筆者所在林場從1991年11月起參加職工基本養(yǎng)老保險（1996年6月補辦投保手續(xù)并繳費），養(yǎng)老保險業(yè)務由財務科和勞動人事科共同管理。個人應交費由勞人科計算上報批準后，下發(fā)給各單位代扣代交財務科，財務科收款后上繳自治區(qū)林業(yè)保險管理所。幾年來，只在財務科“其他應收款”下設“養(yǎng)老保險”明細目記錄收費情況。結果，每人應交、已交、欠交費沒有個詳細的數(shù)據(jù)。經常有職工來鬧事，說是多交了保險費，要求退還。
　　
　　1999年5月，我們著手清查歷年繳費情況。在清查工作中，發(fā)現(xiàn)有些單位只代扣而不上交，所扣款自己存著吃利息；有些人根本就沒交；有些單位上交代扣款時沒有附交費人員名單。針對現(xiàn)狀，我們在銀行開設了保險專戶，做到保險基金?？顚Ｓ?，明確只有收到款項時，才能算交費。運用Excel為每個職工設立個人繳費明細表，作為“養(yǎng)老保險”明細賬的附表。這樣經過清查，追收欠費，填寫《機關事業(yè)單位職工養(yǎng)老保險手冊》并發(fā)給職工核對簽名，同時通過各種渠道和途徑大力宣傳參加職工養(yǎng)老保險的意義，使職工轉變觀念，提高了對參加養(yǎng)老保險的認識。使養(yǎng)老保險個人應交費的收繳難度降到了最低處，養(yǎng)老保險管理工作也步入正軌。
　　
　　在對職工養(yǎng)老保險個人交費管理方面，取得如此成果，得益于Excel工作表的有效運用。下面將此個人繳費明細表的設計、編制、公式設計、使用方法等具體介紹如下。

　　一、設計目標

　　與賬簿對應，簡單明了，易于操作，直觀實用，能隨時查詢。

　　二、本表的設計與編制

　　本表分四部分（見附表）：
　　
　　第一部分為基本情況，含：“單位代碼”，人員所屬內部單位，可以隨著人員內部單位變動而變動?！拔C編號”，每人固定一個編號，與保險手冊中編號一致?！巴侗酥尽?，根據(jù)一定規(guī)律編制，其中小于20為在職人員，大于20則為不在職人員?！靶蛱枴?，反映各人在職情況，由公式自動給出?！靶彰奔捌渌J為必要的基本情況?；厩闆r部分，可以與其他有關職工管理方面的程序通用。
　　
　　第二部分為各年繳費情況，含：“年應繳費月數(shù)”，“上年月均工資總額”，“繳費比例”，“個人月應繳費”，“個人年應繳費”，“個人年已繳費”，“累計個人應繳費”，“累計個人已繳費”，“累計個人欠繳費”。
　　
　　第三部分為各年繳費詳情，含：各年度各月份分欄顯示。
　　
　　第四部分為附加表，為方便管理而設計的統(tǒng)計表。
　　
　　本表可與上級年初核定的繳費名冊相呼應。

　　三、本表的公式設計

　　行設計：第一行為表名。為方便工作，合計數(shù)署于表前，即第4行。D4單元格鍵入公式：=COUNT（D5：D960），顯示所有在職人數(shù)。AI4單元格鍵入公式：=SUM（AI5：AI960），顯示個人應交費合計。將AI4公式復制到其余各欄：將光標定位于AI4，將鼠標指針放到右下角，呈黑＋字時，按住左鍵往右面拖曳到所需位置即可。
　　
　　列設計:“序號”顯示在職情況,D5單元格內鍵入公式：=IF（E5>20，″″，1），表示假若E5大于20，D5為空白，否則等于l。使用填充柄（拖曳填充法）將公式復制到所需的末行?！皞€人月應繳費”等于相應年度“上年月均工資總額”“繳費比例”，AN5單元格內鍵入公式：=ROUND（IF（AL5=″″，0，（AM50．02＋0.04）），l），表示假若AL5為空白，則AN5等于0，否則等于AM5乘2％，積數(shù)末見分進角后保留一位小數(shù)。使用填充柄將公式復制到所需的末行?！皞€人年應繳費”等于“應繳費月數(shù)”“個人月應繳費”，AO5單元格內鍵入公式：=AL5AN5，使用填充柄將公式復制到所需的末行?！皞€人年已繳費”等于第三部分相應年度各月繳費的總和，AP5單元格鍵入公式：=SUM（BX5：CK5），使用填充柄將公式復制到所需的末行。“累計個人應繳費”等于前面各年度“個人年應繳費”加本年度“個人年應繳費”，AQ5單元格鍵入公式：=AI5＋AO5，使用填充柄將公式復制到所需的末行?！袄塾媯€人已繳費”等于前面各年度“個人年已繳費”加本年度“個人年已繳費”，AR5單元格鍵入公式：=AJ5＋AP5，使用填充柄將公式復制到所需的末行。
　　
　　“累計個人欠繳費”等于“累計個人應繳費”減“累計個人已繳費”，AS5單元格鍵入公式：=AQ5－AR5，正數(shù)表示欠繳數(shù)，括號內數(shù)據(jù)表示預交數(shù)。使用填充柄將公式復制到所需的末行。連續(xù)幾欄（行）使用公式時，可一次復制公式，先選定要復制的這幾欄（行）拖黑，用拖曳法統(tǒng)一復制。

