會(huì)計(jì)軟件輸出系統(tǒng)設(shè)計(jì)芻議

    一個(gè)完整的會(huì)計(jì)處理系統(tǒng)，不僅需要有靈活、方便、正確的輸入方式和功能齊全的數(shù)據(jù)處理功能，還必須提供一個(gè)完善而方便的輸出系統(tǒng)。會(huì)計(jì)軟件輸出系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，在會(huì)計(jì)軟件工程中起著舉足輕重的作用。

　　由于單機(jī)輸出系統(tǒng)輸出的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的傳遞與交流，在相當(dāng)程度上有賴于手工，無(wú)法保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)傳遞與交流的及時(shí)性。因此，單機(jī)輸出系統(tǒng)不能滿足會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的要求，聯(lián)機(jī)輸出系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)輸出系統(tǒng)是會(huì)計(jì)軟件輸出系統(tǒng)設(shè)計(jì)的必然趨勢(shì)。

　　會(huì)計(jì)軟件的輸出系統(tǒng)設(shè)計(jì)包括會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出方式設(shè)計(jì)和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出格式設(shè)計(jì)。

　　一、輸出方式設(shè)計(jì)

　　輸出方式直接影響著會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出的質(zhì)量，在設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)根據(jù)各種輸出方式的特點(diǎn)、適用范圍等因素來(lái)考慮。上圖所列三種輸出方式，最為會(huì)計(jì)軟件所常用，其特點(diǎn)、適用范圍各有差異。

　　1.顯示輸出：其特點(diǎn)是速度快，成本低。但輸出的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的應(yīng)用者局限在本會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部，不易交流。這種方式主要適用于輸入查詢機(jī)會(huì)很多、應(yīng)用者在本會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

　　2.打印輸出：其特點(diǎn)是攜帶方便，輸出的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的應(yīng)用者不局限在本會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，易交流。但速度慢，噪音大，成本高。這種方式適用于輸出必須打印。且應(yīng)用者不局限在本會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

　　3.磁化輸出：其特點(diǎn)是速度快，成本較低，轉(zhuǎn)換成其他輸出方式很方便。但不直觀，存儲(chǔ)介質(zhì)易受損壞，安全性較差。這種方式適用于輸出便于攜帶的、以后需重新進(jìn)行計(jì)算機(jī)處理的重要會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

　　(一)關(guān)于顯示輸出。上述三種輸出方式中，顯示輸出方式使用頻率最高。除必需打印輸出外，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)盡量采用顯示輸出的方式。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)顯示輸出設(shè)計(jì)應(yīng)遵循如下幾項(xiàng)原則：

　　1.內(nèi)容齊全。無(wú)論是會(huì)計(jì)核算軟件還是分析決策軟件，都應(yīng)提供豐富的顯示輸出內(nèi)容。如帳務(wù)處理系統(tǒng)，不僅要提供從會(huì)計(jì)憑證至?xí)��?jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)的顯示輸出，還應(yīng)最大限度地滿足各種查詢要求，對(duì)于往來(lái)帳項(xiàng)，除了應(yīng)提供往來(lái)帳款名稱、日期、摘要、金額、經(jīng)手人等的查詢功能外.還應(yīng)提供帳齡分析數(shù)據(jù)以及年終計(jì)提壞帳準(zhǔn)備金的顯示輸出功能。

　　2.操作靈活。顯示輸出系統(tǒng)操作是否靈活，無(wú)疑會(huì)影響會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出的速度。增強(qiáng)輸出系統(tǒng)操作的靈活性，就軟件開(kāi)發(fā)而言，可從以下兩個(gè)方面入手：①盡量減少顯示輸出系統(tǒng)的操作鍵。顯示輸出系統(tǒng)操作鍵包括萊單選擇鍵和顯示輸出條件參數(shù)鍵。編寫(xiě)程序時(shí)，凡能省略或通過(guò)程序控制的操作鍵，盡量省略或由計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理；菜單級(jí)數(shù)壓縮時(shí)，采用滾動(dòng)式鍵選擇和代碼選擇相結(jié)合的方式，這樣既可減少操作量與操作強(qiáng)度，同時(shí)又能最大限度保證操作的正確性，避免顯示輸出的失誤。②多種操作介質(zhì)相結(jié)合。鍵盤(pán)不應(yīng)該是會(huì)計(jì)軟件顯示輸出系統(tǒng)唯一的操作介質(zhì)，還可以同時(shí)運(yùn)用鼠標(biāo)、語(yǔ)音控制系統(tǒng)等，亦可根據(jù)具體的顯示輸出系統(tǒng)靈活選擇。在著手編寫(xiě)程序時(shí)，應(yīng)設(shè)計(jì)相應(yīng)的接口模塊。

　　3.穩(wěn)健可靠。設(shè)計(jì)顯示輸出系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)考慮容錯(cuò)功能。在操作人員出現(xiàn)操作失誤的情況下，能保證顯示輸出系統(tǒng)正常運(yùn)行。

　　(二)關(guān)于打印輸出。由于我國(guó)會(huì)計(jì)電算化水平尚較低，無(wú)論是會(huì)計(jì)軟件開(kāi)發(fā)還是應(yīng)用，目前基本上是單機(jī)操作系統(tǒng)，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)無(wú)法利用計(jì)算機(jī)直接傳遞與交流；絕大多數(shù)會(huì)計(jì)人員還不適應(yīng)通過(guò)計(jì)算機(jī)直接對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，故當(dāng)前會(huì)計(jì)軟件打印輸出設(shè)計(jì)量十分繁重，僅就打印輸出的內(nèi)容而言，從原始憑證到會(huì)計(jì)報(bào)表，凡手工能觸及的會(huì)計(jì)資料幾乎無(wú)一遺漏。國(guó)家財(cái)政部發(fā)布的《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》便明確規(guī)定了會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)或可以提供機(jī)內(nèi)記帳憑證打印。原始憑證輸出的功能，必須提供會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的打印輸出功能，打印輸出的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。

