成本控制方法之一：部門核算法

　　對(duì)任何一家企業(yè)來(lái)說(shuō)，運(yùn)營(yíng)成本的有效控制都是管理者最頭疼的問(wèn)題之一。企業(yè)里到處都在花錢：客戶接待要花錢、市場(chǎng)公關(guān)要花錢、行政辦公更要花錢、水電氣房屋維修汽車電話人吃馬喂沒(méi)有一樣是不花錢的。企業(yè)的管理者于是感嘆：這一天從早到晚簽出去的哪是單子啊，整個(gè)是一張張的鈔票！

　　于是，企業(yè)的管理者每天都在重復(fù)思考一件事：提高競(jìng)爭(zhēng)力、滿足客戶、花最少的錢辦最多的事！這就涉及到企業(yè)中非常敏感的話題：成本的有效控制問(wèn)題。

　　一、企業(yè)成本控制者的困惑；

　　一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)對(duì)員工的考核是通過(guò)業(yè)績(jī)、工作成果、工作量和效率等來(lái)進(jìn)行的，即為“績(jī)效考核”。但對(duì)一個(gè)部門，特別是企業(yè)的職能部門，考核的方法和標(biāo)準(zhǔn)就難以準(zhǔn)確確定，考核的標(biāo)準(zhǔn)和成果是否合理真實(shí)也難以界定。

　　員工的考核通過(guò)人力資源部，輔以有效的管理工具即能有效實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，但企業(yè)成本的有效控制就不是靠一、二個(gè)部門就能實(shí)現(xiàn)的，企業(yè)的管理者為控制成本想了許多辦法，比較常見(jiàn)的有：

　?。?） 高度集權(quán)。大到上千萬(wàn)，小到幾角幾分，全部都要經(jīng)過(guò)最高管理者的簽字， 一句話，沒(méi)有最高管理者的簽字，一分錢也休想從財(cái)務(wù)拿出來(lái)；

　?。?）部分授權(quán)。中層經(jīng)理們有一定限額的審批權(quán)，超過(guò)限額就必須請(qǐng)上一級(jí)主管簽字，如是層層審批，直到最高管理者；

　?。?）親信授權(quán)。這是許多民營(yíng)企業(yè)的“特色”，財(cái)務(wù)審批上全部是親信（往往也是親戚）把關(guān)，凡是財(cái)務(wù)開(kāi)支全部由親信確認(rèn)，然后是自己簽字，外人一概不用；

　　以上種種方法的效果一般都不大好，高度集權(quán)的管理者日益發(fā)現(xiàn)自己被一大堆的瑣碎小事所淹沒(méi)，辦公室老是有經(jīng)理們秘書(shū)們進(jìn)進(jìn)出出，每天上班第一件事是簽無(wú)數(shù)的字，具體哪些是該花的哪些是不該花的，根本沒(méi)有時(shí)間細(xì)看。月底看財(cái)務(wù)報(bào)表才嚇一跳，這個(gè)月又比上月多了幾百萬(wàn)的開(kāi)銷，趕緊叫財(cái)務(wù)部門查帳，發(fā)現(xiàn)千頭萬(wàn)緒全部是自己簽了條子的，這邊帳還沒(méi)處理完，那邊又一大堆的單子等著簽字了。

　　部分授權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)自己以為管理得當(dāng)，忽然有一天發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，經(jīng)理們經(jīng)常把超過(guò)權(quán)限的單子分開(kāi)來(lái)簽報(bào)，這樣每筆單子都在經(jīng)理們的審批權(quán)限內(nèi)；部門的辦公費(fèi)用連續(xù)上漲，復(fù)印紙一個(gè)月用了三十多箱、有的部門四五個(gè)人一個(gè)月領(lǐng)了六七個(gè)計(jì)算器二十多支筆、公司水電氣電話費(fèi)更是數(shù)目驚人，而行政部門根本沒(méi)有辦法控制，于是管理者認(rèn)為行政部失職，走馬換將一番，結(jié)果費(fèi)用開(kāi)支依然是“外甥打燈籠——照舊”。

　　選擇親信授權(quán)的管理者在費(fèi)用開(kāi)支上感覺(jué)良好，每月花的都還可以，但漸漸發(fā)現(xiàn)公司有點(diǎn)兒不對(duì)勁，公司內(nèi)死氣沉沉、員工們情緒低落、工作效率低的讓人吃驚、工作你推我讓，當(dāng)年一起意氣風(fēng)發(fā)的干勁全然不見(jiàn)了。

　　糾其根本原因，癥結(jié)在這些管理者采用的是“堵”的辦法，在他們眼中企業(yè)到處是窟窿，需要到處去堵這些窟窿。

　　高度集權(quán)使得中層管理者和員工沒(méi)有積極性，一個(gè)沒(méi)有自主性和發(fā)展空間的崗位怎能留住真正的人才？

　　部分授權(quán)的中層經(jīng)理們雖然有自主權(quán)但這個(gè)自主權(quán)與高度集權(quán)一樣，并沒(méi)有什么實(shí)際意義，部門經(jīng)理實(shí)際并不控制本部門的開(kāi)支，他們樂(lè)得作個(gè)好人，凡是在自己權(quán)限內(nèi)的開(kāi)支一律放行而不會(huì)有任何阻礙，行政部并沒(méi)有權(quán)力否定其他部門的經(jīng)理們（那樣豈不是行政部經(jīng)理要高于其他經(jīng)理們了），怎樣控制的了？

　　親信授權(quán)最直接的結(jié)果是傷害了員工和其他經(jīng)理們的心，在這樣的環(huán)境中有誰(shuí)愿意成為“企業(yè)人”？那么有能力的都飛走了，留下的多是無(wú)所作為的，這樣的企業(yè)怎能長(zhǎng)久？

