會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)是利用電子計(jì)算機(jī)對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行管理的人機(jī)相結(jié)合的控制系統(tǒng)。開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及單位內(nèi)部的各個(gè)方面，需要單位的人力、物力、財(cái)力等多項(xiàng)資源，必須由單位領(lǐng)導(dǎo)或總會(huì)計(jì)親自抓，才能克服各種阻力和困難，協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，合理安排單位的資源，積極推動(dòng)本單位會(huì)計(jì)電算化的開(kāi)展。

    一、 領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)、更新觀念，親自抓會(huì)計(jì)電算化工作

    領(lǐng)導(dǎo)是一個(gè)單位的決策者，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的支持，會(huì)計(jì)電算化工作難以實(shí)施。會(huì)計(jì)電算化在我國(guó)還是一項(xiàng)新興的事業(yè)，各單位的領(lǐng)導(dǎo)從認(rèn)識(shí)、重視到親自抓需要一個(gè)過(guò)程?，F(xiàn)在，不少單位開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化工作的一個(gè)重要障礙是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電算化的認(rèn)識(shí)不足和觀念陳舊。據(jù)了解，一些單位的領(lǐng)導(dǎo)視會(huì)計(jì)電算化為一種趕時(shí)髦的裝飾和擺設(shè)，只是為了應(yīng)付會(huì)計(jì)上等級(jí)或評(píng)什么先進(jìn)的需要而裝門(mén)面，完全忽視了其管理的功能和提高效益的作用；一些單位領(lǐng)導(dǎo)滿足于現(xiàn)有的手工核算方法，對(duì)計(jì)算機(jī)和先進(jìn)技術(shù)缺乏信心，認(rèn)為計(jì)算機(jī)還是信不過(guò)，靠不住，不知什么時(shí)候會(huì)出問(wèn)題，出了問(wèn)題不好處理；還有一些單位的領(lǐng)導(dǎo)抱著先等等，再看看的心理，認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化讓別人先搞，等大家都上了再跟著。這些觀念和認(rèn)識(shí)大大制約了我國(guó)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展。我們應(yīng)加強(qiáng)宣傳，使廣大基層單位的領(lǐng)導(dǎo)提高認(rèn)識(shí)、更新觀念、要讓他們認(rèn)識(shí)到，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)需要一個(gè)反應(yīng)敏捷的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。會(huì)計(jì)電算化不僅能改變單位的會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理方法，而且能為決策者提供及時(shí)、準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息。會(huì)計(jì)電算化不僅能減輕會(huì)計(jì)人員負(fù)擔(dān)，加快核算的速度，提高會(huì)計(jì)工作效率，而且還能適應(yīng)企業(yè)的改革需要，方便地按責(zé)任中心或部門(mén)進(jìn)行責(zé)任會(huì)計(jì)核算，促進(jìn)企業(yè)降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，向集團(tuán)化發(fā)展。會(huì)計(jì)電算人不僅關(guān)系到會(huì)計(jì)核算，而且與單位的各項(xiàng)管理密切相關(guān)。在大力宣傳會(huì)計(jì)電算化優(yōu)越性的同時(shí)，也應(yīng)如實(shí)地宣傳會(huì)計(jì)電算化帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，大力宣傳會(huì)計(jì)電算化條件下內(nèi)部控制的重要性。讓各單位領(lǐng)導(dǎo)既認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)電算化條件下內(nèi)部控制的重要性。讓各單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化的積極意義和效益，也認(rèn)識(shí)到只要加強(qiáng)相應(yīng)的內(nèi)部控制，計(jì)算機(jī)是靠得住的。我們不能因噎廢食，因有風(fēng)險(xiǎn)而放棄先進(jìn)技術(shù)。正確的態(tài)度是認(rèn)清風(fēng)險(xiǎn)，針對(duì)其特點(diǎn)加強(qiáng)控制?，F(xiàn)在，我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化已進(jìn)入了迅速的階段，特別是1994年5月財(cái)政部發(fā)布了《關(guān)于大力發(fā)展我國(guó)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的意見(jiàn)》，對(duì)我國(guó)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的發(fā)展目標(biāo)和管理要求等提出了明確的規(guī)劃和具體措施，這是財(cái)政部為了推動(dòng)我國(guó)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)發(fā)展采取的重要步驟。據(jù)統(tǒng)計(jì)。廣州市1995年批準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)以計(jì)算機(jī)替代手工記帳的單位達(dá)200多個(gè)，達(dá)到了該市以往多年來(lái)"甩帳"單位的總和。會(huì)計(jì)電算化已在我國(guó)各大中型企業(yè)單位進(jìn)入全面鋪開(kāi)階段，觀望者若坐以待等，就必然會(huì)落后于形勢(shì)了。

