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應(yīng)收賬款與發(fā)票管理是ERP系統(tǒng)開發(fā)中的難點(diǎn)之一。因?yàn)槠涓渌麊螕?jù)不同,具有比較多的綜合性。如跟銷售訂單、發(fā)貨單、裝運(yùn)憑證、價(jià)格表等都息息相關(guān)。而且涉及到財(cái)務(wù)管理方面的知識,更加具有專業(yè)性。筆者在這篇文章中,也不能夠?qū)⑺械闹R點(diǎn)都一一講到。只能夠?qū)⑵渲械闹饕芾鰜?,供大家參考?
一、應(yīng)收賬款與發(fā)票管理的主要流程
筆者認(rèn)為,系統(tǒng)分析師在分析開發(fā)應(yīng)收賬款管理與發(fā)票管理的時(shí)候,一定要對這個(gè)業(yè)務(wù)背后的邏輯有一定的了解。也就是說,一定要先掌握實(shí)務(wù)處理中的主要環(huán)節(jié),然后再來進(jìn)行分析設(shè)計(jì)。具體的來說,要掌握以下幾個(gè)日常的業(yè)務(wù)活動。
一是銷售員接受訂單的處理。在這個(gè)活動中,一般銷售員接受訂單,然后有銷售經(jīng)理審核,再有銷售員錄入到系統(tǒng)中。在這個(gè)環(huán)節(jié)中比較重要的是企業(yè)內(nèi)部銷售訂單的連續(xù)編號。這跟后續(xù)的應(yīng)收賬款與發(fā)票管理有比較重要的影響。
二是信用管理?,F(xiàn)在大部分企業(yè),采取的都是賒銷。此時(shí)信用額度的控制對于應(yīng)收賬款的安全性就至關(guān)重要。所以在應(yīng)收賬款的管理中,這個(gè)信用額度也是不能夠忽略的一個(gè)因素。
三是應(yīng)收賬款生成的時(shí)機(jī)。那么什么時(shí)候該生成應(yīng)收賬款呢?這要看企業(yè)具體的情況。不過有一個(gè)基本的要求,就是在應(yīng)收賬款生成的時(shí)候,需要滿足“發(fā)生”、“截止”'“計(jì)價(jià)”等方面的認(rèn)定。具體的說,就是已經(jīng)生成的應(yīng)收賬款企業(yè)確實(shí)是發(fā)生了的;并且記錄的時(shí)間也滿足會計(jì)期間的需求;同時(shí)計(jì)價(jià)和分?jǐn)傄彩欠舷嚓P(guān)會計(jì)規(guī)則的。由于這涉及到比較專業(yè)的財(cái)務(wù)知識,故系統(tǒng)分析師在開發(fā)這個(gè)應(yīng)用之前,對于財(cái)務(wù)管理的相關(guān)知識也需要了解。
四是壞賬的核銷與提取情況。企業(yè)生成的應(yīng)收賬款并不一定實(shí)實(shí)在在能夠收到款。由于客戶破產(chǎn)等原因,企業(yè)的應(yīng)收賬款很可能會出現(xiàn)壞賬。此時(shí)企業(yè)往往會采取賬齡分析表等工具來提高應(yīng)收賬款的安全性。當(dāng)發(fā)生壞賬的時(shí)候,要及時(shí)進(jìn)行核銷(因?yàn)檫@不僅僅是賬務(wù)上的處理,還直接影響到企業(yè)的稅收)。為此應(yīng)收賬款還跟后續(xù)的壞賬計(jì)提、賬齡分析表等等掛鉤。
以上這些內(nèi)容是應(yīng)收賬款與發(fā)票管理中的涉及的主要內(nèi)部活動。了解這些內(nèi)容,對于系統(tǒng)分析師開發(fā)這塊功能會有很大的幫助。
二、應(yīng)收賬款管理與控制中的要點(diǎn)
接下來,筆者對相關(guān)要點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)。不過在敘述之前,筆者需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)。由于不同企業(yè)的特殊性,在設(shè)計(jì)系統(tǒng)的時(shí)候需要考慮到。即在設(shè)計(jì)某一個(gè)限制的時(shí)候,即要考慮到相關(guān)法律法規(guī)對這方面做出的要求,同時(shí)也需要注意企業(yè)實(shí)際的操作。對于有差異的地方,最好能做一個(gè)開關(guān),讓用戶來選擇具體的操作方式。這可以提高系統(tǒng)的靈活性。
要點(diǎn)1:生成應(yīng)收賬款或者發(fā)票的前置單據(jù)。
ERP系統(tǒng)是環(huán)環(huán)相扣的,應(yīng)收賬款管理也不例外。那么應(yīng)收賬款的前置單據(jù)是什么呢?注意,不同的企業(yè)對這個(gè)地方會有不同的要求。如根據(jù)企業(yè)會計(jì)制度等相關(guān)法規(guī)的要求,必須要根據(jù)裝運(yùn)憑證才能夠確認(rèn)應(yīng)收賬款并開發(fā)票。而有些企業(yè),則可能只需要有發(fā)貨單或者銷售訂單就可以了。為此在這里就需要設(shè)置一個(gè)開關(guān),在系統(tǒng)基本設(shè)置中,用戶可以根據(jù)需要來選擇應(yīng)收賬款的前置單據(jù)??梢赃x擇一種,也可以選擇多種。
