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論內(nèi)部審計(jì)在企業(yè)內(nèi)部控制中的作用

來源: 中國(guó)論文下載中心 編輯: 2008/08/01 10:40:47  字體:

  內(nèi)部控制是指企業(yè)行政領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)管理部門的有關(guān)人員,在處理生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)相互聯(lián)系、相互制約的一種管理體系,包括為保證企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)所采取的一系列必要的管理措施。它作為現(xiàn)代企業(yè)管理的一個(gè)重要組成部分,是企業(yè)內(nèi)部各種形式管理控制的總稱,規(guī)模越大的企業(yè)對(duì)內(nèi)部控制系統(tǒng)的要求越高,大量管理實(shí)踐證明:得控則強(qiáng),失控則弱,無控則亂,內(nèi)部控制已成為衡量現(xiàn)代企業(yè)管理的標(biāo)志,是現(xiàn)代企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)、管理的基礎(chǔ)。

  內(nèi)部審計(jì)本身既是內(nèi)部控制系統(tǒng)中重要的一個(gè)分支系統(tǒng),又是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)的重要手段。其工作主要是對(duì)企業(yè)各種經(jīng)營(yíng)活動(dòng)與控制系統(tǒng)進(jìn)行獨(dú)立的評(píng)價(jià),例如檢查單位內(nèi)部各項(xiàng)既定的政策、程序是否貫徹、建立的標(biāo)準(zhǔn)是否遵循、資源的利用是否合理有效以及企業(yè)的目標(biāo)是否達(dá)到等等。另外,內(nèi)部審計(jì)還能為改進(jìn)內(nèi)部控制提供建設(shè)性的意見。應(yīng)該說,在企業(yè)不斷健全、完善內(nèi)部控制制度的過程中,強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)是不可或缺的組成部分,其作用正顯得越來越重要。總的來說,可以分為以下幾點(diǎn):

  一、評(píng)價(jià)和評(píng)估企業(yè)的內(nèi)部控制系統(tǒng)

  健全、完善的內(nèi)部控制是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)、管理的基礎(chǔ)。因此,內(nèi)審人員首要關(guān)注的就是企業(yè)的內(nèi)控制度建設(shè),只有先從制度上規(guī)范一切經(jīng)營(yíng)活動(dòng),才能從根本上降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),因而對(duì)內(nèi)控制度進(jìn)行評(píng)價(jià)和評(píng)估是內(nèi)部審計(jì)最重要的一項(xiàng)工作。其評(píng)估內(nèi)容主要是內(nèi)控制度的健全性、遵循性和有效性。

  1、測(cè)試評(píng)價(jià)內(nèi)部控制系統(tǒng)的健全性

  健全性測(cè)試主要解決內(nèi)部控制系統(tǒng)是否合理、健全,以及內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)是否齊全、準(zhǔn)確等問題。通過對(duì)這些測(cè)試資料的分析,來評(píng)價(jià)控制系統(tǒng)的健全程度。并針對(duì)內(nèi)控中的薄弱點(diǎn)和失控點(diǎn),發(fā)現(xiàn)管理中存在的漏洞,提出改進(jìn)措施。

  企業(yè)內(nèi)控制度是否健全取決于多方面的因素,例如,內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家的有關(guān)法律、法規(guī)和本單位的實(shí)際情況,全體員工必須遵照?qǐng)?zhí)行。內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)保證單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)、崗位及其職責(zé)權(quán)限的合理設(shè)置和分工,堅(jiān)持和確保不相容職務(wù)互相分離,相互制約、相互監(jiān)督。

  內(nèi)部審計(jì)人員可以通過在企業(yè)內(nèi)部收集有關(guān)的經(jīng)營(yíng)管理制度、規(guī)章和辦法,以及向有關(guān)部門和人員調(diào)查了解,運(yùn)用調(diào)查表法或記述法等審計(jì)方法,對(duì)內(nèi)部控制的流程的正確程度和完善程度以及若干控制點(diǎn)進(jìn)行測(cè)試。

  案例:

  a 出納和財(cái)務(wù)(不相容職務(wù)要分離)