    領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)提高了，才能有積極性和主動(dòng)性，才能有責(zé)作感和緊迫感，才能支持并親自抓會(huì)計(jì)電算化才能切實(shí)、順利地開(kāi)展。例如，浙江省紹興市截至1994年6月，全市僅有6家企業(yè)實(shí)現(xiàn)了以計(jì)算機(jī)替代手工記帳，電算化工作明顯滯后于經(jīng)濟(jì)發(fā)展。針對(duì)此情況，紹興市財(cái)政部門(mén)因勢(shì)利導(dǎo)，大力宣傳，提高了各基層單位領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)，使會(huì)計(jì)電算化推廣工作在大面積積極有序地進(jìn)行。

    二、領(lǐng)導(dǎo)親自抓、會(huì)計(jì)電算化工作才能順利開(kāi)展

    單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到了會(huì)計(jì)電算化是財(cái)會(huì)管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要工作，緊緊抓在手，加大組織與實(shí)施的力度，那么大多婁困難和問(wèn)題都可以迎刃而解，會(huì)計(jì)電算化工作就能順利開(kāi)展。

    （一）領(lǐng)導(dǎo)親自抓，才能統(tǒng)籌規(guī)劃，周密部署，確保會(huì)計(jì)電算化的有效實(shí)施

    會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要統(tǒng)籌規(guī)劃、精心組織、周密部署。如果單位領(lǐng)導(dǎo)不重視、不親自抓，只有會(huì)計(jì)部門(mén)在折騰。由于他們的職權(quán)范圍，決定了他們不可能考慮、確定和部署電算化的全面規(guī)劃，而只能局限在會(huì)計(jì)部門(mén)范圍內(nèi)考慮和安排。其結(jié)果必然會(huì)導(dǎo)致因無(wú)法統(tǒng)籌規(guī)劃，電算化系統(tǒng)不能完適應(yīng)或滿足單位的管理需要，難以考慮單位未來(lái)發(fā)展的需要，因而生命周期很短，或者只能半途而廢，不但沒(méi)有達(dá)到提高效益的目的，而且會(huì)浪費(fèi)單位的財(cái)力、物力和人力等資源。因此，財(cái)政部在發(fā)布（會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范）中明確指出：“會(huì)計(jì)電算化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及單位內(nèi)部各個(gè)方面，各單位負(fù)責(zé)人或總會(huì)計(jì)師應(yīng)當(dāng)親自組織領(lǐng)導(dǎo)會(huì)計(jì)電算化工作，主持?jǐn)M定本單位會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)劃，協(xié)調(diào)單位內(nèi)部各部門(mén)共同搞好會(huì)計(jì)電算化工作?！本唧w包括：

    1.單位管理工作電算化的總體規(guī)劃和進(jìn)程。單位領(lǐng)導(dǎo)要結(jié)合本單位的實(shí)際情況，把會(huì)計(jì)電算化為單位管理電算化總體規(guī)劃的一部分考慮。根據(jù)單位管理電算化的總體規(guī)劃和進(jìn)程，考慮是建立一個(gè)財(cái)會(huì)管理了系統(tǒng)為核心的管理信息系統(tǒng)；還是先僅建立一個(gè)投資較少見(jiàn)效的帳務(wù)處理系統(tǒng)，有了經(jīng)驗(yàn)、培訓(xùn)了人員后再考慮擴(kuò)展、重建會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。根據(jù)單位的業(yè)務(wù)與管理的特點(diǎn)和需要，是準(zhǔn)備采用單機(jī)系統(tǒng)、多用戶系統(tǒng)還是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)；準(zhǔn)備用微機(jī)、小型機(jī)還是中型機(jī)；規(guī)劃整個(gè)電算化進(jìn)程分幾個(gè)階段，各階段的目標(biāo)和完成時(shí)間；考慮電算化會(huì)計(jì)與管理系統(tǒng)是由本單位組織力量開(kāi)發(fā)，聘請(qǐng)軟件公司或科研機(jī)構(gòu)開(kāi)發(fā)，還是購(gòu)買(mǎi)商品化軟件。

