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如何用Excel編制試算平衡表?操作方法送給你!

來源: 正保會計網(wǎng)校 編輯:yushaungsw 2020/09/28 16:58:10  字體:

試算平衡表是分類賬和財務報表的中間產物,其本質是分門別類匯總日記賬中同一科目的數(shù)據(jù),然后在新的工作表中重新排列,并計算“借方金額余額”和“貸方金額余額”,并檢查借貸是否平衡。

利用數(shù)據(jù)透視表可以快速準確地編制試算平衡表,并計算“借方金額余額”和“貸方金額余額”。

1.插入數(shù)據(jù)透視表

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2.在數(shù)據(jù)透視表字段列表中,選擇相應的字段,點鼠標右鍵,將科目代碼、科目名稱添加到列標簽。

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3.在數(shù)據(jù)透視表字段列表中,選擇相應的字段,點鼠標右鍵,將借方金額、貸方金額添加到Σ數(shù)值欄目中,并點擊相應值旁邊的三角形按鈕,進行值字段設置,將匯總方式設置為求和。

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4.選擇數(shù)據(jù)透視表工具欄目下方的“設計”功能區(qū),點擊“分類匯總”下方三角形按鈕,選擇不顯示分類匯總。

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5.僅僅計算出借方金額和貸方金額還不夠,試算平衡表需要的是各自的余額,因此需要添加二者的余額字段。

通過數(shù)據(jù)透視表工具中的計算字段,可以添加“借方金額余額”和“貸方金額余額”,并進行計算。

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6.在插入計算字段窗口,名稱欄目輸入“借方金額余額”,在公式欄目輸入“= if((借方金額- 貸方金額)>0,(借方金額- 貸方金額),0)”;

同樣,再次插入計算字段,名稱欄目輸入“貸方金額余額”,在公式欄目輸入“= if((貸方金額-借方金額)>0,(貸方金額- 借方金額),0)”。

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7.在設計功能區(qū)中,選擇數(shù)據(jù)透視表樣式,套用相應的表格模板;并將C、D兩列數(shù)據(jù)的單元格格式,設置為“會計專用”,添加貨幣符號,并將0值所在單元格顯示為“-”。

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8.在數(shù)據(jù)透視表字段列表中,選擇“月”字段,將其添加到報表篩選中;并將數(shù)據(jù)透視表字段列表中的借方金額、貸方金額,通過點擊前方的復選框,進行隱藏。

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9.通過報表篩選選擇的是“全部”則是顯示全年的試算平衡表,如果通過下拉菜單選擇月份,則是該月的試算平衡表。

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10.因為在準確的試算平衡表中,其借方金額余額的總和和貸方金額余額的總和應該相等。所以在A3單元格中輸入公式:=IF(SUM(C:C-D:D)=0,“”,“借貸金額不平衡”),并將該單元格填充色設置為橙色,便于使用者及時糾正錯誤。

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11.如果要編制的是某個月的試算平衡表,可以在工作表標簽欄目中,選中本工作表標簽,點右鍵,選擇“移動或復制”工作表,并在彈出的對話框中選擇“建立副本”,并“移至最后”。

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12.如果要編制的是某個月的試算平衡表,則在報表篩選的下拉菜單中選擇相應的月份,并在A2單元格中輸入公式“=B4&”月試算平衡表“”。這時候,B4單元格中如果選擇的是1月,則B4單元格則顯示為“1月試算平衡表”。

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