在傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)中，原始憑證主要表現(xiàn)為在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動過程中產(chǎn)生的紙介質(zhì)原始單據(jù)，經(jīng)過經(jīng)辦人員簽字、蓋章后作為正式原始會計憑證進(jìn)入會計信息系統(tǒng)。會計人員按照會計制度的有關(guān)規(guī)定確認(rèn)審核后，據(jù)此填制記賬憑證。至此，作為會計信息系統(tǒng)的輸入數(shù)據(jù)正式產(chǎn)生。經(jīng)過簽字、蓋章的原始憑證可以證明業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生，可以明確業(yè)務(wù)發(fā)生過程中的責(zé)任人，具有法律效力。

　　在目前的技術(shù)條件和電子商務(wù)環(huán)境下，原始憑證不再只以紙張作為記錄的載體，還可記錄在計算機(jī)系統(tǒng)中的磁介質(zhì)或光介質(zhì)上，極大地改變了原始憑證的傳遞和存在方式。所以我們有必要結(jié)合電子原始憑證的特點(diǎn)，對會計信息輸入系統(tǒng)受到的影響作一粗淺的探討。

　　一、電子原始憑證的特點(diǎn)

　　電子原始憑證本質(zhì)上跟傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證沒有兩樣，都是在社會經(jīng)濟(jì)活動中為證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生及其相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任而直接形成和使用的，具有規(guī)范形式和法定效用的信息記錄。但由于載體的差異，與紙質(zhì)原始憑證相比，電子原始憑證具有以下特點(diǎn)：

　　1.無形性。電子原始憑證實(shí)質(zhì)上是計算機(jī)存儲介質(zhì)中的一組電子信息，是無形物。電子原始憑證的生成，必須借助一定的計算機(jī)設(shè)備才能完成，而不像紙質(zhì)原始憑證那樣由人工直接書寫或打印完成；電子原始憑證的閱讀也必須借助一定的計算機(jī)設(shè)備從存儲器中調(diào)閱；電子原始憑證的傳輸通過網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備以信息流形式完成；電子原始憑證的保存一般也采用磁介質(zhì)或光介質(zhì)形式而不是書面打印形式。

　　2.內(nèi)容與載體相分離性。電子原始憑證的存放載體不是固定不變的，它可以存放在磁介質(zhì)的磁盤上，也可以存放在光介質(zhì)的光盤上，還可以存放在電子介質(zhì)的USB電子硬盤上。同時，它可以通過網(wǎng)絡(luò)在不同計算機(jī)之間傳遞，也可以在不同介質(zhì)載體之間相互復(fù)制，而信息內(nèi)容不發(fā)生任何變化。

　　3.不穩(wěn)定性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證一旦形成，其形態(tài)和內(nèi)容不再發(fā)生變化，除非遭受不可抗拒的災(zāi)害事故，在會計檔案保管期限內(nèi)其有形物質(zhì)及其內(nèi)容的穩(wěn)定性是有保障的。電子原始憑證及其載體除在遭受不可抗拒的災(zāi)害事故時易損壞外，幾乎還時刻面臨著計算機(jī)硬件設(shè)備故障、通信線路故障、誤操作故障以及黑客攻擊、計算機(jī)病毒感染等方面的威脅，所以具有極大的不穩(wěn)定性。

　　4.易篡改性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證一旦生成，具有不可改動性，若有改動，也容易留下痕跡。例如，對部分允許修改的會計資料，會計法規(guī)嚴(yán)格規(guī)定了修改的方法、要求，如采用劃線更正法，并留下修改人簽字、蓋章等。電子原始憑證是以磁介質(zhì)或光介質(zhì)作為信息載體的，對其進(jìn)行增加、刪除、修改時不可能在磁介質(zhì)或光介質(zhì)上留下痕跡。

