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Excel在審計中的應用概述

來源: 宋立 編輯: 2008/08/08 14:09:10  字體:

  隨著計算機技術的廣泛運用,審計人員已經(jīng)逐步從繁雜的手工勞動中解脫出來。審計人員如果能夠正確、靈活地使用Excel,則能大大減少日常工作中復雜的手工勞動量,提高審計效率。

  一、利用Excel編制審計工作底稿

  審計工作要產(chǎn)生許多的審計工作底稿,其中不少審計工作底稿如固定資產(chǎn)與累計折舊分類匯總表、生產(chǎn)成本與銷售成本倒軋表、應收賬款函證結果匯總表、應收賬款賬齡分析表等都可以用表格的形式編制。

  1.整理并設計各表格。審計人員先要整理出可以用表格列示的審計工作底稿,并設計好表格的格式和內容。如右表為固定資產(chǎn)與累計折舊分類匯總表的部分格式與內容。

  2.建立各表格審計工作底稿的基本模本。對每個設計好的表格,首先在Excel的工作表中填好其漢字表名、副標題、表尾、表欄頭、表中固定文字和可通過計算得到的項目的計算公式,并把這些漢字和計算公式的單元格設置為寫保護,以防在使用時被無意地破壞。完成上述工作后,各表格以易于識別的文件名分別存儲,成為各表格的基本模本。

  例如,用Excel建立固定資產(chǎn)與累計折舊分類匯總表基本模本的步驟為:①在Excel的工作表中建立表的結構,并填好表名、表欄頭和固定項目等;②在工作表中填列可通過計算得到的項目的計算公式,此例中有關計算公式為:E5單元格=B5+C5-D5,K5單元格=H5+I5-J5,B10單元格=SUM(B5∶B9);③相同關系的計算公式可通過復制得到,此例中可把E5的公式復制到E6∶E9,K5的公式復制到K6∶K9,B10的公式復制到C10∶K10;④表格與計算公式設置好后,把有漢字和計算公式的單元格設置為寫保護(把不需要的區(qū)域設置為不鎖定,然后設置全表格為寫保護);⑤把已建好的表格模本以便于記憶的文件名(例如GDZCSJ.XLS)存盤,也可以把各表格模本存放在同一個文件的不同工作表中,各工作表以便于記憶的名字命名,以備審計時使用。

  3.審計時調用并完成相應的審計工作底稿。上述工作做好后,只要打開相應的模本文件,在需要輸入數(shù)據(jù)的單元格內填入被審計單位相應的數(shù)據(jù)即可完成表格的編制,從而得到需要的審計工作底稿。

  二、利用Excel編制試算工作底稿與調整后的會計報表

  審計人員在完成了各項審計工作后,要根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題及其重要程度確定要調整的項目,并作出調整分錄。一般審計人員要先編制試算工作底稿,然后根據(jù)試算工作底稿編制調整后的會計報表。這項工作在報表金額較大、調整項目較多的情況下,要做很多枯燥而又必須保證計算正確的填列工作。如果利用Excel,就可以輔助審計人員大大加快編表速度,而且可以提高計算的準確性。利用Excel編制試算工作底稿與調整后的會計報表的具體方法如下:

  1.建立試算工作底稿和各報表的基本模本。每個表格先填列好表頭、表尾、固定項目和可通過計算得到的項目的計算公式,并把它們設置為寫保護,要輸入的單元格暫時留空。試算工作底稿各項目按各報表項目依次排列,調整前、調整數(shù)和調整后均包括借方和貸方兩欄,調整后數(shù)據(jù)根據(jù)調整前數(shù)據(jù)和調整數(shù)計算得到。因為經(jīng)調整的會計報表是根據(jù)試算工作底稿編制的,因此可利用Excel的鏈接功能把試算工作底稿各項目調整后數(shù)據(jù)鏈接到會計報表的相應項目而無需人工輸入。

