電算化條件下利潤表編制方案的優(yōu)化

    在企業(yè)主要的會計報表中，利潤表具有項目較少、項目內(nèi)容與會計科目對應關系明確的特點。但是，在財務軟件及企業(yè)資源計劃（ERP）軟件的報表系統(tǒng)應用中，編制利潤表時卻經(jīng)常產(chǎn)生一些計算錯誤。這些錯誤往往并不一定源自軟件本身的、設計缺陷或技術故障；而可能與用戶的損益核算、損益結轉方法和利潤表項目具體計算方法有關。因此，有必要對利潤表編制方法進行深入探討。

    一、利潤表編制方案要素

    利潤表編制方案，指在會計電算化系統(tǒng)中，如何根據(jù)利潤表編制要求組織損益和利潤的核算，并運用報表函數(shù)計算各項損益和利潤指標的一組相互聯(lián)系的處理方法。利潤表編制方案至少包括以中幾個要素：

    1.取數(shù)函數(shù)。報表系統(tǒng)通常提供了大量提取賬務系統(tǒng)和其他業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)的函數(shù)，作為報表系統(tǒng)與賬務系統(tǒng)及其他系統(tǒng)相聯(lián)系的橋梁。不同的編制方案對這些函數(shù)的應用方法大相徑庭，計算利潤表所使用的函數(shù)主要有：①發(fā)生額函數(shù)，用來提取收入類科目的貸來發(fā)生額或費用類科目的借方發(fā)生額；②發(fā)生凈額函數(shù)，用來提取損益類科目的借方發(fā)生額與貸方發(fā)生額相抵減后的差額；③對方科目發(fā)生額函數(shù)，提取損益類科目與“本年利潤”科目相對應的損益結轉發(fā)生額；④損益發(fā)生額函數(shù)，提取損益類科目中除自動結轉額之外的發(fā)生凈額。

    2.損益入賬方法。損益入賬對利潤表項目計算的影響，主要涉及同類損益抵減事項的入賬方向對報表取數(shù)的影響。所謂同類損益抵減事項，是某類損益項目中的一些非典型交易，如收入項目中的退貨沖銷、折扣入賬、投資損失的入賬，費用項目中的盤盈沖銷。這種抵減事項是以紅字（即負數(shù)）在同方向入賬，還是以藍宇（即正數(shù)）在反方向入賬，在某些計算方案中將影響利潤表項目計算的正確性。

    3.期末損益結轉。期末損益結轉是指期末將損益類科目余額轉至“本年利潤”科目。這一處理過程具體包括四個方面：①結轉時間。損益結轉可以在月末、季末、年末進行，有的企業(yè)可能不定期結轉。某些利潤表編制方法是建立在特定的結轉時間基礎上的。例如，如果使用結轉額計算損益項目，則只有采用每月末結轉的方法，才能正確提取本月?lián)p益結轉額。②結轉方式。是絕對自動結轉，還是允許手工結轉。③結轉科目。是在每個損益一級科目下單獨設置“結轉”專用二級科目，還是直接從各損益類科目結轉，都會對損益結轉設置和利潤表損益取數(shù)方法產(chǎn)生影響。此時，編制方案需考慮向“結轉”子科目取數(shù)，還是向“非結轉”子科目取數(shù)；取科目發(fā)生額，還是取科目發(fā)生凈額。④結轉方向。在余額的反方向結轉，還是允許以紅字在余額的同方向進行沖銷結轉，這將產(chǎn)生以損益結轉額作為計算依據(jù)的方案要不要考慮兩種方向結轉額的問題。

    二、幾種流行的利潤表編制方案及其局限性

    1.“發(fā)生額函數(shù)取數(shù)法”方案。以國內(nèi)一些主要財務軟件廠商在其軟件系統(tǒng)中提供的報表模板為代表，這種方案使用發(fā)生額函數(shù)，取收入類科目的本月或本年累計貸方發(fā)生額作為相應收入項目的填報數(shù)額；成本費用類科目則反過來取借方發(fā)生額。其特點是簡單明了，易于維護報表公式。但是對日常賬務處理中的同類損益抵減事項入賬方向有嚴格要求，即收入沖銷必須以紅字記貸方，費用沖銷必須以紅字記借方，這樣才能確保收入的貸方發(fā)生額和費用的借方發(fā)生額就是損益的實際發(fā)生凈額。否則將產(chǎn)生錯誤結果。

    2.“‘結轉’于科目取數(shù)法”方案。在每一個損益類一級科目下設置一個“結轉”二級科目，登記結轉到“本年利潤”科目的本類損益數(shù)額，而后分別取“非結轉”子科目的發(fā)生額、發(fā)生凈額，或“結轉”手科目的結轉額作相應利潤表項目的金額。此方法解決了對上述同類損益抵減事項入賬方向的限制，但卻增加了科目設置的復雜性，與會計人員的習慣不符。

