2009-03-13 08:51 來源：陳富強
[摘要] 會計電算化是會計工作的發(fā)展方向，互聯(lián)網(wǎng)技術的飛速發(fā)展使會計電算化進入一個全新的時代，遠程操作控制和移動辦公讓互聯(lián)時代會計電算化的管理面臨巨大的挑戰(zhàn)。文章從互聯(lián)網(wǎng)角度對會計電算化的操作管理進行研究分析，以提高會計電算化的效率、管理水平和安全等級。
[關鍵詞]會計電算化；互聯(lián)網(wǎng)；操作管理；電子數(shù)字證書
一、互聯(lián)時代會計電算化發(fā)展和風險
隨著計算機技術和互聯(lián)網(wǎng)技術的高速發(fā)展，會計電算化結合先進技術的優(yōu)勢，大大提高了會計工作效率，為單位的經(jīng)營管理和決策提供更全面可靠的數(shù)據(jù)。手工工作環(huán)境下的會計內部控制原則是：權力分隔、合理分管、審批稽核、責任明確、憑證控制、例行核對、簽名控制。會計電算化條件下的控制原則是：授權控制，根據(jù)口令取得相應權力，在會計電算化系統(tǒng)里處理授權范圍內的業(yè)務。內部控制形式由制度控制轉變?yōu)橹贫瓤刂坪统绦蜍浖刂啤；ヂ?lián)時代會計電算化打破了地域和時空的界限，會計操作人員可以在任何時間、任何地點進行會計軟件操作和管理，甚至在無線條件下進行操作應用。會計電算化的這種發(fā)展極大地方便了會計人員的工作，大大提高了會計工作效率和管理水平，同時使會計操作管理造成極大困難。會計電算化的內部管理控制已經(jīng)從有形的簽字控制轉變?yōu)闊o形的授權口令和電子簽名，輸出形式從原來的手工簿記到軟件備份與機器打印，管理程序和制度都必須進行徹底的改革。
互聯(lián)時代會計電算化風險既來自單位內部，如管理控制不規(guī)范，產(chǎn)生數(shù)據(jù)差錯，數(shù)據(jù)丟失的可能；又來自外部，網(wǎng)絡“黑客”無處不在，計算機病毒大量存在，只要與網(wǎng)絡相連，就很難避免受到侵害。會計系統(tǒng)數(shù)據(jù)存在被非法修改、越權操作的可能，會計資料可能泄漏。引起單位資源的嚴重損失。
二、會計電算化軟件
目前國內所使用的會計電算化軟件以國產(chǎn)商用軟件為主，國內的財務軟件主力供應商有用友、金蝶、金算盤等。國外財務軟件很少國內使用。只有外資企業(yè)使用，如SAP在較大型的合資企業(yè)才會使用。
大部分單位的財務會計軟件以核算型的會計軟件為主，主要由財務會計部門進行購買和使用。但現(xiàn)在許多大型企業(yè)和單位都采用電子商務和政務管理模式，如ERP(enterprise resorve plan)得到廣泛應用，會計核算是其中的很小部分。管理型財務軟件才能適應互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，功能已大大擴展。會計電算化使會計從煩瑣、單調、機械、效率低下的核算工作變成計算機方式下的高效、簡單、全面的信息處理和決策輔助工作。因此，會計人員除了要掌握會計知識的基本能力外，更要掌握計算機硬件知識以及網(wǎng)絡技術知識。
(一)會計電算化軟件的來源及使用條件
目前，會計電算化軟件來源有兩種：單位自行開發(fā)的會計軟件和由專業(yè)軟件公司開發(fā)的商用會計軟件。單位自行開發(fā)的會計軟件必須進行系統(tǒng)性測試，其功能模塊要與會計法律法規(guī)的規(guī)范相適應，要運行穩(wěn)定，并保證其會計核算數(shù)據(jù)處理正確，核算符合國家財務會計制度。商用會計軟件必須通過財政部門的評審，并取得合格證書。有些會計軟件只適合在單臺計算機上使用，但目前大部分的會計軟件都可以在多臺計算機上聯(lián)網(wǎng)使用，而且能在網(wǎng)絡條件下進行遠程操作和控制。因此，會計軟件的商業(yè)秘密就顯得格外重要，操作管理既要能使會計人員便于操作，又要防止無關人員進行竊取和篡改資料。這要求在會計軟件的開發(fā)設計中進行必要的密碼防護，更重要的是應用中進行適當和安全的操作管理控制，完善管理控制制度。單個操作人員不能使用太多的功能，并設置多重密碼保護。