　　四、本表的實際運用

　　平時按“微機編號”排序，臨時使用可按具體需要重新排序。在合計行下插入一空行，使用篩選方式，單擊工具欄“數(shù)據(jù)”——“篩選”——“自動篩選”。在篩選方式與“姓名”間拆分窗口，單擊工具欄“窗口”——“拆分窗口”，或“窗口”——“凍結拆分窗口”，光標在拆分窗口的右面活動，以調整屏幕所顯示內容。單人交費時，采用查找方式在“姓名”欄直接查找，將光標定位于姓名欄，同時按[Ctrl]＋[F]鍵，輸入所查找姓名，按[Alt]＋[F]鍵（或左鍵單擊“查找”）開始查找。單位集體交費時，采用篩選方式，并在該空白單元格內鍵入公式：=AT4－AT4原有數(shù)據(jù)，以檢查并核對新輸入數(shù)據(jù)的正確性。在“單位代碼”下單擊黑色倒三角，選出該單位后再在“姓名”欄找人。所交款項填入帳簿記載的相應年月。若某人某月有兩筆以上交費，則在相應月份的單元格內輸入數(shù)據(jù)時使用“=……＋……”，各數(shù)據(jù)相加，顯示出來的是和，而在單元格編輯欄則可見各原始數(shù)據(jù)。
　　
　　本表所交款項輸入后，即可自動顯示各人應繳、已繳、欠繳數(shù)，若將公式稍作改動則可隨意顯示所要時間的上述資料。本表可隨時查詢各人的繳費情況。
　　
　　以上是1999年清查時用表，將各年數(shù)據(jù)同時顯示于一個工作表中，故表格較大。以后每年與賬簿對應，建立新賬時，建立新表。每年年度終了對賬結束，當賬賬、賬實相附后，打印一份與賬簿一并保存下來，該Excel工作表則作附屬資料保存?zhèn)溆谩Ｄ瓿踔恍鑼斈暝诼毴藛T選出（可用篩選方式），將本表第一、第二部分數(shù)值復制到一個新建Excel工作表中，加上本年繳費基本情況及各月繳費詳情即可（以前年度累計繳費各欄可省略）。本年繳費基本情況及詳情的設計及其公式則與上述類似。年內有新增職工的，加在后面。
　
　　五、附加表

　　本表后面，可以加編一個統(tǒng)計表，以便于對下屬單位的管理。

　　公式設計：BP4單元格內鍵入公式：=SUM（BP5：BP41），表示從BP5到BP41的總和。BP5單元格內鍵入公式：=COUNTIF（＄A＄5：＄A＄960，1010），表示將A5到A960所有等于1010的個數(shù)加總。BQ5單元格內鍵入公式：=SUMIF（＄A＄5：＄A＄960，″=1010″，＄AM＄5：＄AM＄960），表示將所有從A5到A960行代碼等于1010，所對應的AM列數(shù)據(jù)加總。BR5單元格內鍵入公式：=SUMIF（＄A＄5：＄A＄960，″=1010″，＄AN＄5：＄AN＄960），表示將所有從A5到A960行代碼等于1010，其對應的AN列數(shù)據(jù)加總。其余類推。