　　5.技術(shù)性。電子原始憑證的生成、確認(rèn)、傳遞、存儲，以及其可靠性、安全性、完整性和可驗(yàn)證性等，都是建立在一系列的高技術(shù)之上的，這些特點(diǎn)決定了對電子原始憑證的處理和加工與對紙質(zhì)原始憑證的處理和加工具有很大差異，這給傳統(tǒng)的會計信息輸入系統(tǒng)帶來不小的沖擊。

　　二、電子原始憑證對會計信息系統(tǒng)的影響

　　電子商務(wù)的發(fā)展促進(jìn)了電子數(shù)據(jù)的廣泛使用，在企業(yè)管理中，人們希望通過電子合同來保證網(wǎng)絡(luò)交易的安全和快捷，以提高生產(chǎn)效率。同樣地，對于企業(yè)來說，人們希望能夠充分合理地利用電子原始憑證的易傳遞、易復(fù)制性為會計信息系統(tǒng)帶來高效率。從收到原始憑證到原始憑證變成會計信息進(jìn)入會計信息系統(tǒng)，要經(jīng)過“審核—編制分錄—錄入”的過程，在使用電子原始憑證的情況下，我們必須利用其特點(diǎn)，將會計知識與計算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，改進(jìn)傳統(tǒng)會計方法，同時進(jìn)一步規(guī)范電子原始憑證的內(nèi)容，使其標(biāo)準(zhǔn)化，這樣可以利用計算機(jī)高效、迅速地完成這些過程，以提高會計信息的收集速度，使其相關(guān)性、及時性、準(zhǔn)確性都得到增強(qiáng)。

　　1.憑證審核方式的改變。對憑證的審核包括對憑證經(jīng)濟(jì)內(nèi)容和憑證生效要素的審核。無論何種介質(zhì)，對憑證經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的審核都是重點(diǎn)，并且審核方法都是相同的。而對憑證生效要素，即憑證的完整性和不可抵賴性的審核，由于介質(zhì)不同，做法也完全不同。完整性審核是對憑證內(nèi)容是否在傳遞過程中發(fā)生變化進(jìn)行審核，以保證收到的憑證內(nèi)容與發(fā)出時的憑證內(nèi)容保持一致。不可抵賴性審核就是對發(fā)送方的身份進(jìn)行審核，確認(rèn)憑證是由發(fā)送方發(fā)出的。通過這兩項(xiàng)審核，可以保證憑證是發(fā)送方發(fā)出的真實(shí)意愿。

　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證通常為特制的發(fā)票，有水紋、密押等防偽措施。對它的完整性審核主要是看憑證是否真實(shí)，憑證上是否存在涂改痕跡，涂改的地方是否有涂改人的簽字、蓋章，大小寫金額是否相符，金額的書寫是否規(guī)范等等。對它的不可抵賴性審核主要是鑒別單位印章是否真實(shí)。由于紙質(zhì)原始憑證的防偽特征很容易被模仿，假憑證、假發(fā)票、假印章可輕易獲得，涂改添加的手段也越來越高明，這要求會計人員應(yīng)具有一定的防偽能力。但會計法規(guī)無法對會計人員的防偽能力進(jìn)行量化，不能說明會計人員應(yīng)識別出哪些假憑證，也就無法對會計人員應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任進(jìn)行具體規(guī)定，所以對紙質(zhì)原始憑證的審核具有一定的風(fēng)險，其審核的可靠性取決于會計人員的防偽能力、責(zé)任心甚至道德水平。

　　在使用電子原始憑證的情況下，由于電子原始憑證的內(nèi)容與載體相分離和易篡改性特征，不可能像對紙質(zhì)原始憑證那樣對載體進(jìn)行審核，所以主要通過技術(shù)手段來保證憑證兩項(xiàng)生效要素的真實(shí)性，通常把這一系列技術(shù)手段稱為電子簽名。