    3.“專門的損益發(fā)生額函數(shù)法”方案。這里的“損益發(fā)生額”，是指損益類科目全部發(fā)生額減去期末自動結轉的損益發(fā)生額之后的部分。它確實能很好地表示損益的實際發(fā)生凈額，但在期未結轉損益時務必采用系統(tǒng)提供的自動結轉功能進行結轉，如果進行了手工結轉，系統(tǒng)會將手工結轉額誤認為損益的抵減事項，從而導致計算結果錯誤。

    4.“對方科目取數(shù)法”方案。用這種函數(shù)可以提取損益類科目與“本年利潤”科目對應的結轉額，作為各項損益的本月數(shù)或本年累計數(shù)。但如果僅僅用這種函數(shù)計算，將使利潤表項目完全依賴損益結轉的及時性和正確性，不能解決在不定期結轉、部分結轉以及超額結轉時所產(chǎn)生的問題。

    三、利潤表編制方案的優(yōu)化

    筆者通過對報表函數(shù)的研究和損益核算業(yè)務的形態(tài)分析，提出一個新的方案，對各損益類科目均通過三部分進行計算，分別求取不同損益核算方法或核算進程下的利潤表指標。這三個部分分別是：

    1.損益類科目本期發(fā)生凈額。即損益類科目本期發(fā)生但尚未結轉至“本年利潤”科目的損益數(shù)。對于收入類科目，是貸方發(fā)生額減去借方發(fā)生額后的凈額，而費用類科目則為借方發(fā)生額減去貸方發(fā)生額后的凈額。

    2.損益類科目本期正方結轉額。即損益類科目本期結轉至“本年利潤”科目的數(shù)額。所謂正方結轉，是指收入從其科目借方結轉至“本年利潤”科目貸方，費用從其科目貸方結轉至“本年利潤”科目借方。

    3.損益類科目本期反方結轉額。反方結轉，是指收入從其科目貸方結轉至“本年利潤”科目借方，費用從其科目借方結轉至“本年利潤”科目貸方。這雖然是非常規(guī)的結轉方法，但并不違背記賬原理和會計制度。特別是對于“投資收益”、“財務費用”等科目，由于其余額方向并不固定，當出現(xiàn)相反損益如投資損失和利息凈收入時，會計人員通�？赡馨匆话懔晳T以紅字結轉，即反方結轉。在同一會計期末，兩種結轉方向一般只居其一，但也可能同時存在于先后進行的多次結轉之中。因此，計算公式應同時包括對正方結轉額和反方結轉額的處理。以利潤表“主營業(yè)務收入”項目為例，設“主營業(yè)務收入”科目代碼為“5101”，“本年利潤”科目代碼為“3131”。使用用友軟件的科目發(fā)生凈額函數(shù)“JE（）”、對應結轉額函數(shù)或對方科目取數(shù)函數(shù)“DFS（）”，則“主營業(yè)務收入”項目“本月數(shù)”和“本年累計”計算公式分別如下：JE（“5101”，月，貸）+DFS（“5101”，“3131”，月，借）一DFS（“5101”，“3131”，月，貸）；JE（“5101”，全年，貸）+DFS（“5101”，“3131”，全年，借）-DFS（“5101”，“3131”，全年，貸）。

    上述每個公式均包括三個組成部分，它們在其計算過程中作用如下：如果損益類科目尚未結轉，則第一部分即發(fā)生凈額函數(shù)進行計算，得到本期主營業(yè)務收入的發(fā)生凈額；如果損益類科目已結轉，則發(fā)生凈額為零，此時計算第二部分即與“本年利潤（3131）”科目對應結轉額。如果從反方結轉，意味著本期可能發(fā)生相反損益，則用公式第三部分計算并以負數(shù)反映；如果分批分次結轉、超額結轉或沖銷以前結轉額，則將同時使用公式中的三個部分進行計算。采用這種方案編制利潤表，無需設置特殊的損益結轉類科目，對損益的入賬沒有比會計制度更嚴格的要求，損益的結轉方向、結轉時間可靈活控制，并且既允許自動結轉擬益，也允許手工結轉損益。各項損益只要確認入賬，無論是否結轉和如何結轉，都可體現(xiàn)在利潤表相關項目當中。這一方案適應了賬務處理中多種風格的損益核算方法，甚至克服了某些業(yè)務不規(guī)范處理對利潤表編制的影響，具有較高的兼容性和廣泛的適應性。