  出納與會(huì)計(jì)的職責(zé)必須要嚴(yán)格分離。就是出納人員不得兼職稽核、會(huì)計(jì)檔案保管和收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。不得由一人辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的全過程。這種出納責(zé)任制是保證現(xiàn)金實(shí)物安全完整,也是防止貪污、挪用、私存現(xiàn)金以及重付、漏付現(xiàn)金的重要環(huán)節(jié)。

  b 財(cái)務(wù)印章(要由財(cái)務(wù)出納分別保管)

  財(cái)務(wù)印章應(yīng)當(dāng)分別由專人保管,不能集中在一個(gè)人的手上,以免舞弊。財(cái)務(wù)專用章應(yīng)由專人保管。個(gè)人名章必須由本人或其授權(quán)人員保管。嚴(yán)禁一人保管支付款項(xiàng)所需的全部印章。

  c 固定資產(chǎn)

  固定資產(chǎn)盤點(diǎn)后盤盈盤虧情況不及時(shí)查清,對(duì)資產(chǎn)的流失和無故增加失去了監(jiān)控。還有些單位員工離任未將資產(chǎn)納入交接范圍,容易造成盤點(diǎn)工作的困難,這時(shí),作為內(nèi)部審計(jì)人員就應(yīng)該提醒相關(guān)負(fù)責(zé)人弄清原因,并作相應(yīng)紀(jì)錄。比如,盤虧的原因可能是由于資產(chǎn)在內(nèi)部進(jìn)行了轉(zhuǎn)移,但未及時(shí)辦理相應(yīng)的交接手續(xù),或保管負(fù)責(zé)人不慎遺失。盤盈的原因可能是由于其他企業(yè)的捐贈(zèng),未能及時(shí)入賬。再者在固定資產(chǎn)管理中造成賬實(shí)不符的主要原因也有可能在于混淆了資本性支出和經(jīng)營(yíng)性支出,這主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面:一方面有些明明屬于費(fèi)用類的項(xiàng)目支出,財(cái)務(wù)人員卻將其打包計(jì)入了固定資產(chǎn)原價(jià),比如有些公司購買車輛時(shí)的保險(xiǎn)費(fèi)、汽油費(fèi)和停車費(fèi)等一些費(fèi)用計(jì)入了車輛的固定資產(chǎn)原值,而實(shí)際上這些本來應(yīng)該都屬于經(jīng)常性,每天或每年都要發(fā)生的費(fèi)用類支出。另一方面就是有可能由于財(cái)務(wù)上的疏忽把屬于資本性支出的項(xiàng)目?jī)?nèi)容劃入了費(fèi)用類支出的范圍,比如說有些企業(yè)在房屋裝修時(shí),新添置了一些設(shè)備,如空調(diào)等設(shè)備,財(cái)務(wù)人員就把這些設(shè)備的支出全部打包計(jì)入了裝修費(fèi)。如果發(fā)生了以上的問題,作為內(nèi)部審計(jì)人員就應(yīng)該及時(shí)指出,查明原因,糾正企業(yè)在固定資產(chǎn)管理方面存在的漏洞,保證賬實(shí)相符,確保企業(yè)的固定資產(chǎn)管理控制點(diǎn)的監(jiān)控職能。

  2、測(cè)試評(píng)價(jià)內(nèi)部控制系統(tǒng)的遵循性。

  內(nèi)部審計(jì)人員通過對(duì)一些內(nèi)部控制系統(tǒng)控制點(diǎn)的測(cè)試,分析哪些控制點(diǎn)上建立了強(qiáng)有力的內(nèi)控制度,哪些控制點(diǎn)上存在薄弱環(huán)節(jié),以評(píng)價(jià)內(nèi)部控制系統(tǒng)在實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)中的執(zhí)行情況,以及審查管理制度在執(zhí)行中的使用情況,主要檢查:控制點(diǎn)雖然有規(guī)定,卻沒有得到執(zhí)行或未完全執(zhí)行;規(guī)定的控制點(diǎn)不切合實(shí)際情況,從而造成不能或者無法執(zhí)行。遵循性測(cè)試解決內(nèi)部控制制度的符合程度如何,查明被審計(jì)的各項(xiàng)控制措施是否都真實(shí)地存在于管理系統(tǒng)中,是否完全并認(rèn)真遵守制度規(guī)定。根據(jù)測(cè)試部位可信賴程度的分析,評(píng)價(jià)被測(cè)試系統(tǒng)內(nèi)部控制的程度,并找出控制薄弱點(diǎn)和失控點(diǎn),同時(shí)確定審計(jì)重點(diǎn),以決定將其列入實(shí)質(zhì)性測(cè)試。