(二)會計電算化軟件的功能及特征
會計電算化軟件從功能上分為核算型財務軟件和管理型財務軟件。隨著會計電算化發(fā)展和企業(yè)管理要求的逐步提高，只能進行記賬、結賬和報賬的核算型財務軟件已不能適應現(xiàn)代企業(yè)管理的要求。因此，結合財務會計核算和企業(yè)管理系統(tǒng)的管理型財務軟件(包括ERP軟件)已逐步取代核算型財務軟件，成為主流的會計電算化軟件。核算型財務軟件的特征主要是解決基本會計核算問題，只能進行事后記賬、結賬和報賬。管理型財務軟件的特征是在解決會計核算問題的同時進行全面的預測、計劃、控制、分析和決策，集合了物流、資金流、信息流與價值流的全面管理功能。
三、會計電算化人才
(一)會計電算化人員的知識面要求
在會計電算化時代，財務會計人員除了應具備基礎會計知識，掌握會計法律法規(guī)、國家的財務會計制度外，還要掌握計算機和網(wǎng)絡相關技術�；ヂ�(lián)時代的會計電算化人才應該是復合型人才，明顯比手工會計時代要掌握的知識多，甚至要掌握企業(yè)管理方面知識，并要具有國際視野。從目前財務會計人員的人員結構和知識結構發(fā)現(xiàn)，財務會計人員以女性為主，學歷以本科以下為主，職稱以會計師及以下為主。因此，在互聯(lián)網(wǎng)時代，必須對現(xiàn)有會計人員進行知識更新和知識面拓寬，重點進行計算機知識培訓，包括計算機硬件知識和互聯(lián)網(wǎng)技術的掌握，以解決電腦及網(wǎng)絡出現(xiàn)故障時無法進行工作的問題。
(二)會計電算化人員專業(yè)結構要求
傳統(tǒng)的財務會計部門的人員，主要是財務會計專業(yè)畢業(yè)生或具有會計從業(yè)資格的會計人員。而會計電算化時代的財務會計部門人員的專業(yè)要求有會計、法律、電子、計算機、軟件開發(fā)、網(wǎng)絡應用等。但財務會計部門人員占單位總人數(shù)只能在一定比例范圍內，不可能每個專業(yè)的人員都安排。所以只能以現(xiàn)有財會人員進行知識補充，進行計算機和網(wǎng)絡知識的系統(tǒng)學習，結合崗位工作需要，再適當招聘個別綜合知識全面的畢業(yè)生或在職人員，以完善財務部門人員專業(yè)知識結構，適應互聯(lián)時代會計電算化的知識和技能要求。
四、互聯(lián)時代會計電算化硬件設備、軟件及操作環(huán)境
(一)硬件設備要求
要滿足互聯(lián)時代的會計電算化要求，首先在硬件配置上要能滿足會計電算化軟件所要求的計算機硬件最低配置，特別是服務器要求要運行穩(wěn)定的產(chǎn)品，網(wǎng)絡工作站最理想的是用主流的計算機型號，在性價比方面達到最優(yōu)，其次要滿足互聯(lián)網(wǎng)的上網(wǎng)要求，而且要配置上網(wǎng)的其他輔助設備，如網(wǎng)卡、集線器、UPS電源、打印機。如目前的計算機基本配置為CPU為2.4G雙核，2G的內存，硬盤240G。DVD—ROM等。
(二)軟件要求
除會計電算化軟件外，還要有服務器軟件，如SQL SERVER 2000，操作系統(tǒng)軟件，辦公軟件，IE軟件，殺毒軟件，防火墻軟件，文字輸入法軟件，打印軟件等。這些軟件要求用正版軟件，以避免系統(tǒng)運行出現(xiàn)故障。
(三)會計電算化操作環(huán)境
在會計電算化的運行中，操作環(huán)境要能保障系統(tǒng)安全、正確地運行，其中包括機房環(huán)境和網(wǎng)絡環(huán)境。機房環(huán)境要保證與外部相對隔離，防止無關人員進入，保持機房的恒溫恒濕，保持機房整潔，適當通風、防火、防塵、防鼠、防蟲。隔絕各種干擾源，設置防雷、防強磁場設施，保證供電正常。網(wǎng)絡環(huán)境要求與內部局域網(wǎng)相聯(lián)，如要進行遠程控制，還必須通過集團網(wǎng)或通過互聯(lián)網(wǎng)相通，最好采用加密技術管理，防止數(shù)據(jù)泄漏或被非法操作，并使用防火墻和殺毒軟件，使用電子數(shù)字證書，設置多重有效密碼。