  2.利用模本完成試算工作底稿和各經(jīng)審會計報表的編制?;灸1窘ê煤罂煞磸褪褂?,每次要編制某被審計單位的試算工作底稿和經(jīng)審會計報表時,只要打開模本文件,在試算工作底稿中輸入調整前與調整數(shù),通過計算公式得到的數(shù)據(jù)會自動填列到表中。因為表中計算關系已確定且輸入差錯能相互抵銷的幾率很小,只要檢查試算工作底稿的調整前、調整數(shù)和調整后借貸兩方合計數(shù)是否相等,報表應有的勾稽關系是否滿足,馬上就能發(fā)現(xiàn)輸入的錯誤。由于報表與試算工作底稿建立了數(shù)據(jù)鏈接的關系,一旦試算工作底稿編制完成,報表的編制即自動完成。這有效地保證了試算工作底稿與經(jīng)審會計報表數(shù)據(jù)的一致性。

  三、利用Excel編制集團公司的經(jīng)審合并報表

  對集團公司進行審計時,審計人員的一項重要而繁瑣的工作就是編制經(jīng)審合并報表。其主要工作是:①匯總各公司相應的會計報表;②對需要互相抵銷的項目逐一編制抵銷分錄進行調整;③根據(jù)調整結果編制經(jīng)審合并報表。

  利用Excel輔助編制經(jīng)審合并報表的工作步驟為:①分別建立合并工作底稿和經(jīng)審合并報表的基本模本;②利用模本完成合并工作底稿和經(jīng)審合并報表的編制。

  由于合并工作底稿中母子公司報表匯總數(shù)要由各公司的經(jīng)審會計報表數(shù)匯總得到,所以,編制合并工作底稿時,可先利用Excel的“合并計算”功能,將各公司審計后編制的試算工作底稿匯總,生成匯總試算工作底稿。然后,打開合并工作底稿和經(jīng)審合并報表模本文件,把匯總試算工作底稿中調整后數(shù)據(jù)復制到合并工作底稿母子公司報表匯總欄。接著,把各合并抵銷分錄匯總后輸入到合并工作底稿合并調整欄,計算機自動計算并完成經(jīng)審合并報表的編制。

  四、利用Excel進行分析性復核

  分析性復核可以幫助審計人員發(fā)現(xiàn)異常變動項目,確定審計重點,以便采取適當?shù)膶徲嫹椒ㄒ蕴岣邔徲嬓?。利用Excel不僅能減輕審計人員大量的抄寫和計算工作,還能使審計工作更準確、更直觀。其工作步驟為:①根據(jù)要求設計相應的分析性復核表格,按上述方法建立其基本模本;②打開相應的模本文件,根據(jù)被審計單位情況輸入有關數(shù)據(jù)后自動完成分析性復核表格的編制。

  在審計實踐中,經(jīng)常會遇到一些很不規(guī)范的賬務處理,這增加了審計的難度和風險。如一些單位由于效益不好,應收賬款長期不作清理。要快速清理應收賬款,可以用“賬齡分析模板”。該模板是在Excel的工作簿里選擇一個按標準的會計平衡式賬頁設計的工作表,取名為“平衡賬”,它分借方、貸方、余額三欄??砂纯蛻舻拿Q,將其應收賬款借方發(fā)生額輸入到借方,收回賬款的金額輸入到貸方。根據(jù)實際情況,可以變?yōu)橐唤枰毁J,一借多貸,一貸多借,及時得到欠款余額。但應注意的是,一定要正確輸入發(fā)貨和收到貨款的時間。在同一工作簿的另一名為“賬齡分析”的工作表中建立賬齡分析模本,利用電子表格的引用功能,將來源于會計平衡式賬頁的余額數(shù)據(jù),根據(jù)發(fā)貨和貨款回籠日期,將不同的客戶代入計算,得出賬齡分析情況,然后輸出結果。它既可以得出企業(yè)總的賬齡分析結果,又可以得出某一個客戶的分析結果。

  在審計涉及多年的手工賬時,通常的報表只有當年和上年同期數(shù)的對比,而不能將審計期的多年報表總括反映。這時利用軟件建立的“多年報表分析模板”就派上了用場,它不僅可以將若干報表實際數(shù)對比,而且可以根據(jù)委托人的需要,將多年預算數(shù)加進來分析,還能根據(jù)賬簿,增加報表尚沒有明細列出的分析項目,并制成趨勢圖,使企業(yè)的發(fā)展狀況一目了然。

  通過以上對Excel在審計中的實際應用的介紹可以看出,Excel為我們提供了審計中的簡便方法,它是加強審計電算化的有效工具。

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