  (案例1)

  關(guān)于企業(yè)銀行印鑒章的管理

  根據(jù)會(huì)計(jì)制度,企業(yè)的內(nèi)部控制系統(tǒng)中有一個(gè)基本的控制點(diǎn),那就是企業(yè)財(cái)務(wù)章與法人印鑒章的分開管理。一般來講,財(cái)務(wù)章由企業(yè)的出納人員管理,法人章由非出納職責(zé)的人員管理,一般由經(jīng)授權(quán)的企業(yè)財(cái)務(wù)人員管理。

  但是目前某些企業(yè)由于自身規(guī)模并不大,就以財(cái)會(huì)人員有限、便于管理等為由將銀行印鑒章歸在一人手上保管,類似這種內(nèi)控系統(tǒng)漏洞,內(nèi)審人員必須在測(cè)試中及時(shí)發(fā)現(xiàn)并指出來。

  (案例2)

  在航空運(yùn)輸企業(yè)中,向銷售代理人發(fā)放空白票證是客運(yùn)和貨運(yùn)銷售業(yè)務(wù)中很重要的一個(gè)環(huán)節(jié),內(nèi)控制度對(duì)發(fā)放票證量有很嚴(yán)格的控制制度。比如說,在發(fā)放票證之前要先收取相應(yīng)的押金,同時(shí)規(guī)定銷售代理人必須及時(shí)報(bào)賬,確認(rèn)代理票款全部回籠以后方可發(fā)放新的票證,新票證的發(fā)放量大小要與代理票款回籠情況直接掛鉤等等。但在實(shí)際操作中,由于各種原因,比如銷售代理人是公司合作多年的老客戶,或銷售市場(chǎng)處于淡季等等,有些銷售部門會(huì)忽略了對(duì)空白票證發(fā)放量的監(jiān)管。造成票證實(shí)際發(fā)放量與押金允許發(fā)放的數(shù)量有出入,甚至大大超標(biāo)。這給銷售業(yè)務(wù)帶來了極大的風(fēng)險(xiǎn),一旦代理人信用不佳或停止經(jīng)營(yíng),不僅報(bào)賬和代理票款的回籠會(huì)出現(xiàn)問題,甚至影響到空白票證的回收,造成資產(chǎn)的損失。內(nèi)審人員在發(fā)現(xiàn)這些情況后,應(yīng)督促相應(yīng)的部門、人員對(duì)空白票證的押金制度進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控,照章辦事。遇有特殊情況,需要超出限額發(fā)放票證,則要建立嚴(yán)格的授權(quán)制度,層層把關(guān),確保將其風(fēng)險(xiǎn)降至最低。

  3、測(cè)試評(píng)價(jià)內(nèi)部控制系統(tǒng)的有效性

  有效性測(cè)試主要是了解內(nèi)部控制系統(tǒng)功能如何,是否發(fā)揮作用,效果如何等問題。有效性的測(cè)試評(píng)價(jià)是內(nèi)審工作比較重要的一項(xiàng)內(nèi)容,它直接影響到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是否能順利達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。要正確評(píng)價(jià)內(nèi)部控制系統(tǒng)的有效性,內(nèi)部審計(jì)人員除了在財(cái)務(wù)領(lǐng)域?qū)?huì)計(jì)報(bào)表、賬本、憑證及相關(guān)資料予以查證監(jiān)督,還應(yīng)對(duì)企業(yè)的管理和經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域投入更多的熱心與關(guān)注。