    2.實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)與管理電算化所需的資料及如何在資源配備上保證電算化的實(shí)施。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)本單位電算化的總體規(guī)劃和進(jìn)程，考慮各階段需要配備哪些人力、物力、財(cái)力等資源，考慮如何計(jì)劃與保證這些資源的配備。例如，如果要由本單位組織整個(gè)電算化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，現(xiàn)有的人員能不能滿足需要，若不能的話，準(zhǔn)備什么時(shí)候、用何種方式招聘何種人才，是否要設(shè)置專門(mén)的機(jī)房，設(shè)于何處，何時(shí)、如何進(jìn)行裝修；整個(gè)電算化項(xiàng)目需要的資金總量多少、各階段的預(yù)算及如何籌集和保證所需資金到位等等。

    3.具體負(fù)責(zé)的人員分工及其考評(píng)。電算化工作要有成效，必須精心組織，責(zé)任落實(shí)到人，并有相應(yīng)的考評(píng)和獎(jiǎng)懲制度。單位領(lǐng)導(dǎo)抓電算化工作，就要根據(jù)電算化和進(jìn)程，把具體要開(kāi)展的工作指定負(fù)責(zé)人員，明確其責(zé)任目標(biāo)和考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，把工作落到實(shí)處。只有這樣，才能保證電算化工作計(jì)劃的具體落實(shí)。

    （二）領(lǐng)導(dǎo)親自抓，才能保證所需資金、確保會(huì)計(jì)電算化順利實(shí)施

    電算化除了要統(tǒng)籌規(guī)劃、周密部署。還要有足夠的資金。盡管不同規(guī)模、不同檔次的電算化系統(tǒng)需要的資金和差會(huì)很遠(yuǎn)，但無(wú)一例外地要有資金保證。要開(kāi)展電算化工作，需要購(gòu)買(mǎi)計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、UPS等硬件設(shè)備，需要購(gòu)買(mǎi)系統(tǒng)軟件，購(gòu)買(mǎi)或組織開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)與管理軟件，需要培訓(xùn)人員，可能還要裝修機(jī)房。哪一樣沒(méi)有足夠的資金都不行。但現(xiàn)在一般單位資金都比較緊張，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)親自抓，資金就難以保證，資金不落實(shí)，電算化只能是一句空話。領(lǐng)導(dǎo)能把資金集中用于最急需的地方，即使目前沒(méi)有錢(qián)，也可能設(shè)法籌集。吉林省工商行政管理局開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化工作就是一個(gè)很好的例子：局領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到了會(huì)計(jì)電謔化的優(yōu)越性和緊迫感，親自規(guī)劃了全省工商行政管理系統(tǒng)會(huì)計(jì)電算化的工作目的的和實(shí)施步驟，并且在財(cái)力十分緊張的情況下，一方面集中使用資金，不買(mǎi)車、不買(mǎi)房，也要買(mǎi)電算化硬件設(shè)備，劃出專款專作用于會(huì)計(jì)電算化；另一方面引導(dǎo)大家拓寬籌集資金渠道，通過(guò)分期付款方式購(gòu)買(mǎi)電算化設(shè)備，通過(guò)銀行代款、內(nèi)部調(diào)劑、同級(jí)單位相互幫助等多種方式籌集資金，保證了會(huì)計(jì)電算化的順利實(shí)施。