五、會計電算化操作管理
(一)會計電算化崗位設置
1 硬件維護員
會計電算化系統(tǒng)的硬件包括電腦主機、顯示器、打印機、網(wǎng)卡、集線器、電源等。硬件維護人員要保證會計電算化硬件設備的正常運作，要求具備豐富的計算機知識，能快速診斷硬件的普通故障并進行相應處理，保證硬件的正常工作環(huán)境條件。
2 網(wǎng)絡員
互聯(lián)網(wǎng)時代，網(wǎng)絡發(fā)揮著關鍵性作用，離開網(wǎng)絡可能在工作中是無法想象的，就好像是人失去了神經(jīng)。網(wǎng)絡的正常連接保證了各個崗位的工作成果的共享，同時網(wǎng)絡員還要保證局域網(wǎng)的安全，預防非法用戶進人，對“黑客”攻擊進行防御，防止非法修改會計電算化數(shù)據(jù)。
3 軟件維護員
軟件維護員負責系統(tǒng)軟件和會計電算化軟件的安裝和調試，保證軟件正常運行，管理數(shù)據(jù)庫，排除會計軟件發(fā)生的功能性錯誤，并進行修復，防止其他人員對數(shù)據(jù)庫進行直接操作。
4 系統(tǒng)管理員 會計電算化系統(tǒng)管理員是最關鍵的崗位，要求具備計算機知識、熟悉財務會計工作和豐富的財務會計管理經(jīng)驗。要負責會計電算化中長期發(fā)展規(guī)劃，制定會計電算化日常管理制度，建立本單位的會計電算化體系和核算方式，進行會計科目的設置，對上機人員進行權限設置，對系統(tǒng)密碼進行設置。
5 系統(tǒng)操作員
由系統(tǒng)管理員進行授權，有權對會計電算化的部分功能進行操作。輸入記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表，并進行會計數(shù)據(jù)備份。要求具備會計基本知識、計算機知識和具有會計電算化軟件操作能力�？梢砸粛徱蝗�，一崗多人，也可以多崗一人。根據(jù)單位的業(yè)務量而定，但輸入人員不能同時兼任審核人員。
6 數(shù)據(jù)審核員
負責對輸入會計電算化軟件的數(shù)據(jù)(包括記賬憑證和原始憑證)進行審核，操作會計核算軟件登記機內賬簿，對打印輸出的賬簿、報表進行確認。包括合法性、合理性和規(guī)范性審核。審核員可以由專職人員擔任，也可由系統(tǒng)管理員兼任。
7 系統(tǒng)分析員
針對單位會計電算化系統(tǒng)的運行情況進行分析，提出對系統(tǒng)的改進意見和建議，促進會計電算化處于良性循環(huán)狀態(tài)，使會計電算化系統(tǒng)和單位其他管理系統(tǒng)相結合，發(fā)揮會計電算化系統(tǒng)的整體功能。
8 電算審查員
負責監(jiān)督計算機及會計軟件的運行，防止利用計算機進行舞弊�？捎蓵媽徍巳藛T兼任，也可單獨設立專職人員。
9 會計電算化檔案員 負責保管會計電算化財務成果信息，包括紙質憑證、賬本、報表，也包括以磁盤、磁帶、激光盤等形式存儲的程序文件和數(shù)據(jù)文件。對磁盤化會計檔案應復制三份，分不同地點妥善存放，防止被盜、被磁化，并注意防火、防輻射。
(二)會計電算化崗位授權和控制
互聯(lián)時代的會計電算化，系統(tǒng)處于完全開放狀態(tài)，遠程操作功能雖然為單位的管理提供了方面，但由此帶來的風險也非常高，使會計電算化系統(tǒng)受到嚴重威脅。因此，崗位授權和控制非常關鍵，制度要求會計電算化操作人員必須取得財政部門的上崗資格。會計電算化崗位授權既要有利于各崗位的工作相互協(xié)調，又要保證會計不相容業(yè)務的互相牽制原則，每一步驟都要有控制和監(jiān)督，類似手工會計，下一步驟對上一步驟要有復核和檢查的功能，防止錯誤多重發(fā)生。