  目前,許多企業(yè)在其內(nèi)部都實(shí)行了目標(biāo)管理,特別是像我們公司這樣的大規(guī)模企業(yè)。內(nèi)部審計(jì)由于其崗位特性,較其他部門而言,對(duì)公司所屬業(yè)務(wù)部門及其子公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和財(cái)務(wù)狀況有著更全面、細(xì)致的了解,因而可以協(xié)助公司決策管理層監(jiān)督各部門經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)施情況,使公司總目標(biāo)得以更順利的實(shí)現(xiàn)。

  e.g.對(duì)控股子公司,每年進(jìn)行兩次較綜合的財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)狀況審計(jì),了解子公司收入完成、費(fèi)用預(yù)算的執(zhí)行情況,并對(duì)其應(yīng)收賬款的管理情況,現(xiàn)金流量等情況予以關(guān)注,輔助公司保證目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

  另外,由于內(nèi)審部門有充分的自主能力安排工作和確定工作重點(diǎn),并被授權(quán)可以接觸企業(yè)內(nèi)任何與審計(jì)有關(guān)的記錄、資產(chǎn)及人員,因而,根據(jù)管理的需要,內(nèi)審部門還可以進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)。

  比如說,可以通過審查企業(yè)生產(chǎn)成本開支、管理費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用、銷售收入的實(shí)現(xiàn)來確認(rèn)利潤(rùn)的真實(shí)性,發(fā)現(xiàn)影響企業(yè)盈利能力的各個(gè)因素,找出企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中人力、物力、財(cái)力資源浪費(fèi)因素,提出相關(guān)的改進(jìn)意見,對(duì)整個(gè)公司管理起到催化作用。

  舉例:許多子公司在成立之初,母公司都會(huì)對(duì)其進(jìn)行有側(cè)重的扶植,幫助其業(yè)務(wù)盡快走上正軌,這時(shí),母公司和子公司的關(guān)聯(lián)交易占子公司總業(yè)務(wù)量的比例往往比較大,但隨著子公司不斷拓展業(yè)務(wù)市場(chǎng),這個(gè)比例通常都會(huì)呈逐年下降的趨勢(shì)。內(nèi)審部門可以通過對(duì)關(guān)聯(lián)交易量比例的分析,幫助公司了解子公司的經(jīng)營(yíng)狀況以及業(yè)務(wù)拓展能力,為決策層制定經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略提供參考。

  舉例:應(yīng)收賬款的回收也是企業(yè)經(jīng)營(yíng)中非常重要的一個(gè)問題。每個(gè)行業(yè)根據(jù)其特性都有不同的應(yīng)收賬款回收期,比如在貨運(yùn)公司中,國(guó)內(nèi)貨運(yùn)的應(yīng)收賬款回收期通常是一個(gè)月,當(dāng)公司應(yīng)收賬款回收期經(jīng)常性的超過這個(gè)期限,甚至長(zhǎng)達(dá)三、四個(gè)月時(shí),就應(yīng)引起審計(jì)人員的警覺,通過對(duì)回收期超時(shí)原因進(jìn)行分析,找出主觀和客觀原因,協(xié)助子公司加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理工作,使貨款更快回籠。

  二、提出審計(jì)建議,監(jiān)督建議落實(shí)情況

  通過對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的健全性、遵循性和有效性的評(píng)估和評(píng)價(jià),借助詢問、查賬、翻閱資料等方法,內(nèi)部審計(jì)人員針對(duì)企業(yè)內(nèi)控管理中存在的問題,可以提出富有成效的意見和方案,加強(qiáng)內(nèi)控制度的建設(shè)。

  舉例:新的內(nèi)控制度規(guī)定,銀行存款余額調(diào)節(jié)表要由企業(yè)會(huì)計(jì)進(jìn)行編制,但由于對(duì)這項(xiàng)新制度不夠了解,大部分企業(yè)仍然沿用出納編制該調(diào)節(jié)表,這給企業(yè)財(cái)務(wù)管理上造成了漏洞。內(nèi)審人員發(fā)現(xiàn)該類情況,應(yīng)及時(shí)同該企業(yè)的財(cái)務(wù)管理人員進(jìn)行溝通,同時(shí)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況,可變通采用出納人員編制,會(huì)計(jì)人員進(jìn)行復(fù)核的方法,減輕會(huì)計(jì)人員的工作量,同時(shí)完善企業(yè)的內(nèi)控制度。

