[摘要]會(huì)計(jì)電算化工作已經(jīng)在我國(guó)各行業(yè)、各部門開(kāi)展多年，但有關(guān)的管理制度比較滯后。本文提供了一套適應(yīng)交通征稽部門的《會(huì)計(jì)電算化管理制度》，對(duì)其他部門也有參考價(jià)值。

　　目前，大部分交通征稽部門實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后都沒(méi)有建立相應(yīng)的管理制度。筆者經(jīng)過(guò)幾年的電算化實(shí)踐，并根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和財(cái)政部關(guān)于《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合目前交通征稽部門的行業(yè)特點(diǎn)，總結(jié)出一套適應(yīng)交通征稽部門的《交通征稽部門會(huì)計(jì)電算化管理制度》，供大家參考。

　　第一章  會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制

　　第一條 會(huì)計(jì)電算化崗位可分為基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位?；緯?huì)計(jì)崗位包括：會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算、稽核、會(huì)計(jì)檔案管理等工作崗位。電算化會(huì)計(jì)崗位包括系統(tǒng)管理、系統(tǒng)操作、計(jì)算機(jī)軟件、硬件系統(tǒng)維護(hù)等。

　　第二條 系統(tǒng)管理員：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作，此崗位可由會(huì)計(jì)主管人員擔(dān)任。

　　第三條 系統(tǒng)操作員：負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，操作會(huì)計(jì)軟件登記機(jī)內(nèi)賬簿，打印輸出記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表和進(jìn)行部分會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理工作。系統(tǒng)操作員應(yīng)具備會(huì)計(jì)軟件操作知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化初級(jí)知識(shí)培訓(xùn)水平。此崗位可由會(huì)計(jì)擔(dān)任。

　　第四條 稽核員：負(fù)責(zé)對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，對(duì)打印輸出的賬簿、報(bào)表進(jìn)行確認(rèn)。此崗位可由會(huì)計(jì)主管人員兼任。

　　第五條 計(jì)算機(jī)軟件、硬件系統(tǒng)維護(hù)員：負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，管理機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。此崗位可設(shè)在省局或市處（分局）。

　　第二章  會(huì)計(jì)電算化操作管理制度

　　第六條 系統(tǒng)管理員對(duì)會(huì)計(jì)軟件操作、管理的內(nèi)容和權(quán)限有：賬務(wù)處理權(quán)限：查詢權(quán)、錄入權(quán)、修改權(quán)、打印權(quán)、科目設(shè)置權(quán)、審核權(quán)。部門核算權(quán)限：查詢權(quán)、修改權(quán)、打印權(quán)。往來(lái)賬權(quán)限：查詢權(quán)、錄人權(quán)、修改權(quán)、打印權(quán)。銀行對(duì)賬權(quán)限：查詢權(quán)、錄人權(quán)、修改權(quán)。其他權(quán)限：備份、恢復(fù)權(quán)、操作日志查閱權(quán)。杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會(huì)計(jì)軟件。操作密碼可以用下管一級(jí)的方式控制和監(jiān)管（省局管理市處或分局的操作密碼；市處或分局管理所或站的操作密碼）。

　　第七條 系統(tǒng)操作員對(duì)會(huì)計(jì)軟件操作的內(nèi)容和權(quán)限有：賬務(wù)處理權(quán)限：查詢權(quán)、錄入權(quán)、修改權(quán)、打印權(quán)、科目設(shè)置權(quán)。部門核算權(quán)限：查詢權(quán)、修改權(quán)、打印權(quán)。往來(lái)賬權(quán)限：查詢權(quán)、錄入權(quán)、修改權(quán)、打印權(quán)。銀行對(duì)賬權(quán)限：查詢權(quán)、錄入權(quán)、修改權(quán)。其他權(quán)限：備份、恢復(fù)權(quán)、操作日志查閱權(quán)。操作員密碼由操作員自行保管或修改，其他操作員包括財(cái)務(wù)主管也無(wú)權(quán)知道、修改其密碼。

　　第八條 系統(tǒng)維護(hù)員對(duì)會(huì)計(jì)軟件操作、管理的內(nèi)容和權(quán)限有：對(duì)賬務(wù)系統(tǒng)操作密碼的修改權(quán)、對(duì)軟件的版本升級(jí)權(quán)、軟件硬件出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行排除權(quán)。

　　第九條 輸入原始憑證和記賬憑證前需會(huì)計(jì)主管人員進(jìn)行審核，禁止已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)賬簿。

　　第十條 操作人員離開(kāi)機(jī)房前應(yīng)將該運(yùn)行的會(huì)計(jì)軟件退出到“密碼口令”前的狀態(tài)，必須將所有的運(yùn)行程序關(guān)閉后方可關(guān)掉計(jì)算機(jī)電源。

　　第十一條 操作人員上機(jī)后必須填制上機(jī)操作記錄，系統(tǒng)管理員應(yīng)保存好上機(jī)操作記錄，便于日后核查。上機(jī)操作記錄的內(nèi)容有：操作人員姓名、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況、是否做好了備份工作等。

　　第三章  計(jì)算機(jī)軟件、硬件管理和數(shù)據(jù)管理制度

　　第十二條 征稽處（分局）、征稽所（站）要保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行，要經(jīng)常對(duì)有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，保持機(jī)房和設(shè)備的整潔，防止意外事故的發(fā)生。

　　第十三條 計(jì)算機(jī)附屬設(shè)備包括UPS電源等設(shè)備，應(yīng)配備齊全，在沒(méi)有UPS電源保護(hù)的情況下不準(zhǔn)開(kāi)機(jī)操作，以免發(fā)生意外事故。