1 會計電算化操作管理制度
會計電算化單位要制訂完善的操作管理制度，把每個操作人員的操作內容進行具體化，對每個操作人員的權限進行設定，除此之外還要對操作密碼的管理、非法操作的防范措施、審核流程管理、登記賬簿管理、系統(tǒng)操作日志管理等進行明確。
2 會計電算化崗位授權
由會計電算化系統(tǒng)管理員對各操作員的權限進行指定，系統(tǒng)操作員包括數(shù)據(jù)錄入員、輸出操作員、專項模塊操作員、報表系統(tǒng)操作員等。審核人員應單獨設立，不能兼任上述操作人員。系統(tǒng)管理員由主管領導授權，主管領導由軟件管理員授予查詢功能和系統(tǒng)管理員授權功能。
3 會計電算化控制
對系統(tǒng)操作員設立操作監(jiān)督員，使操作員的操作在有效的監(jiān)督下，防止越權操作引起的數(shù)據(jù)差錯和數(shù)據(jù)丟失。引入電子商務的數(shù)字證書，在會計軟件中設定操作員數(shù)字證書，即使在網(wǎng)絡上應用也不容易被非法入侵。設立自動備份功能。服務器上數(shù)據(jù)與系統(tǒng)管理員的工作站進行實時數(shù)據(jù)備份。操作日志也備份到系統(tǒng)管理員和主管領導的電腦中，以方便了解系統(tǒng)的運作情況。會計電算化工作崗位禁止非授權人員操作，操作人員必須填寫紙質操作日志記錄，配合計算機機器操作日志。定期進行會計電算化系統(tǒng)內部審計，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題，進行及時糾正，及時解決。
4 網(wǎng)絡時代的會計電算化應用實例
某單位財務部門共有8位財務人員，在同一辦公樓的同一層有4間辦公室，共有8臺聯(lián)想電腦，配置一般，1臺聯(lián)想萬全服務器，使用用友8.60版財務軟件，共設8個許可。使用100M的局域網(wǎng)進行內部會計電算化網(wǎng)絡連接，工作站與外網(wǎng)相連。軟硬件設備清單見表1：
單位已制訂《會計電算化崗位責任制度》《會計電算化操作管理制度》《會計電算化硬件、軟件管理及使用制度》《單位網(wǎng)絡管理制度》等規(guī)章制度。設立系統(tǒng)管理員1名，系統(tǒng)操作員7名，審核員由系統(tǒng)管理員兼任，硬件管理員和網(wǎng)絡員由單位信息室人員兼任，軟件維護員由用友軟件服務人員兼任，電算審查員由單位財務主管領導兼任，會計電算化檔案管理員由單位檔案室人員兼任，軟件分析員由系統(tǒng)管理員兼任。各操作人員由系統(tǒng)管理進行授權，設3個會計崗位人員，被授予憑證錄入、記賬、結賬、報表輸出，憑證、總賬、明細賬打印權限；設3個出納崗位人員，被授予憑證查詢、出納簽字、現(xiàn)金和銀行賬查詢、打印權限；由系統(tǒng)管理員對憑證進行審核，憑證只有經(jīng)過審核才能進行記賬、結賬程序。另設一個固定資產(chǎn)管理崗位，進行固定資產(chǎn)的錄入、折舊、處置、報廢等管理。每個操作員用電子數(shù)字證書設密碼控制，要插入密鑰才能在工作站進行會計電算化操作，防止非法操作，大大提高了系統(tǒng)安全性。系統(tǒng)操作員可以通過網(wǎng)絡進行遠程操作，但必須通過數(shù)字證書密鑰幫助。由于系統(tǒng)管理制度完善，操作管理規(guī)范，該系統(tǒng)從2004年10月開始使用，到2007年底，運轉正常和穩(wěn)定，通過會計電算化在線網(wǎng)絡測試，無出現(xiàn)錯誤和數(shù)據(jù)泄漏及遠程非法操作的問題。
綜上所述，在互聯(lián)時代，會計電算化只要選擇可靠的軟件，建立內部完善的管理規(guī)范和操作控制制度，配置合格的操作人員，選購性能良好的硬件設備，按規(guī)范和制度進行嚴格管理控制，加上數(shù)字證書的應用，不但提高財務會計的效率和工作質量，也會促進單位各項管理的完善，提高單位經(jīng)濟效益。