根據(jù)筆者這幾年的了解,一般上市企業(yè),由于需要嚴(yán)格遵守企業(yè)會計(jì)制度,所以會有倉庫與裝運(yùn)兩個(gè)不同的部門。生成應(yīng)收賬款時(shí)根據(jù)的就是裝運(yùn)憑證而不是倉庫的發(fā)貨單。而大部分中小企業(yè),發(fā)貨單采用的比較多。而一些家電賣場,則很多是根據(jù)銷售訂單來生成發(fā)票的。
要點(diǎn)2:應(yīng)收賬款與發(fā)票的編號控制。
一般企業(yè)的上級管理部門,都會要求企業(yè)的應(yīng)收賬款與發(fā)票在編制的時(shí)候,都需要連號。因?yàn)閺亩悇?wù)或者其他管理部門的角度看,企業(yè)可能會虛報(bào)資產(chǎn),來誤導(dǎo)投資者。也有可能不完整的記錄收入,以實(shí)現(xiàn)逃稅的目的。為此會計(jì)事務(wù)所在審計(jì)企業(yè)業(yè)務(wù)的時(shí)候,會根據(jù)國家的要求對重要單據(jù)的編號也進(jìn)行連續(xù)性的審核。這也就要求系統(tǒng)能夠支持這種需求。如在生成單據(jù)的時(shí)候,需要自動進(jìn)行連續(xù)編號。對于用戶刪除單據(jù)時(shí),有時(shí)候也需要做出限制。如不允許刪除,而只允許進(jìn)行作廢操作。如果確實(shí)需要刪除的,則還需要開發(fā)一個(gè)配套的“重新編號”工具。在期末,對于當(dāng)月生成的單據(jù)重新編號,并打印歸檔。
要點(diǎn)3:期間的限制。
在應(yīng)收賬款與發(fā)票的控制上,“截止”也是一個(gè)很嚴(yán)格的限制。具體的說,截止就要求企業(yè)在應(yīng)收賬款生成時(shí)能夠考慮到會計(jì)期間的要求。簡單的說,就是2011年1月2日的確認(rèn)的收入,其應(yīng)收賬款就不能夠坐在2010年12月份。這會使得2010年的收入虛高。而從系統(tǒng)的角度考慮,就是說系統(tǒng)在生成應(yīng)收賬款的時(shí)候,需要考慮到系統(tǒng)當(dāng)前的會計(jì)期間、對應(yīng)的銷售訂單、裝運(yùn)憑單上的日期。當(dāng)發(fā)現(xiàn)這幾個(gè)日期對不上(一般來說是年和月對不上、特別是年份),就需要提醒用戶存在這種差異。如果企業(yè)嚴(yán)格執(zhí)行會計(jì)制度(如一些上市企業(yè)),則這種行為是完全禁止的。即使是中小企業(yè),一般也不允許。當(dāng)然也有例外??傊谶@個(gè)期間管理上,也需要設(shè)置一個(gè)開關(guān)。即當(dāng)違背這種情況的時(shí)候,是提醒用戶呢,還是徹底的禁止。
要點(diǎn)4:生成發(fā)票時(shí)金額等需要重新計(jì)算與核對。
一般來說,銷售訂單上會有一個(gè)總的金額。此時(shí)如果根據(jù)銷售訂單來生成應(yīng)收賬款與發(fā)票的話,那么這個(gè)合計(jì)的金額是否可以直接從前置單據(jù)上帶過來呢?從理論上是可以的,但是筆者并不建議這么做。我們都知道,一般在應(yīng)收賬款與發(fā)票上會有產(chǎn)品、數(shù)量、金額、總計(jì)等信息。在實(shí)際工作中,由于各種因素會導(dǎo)致發(fā)票應(yīng)收賬款與前置單據(jù)上的金額不一致。如銷售訂單上是根據(jù)整張訂單來計(jì)算稅額,而發(fā)票上則可能要求根據(jù)產(chǎn)品來計(jì)算稅額。此時(shí)金額上就有所差異。雖然這個(gè)差異不大,但是在財(cái)務(wù)上仍然是不允許的。為此這就要求系統(tǒng)在設(shè)計(jì)的時(shí)候,在應(yīng)收賬款與發(fā)票生成的過程中,不能夠直接帶出前置單據(jù)的合計(jì)金額,而需要對其進(jìn)行重新計(jì)算。當(dāng)有差異的時(shí)候,需要提醒用戶。
要點(diǎn)5:前后單據(jù)的關(guān)聯(lián)查詢。
其實(shí)從剛開始的流程分析中,大家就可以看到,應(yīng)收賬款與發(fā)票是一個(gè)中間單據(jù)。前面根銷售訂單、發(fā)貨單、裝運(yùn)憑證等等掛鉤。而后面則跟賬齡分析表、收款單等等掛鉤。為此在應(yīng)收賬款管理中,還需要設(shè)計(jì)前后單據(jù)的關(guān)聯(lián)查詢。即從應(yīng)收賬款單據(jù)中能夠向前追溯查詢到銷售訂單,向后可以查詢到收款單、壞賬計(jì)提等情況。
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