　　隨著會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化、智能化，多媒體技術(shù)的滲入，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)大部分將采用磁化存儲(chǔ)方式，其交流與傳遞將最大限度地借助于會(huì)計(jì)軟件，依賴于計(jì)算機(jī)和通訊設(shè)備等硬件，手工處理工作將很少。對(duì)于實(shí)質(zhì)上沒(méi)有必要打印的內(nèi)容，如原始憑證、絕大多數(shù)記帳憑證、會(huì)計(jì)帳目等，可存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)中，必要時(shí)只需調(diào)用會(huì)計(jì)軟件的顯示輸出功能進(jìn)行查詢。

　　(三)關(guān)于磁化輸出。會(huì)計(jì)電算化的一個(gè)重要特點(diǎn)是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁性化。因此，從某種意義上講，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁性化存儲(chǔ)和磁化輸出比其他方式更為重要。磁化輸出有兩種方式。

　　1.通過(guò)SETPRINTERTO［文件名］(XBASE命令，下同)，將某一會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)打印輸出到某一指定的文件中去，采用磁性方式存儲(chǔ)起來(lái)。在這種方式下，磁性化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化或恢復(fù)比較復(fù)雜，故較少采用。

　　2.通過(guò)COPY，COPYFILE［源文件名］TO［目標(biāo)文件］等命令將某一會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝在磁性介質(zhì)中，即通常所說(shuō)的數(shù)據(jù)備份，采用最多。國(guó)家財(cái)政部文件《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》也規(guī)定了會(huì)計(jì)年度終了進(jìn)行結(jié)帳時(shí)，會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)提供在數(shù)據(jù)磁帶、可裝卸磁盤(pán)或者軟磁盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)的強(qiáng)制備份功能。
磁化輸出分臨時(shí)磁化輸出和長(zhǎng)期磁化輸出兩種。前者是為了防止系統(tǒng)意外故障而采取的安全保護(hù)措施。一般在某一關(guān)鍵處理前后都要進(jìn)行。在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，一旦發(fā)生故障，造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)混亂時(shí)，可以利用備份很快恢復(fù)到最近狀態(tài)，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。后者是將硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以軟盤(pán)的形式保存起來(lái)，建立磁盤(pán)會(huì)計(jì)檔案，以便將來(lái)查帳時(shí)使用，一般在年末進(jìn)行。由于磁盤(pán)容易遭受損害，如物理?yè)p傷(發(fā)霉、扭曲)、病毒感染等，因此磁化輸出應(yīng)遵循如下幾個(gè)原則：①由固定的操作人員進(jìn)行操作；②一式多份；③分人保管；④存放工具與存放地點(diǎn)嚴(yán)格把關(guān)。

　　“數(shù)出一源，資源共享”，是會(huì)計(jì)電算化的一大特色。為減輕磁化輸出負(fù)擔(dān)，沒(méi)有必要對(duì)所有的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行磁化輸出。如帳務(wù)處理系統(tǒng)中，記帳憑證是關(guān)鍵，便只需對(duì)記帳憑證進(jìn)行磁盤(pán)輸出。

　　二、輸出格式設(shè)計(jì)

　　通過(guò)某種輸出方式輸出的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是否具有易讀性，還有賴于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸出格式設(shè)計(jì)。當(dāng)前會(huì)計(jì)軟件中會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸出格式可概括為兩種模式，一種是竭力模擬手工處理的各種數(shù)據(jù)格式、即模擬手工模式；另一種是最大程度上直接利用現(xiàn)成的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)或者簡(jiǎn)單的屏幕格式命令輸出，因而可稱之為直接應(yīng)用模式。后一種模式過(guò)于粗糙，保密性較差，不生動(dòng)，但前者一味模擬手工處理格式也并不可取，原因是：

　　1.沒(méi)有必要。手工處理中會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)格式相當(dāng)程度上只是為手工處理方便而設(shè)計(jì)，只具有實(shí)用性并無(wú)法律效力，利用計(jì)算機(jī)處理時(shí)則可不要或少要。如表格線主要是為手工書(shū)寫(xiě)和以后閱讀方便，而計(jì)算機(jī)處理則不一定就有必要。計(jì)算機(jī)正常顯示或打印輸出格式易固定，字體字型易整齊規(guī)范。

　　2.不太可能。計(jì)算機(jī)輸出方式和手工處理方式，存在著很大區(qū)別，欲想在不同的輸出方式上，設(shè)計(jì)出完全一致的格式不太可能(打印紙寬度，屏幕面積有限)。另外，一旦復(fù)雜的格式設(shè)定之后，當(dāng)對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)項(xiàng)發(fā)生變動(dòng)時(shí)修改也極不方便。

　　其實(shí)，只要在設(shè)計(jì)過(guò)程中能遵循下面兩條原則，便可設(shè)計(jì)出理想的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出格式：

　　1.可讀性原則。簡(jiǎn)潔明了，生動(dòng)美觀，但又不拘泥于手工處理數(shù)據(jù)格式。

　　2.通用性原則。長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，以適應(yīng)數(shù)據(jù)項(xiàng)變化。如工資核算系統(tǒng)，在工資單輸出格式設(shè)計(jì)，須做到程序自動(dòng)調(diào)整，不管工資項(xiàng)目發(fā)生增加還是減少，都不影響工資單輸出格式的可讀性。