　　電子原始憑證進(jìn)行電子簽名的過程為：報文發(fā)送方用散列算法從報文中生成一個固定長度的報文摘要，用私有密鑰對報文摘要進(jìn)行加密后形成發(fā)送方數(shù)字簽名并發(fā)送。所以收到電子原始憑證的企業(yè)應(yīng)首先從認(rèn)證中心取得發(fā)送方的公鑰，再用它來解出報文摘要，同時對報文進(jìn)行散列運(yùn)算得到報文摘要，如果這兩個報文摘要相同，就可以確認(rèn)這個憑證是簽名者發(fā)送的，并且憑證的內(nèi)容保持了發(fā)送時的原始狀態(tài)，沒有被更改。這個審核過程可以由計算機(jī)自動完成，由于相關(guān)技術(shù)已經(jīng)較為成熟，而且它采用的是第三方審核的方式，認(rèn)證中心具有獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)、法律地位，所以這種審核方式比審核紙質(zhì)原始憑證更為可靠和快捷。

　　2.憑證內(nèi)容錄入方式的改變。審核通過的憑證就可以錄入會計信息系統(tǒng)，成為會計基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。將憑證內(nèi)容錄入會計信息系統(tǒng)的理想方式是，會計信息系統(tǒng)自動接收電子原始憑證中的內(nèi)容，根據(jù)憑證內(nèi)容自動加入便于深加工的標(biāo)志，形成原始憑證庫。只有自動接收和存儲，才能發(fā)揮出電子原始憑證的易復(fù)制和易傳遞性的優(yōu)勢，提高會計工作效率。但在現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)生活中，電子原始憑證只是作為紙質(zhì)原始憑證的替代品，會計人員將收到的電子原始憑證打印下來，再像處理紙質(zhì)原始憑證那樣簽字、蓋章保存，再編制記賬憑證，最后錄入會計信息系統(tǒng)。

　　這種做法使電子原始憑證的優(yōu)勢基本沒有發(fā)揮出來，也阻礙了會計工作效率的提高。這有兩個客觀原因：一是由于電子原始憑證不具有法律上的證明效力，必須以紙介質(zhì)保存并簽字、蓋章；二是由于原始憑證開具的區(qū)域范圍廣泛，票據(jù)五花八門，內(nèi)容格式各異，信息不標(biāo)準(zhǔn)，很難被會計信息系統(tǒng)自動接收，必須由會計人員加工和錄入。

　　我國對電子數(shù)據(jù)（包括電子原始憑證）的法律地位的規(guī)定正在緊鑼密鼓地進(jìn)行中。今年6月《電子簽名法（草案）》已正式提交人民代表大會審議。該法被認(rèn)為是中國首部真正意義上的信息化法律，它確立了電子文件和電子簽名的法律效力，為文件和重要信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸及保存提供了法律依據(jù)。其中對電子簽名、數(shù)據(jù)電文的有效性作了原則性的規(guī)定，“安全的電子簽名具有與手寫簽名或者蓋章同等的效力”，滿足特定要求的數(shù)據(jù)電文不僅可以“視為符合法律法規(guī)要求的書面形式”，還可以“視為滿足法律法規(guī)規(guī)定的原件形式要求”，也可以“視為滿足法律法規(guī)規(guī)定的文件保存要求”。電子簽名的法律效力一旦確立，那么相應(yīng)地，電子原始憑證、電子合同等電子文件的法律效力問題將會迎刃而解。

　　既然電子原始憑證的法律效力問題即將得到解決，那么剩下來的就是電子原始憑證內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化的問題了。電子原始憑證具有無形性、內(nèi)容與載體相分離性等特點(diǎn)，這決定了對電子原始憑證的規(guī)范主要是對其內(nèi)容的規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容可以任意變換載體，可以用任意符合標(biāo)準(zhǔn)的軟件來讀取內(nèi)容。