　　所以說(shuō)：堵不是辦法，導(dǎo)才是上策。要知道，成本控制的要害在于企業(yè)的“單元”——部門，而不是在于“個(gè)體”——員工，抓住了這個(gè)根本，企業(yè)成本控制難題迎刃而解。

　　二、部門核算有效解決成本控制難題；成本控制實(shí)際上是一個(gè)全員參與、個(gè)體控制的過(guò)程。說(shuō)它全員參與是指企業(yè)的每一個(gè)人都會(huì)影響成本控制的結(jié)果，但成本控制的重點(diǎn)不是這些單個(gè)的個(gè)體，而是這些個(gè)體的直接領(lǐng)導(dǎo)者——作為“兵頭將尾”的部門經(jīng)理們。

　　現(xiàn)代企業(yè)對(duì)部門經(jīng)理的職能界定上最主要的一項(xiàng)就是：對(duì)本部門的成本進(jìn)行有效控制。如果部門經(jīng)理們真正對(duì)本部門實(shí)施了有效的成本控制，實(shí)際上就實(shí)現(xiàn)了整個(gè)企業(yè)的成本控制目標(biāo)。

　　因此實(shí)行以部門為單位的“部門核算”方法是一個(gè)有效的工具。

　　部門核算是一種針對(duì)部門進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)控制考核方法，也是一種充分授權(quán)部門經(jīng)理的經(jīng)濟(jì)核算方法。主要內(nèi)容是：對(duì)各部門下達(dá)全年度的成本、利潤(rùn)指標(biāo)，在這個(gè)指標(biāo)的控制下，部門經(jīng)理可以自行決定本部門收支項(xiàng)目，公司指定財(cái)務(wù)、行政、審計(jì)等部門（或者是一個(gè)專門的項(xiàng)目小組）定期對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督檢查、費(fèi)用稽核，定期進(jìn)行公布，年終進(jìn)行匯總，兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲，部門經(jīng)理在整個(gè)部門的費(fèi)用上有充分的自主權(quán)，但同時(shí)也承擔(dān)完全的責(zé)任。

　　為刺激部門經(jīng)理和員工的成本控制意識(shí)，一般的核算辦法中都包含這樣的信息：凡年度成本低于預(yù)算、利潤(rùn)高于預(yù)算的部分按比例進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)的方法是按照一定比例進(jìn)行部門提留，反之進(jìn)行相應(yīng)懲罰。年度費(fèi)用的控制結(jié)果將直接影響部門經(jīng)理下一年度的薪資待遇，企業(yè)通過(guò)對(duì)部門經(jīng)理的控制、員工本身的控制意識(shí)增強(qiáng)以及員工——部門經(jīng)理間的自覺(jué)監(jiān)督實(shí)現(xiàn)了成本控制的目標(biāo)。

　　部門核算的指標(biāo)包含經(jīng)濟(jì)收支但不局限于此，可以有其他指標(biāo)，比較常用的有：薪資、嘉獎(jiǎng)、員工帶薪休假等；

　　部門核算優(yōu)點(diǎn)是充分授權(quán)部門經(jīng)理，極大地調(diào)動(dòng)了中層管理人員、員工的積極性和責(zé)任心，成本利潤(rùn)與個(gè)人（部門）利益掛鉤，每個(gè)部門、每個(gè)主管、每個(gè)員工都會(huì)密切關(guān)注成本利潤(rùn)，追求最低成本和最大利潤(rùn)，從而實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)成本降低和利潤(rùn)最大化。

　　可以說(shuō)部門核算解決了兩個(gè)問(wèn)題：部門主管不管和沒(méi)有依據(jù)管的問(wèn)題，沒(méi)有制度就沒(méi)有執(zhí)行的依據(jù)，部門主管怎樣來(lái)管？為什么管？往往會(huì)導(dǎo)致這樣的問(wèn)題：部門主管做“好好先生”——只要員工申請(qǐng)就簽字，或者部門主管想控制，但有依據(jù)嗎？沒(méi)有。

　　實(shí)施部門核算最重要、也最關(guān)鍵的問(wèn)題是：怎樣確定部門的預(yù)算，預(yù)算高了失去核算的意義，預(yù)算低了部門會(huì)難以運(yùn)轉(zhuǎn)，關(guān)鍵是確定這個(gè)“度”，要想處理好這個(gè)問(wèn)題，關(guān)鍵的就是發(fā)動(dòng)財(cái)務(wù)、行政部門（成本運(yùn)行部門）的力量，同時(shí)在制定這個(gè)指標(biāo)時(shí)考慮縮小執(zhí)行周期，比如一個(gè)季度。在第一、二個(gè)（甚至更多）考核周期內(nèi)依照實(shí)際進(jìn)行微調(diào)，需要一段試運(yùn)行。

　　具體的預(yù)算指標(biāo)的確定方法及比重：

　　1、 人員辦公費(fèi)用70%；

　　2、 設(shè)備設(shè)施維護(hù)（折舊）25%；

　　3、 其他不可預(yù)見(jiàn)支出5%；

　　綜上所述，成本控制的主要任務(wù)就是：明確部門經(jīng)理的職責(zé)權(quán)限，將其對(duì)本部門費(fèi)用的成本控制任務(wù)作為考核和監(jiān)督部門經(jīng)理的重要內(nèi)容之一來(lái)明確說(shuō)明，通過(guò)部門經(jīng)理的控制以及員工的普遍監(jiān)督達(dá)成目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)的“成本控制”目的。

　　通過(guò)這種方式進(jìn)行的成本控制，一般能夠有效解決企業(yè)的費(fèi)用控制難題，這對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展常有裨益。