    （三）領(lǐng)導(dǎo)親自抓，才能有效協(xié)調(diào)單位內(nèi)各個(gè)方面，共同按好會(huì)計(jì)電算化。

    會(huì)計(jì)電算化的開(kāi)展，要涉及單位內(nèi)的各個(gè)方面。例如，可能要調(diào)整組織機(jī)構(gòu)，要抽調(diào)其他部門(mén)的人員參加電算化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)工作；可能由于電算化的實(shí)施，某些部門(mén)的崗位分工或人員安排要進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，有關(guān)部門(mén)可能要改變?cè)械男枰?；開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，要進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)查、系統(tǒng)分析等工作，這些工作都必須得到單位內(nèi)各部門(mén)的大力協(xié)助與支持。要切實(shí)有效地搞好會(huì)計(jì)電算化工作，沒(méi)有各方面的積極支持和通力合作是不行的。如果電算化工作只由財(cái)會(huì)部門(mén)張羅，其職權(quán)范圍決定了它難以解決單位內(nèi)部的機(jī)構(gòu)調(diào)整，其他部門(mén)人員調(diào)用與安排等問(wèn)題，也難以在要求其他部門(mén)按系統(tǒng)要求行事。各方面的直轄市協(xié)調(diào)將是非常困難和費(fèi)時(shí)費(fèi)事的。但單位領(lǐng)導(dǎo)重視并親自抓電算化工作就不同了。各方面的協(xié)調(diào)就將變得容易。無(wú)論機(jī)構(gòu)的調(diào)整、人員的調(diào)配、具體工作的協(xié)調(diào)將變得容易。無(wú)論機(jī)構(gòu)的調(diào)整、人員的調(diào)配、具體工作的規(guī)范與協(xié)作等要求，如果領(lǐng)導(dǎo)出面，領(lǐng)導(dǎo)親自抓，各部門(mén)自然支持，電算化工作就能協(xié)同一致地順利開(kāi)展，例如，廣州煙草貿(mào)易公司的領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)了會(huì)計(jì)與管理電算化的優(yōu)越性和重要性，親自規(guī)劃和組織了全公司的電算化工作，不僅在人力、物力、財(cái)力上保證了電算化的需要，而且由于領(lǐng)導(dǎo)親自抓，在開(kāi)展電算化工作過(guò)程中，電腦部、財(cái)會(huì)部、各營(yíng)業(yè)部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)等部都通力合作，使會(huì)計(jì)和業(yè)務(wù)管理（包括香煙的采購(gòu)、銷售、存儲(chǔ)、調(diào)撥、變價(jià)等等）電算化能順利開(kāi)展并取得較好的效果?，F(xiàn)在該公司正在建立和完善公司全面的管理信息系統(tǒng)，為企業(yè)管理的進(jìn)一步電算化努力。

    （四）領(lǐng)導(dǎo)親自抓，才能加強(qiáng)人員培訓(xùn)，健全管理制度

    會(huì)計(jì)電算化的人才缺乏，是制約會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的關(guān)鍵因素。有了設(shè)備、有了軟件，沒(méi)有合格的人才，也是電算化不起來(lái)。因此，人員培訓(xùn)是開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化工作最基礎(chǔ)和重要的一環(huán)。我國(guó)現(xiàn)在多數(shù)單位還很缺電算化的種類人才。領(lǐng)導(dǎo)親自抓電算化工作，一個(gè)重要的方面是要親自抓電算化人員的配備與培養(yǎng)。單位領(lǐng)導(dǎo)不僅要鼓勵(lì)財(cái)會(huì)人員和其他有關(guān)人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)電算化的知識(shí)和技能，而且要確定電算化人員的配備與培訓(xùn)計(jì)劃，把電算傾知識(shí)的培訓(xùn)納入單位考核與獎(jiǎng)勵(lì)的范疇。

    為了電算化系統(tǒng)安全，各單位要針對(duì)電算化的特點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)和本單位的實(shí)際情況，制定電算化的內(nèi)部管理制度。制度包括人員分工。崗位設(shè)置及各崗的職責(zé)，各項(xiàng)有關(guān)工作的規(guī)程、系統(tǒng)硬件、軟件、數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)檔案的管理制度等。這些管理制度，不僅與財(cái)會(huì)部門(mén)直接有關(guān)，而且會(huì)涉及或影響到單位內(nèi)的各方面，要求單位內(nèi)所有部門(mén)和人員自覺(jué)執(zhí)行。

    只有領(lǐng)導(dǎo)親自抓，電算化的人員配備與培訓(xùn)和電算化的內(nèi)部管理制度才能真正落實(shí)，會(huì)計(jì)電算化才可能健康、穩(wěn)妥地發(fā)展。