  舉例:許多企業(yè)在業(yè)務(wù)發(fā)展過程中,需要設(shè)立外地辦事處,往來款的劃撥都需要通過企業(yè)銀行賬戶來完成,但在過去的規(guī)定中,未在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行工商注冊(cè)的分支機(jī)構(gòu)不得以公司名義設(shè)立銀行賬戶,某些企業(yè)為了不錯(cuò)過商機(jī),保證業(yè)務(wù)盡快發(fā)展,以公司員工私人名義辦理銀行存折進(jìn)行往來款的劃撥,形成公款私存現(xiàn)象,內(nèi)審人員一方面要及時(shí)提醒子公司盡快結(jié)束這種錯(cuò)誤操作,一方面可根據(jù)新的《人民幣銀行結(jié)算賬戶管理辦法》,建議外地辦事處盡快建立臨時(shí)企業(yè)銀行存款賬戶,使公司管理更加合法、合規(guī),保證公司資金的安全。

  舉例:公司的財(cái)務(wù)部門和銷售部門在實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)上有時(shí)會(huì)有矛盾之處,銷售部門通常注重的是如何擴(kuò)展業(yè)務(wù),增加銷售額,而財(cái)務(wù)部門比較關(guān)注的是現(xiàn)金流量和償債風(fēng)險(xiǎn),如果銷售部門只注重銷售目標(biāo),不注重應(yīng)收賬款的回收,即使總利潤(rùn)上去了,但公司的資金卻有可能反而非常緊張,甚至出現(xiàn)大量借債償債的情況。審計(jì)在發(fā)現(xiàn)這種情況后,可以建議這兩個(gè)部門多多溝通,互相了解對(duì)方的工作和難處,在令公司更有效經(jīng)營(yíng)的前提下,尋求相互平衡的方法對(duì)日常工作進(jìn)行管理。比如,銷售部門可以將應(yīng)收賬款的回收情況與銷售人員的獎(jiǎng)懲制度直接掛鉤,財(cái)務(wù)部門建立應(yīng)收賬款預(yù)警系統(tǒng),將應(yīng)收賬款的回收情況、賬齡及時(shí)通知相關(guān)的銷售人員,督促他們及時(shí)收款。

  三、未來工作展望

  應(yīng)該說,目前我們公司在加強(qiáng)內(nèi)控,提高管理質(zhì)量上也做了不少工作,目前,各部門以及下屬子公司都設(shè)立了兼職的內(nèi)審人員,他們會(huì)在日常工作中對(duì)企業(yè)和部門的工作進(jìn)行監(jiān)督,按照內(nèi)控制度的要求查漏補(bǔ)缺,極大的降低了風(fēng)險(xiǎn),但由于他們大多為兼職人員,對(duì)新的內(nèi)審信息、內(nèi)審準(zhǔn)則還不夠了解,在未來工作中,我們希望這部分兼職內(nèi)審人員能參加審計(jì)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和集團(tuán)內(nèi)審工作的交流,一方面,可以使內(nèi)審人員掌握最新的法規(guī)、內(nèi)審動(dòng)向,另一方面,我們也可以及時(shí)了解企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)管理情況,發(fā)現(xiàn)問題,并盡快與這些部門及子公司商討解決辦法。

  另外,為了盡快實(shí)現(xiàn)內(nèi)審的計(jì)算機(jī)輔助審計(jì),我們已購買了審計(jì)軟件,希望通過對(duì)這套軟件的熟練運(yùn)用,提高審計(jì)工作的效率,另外利用審計(jì)軟件將各子公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)入審計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行分析,不僅可以比較完整全面的了解子公司的情況,同時(shí)也減少了翻查各類憑證時(shí)給各子公司正常工作帶來的影響。

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