　　第十四條 征稽處（分局）、征稽所（站）要確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除。

　　第十五條 征稽處（分局）、征稽所（站）要做好會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份工作，日常操作后必須做出一份備份，由會(huì)計(jì)主管人員保管；每月記賬、結(jié)賬后應(yīng)做出雙備份，并由會(huì)計(jì)主管人員將其中一份送交檔案室保管；需用存檔的備份時(shí)，應(yīng)由會(huì)計(jì)主管人員到檔案室提用，檔案保管員應(yīng)做好使用記錄。

　　第十六條 對(duì)通用會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行版本升級(jí)和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行更換時(shí)，必須由省局審批后方可進(jìn)行。在軟件修改、升版和硬件更換過(guò)程中，要保證實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并在該單位領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)計(jì)主管人員的監(jiān)督下進(jìn)行。

　　第十七條 建立計(jì)算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時(shí)的上報(bào)制度，并由設(shè)在省局或市處（分局）的系統(tǒng)維護(hù)人員排除故障。

　　第十八條 防治計(jì)算機(jī)病毒的措施征稽處（分局）、征稽所（站）要配備不少于一種查、消計(jì)算機(jī)病毒的軟件。鑒于目前會(huì)計(jì)電算化計(jì)算機(jī)屬于單機(jī)運(yùn)行時(shí)期，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)的人員操作計(jì)算機(jī)；嚴(yán)禁運(yùn)行外來(lái)軟件，確實(shí)有必須要運(yùn)行其他軟件時(shí)，須經(jīng)系統(tǒng)管理員審核，并經(jīng)過(guò)消毒處理后方可運(yùn)行。嚴(yán)禁在電算化計(jì)算機(jī)上玩游戲。

　　第四章  電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度

　　第十九條 電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及存儲(chǔ)在其他磁性介質(zhì)或光盤上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算機(jī)公式）等數(shù)據(jù)。

　　第二十條 電算化會(huì)計(jì)檔案管理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財(cái)政部的有關(guān)規(guī)定對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，此項(xiàng)工作由會(huì)計(jì)主管人員負(fù)責(zé)。

　　第二十一條 對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，每月記賬、結(jié)賬后的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)做雙備份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)；其中一份存在單位檔案室，另一份由會(huì)計(jì)主管人員保管。

　　第二十二條 采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，要在半年內(nèi)進(jìn)行檢查并復(fù)制一次，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失。

　　第二十三條 通用會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序，視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

　　第五章  計(jì)算機(jī)替代手工記賬的有關(guān)規(guī)定

　　第二十四條 采用計(jì)算機(jī)替代手工記賬，是指應(yīng)用會(huì)計(jì)軟件輸入會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，由計(jì)算機(jī)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，并打印輸出會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表。替代手工記賬是會(huì)計(jì)電算化的目標(biāo)之一。

　　第二十五條 替代手工記賬的單位，應(yīng)具備以下條件：

　　1、配備了省局統(tǒng)一使用的會(huì)計(jì)軟件和相應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備；

　　2、配備了相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化工作人員；

　　3、建立了嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度。

　　第二十六條 具備條件的單位可采用計(jì)算機(jī)替代子工記賬，替代手工記賬之前應(yīng)由省局按有關(guān)規(guī)定審批；計(jì)算機(jī)與手工并行三至六個(gè)月，且計(jì)算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相一致，并應(yīng)接受有關(guān)部門的監(jiān)督。

　　第二十七條 替代手工記賬的過(guò)程是會(huì)計(jì)工作從手工核算向電算化核算的過(guò)渡階段，由于在計(jì)算機(jī)與手工并行期間，會(huì)計(jì)人員的工作強(qiáng)度比較大，各單位需要合理安排財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門的工作，提高工作效率。

　　第二十八條 計(jì)算機(jī)與手工并行工作期間，可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證，根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核并裝訂成冊(cè)，作為會(huì)計(jì)檔案保存并據(jù)以登記手工賬簿。如果計(jì)算機(jī)與手工核算結(jié)果不一致，要由會(huì)計(jì)主管人員查明原因并向本單位領(lǐng)導(dǎo)書面報(bào)告。

　　第二十九條 采用計(jì)算機(jī)打印輸出書面會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表應(yīng)當(dāng)符合省局統(tǒng)一要求，字跡清晰，作為會(huì)計(jì)檔案保存，保存期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

　　第三十條 在當(dāng)期所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可以從這些數(shù)據(jù)中產(chǎn)生，因此，可以用“總分類賬戶本期發(fā)生額及余額對(duì)照表”替代當(dāng)期總分類賬。

　　第三十一條 現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，由于受到打印機(jī)條件的限制，可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁(yè)賬頁(yè)裝訂成冊(cè)，要求每天登記并打印，每天業(yè)務(wù)較少不能滿頁(yè)打印的，可按旬打印輸出。其他明細(xì)賬簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月或按季或按年打??；發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬簿可滿頁(yè)打印；總分類賬可按年打印。

　　第三十二條 在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出的憑證、賬簿中表格線可適當(dāng)減少。

　　第三十三條 替代手工記賬后，各單位應(yīng)做到當(dāng)天發(fā)生的業(yè)務(wù)，當(dāng)天登記入賬，期末及時(shí)結(jié)賬并打印輸出會(huì)計(jì)報(bào)表；要靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，定期或不定期地向單位領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告主要財(cái)務(wù)指標(biāo)和分析結(jié)果。