互相制約。同時，對采購人員也要實行定期輪崗制度，這既是對企業(yè)負責，也是對個人負責。

　　（七）指標完成情況考核

　　對于儲備資金、預付賬款等重點經(jīng)濟指標要詳細分解到物資管理的采購、倉庫等具體業(yè)務管理部門。企業(yè)要設立專門的考核機構，實行月月考核，公布獎罰結果，并與工資掛鉤。

　?。ò耍┌l(fā)揮信息化優(yōu)勢

　　為簡化手工勞動，單據(jù)核對和計算等業(yè)務，要充分利用信息化優(yōu)勢，使用核對、計算功能，實現(xiàn)無紙核對，既減輕工作量，也有效避免了人為錯誤。

　?。ň牛┘哟髢葘徚Χ?

　　大型國有企業(yè)中，內部審計工作極其重要，加大內部審計力度，可以將問題遏止在萌芽狀態(tài)，也可以亡羊補牢，挽回企業(yè)的損失，還可以挽救違規(guī)違紀的同志。審計部門的工作標尺，應該定位在會計業(yè)務上，全力審查財務部門的日常核算業(yè)務，掃描企業(yè)內部經(jīng)濟活動的方方面面，成為企業(yè)經(jīng)營安全的第二道屏障，為企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展保駕護航。

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