備用金報銷的處理依企業(yè)備用金管理制度的不同而有所區(qū)別。
備用金管理制度可以分為定額備用金制度和非定額備用金制度兩種。
所謂定額備用金是指單位對經常使用備用金的內部各部門或工作人員根據其零星開支、零星采購等的實際需要而核定一個現金數額，并保證其經常保持核定的數額。
實行定額備用金制度，使用定額備用金的部門或工作人員應按核定的定額填寫借款憑證，一次性領出全部定額現金，用后憑發(fā)票等有關憑證報銷，出納員將報銷金額補充原定額，從而保證該部門或工作人員經常保持核定的現金定額。只有等到撤銷定額備用金或調換經辦人時才全部交回備用金。
實行定額備用金的單位，其內部各部門或有關工作人員使用備用金購買貨物或用于零星開支后，應將所購買的貨物交由倉庫保管員驗收入庫，憑驗收入庫單連同發(fā)票到財務部門報銷，用于其他開支的憑發(fā)票或其他原始憑證到財務部門報銷。有關部門或工作人員報銷時，會計人員應編制現金付款憑證。出納員依據付款憑證將報銷的金額用現金補給報銷的部門或工作人員。這樣報銷后有關部門或工作人員中的現金又達到了核定的限額。
定額備用金制的核算如下：
1、企業(yè)有內部周轉使用備用金的，可以單獨設置“備用金”科目，不單獨設置“備用金”科目的用“其他應收款——備用金”科目核算，
設立時（備用金使用部門第一次領款時）：
借：備用金/其他應收款——備用金
貸：庫存現金/銀行存款
2、辦理報銷，補足備用金定額時：
借：管理費用等
貸：庫存現金/銀行存款
不通過“備用金”賬戶核算。
3、取消備用金時：
借：庫存現金
貸：備用金/其他應收款——備用金
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