　　由于原始憑證是對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的反映和記錄，所以對憑證的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范時，首先要對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容要素進(jìn)行分析。會計信息系統(tǒng)的REA建模方法認(rèn)為，可將一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中的內(nèi)容要素分為三種：資源、事件和參與者。它們是會計信息系統(tǒng)必須記錄的資料，這三種內(nèi)容要素的不同組合涵蓋了企業(yè)的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，這樣就能通過對這三種內(nèi)容要素的存儲，來實(shí)現(xiàn)對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄?？梢該?jù)此加工出傳統(tǒng)的財務(wù)報告信息，還可以提供用于管理目的的非財務(wù)信息。資源是指企業(yè)擁有并能控制的資產(chǎn)，如企業(yè)的產(chǎn)品、機(jī)器、設(shè)備、不動產(chǎn)等。事件是指對資源變動產(chǎn)生影響的經(jīng)濟(jì)活動，如付出資源、收到資源、資源價值變化等。參與者是指參與上述事件的人或部門，他們可以是來自企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)人員或部門，也可以是企業(yè)外部的供貨商或客戶等，這必須根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型來確定。由此推論，憑證的內(nèi)容要素也應(yīng)該包括這三種，如憑證類型可以指明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的事件（如付款）、憑證涉及的資源及其價值（如銀行存款及其金額）、憑證涉及的參與者（如收款人、經(jīng)辦人）等。對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的分析，可以為原始憑證的標(biāo)準(zhǔn)化和原始憑證庫的設(shè)計提供理論依據(jù)，可以統(tǒng)一數(shù)據(jù)口徑，便于數(shù)據(jù)的歸類、存儲、加工和利用。

　　原始憑證的標(biāo)準(zhǔn)化為自動接收數(shù)據(jù)并加工成會計信息提供了前提。在傳統(tǒng)會計方式下，編制會計分錄是會計工作的一項(xiàng)重要技術(shù)，也是會計流程中的一個重要過程。原始憑證是會計流程的開端和基礎(chǔ)，后面所有的流程都要一環(huán)扣一環(huán)地與原始憑證保持一致。

　　在手工條件下，為保持這種一致性，就有了賬證核對、賬賬核對、賬表核對的會計方法，這些方法在保證會計信息質(zhì)量的同時卻降低了會計效率。目前的會計電算化軟件已經(jīng)可以保證從記賬憑證到會計賬簿再到會計報表的一致，但從原始憑證到記賬憑證這一環(huán)節(jié)仍是人工完成，換句話說，如何從原始憑證自動加工成會計信息，成為阻礙會計工作效率提高的一大瓶頸。原始憑證的標(biāo)準(zhǔn)化為這一問題的解決提供了契機(jī)，計算機(jī)可以直接從原始憑證讀取數(shù)據(jù)而不需人工干預(yù)，會計流程得以簡化，只要保證計算機(jī)系統(tǒng)的正常運(yùn)行，就可以及時、準(zhǔn)確地獲得會計信息。

　　原始憑證錄入方式的改變不僅能提高會計工作效率，還能拓展信息的使用范圍。原始憑證所包含的信息不僅有會計所關(guān)注的價值信息，還有數(shù)量信息、責(zé)任人信息等，所以原始憑證的利用并不只是在會計上，而應(yīng)為企業(yè)管理的各個方面所應(yīng)用。只是由于傳統(tǒng)紙介質(zhì)載體形式下，受到建賬和記賬工作量的限制，許多有用的信息因不能進(jìn)入企業(yè)管理信息系統(tǒng)而丟失了。電子原始憑證內(nèi)容實(shí)現(xiàn)自動傳遞后，改變了用鍵盤輸入憑證的方式，很容易實(shí)現(xiàn)憑證全部內(nèi)容的傳遞和集中存儲，這就可以充分利用原始憑證上的所有經(jīng)濟(jì)內(nèi)容，進(jìn)行分類、匯總、加工，來滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的各種信息需求。